第二章 精心处事,聪慧的你面面俱到

从点滴小事做起,细微之处见功夫

金璇在单位的办公室负责对外联络和外事接待工作。外联工作不仅是单位的门面,而且是单位的窗口,很多重要的信息都由此传递出去,因此沟通的技巧格外重要。

刚到岗的时候,金璇对工作还不熟悉,就从观察和学习开始。李楠的言谈举止给她留下了深刻的印象。

在一次接待前,李楠拨出电话:“张老师,是这样的,我们正要举办一个活动,想请您来指导工作,您看时间是否方便?”对方答复后,李楠接着回应,“哦,那好啊,张老师,您来了直接跟我联系就行。那不打扰您了,您先忙。”

活动中,来宾给李楠送了小礼物,李楠将礼物上交给了部门领导。接待结束后,他又给对方发短信表示感谢,并希望对方继续关心和支持单位的工作。

潜移默化,耳濡目染,在李楠的带动和影响下,金璇也学会了办公室工作的许多技巧,总结出自己的心得。联络工作不仅是工作层面,还涉及生活的方方面面。办公室的工作看似简单,发邮件、打电话、通过办公聊天软件沟通,然而每一个环节都要求精确,失之毫厘,谬以千里。

比如有一次,出现了邮件风波。金璇所在单位的公共邮箱是cdeabc@163.com,而部门领导自己的邮箱是cdeab@163.com。有个杂志社的记者联系采访金璇所在的单位,部门领导留给对方他个人的邮箱,记者发送了邮件,部门领导说收到了。但金璇登录公共邮箱,并没有收到邮件。领导告诉她邮件已收到,她却没有看到邮件,这可如何是好?

直到金璇与记者核实信息,才发现对方发送的邮箱地址少了一位字母。难怪那位记者说发送了两次,显示发送成功,领导也说收到。又经过两次电话沟通,金璇请对方将采访提纲重新发到单位的公共邮箱。一边在电话里说着让记者稍等1分钟,先不要挂电话,一边在外网电脑上确认收到邮件,又说了感谢、麻烦之类的话,才挂了电话。这件事历经波折,终于办妥。虽然是一件小事,但几个环节的沟通,无论哪一环节出现问题,都会导致问题进入盲区。

人际沟通是一门高超的艺术,在邮件这个小细节就体现出来了。部门领导收到了邮件,是否要给负责的同志转发一下?正是这个小小的疏漏,造成金璇没有收到邮件,又回去找发件人,再次告知邮箱,让对方重发。不仅浪费了沟通的时间成本和经济成本,更让对方觉得办公室部门领导和员工之间言辞不一,像是有隔阂。这种给对方造成的困惑和不解,此时可能不会显现出问题,但说不定未来某个时间就会浮现出来,造成一些不必要的影响。只是一个邮件发送事项,就有这么多的学问,不得不说,办公室的工作实在是马虎不得、懈怠不得。

从前读过一篇文章,题目叫作《绊倒千里马的青草》,讲的是一个工作人员节日到单位加班,订书钉用完了,文具店关门,他因为买不到订书钉而导致重要的工作没有完成。不起眼的小细节,折射出的却是一个人,乃至一个部门的工作习惯。不仅要认真,而且要思虑周全,这种细致、周到渗透在处事的方方面面。上下圆通,左右逢源,迎来送往,事无巨细。每一件事都办得漂亮,每一句话都说得漂亮,给人留下好印象,形成良性循环。打通每一个关节,关注每一个环节,环环相扣,方能做好工作,把任务如期完成。

在日复一日的忙碌中,金璇渐渐改变了过去单线程的工作风格,而变得更加圆通,更有能力应对多线程的工作。主任称之为“弹钢琴”。沟通、协调、理解,这是必备的情商,不仅要有,而且要高。同时,主任每次接待活动之前,都会带着牵头负责的人员进行推演,考虑到可能出现的各种情况。接待完成后,还会进行复盘,总结这次活动的成功经验和不足之处,为今后更好地开展工作打下坚实的基础。看似琐碎的事务,实则非常考验人的统筹能力与办事能力。金璇在这样的环境中飞速成长,能力和素质都得到极大的锻炼。

在一家公司的招聘会上,一位年轻人与众多竞争者一起应聘一个职位。竞争异常激烈,许多竞聘者都使出了浑身解数,或是陈述自己精彩的实习经历,或是讲述自己突出的能力条件。而这位年轻人在敲门进入的时候,发现饮水机上有一个用过的纸杯。他坦然地进行了自我介绍,并得体地回答了主考官提出的问题。即将走出办公室的时候,他随手将那个用过的纸杯,轻轻地扔到会议桌边的垃圾桶。带上门,他内心有些忐忑,但为自己尽力而感到无憾。

过了两天,他接到应聘单位人事部门主管的电话。“恭喜你,你被我们公司录用了。”他欣喜若狂,有礼貌地挂掉电话,久久不能平静。顺利入职后,有次跟人事主管闲谈,他才得知,那天有很多竞聘者进进出出,而他是唯一注意到那个用过的一次性纸杯的人。他不经意的举动,却给公司的管理者留下了深刻的印象。大家给这位年轻人打出高分,对他有始有终、用心对待细节的做法颇为赞赏。

美国前总统乔治·华盛顿年少时,曾在笔记本上抄写一系列的“守则”:“在别人面前,不要自己哼唱,也不要用手指敲打或者用脚踢东西;别人讲话时,不要插嘴;别人站着时,自己不要坐下;别人停下时,不要自己走;和别人一起聊天时,不要读书或看报纸。如果确有必要做上述事情,也一定要请求离开。事先没有得到允许,不要看别人的书或写的东西;别人写信时,不要离得太近。……”虽说都是小细节,甚至是拘束人的小细节,然而,华盛顿把它们看作成长所必需的“维生素”。如果他不拘小节,从不顾及别人的感受,就很难取得巨大的成功。

生活本没有多少惊涛骇浪,多的是点点滴滴的小事。小事看似小,若处理不当也可能酿成大错。一个错别字,可能让一个律师失去客户;一个小数点的错误,可能让一个公司承受巨大的损失。没有对细节的认真与苛求,就难以成就一番事业。不放过任何一件小事,久而久之,修养自成。

成长砝码

“天下大事必作于细,天下难事必作于易。”大事都由小事积累而成,成大事者无不注重小事。一个环节的疏漏,就可能导致庞大的机器运转失灵。细节处见精神,与其临渊羡鱼,羡慕别人的成功,不如退而结网,认真对待手头的每一项任务,扎扎实实办好点滴小事。越小的事情,越考验一个人的耐心与品质,用高度集中的注意力,严格、严谨甚至严苛地对待细节,兢兢业业,一丝不苟,在一点一滴的用心中凝聚品格与精神,才能筑起人生的参天大厦。