时间管理——普通人最简单的逆袭之道

有那么一两年，我总是觉得时间不够用、精力不够用，想做的事情却有很多，莫名地觉得恐慌，好像被生活牵着鼻子走。究其原因，我发现是我忽略了对自己独特的资源进行管理，比如重要的时间资源和精力资源等。当我意识到是管理方面出现问题后，我开始探索用手账这个工具来帮助自己建立人生的管理体系。

在建立手账管理体系初期，我先在白纸上写下一个问题：我所需要建立的自我管理体系是什么？以这个问题为中心，向外发散，并谨慎思考。不宜太笼统，这样很难落到实处；但也不宜太过复杂，这样会很难执行。

我们人类是特别复杂的动物，从大脑到情绪再到行动，每一个环节都包含许多的学问。所以关于自我管理，其实也是一个非常大的命题。如果想要较全面地进行自我管理，我们需要将它分块，就像是一大块牛肉，在烹饪的时候，需要将它切得小一点。经过自己的实践，并进行多次修改后，最终我将自我管理体系分成了五个我认为相对比较重要的体系，分别是：时间管理、精力管理、学习管理、情绪管理及梦想管理。

以下展示的都是我在个人工作和生活中通过实践后，最终留下的适用且简单的管理方法，而我也据我所需建立了相应的手账体系。当我学会管理这五大资源体系后，我发现自己在生活中慢慢地摆脱了令人苦恼的拖延行为，生活质量和工作效率都有了飞跃性的提高。

我非常喜欢《奇特的一生》这本书，作者是柳比歇夫先生。他的一生非常奇特，把一辈子活成了普通人的几辈子。身为昆虫学家的他，涉猎研究的范围却异常广泛，比如生物学、哲学、数学、文学和历史等等，发表了70多部学术著作，短短的一生却留下了非常丰富的文化遗产。

柳比歇夫从26岁开始写日记，一直到老去，中间从未间断过。他开创了一个很简单但也非常奇特的“时间统计法”，即每天写日记时，记录自己每天做的各项事情分别用了多少时间，每天都统计他的时间分配。就这样简单的几行文字记录，他坚持了56年。他的事迹让我明白了一个道理：奇迹，有时或许就是坚持的代名词。

许多人的大部分时间都是浑浑噩噩地度过，过着匆忙的一生，这是因为没有将宝贵的时间很好地利用起来。身为一个自由职业者，如果不想让自己的生活失控，首先要学会严格地管理好自己的时间资源。在时间管理方面，我曾经使用过至少20种方法，或复杂或简单。最后，在自己的时间管理体系中，保留几个我觉得有效且容易坚持的方法，分别是：

计算每日可自由支配的时间；

将弹性时间变成刚性时间；

分解长期目标，建立每日清单Routine（每日清单日常工作）；心态从“一定要”变成“坚持要”。

1.计算每日可自由支配的时间

世界上最公平的东西，就是我们每天所拥有的时间。我们可以做时间的主人，将它支配起来，并将自己可支配的时间计算一下。拿我个人举例，我的时间分配大概如下：

工作8小时；

睡觉8小时；

个人可自由支配时间8小时。

在我还未成为自由职业者之前，需要加上上下班的通勤时间。由此一来，我要减去“可预见需要消耗的时间”，比如上下班通勤的1.5个小时，一日三餐约1.5个小时的时间，饭后休息约1个小时的时间。晚上回到家后，身体和心灵都有一定程度的疲惫，会看剧来放松、休息一下，大概需要1个小时。最后用“个人自由支配时间”减去“可预见需要消耗的时间”，剩余不到3个小时。如果工作稍繁忙些，偶尔需要加班，那么留给自己可自由支配的时间就更少了。一旦遇到这种情况，就会觉得自己的时间根本不够用。

作为年轻的一代，最不被珍惜的资源就是健康资源，年轻时我们都特别能熬夜，因为不甘愿匆匆结束这一天，只能通过熬夜来增加这一天的时间长度。所以，如果想要增加个人可自由支配的时间，就会不自觉地选择缩减睡眠时间，但这种透支健康的行为是不可取的。

这样分析后我会清楚地知道自己每天的时间分配，并且意识到自己并没有合理安排好时间，甚至以牺牲自己的睡眠时间来换取并无太大意义的娱乐时间。懊悔不已的同时，我决心一定要扭转这样的局面。属于自己的时间其实是很短暂的，我们要将它用于提升自我，而不是浪费在无意义的事情上。

2.将弹性时间变成刚性时间

我在工作的时候，曾经遇到过这样的一个选择：晚上有个非常重要的纪念日，但手头上的工作还没有做完，如果是你，你会怎么办？

A.先把工作丢下，约会最重要；

B.提高效率，加快完成，争取能够准时赴约，两不耽误。

我想大家都会选择B选项。在有强迫性规定的时候，又想把另外一件事情办好，那就只能不断地想办法提高效率，尽最大努力去完成这件事情。但通过平时的自我观察，如果临下班前无其他重要的事，我反而会晚点下班。其原因正是因为觉得后面没有重要的事情做，就放低效率，在小事上消磨3个小时。

在这个选择中，我充分地理解了两个时间概念：一个是刚性时间，一个是弹性时间。

刚性时间在于它有一个时间限制。其间或许要同时完成几件事，但这个时间底线能够激发你的脑细胞，去思考用什么样的方式能够最大化地使用好现有的时间。

弹性时间相对来说就自由了，对个人没有任何约束力，正因为什么时候做完都可以，所以才会拖延。

明白了这两个概念以后，在之后的时间管理中，即使是相对弹性的时间，我都会将它转变成一个刚性时间，并调好闹钟提醒自己。比如，晚上8点是锻炼时间，10点是阅读时间，11点30分是睡觉时间。有了刚性时间的约束后，我大大减少了自己的拖延行为。不管是我的工作效率，还是学习效率，都提高了不止一倍。

自此之后，我很少会再说“我没有时间去做×××”。只要这件事情在我的心中是比较重要的，排序是比较靠前的，一切都会为这件事情或者这段时间让路。

3.分解长期目标，建立每日清单Routine

我在我的手账本上写了这么一句话：人生不过是无数个习惯的总和。

每个人都有不同的行为习惯。比如，早上起来做的第一件事，是先玩手机还是先吃早餐；到公司后，是先和同事聊天放松心情，还是先写每日清单，梳理今天的工作任务；下班后是先做顿健康的饭菜，还是躺在沙发上玩游戏；晚上是规定时间写字、看书，还是煲剧、熬夜；等等。这些行为往往都是习惯的产物。更重要的是，这些细小的习惯日积月累，便会对我们的工作效率、健康程度和个人成长，甚至是生活的幸福感等，产生巨大的影响。

当我意识到这一点后，我就开始观察和记录自己的每日清单Routine。这个每日清单Routine也不是空穴来风，看别人做什么就做什么，而是跟我的长期目标关联的。

我想成为一个自律且具有生活感受力的人。如果想成为这样的人，实现这个长期目标，我做的第一件事就是分解长期目标。开始从自我管理、学习力、行动力，再到财富管理等方面，进行学习和研究。在每天的行动过程中反复调整和修改，然后脚踏实地地去实现自己想要达成的目标。

除了分解目标以外，还离不开每日的练习。于是，我就通过掌握每日清单Routine来把握自己的生活和工作。

就这样简单的一个每日清单Routine，坚持了三个月后，我慢慢地对自己的生活有了掌控感，并且知道自己如何才能够让这个时间段发挥更大的作用。当我能够对自己的时间有一定的掌控后，我似乎找到了人生的主动权，而这是我在三个月前从未想过的事情。

4.心态从“一定要”变成“坚持要”

世界上再完美的计划也赶不上变化。我虽然外表看起来是个相对温柔的人，骨子里却是一个比较好强的人。我常常会在定下目标后告诉自己：“一定要好好完成它！”但是对“一定要”达成的目标，大部分的思维是“只许成功，不许失败”。这种思维是很危险的，因为我不愿意面对失败的结果，所以就完全没有办法从失败的结果中吸取经验教训。

几年前，我因为想减肥便选择了跑步，并给自己定下连续打卡跑步100天的目标。结果在第七天时因一些情况没能去跑步，从那天开始自己竟再也没去跑步了，过了一两个星期就完全将跑步这件事抛诸脑后了。后来，我在分析自己的行为模式时，发现了三个问题：

① 我高估了自己坚持做一件事情的决心；

② 我违背了人在想要改变时，需要符合循序渐进的规律；

③ 我在打卡失败一次之后，就给自己判了“死刑”。

所以我就根据自己分析出来的问题，一点点进行改正，最后给自己写了三个小锦囊：

① 不要给自己设置超过自己能力范围的事。比如，刚开始我只能跑3公里，但我给自己设置每天要跑10公里，这注定就是一次的失败挑战。

② 刚开始改变时，一定要遵循循序渐进的规律。进一寸有进一寸的欢喜，但总归坚持在做一件事，要对未来的进步保持更大的信心！

③ 如果在坚持的过程中，有事情让任务中断了，不要立刻给自己下定论。可以像玩游戏一样，给自己设置2至3条命，失败了还能再复活一次。这样可以避免出现在失败一次后，就全盘否定自己的情况！

结合时间管理小方法，再把它落实到自己的日程管理手账体系中。我在不同的阶段中，使用的是两种不同的记录方式：一种是在开始时间管理初期，使用每日的时间轴来帮助自己记录时间和事项，目的是帮助自己提高对时间的敏感度。另一种是我在能够更高效地掌控自己的时间和注意力以后，一直使用到现在的子弹笔记法（Bullet Journal），它能够很好地帮助我解决日程上的所有事情。

第一种：时间轴记录法

适用人群：时常想不起把时间都花在了什么地方，对时间不敏感且时间管理能力相对较弱的人。

使用手账本：任何带有时间轴或者可自制时间轴的手账本即可。我一开始使用的是日本的Hobonichi，自带时间轴，且还有每日一页可供记录。

使用方法：我会将时间轴分成计划和记录两个模块，写的时间点是前一天晚上睡觉前和当日中午。

在晚上睡觉前，计划明天上午应该做的事情，等醒来时就按照时间轴上的计划行动；等到中午的时候对比一下原定上午的计划，是否按照计划进行。因为有时候计划会赶不上变化，如果有变化的话，在中午对比复盘的同时，重新计划下午或者晚上要做的事情。

在计划的时候需要注意的是，不用把时间分割得太过于精细，比如分成每半个小时就要完成多少事情之类的，这样会让人感觉压力非常大。人一般都会有畏难心理，越难就会越恐惧，导致坚持不下去。所以计划在每一个小时里完成哪些事情就可以了。

还有非常重要的一步：思考总结。复盘今天的计划和实际行动的差距，找出出现差距的原因，并及时调整。

第二种：子弹笔记法

运用时间轴记录法一段时间后，我慢慢开始能够把握一天的时间了。根据自身的需求，便不再需要每天都记录时间轴。后来我学习到了风靡全球的子弹笔记法，简称bujo，是一种可以实现快速记录及计划的笔记本，目的是快速高效地解决人们的任务整理、日程安排等问题。我使用这个方法直至今日。经过我自己改良后的子弹笔记法，变得较为简单。

我的子弹笔记主要包括五个要素。

要素一：月历圆盘

首先，在每月伊始时画好本月的月历圆盘，这样可以帮助自己快速地安排日程，以及标记出本月必须要做的重要事件。

月历圆盘的制作和使用方法：制作圆盘很简单，一个圆盘就如同一个月的日历，然后在里面标注好月份和日期。为了聚焦本月要做的事情，在月初时，我会将这个月关于成长的三个目标写在圆盘旁边。

比如，上图中的三个目标为：

读10本书；

观看10部电影；

写10篇文章。

然后在月末的时候，看下自己有没有达成这三个目标，再分析下没有达成目标的原因。不用太精细，因为更加详细的分析总结，会在单独的页面进行复盘。

要素二：主题清单

设置好月历圆盘以后，就要开始策划本月的主题清单。我个人比较常用的清单有：阅读清单、电影清单、运动页面、10000分钟挑战、五斧头打卡页面等，这些主题清单都是可以根据我们当下的需求去设置的。

尤其要推荐使用的一个主题清单是每月的10000分钟挑战。由于我是自由职业，所以大部分时间都可以由自己控制，对上班族的建议是每月5000分钟挑战，每天不到三小时。

我一直认为注意力在当今互联网时代显得尤为珍贵和稀缺。我们的注意力时常会被许多事情瓜分，不管是网络、游戏、娱乐，还是商家等，都在抢夺我们的注意力。一旦当我们把注意力放在娱乐上面，可想而知，个人成长就很容易停滞不前。为此，我设计了对自己发起的“10000分钟挑战”计划，专门用于记录自己的学习和成长时间。

这个主题清单的书写也很简单，设置两个坐标轴，横轴为本月的天数，纵轴为专注的时间。我习惯以分钟为单位，自己设计即可。在记录的过程中，会用到手机App来帮助自己记录。我最常使用的App是Forest，只要开始学习或者是有关成长类事项，就可以打开这个App来帮助自己记录时间。

在晚上记录手账的时候，可以将当天记录好的专注时长标注在原本写好的主题清单上，等到一个月后，就会得出一个简单的折线图。通过这个折线图我可以知道自己本月的专注状态是区域稳定的，还是上下波动很厉害。

最后，我会通过这个折线图做一个小小的总结，回顾一下哪一天的状态是最好的，为什么会好，下个月如何继续保持下去；反之，回顾一下哪一天的状态是较差的，并总结出状态差的原因，下个月及时调整。

要素三：“子弹”

“子弹”是子弹笔记的灵魂，是指用不同的符号来区分不同的事项。“子弹”是可以随意定义的，没有任何标准，只要写得顺手就可以。比如，我会用一个小黑点来代表今天的每日TO DO LIST（待办清单），用小圆圈来代表自己突如其来的灵感，用方框来代表比较严肃的任务等。

要素四：标记

标记是用于标注“子弹”事项的状态，标记的方法也是自定义即可。

我的日常书写习惯分为：需要优先完成的、已完成的、需要推迟完成的、突如其来的灵感。

要素五：每日TO DO LIST

每日TO DO LIST是我们子弹笔记中很重要的一步，在手账页面中分别用不同的“子弹”来表示不同的任务。当写下了这个TO DO LIST 以后，就可以心无旁骛地去完成这个任务。完成后，再用不同的标记来标记这个状态，然后进行下一步的行动，以此类推。

关于每日TO DO LIST的页面，我一般会用两页写一个星期的TO DO LIST。在写完两页以后，基本上会在右下方加上周总结部分，这能够让我及时地总结这一周的工作和生活进程。

总而言之，我的日程管理体系其实并不复杂，但把所有的元素都放到一起用于管理时间，竟给我带来了极为强烈的安全感。慢慢地，它就成了我日常最离不开的一个手账本了。

当我意识到时间对于人生的重要性时，便开始用手账管理时间，也学会了分解自己的长期目标。对于我来说，这个策略其实是非常有效的。我们把时间视觉化，在本子上就能看得到时间流逝的踪迹，看得见的时间让人更加有掌控感。而一旦对生活有了掌控感后，一系列的积极变化便就此发生。