1.2 Excel文件操作_Excel 2016数据处理与分析（微课版）-QQ阅读男生武侠网

书名：Excel 2016数据处理与分析（微课版）
作者名：郭清溥张桂香
本章字数：6491字
更新时间：2021-02-05 11:06:59

1.2 Excel文件操作

启动Excel 2016后，可单击“空白工作簿”图标，创建一个空白工作簿，新工作簿名为“工作簿1”，该工作簿只存在于内存中，默认有一个“Sheet1”工作表。通过“Excel选项”对话框的“常规”选项卡可更改工作簿的默认工作表数。

Excel文件操作

Excel文件格式包括：

XLSX：不包含宏的工作簿文件。

XLSM：包含宏的工作簿文件。

XLTX：不包含宏的工作簿模板文件。

XLTM：包含宏的工作簿模板文件。

XLSA：加载项文件。

XLSB：与旧版的xls格式相似，但具有新功能的二进制文件。

XLSK：备份文件。

1.2.1 保存和另存为

Excel提供了4种保存工作簿的方法：

• 单击快速访问工具栏上的“保存”图标。

• 按Ctrl+S组合键。

• 按Shift+F12组合键。

• 选择“文件”|“保存”命令。

保存文件时将会覆盖目标文件夹中之前的文件。如果工作簿已被保存过，则会使用相同文件名在相同位置再次保存它。如果要将工作簿保存为新文件或者保存到一个不同的位置，则选择“文件”|“另存为”命令；如果未保存过工作簿，将显示Backstage视图中的“另存为”窗格。在这里可以指定一个位置，然后在“另存为”对话框中指定文件名。新（未保存）工作簿的标题栏会显示默认的名称，如“工作簿1”或“工作簿2。“另存为”对话框与“打开”对话框很相似。可以在左侧的文件夹列表中选择所需的文件夹。在“文件名”下拉列表框中输入文件名，不指定文件的扩展名。Excel会根据“保存类型”下拉列表框中指定的类型自动添加扩展文件名。默认情况下，文件被保存为标准的Excel文件格式，即使用.xlsx作为文件扩展名，如图1-41所示。

图1-41 “另存为”对话框

1.2.2 Excel的保护选项

1.密码保护工作簿

在某些情况下，根据需要给工作簿设置了密码，当其他用户要打开一个具有密码保护的工作簿时，必须输入密码才能打开该文件。具体操作如下：

（1）单击“文件”|“信息”|“保护工作簿”按钮。此按钮会弹出一个下拉列表，显示其他一些选项。

（2）选择“用密码进行加密”选项，打开“加密文档”对话框，如图1-42所示。

图1-42 “加密文档”对话框

（3）输入密码，然后重新输入一次进行确认。

（4）单击“确定”按钮，将保存工作簿。

此时在“信息”界面内显示文档已加密，如图1-43所示。

图1-43 工作簿加密后在信息界面的显示

当重新打开此工作簿时，Excel将提示输入密码（密码区分大小写）。

2.“保护工作簿”选项

在“文件”|“信息”|“保护工作簿”下拉列表中包含以下选项：

标记为最终：使用此选项可将工作簿指定为“最终状态”。文档将被保存为只读文件，以防止更改。此操作有助于让别人知道共享的工作簿是已完成的版本。

用密码进行加密：这种操作相当于密码保护工作簿。

保护当前工作表：此命令可保护工作表中的各项内容，如图1-44所示。

图1-44 “保护工作表”对话框

系统默认选择“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框，在“允许此工作表的所有用户进行”列表框中选择“选定锁定单元格”和“选定未锁定的单元格”复选框，根据实际情况选择相应的选项。在密码框中输入密码，单击“确定”按钮，再次输入密码，即可实现工作表的保护。

如果要取消对工作簿的保护，可选择“文件”|“信息”|“保护工作簿”|“取消保护”超链接，如图1-45所示。

图1-45 取消对工作簿密码保护

在图1-46所示对话框的“密码”文本框中输入密码即可取消保护工作表。

图1-46 “撤销工作表保护”对话框

数字签名是电子邮件、宏或电子文档等数字信息上的一种经过加密的电子身份验证戳。用于确认宏或文档来自数字签名本人且未经更改。添加数字签名可以确保文档的完整性，从而进一步保证文档的安全。

1.2.3 限定工作表的可用范围

有时候对工作表的某些部分会限定操作，例如只能查看单元格的内容，但不可以更改或编辑等。默认情况下，所有单元格都是被锁定状态。

例1.6 在“按月份统计”工作表中，为B3:G9单元格区域设置密码保护，使该区域不能重新编辑，别的区域可以编辑，用“yuefenmima”作为区域保护密码。

操作步骤如下：

（1）选择整个工作表，单击“开始”|“格式”按钮，选择“锁定单元格”命令，取消整个工作表单元格的锁定状态。

（2）选中B3:G9单元格区域并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“单元格格式”命令，打开“设置单元格格式”对话框，选择“保护”选项卡，选中“锁定”复选框。

（3）单击“审阅”|“保护”|“保护工作表”按钮，在打开的“保护工作表”对话框中选择“选定锁定单元格”“选定未锁定的单元格”“编辑对象”复选框，如图1-47所示。

（4）在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入“yuefenmima”，单击“确定”按钮，再次在确认密码对话框中输入相同密码，此时已经实现了区域的保护。双击B3:G9单元格区域中任意单元格，弹出图1-48所示的对话框，在其他区域双击可以编辑输入。

图1-47 “保护工作表”对话框

图1-48 在尝试更改锁定的单元格时弹出警告

例1.7 保护“投资项目列表”工作表，密码为“touzi”，使该工作表不能进行任何更改。保护“利润预测”工作表，不可选定工作表中任意单元格，但可以通过控件修改工作表中的数据，不使用密码。

操作步骤如下：

（1）单击“投资项目列表”工作表，单击“审阅”|“保护”|“保护工作表”按钮，打开“保护工作表”对话框，在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码“touzi”；在“允许此工作表的所有用户进行”列表框中不做修改，单击“确定”按钮实现对工作表的保护。此时该工作表中的单元格或区域只能被选中，但不可做任何修改。

（2）单击“利润预测”工作表，选择B2单元格并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“单元格格式”命令，在打开的“设置单元格格式”对话框中选择“保护”选项卡，取消选中的“锁定”和“隐藏”复选框；单击“确定”按钮取消B2单元格的锁定。

（3）单击“审阅”|“保护”|“保护工作表”按钮，打开“保护工作表”对话框，在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中不输入密码；在“允许此工作表的所有用户进行”列表框中选择“编辑对象”和“编辑方案”复选框，取消选择的“选定锁定单元格”和“选定未锁定单元格”复选框，如图1-49所示。

此时单击B2单元格中的下拉列表控件，可以看到右边的值在更改，其他的都不可操作，如图1-50所示。

图1-49 保护工作表设置

图1-50 控件控制更改项

下面对保护选项进行讲解。

“保护工作表”对话框中，有一些选项为工作表受到保护时，用户可以执行的操作。

• 选定锁定单元格：如果选中此复选框，则用户可以使用鼠标或键盘选择已锁定的单元格。默认情况下已启用此选项。

• 选定未锁定的单元格：如果选中此复选框，则用户可以使用鼠标或键盘选择未锁定的单元格。默认情况下已启用此选项。

• 设置单元格格式：如果选中此复选框，则用户可以对锁定的单元格应用格式。

• 设置列格式：如果选中此复选框，则用户可以隐藏或改变列的宽度。

• 设置行格式：如果选中此复选框，则用户可以隐藏或改变行的高度。

• 插入列：如果选中此复选框，则用户可以插入新列。

• 插入行：如果选中此复选框，则用户可以插入新行。

• 插入超链接：如果选中此复选框，则用户可以插入超链接（锁定的单元格也可以）。

• 删除列：如果选中此复选框，则用户可以删除列。

• 删除行：如果选中此复选框，则用户可以删除行。

• 排序：如果选中此复选框，则用户可以对区域内的数据进行排序（前提是区域中不包含锁定的单元格）。

• 使用自动筛选：如果选中此复选框，则用户可以使用现有的自动筛选功能。

• 使用数据透视表和数据透视图：如果选中，则用户可以更改数据透视表的布局，或者创建新的数据透视表。此设置也可以用于数据透视图。

• 编辑对象：如果选中此复选框，则用户可以更改对象图表，插入或删除批注。

• 编辑方案：如果选中此复选框，则用户可以使用方案管理功能。

例1.8 保护“利润”工作簿，使用户无法添加、删除或修改工作表，除非输入密码“baohu”，并将该工作簿的自动保存间隔时间设置为15分钟。

操作步骤如下：

（1）打开“利润”工作簿。

（2）单击“审阅”|“保护”|“保护工作簿”按钮；打开图1-51所示的“保护结构和窗口”对话框。

（3）选择“结构”复选框，在“密码”文本框中输入“baohu”，即实现了工作簿的保护，不可增加、删除和更改工作表。

（4）选择“文件”|“选项”命令，在打开的“Excel选项”对话框中设置“保存自动恢复信息时间间隔”为15分钟，如图1-52所示。

图1-51 “保护结构和窗口”对话框

图1-52 “Excel选项”对话框

对工作簿保护有两种方式：一种是用密码才能打开工作簿；另一种是保护工作簿的结构，防止用户删除、添加、隐藏和取消隐藏工作表。这两种方式不互斥，可以同时使用。

1.2.4 冻结窗格

在Excel工作表中，有时候数据量非常大，列数或行数在一屏看不完，此时如果向下或向右拖动滚动条，则有些单元格标题不可见，我们可以采用冻结窗格的方法解决这样的问题。

例1.9 配置工作表以便在垂直滚动时，第7行和上方的艺术字保持可见并隐藏C列公式。

操作步骤如下：

（1）将鼠标指针定位于A8单元格。

（2）单击“视图”|“窗口”|“冻结窗格”按钮，选择“冻结拆分窗格”命令，如图1-53所示。此时在第7行的下面会有一条线，垂直滚动时，第7行和上方的数据保持可见。

图1-53 冻结窗格后垂直滚动效果

如果想让第1列和第7行以上的数据保持可见，则选中B8单元格，单击“视图”|“窗口”|“拆分”按钮，此时会看到第1列的右边和第7行的下面都有一条细线，此时垂直或水平滚动，会发现第1列和第7行及上方的数据保持可见。如果要取消冻结，单击“视图”|“窗口”|“冻结窗格”按钮，选择“取消冻结窗格”命令。

（3）隐藏C列公式，隐藏公式前C8单元格的公式如图1-54所示。

图1-54 C8单元格的公式显示

（4）选择C7:C63单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“单元格格式设置”命令，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“保护”选项卡，选择“隐藏”和“锁定”复选框。

（5）单击“审阅”|“保护”|“保护工作表”按钮，此时单击C8:C63中的任意单元格，在编辑栏中看不到公式，如图1-55所示。

图1-55 隐藏公式工作表

1.2.5 打印的基本设置

下面讲解Excel中打印的功能和一些选项设置。

在Excel中的默认打印设置如下：

• 打印活动工作表（或选定的所有工作表），包括任何嵌入的图表和对象。

• 打印一个副本。

• 打印整个活动工作表。

• 以纵向模式打印。

• 不对打印输出进行缩放。

• 使用上下页边距为0.75英寸、左右页边距为0.7英寸大小的信纸（适用于美国版本）。

• 打印的文档没有页眉和页脚。

• 不打印单元格批注。

• 打印的文档中没有单元格网格线。

• 对于跨越多页的较宽工作表，将先纵向打印，再横向打印。

打印时，Excel将只打印设置了格式、内容或者选定的区域，而不是所有的170亿个单元格。

1.页面视图

“普通”视图：此视图为工作表的默认视图，视图既可以显示分页符，也可以不显示分页符，通常在打印预览后看到分页符（水平和垂直的浅色虚线），图1-56所示为分页预览后的效果。

图1-56 “普通”视图

“页面布局”视图：此视图显示各个页面的视图，如图1-57所示。如果设置了页眉和页脚，行标题和列标题也进行了设置，则在每个页面都会显示。

图1-57 “页面布局”视图

“分页预览”视图：此视图为可以手动调整分页符的视图，如图1-58所示。在此视图下，可以更改缩放比例以显示更多工作表；显示页面上的页码；以白色背景显示当前打印区域，以灰色背景显示非打印区域；将所有分页符显示为可拖动的虚线。

2.指定要打印的内容

有时只需要打印工作表的部分内容，可选择“文件”|“打印”命令，使用“打印”对话框中“设置”部分的控件来指定打印内容。

图1-58 “分页预览”视图

• 打印活动工作表：打印活动工作表或多个工作表。可以通过按Ctrl键并单击工作表选项卡来选择打印多个工作表。如果选择多个工作表，Excel将开始在新页面上打印每个工作表。

• 打印整个工作簿：打印整个工作簿，包括图表工作表。

• 打印选定区域：只打印工作表中选定的内容。

• 打印选定图表：仅当已选择图表时才会显示。如果选择此选项，将只打印图表。

• 打印所有表格：只有在显示“打印设置”对话框时，当单元格指针位于表格中时，才会显示此选项，如果选中，则只打印相应表格。

3.分页符

Excel会自动处理分页符，但当要打印的内容很长或者打印的内容很特殊时，需要手动处理分页符，实现打印的目的。

4.打印行列标题

如果打印页面较多，没有进行标题行列设置的话，有些数据可能会难以识别。行和列标题在打印输出中的用途与冻结窗格在工作表导航中的作用类似，但冻结窗格不会影响输出。

可指定在每页顶部重复出现的特定行和左侧重复出现的特定列，单击“页面布局”|“页面设置”|“打印标题”按钮，将打开图1-59所示的“页面设置”对话框，单击“顶端标题行”和“左端标题列”右侧的按钮，选择工作表中的行或列。当指定行或列标题，并使用“页面布局”视图时，这些标题会在每个页面上重复显示，如图1-60所示。