在经理办公室里，经理问一个员工：“这个工件为什么尺寸不合格？”
员工回答：“因为装夹松动。”
经理：“为什么装夹松动？”
员工：“因为操作工没有装好。”
经理：“为什么操作工没装好？”
员工：“因为操作工技能不足。”
经理：“为什么技能不足？”
员工：“因为人力资源部没有考评？”
类似这样的情况，在5why分析中经常发现，在询问为什么的时候，因为是发散性思维，很难把握询问者和回答者的在受控范围内，所以，我们在利用5why进行根本原因分析时，一定要把握好一些基本原则。回答的理由是受控的，询问和回答是在限定的一定的流程范围内，从回答的结果中，我们能够找到行动的方向。
5why分析法的操作要点。在操作中，要充分理解成为问题的部分机制构造、功能原理。如果是机器故障，解析时要把出现问题的部分，和相关联部分的草图现场画出来如果是业务问题也要写出发生问题的业务流程。
接下来分析一下5why分析法的具体操作要点：要点1：现象和为什么的描述尽量简短，以XX发生了XX形式描述，句子描述要点牢记这三个，主语只有一个，简短描述，现象描述集中于要解决的一个事实。判断一下这个句子描述是否合适：因为热能散失，温度达不到规定值。明显这个句子的描述是不合理的，将句子分成两段，变成热能散失，温度达不到规定值，把句子倒过来。应该是：温度达不到规定值，导致热能散失或热能不足。
要点2：逆向追溯。为什么解析完了之后，一定要从最后的为什么的部分，开始以追溯的形式解决，确认；理论是否正确。追溯的时候，用“因为XX所以XX”方式，如果逆向解读不通，就要重新解析。对下面的例子进行逆向追溯，看看是否符合逻辑或者论点有跳跃。
鱼烤焦了→火焰加热过度。
汽车的挡风玻璃模糊了→车里坐了6人。
锯齿缺刃了→木板脏污了。
钉子没有垂直钉入→握锤子的力度太小了。
其中2-3-4三个形象逆向解读不同，那就要对其进行重新解析了。
要点3：不遗漏要因。从4M1E（人机法料环）角度思考，一个现象的要因是否列举完全，相反的，也可以思考，如果这个要因不发生，前面的现象会不会发生，并以这种方式确认。例如，对“水枪的出水力度变弱了”这个现象，列举出会导致前一个为什么的原因，你能列举出哪些原因呢？细细思考之下，可以列出这些原因：水枪中进的水不充分导致压力下降，可能原因一是水枪的枪口到活塞之间发生了压力损失，从水枪的枪口到活塞之间存在水的阻力。原因二是水从活塞向反方向溢出，水枪枪口到活塞之间漏水。
要点4：持续问为什么？直到出现能引出再发措施的原因，防止问题再发生的措施，改进后不再发生问题，即使再次发生，也很容易发现，或有体制促使发现问题。
持续问为什么，直到能引出防止问题再次发生的问题。
要点5：只列出认为是异常的事项，避免出现不自然的为什么。例如火力不如煤气灶大，因为使用的是简式盒式燃气灶。铅笔芯断了，使用了2B铅笔。在“为什么”解析中，这些都是不合适的内容。
要点6：避免追究人的心理层面的原因，应该追究硬件方面或管理机制方面的原因。例如这些表述不恰当：操作者着急了。操作者太忙了。
要点7：不适用“很差”“不充分”“不足”等词语。常见的如“设计很差”，“材料很差”等词语不要使用。要用明确而具体的词语来表现，例如对于“头撞到自动门了”的解析原因：自动门的感应速度太慢，应该修改为“感应器的感应速度比步行速度慢”或者“步行速度比感应器的感应速度快”。
我们已经简单了解了5why分析法的4个大的步骤，说明问题并描述相关信息，问“为什么”直到找出根本原因，制定对策并执行，执行后验证有效性。如有效进行定置、标准化、经验总结。在这些步骤中，你认为哪一步比较容易犯错误呢？