1.1 认识Excel

Excel是Microsoft公司Office软件包中的一个通用的电子表格软件，集电子表格、图表、数据库管理于一体，支持文本和图形编辑，具有功能丰富、用户界面良好等特点。利用Excel提供的函数计算功能，用户不用编程就可以完成日常办公中的数据计算、排序、分类汇总及报表编制等任务。另外，自动筛选功能使数据的操作变得更加方便，为普通用户提供了数据处理的便利方式。因此，Excel是实施办公自动化的理想工具软件之一。

Excel 2016相比其以前的版本，最大的变化如下。

（1）提供了“获取和转换”功能，方便用户从多种数据源获取数据，然后以多种方式转换数据。

（2）提供了三维地图功能，允许用户创建以数据驱动的地图。

（3）提供了新的图表类型，包括树状图、旭日图、瀑布图、箱型图、直方图和排列图。

（4）简化了预测功能，可以使用Excel 2016几种新的工作表函数求预测值，甚至可以通过创建图表显示置信区间。

（5）提供了“告诉我您想要做什么”功能，可以快速定位（甚至执行）命令。

Excel中的基本元素

1.1.1 Excel的基本概念

在Excel中，文件被称为工作簿，使用.xlsx作为文件扩展名。用户可以创建多个工作簿，每个工作簿都显示在Excel窗口中。每个工作簿包含一个或多个工作表，每个工作表由多个单元格组成，每个单元格可包含值、公式或文本。工作表也可包含不可见的绘制层，用于保存表、图片和图表。单击工作簿窗口底部的选项卡可访问该工作簿的每一个工作表。可以将一个Excel工作簿视为一个笔记本，将工作表视为笔记本中的页面。从Excel 2013开始，在一个Excel窗口中只能包含一个工作簿。

Excel的工作界面

1.1.2 工作界面

启动Excel 2016后，系统自动打开一个空工作簿（book.xlsx），图1-1所示为整个Excel 2016初始启动界面及各个组成元素的名称。

图1-1 Excel 2016界面介绍

每个工作表由行（编号为1～1048576）和列（标记为A～XFD）组成。列标签的工作原理是：Z列之后是AA列、AB列、AC列，AZ列之后是BA列、BB列，ZZ列之后是AAA列、AAB列，依此类推。

行列交汇于一个单元格，并且每个单元格由列号和行号组成唯一地址，左上角单元格的地址为A1，右下角单元格地址为XFD1048576。任何时候当且仅当有一个单元格是活动单元格，可接受键盘输入和编辑，单元格地址显示在“名称框”中。

在每个Excel窗口的标题栏右侧位置提供了四个按钮（显示为图标）。从左到右分别是“功能区显示选项”“最小化”“最大化”和“关闭”，如图1-1所示。“最小化”“最大化”和“关闭”按钮见名知意，在此单独说一下“功能区显示选项”。单击“功能区显示选项”按钮，然后选择“自动隐藏功能区”选项，将使窗口达到最大，并且隐藏功能区和状态栏。在这种模式下，单击标题栏可获得对功能区的临时访问。要返回默认的功能区视图，需要单击“功能区显示选项”按钮，然后选择“显示选项卡和命令”选项。

1.1.3 工作表操作

在任何时刻，只有一个工作簿是活动工作簿，同时，活动工作簿中只有一个活动工作表，单击“工作表”选项卡，即可激活该工作表。也可以使用Ctrl+PgUp组合键激活上一个工作表，使用Ctrl+PgDn组合键激活下一个工作表。

1.新建或添加工作表

（1）单击“工作表”选项卡右侧的加号，即可在活动工作表后添加新的工作表。

（2）按Shift+F1组合键，在活动工作表之前添加新的工作表。

（3）鼠标右键单击“工作表”选项卡，然后在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，在“插入”对话框的“常用”选项卡中选择“工作表”选项，单击“确定”按钮，即可在活动工作表之前添加新的工作表。

2.删除工作表

（1）鼠标右键单击要删除的“工作表”选项卡，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令。

（2）激活要删除的工作表，单击“开始”|“单元格”|“删除”按钮，选择“删除工作表”命令。

3.重命名工作表

Excel中使用的默认工作表名称是Sheet1和Sheet2等，一般建议工作表名称具有一定的含义。

工作表操作

（1）鼠标右键单击要重命名的工作表，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令。

（2）双击”工作表”选项卡，Excel会在”工作表”选项卡上突出显示名称，以便对该名称进行编辑。

工作表名称最多可以包含31个字符，并且可以包含空格。“/ \ : [ ] ? *”等特殊字符不可使用。

4.调整工作表顺序

单击”工作表”选项卡，并且将其拖动到所需的位置即可。拖动时，鼠标指针会变成一个缩小的工作表，并且会使用一个小箭头引导操作；第二个工作簿是打开的情况下，按同样的方法可以拖到另一个工作簿。

5.复制工作表

单击要复制的”工作表”选项卡，然后按Ctrl键的同时将选项卡拖动到所需的位置。拖动时，鼠标指针会变成一个缩小的工作表，其中包含一个加号。复制到不同的工作簿时，需将工作簿在打开的情况下，按同样的方法操作。

6.更改工作表标签颜色

鼠标右键单击”工作表”选项卡，在弹出的快捷菜单中（如图1-2所示）选择“工作表标签颜色”命令，然后从颜色选项中选择需要的颜色，只有当该工作表不是活动工作表时，颜色才可见。

7.隐藏和取消隐藏工作表

鼠标右键单击要隐藏的”工作表”选项卡，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”命令，此时将会从视图中隐藏活动的工作表。当工作表被隐藏时，其”工作表”选项卡也被隐藏。不能隐藏工作簿中的所有工作表，必须至少有一个工作表可见。

要取消已隐藏的工作表，可鼠标右键单击任意”工作表”选项卡，在弹出的快捷菜单中选择“取消隐藏”命令，其中列出了所有已隐藏的工作表，选择要取消隐藏的工作表，单击“确定”按钮即可。

图1-2 鼠标右键单击工作表选项卡后的快捷菜单

8.行和列的基本操作

（1）插入/删除行列。

Excel工作表中的行数和列数是固定的，如果要插入行，最后的空行将被删除，如果最后的空行不删除，将不能插入新行。对列的操作也是如此。当插入新行时，会下移其他行，以容纳新行，插入新列时会将各列右移。

插入新行或多行的方法如下。

① 单击工作表边框中的行号选择一个整行或多行，鼠标右键单击选中区域，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令。

② 将单元格指针移到要插入的行，然后单击“开始”|“单元格”|“插入”按钮，选择“插入工作表行”命令。

③ 将单元格指针移到要插入的行，使用Ctrl+“+”组合键，打开图1-3所示的对话框，选中“整行”单选按钮。（使用Ctrl+“-”组合键打开图1-4所示的对话框，选中“整行”单选按钮可以删除所在行）

如果选择了列中的多个单元格，则Excel会插入对应于行中选定的单元格数的额外行，并向下移动插入行下面的行。

图1-3 “插入”对话框

图1-4 “删除”对话框

插入新列或多列的方法如下：

① 单击工作表边框中的列字母选择一个整列或多列，鼠标右键单击选中区域，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令。

② 将单元格指针移到要插入的列，然后单击“开始”|“单元格”|“插入”按钮，选择“插入工作表列”命令。

③ 将单元格指针移到要插入的列，使用Ctrl+“+”组合键，打开图1-3所示的对话框，选中“整列”单选按钮。（使用Ctrl+“-”组合键，打开图1-4所示的对话框，选中“整列”单选按钮可以删除所在列。）

除了插入行列之外，还可以插入单元格。选择要在其中增加新单元格的区域，然后单击“开始”|“单元格”|“插入”|“插入工作表单元格”命令（或鼠标右键单击选中内容，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令）。要插入单元格，必须向下或向右移动现有的单元格。因此，Excel会打开图1-3所示的“插入”对话框，选择“活动单元格右移”或“活动单元格下移”单选按钮。

（2）删除行或列。

① 单击工作表边框中的行号选择待删除的一行或多行。鼠标右键单击选中区域，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令。

② 将单元格指针移到要删除的行，然后单击“开始”|“单元格”按钮，选择“删除工作表行”命令。

如果选择了列中的多个单元格，则Excel会删除选定区域中的所有行。

删除列的方法和删除行的方法类似。

（3）快速调整行列顺序。

① 单击工作表边框中的行号选择待移动的一行或多行。鼠标移向选中区域的边缘，当鼠标指针变成十字箭头时，拖动鼠标到合适位置，松开左键即可。

② 可用剪切粘贴的方法，在此不再赘述。

调整列顺序的方法与此类似。

（4）设置行高和列宽。

默认情况下，每一列的宽度是64像素，行高是20像素，有时因为单元格内容的多少或因为呈现方式的不同我们需要调整行高和列宽。例如，在包含数字的单元格中显示的是#号，则表示列宽不足，调整列宽即可。

① 单击选择需要调整的一列或连续的多列，将鼠标置于列标题右边，鼠标指针变成水平箭头的十字时，按鼠标左键拖动直到达到所需要的宽度为止，此时被选择的列调整为同一宽度；调整行高时，选择需要调整的一行或连续的多行，当鼠标指针变成垂直箭头的十字时，按同样方法操作即可。这种操作方法不能精确控制行高和列宽。

② 单击“开始”|“单元格”|“格式”按钮，选择“列宽”命令，并在“列宽”对话框中输入数值。这种方法能够精确控制列宽，也不用选择整列，只需活动单元格在需要调整的列。单击“开始”|“单元格”|“格式”按钮，选择“行高”命令，并在“行高”对话框中输入数值。这种方法能够精确控制行高，也不用选择整行，只需活动单元格在需要调整的行。

③ 单击“开始”|“单元格”|“格式”按钮，选择“自动调整列宽”命令，以调整所选列的宽度，以便使列适合最宽的条目。这种方法也不用选择整列。

（5）隐藏和取消隐藏行或列。

当不希望用户看到特定信息，或者需要打印工作表的部分内容，有时隐藏行和列功能非常有用。

① 单击左侧的行标题，选择要隐藏的行并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”命令。

② 单击左侧的行标题，选择要隐藏的行，使用“开始”|“单元格”|“格式”下拉菜单中“隐藏和取消隐藏”下拉列表中的命令。要隐藏列，使用同样的方法，选择要隐藏的列即可。

③ 选择要隐藏的行或列，拖动行的下边框或列的右边框隐藏行列。

隐藏的行实际上是高度设置为零的行，隐藏的列实际上是宽度设置为零的列。Excel会为隐藏的列显示非常窄的列标题，为隐藏的行显示非常窄的行标题，双击该标题即可取消隐藏。

1.1.4 数据区域的选择和处理

单元格是工作表中的单个元素，一组单元格称为一个区域。如A1:C5单元格区域指的是第一行第一列单元格到第五行第三列的区域，含有5行3列共15个单元格。

1.连续区域的选择

连续区域的选择可通过以下3种方式进行选择。

（1）整行整列的选择。

单击所选的行标题或列标题即可选中该行或该列。如果是连续的多行或多列，拖动选取多个行标题和列标题即可。如果是不相邻的多行或多列，可以在按Ctrl键的同时单击所需的行标题或列标题。

（2）非整行整列连续区域的选择。

按住鼠标左键从区域左上角拖动到右下角，以突出显示区域，然后释放鼠标。

（3）整个数据区域的选择。

按住鼠标左键，选中要选择区域的前几行，再按Ctrl+Shift+↓组合键，选择所有连续的数据区域；如果列数很多，可选中要选择区域的前几个单元格，再按Ctrl+Shift+→组合键，选择右边的区域，直到所有列选择完毕，再按Ctrl+Shift+↓组合键选择所有的数据行。（此种方法的选择，中间不可以有空行或空列）

① 如果知道具体区域，可以在“名称框”中直接输入区域地址，按Enter键即可。

② 按Ctrl+A组合键选择整个工作表区域，或单击工作表左上方的行标题和列标题的交叉位置。

2.不连续区域的选择

不连续区域的选择可通过以下3种方式进行选择。

（1）选择第一个区域，然后按Ctrl键，单击或拖动鼠标以突出显示其他单元格或区域。

数据区域的选择和处理

（2）在“名称框”中输入区域（或单元格）的地址，用逗号分隔每一个区域地址，按Enter键结束选择。

（3）特定区域、特定条件的选择。例如，选择A1:H20区域内空置的单元格。先拖选该区域，再单击“开始”|“编辑”|“查找和选择”按钮，选择“定位条件”命令，打开“定位条件”对话框，如图1-5所示，选中“空值”单选按钮，此时该区域空值全部被选中，如图1-6所示。如果在“定位条件”对话框中选中“常量”单选按钮，则所有A1:H20有数据的区域都被选中。

图1-5 “定位条件”对话框

图1-6 选择不连续区域

通过打开“定位条件”对话框可以看出选择的特定区域有多种，“定位条件”对话框中的选项说明如表1-1所示。在打开“定位条件”对话框之前选择一个单元格，则Excel将基于所使用的整个工作表区域进行选择。除这种情况外，选择的内容将基于选定的区域。

表1-1 “定位条件”对话框中的选项说明

3.多个工作表选择

假设要为多个工作表应用相同的格式或相同的操作，可以先选择多个工作表，然后对其中的一个表进行操作，选中的多个工作表会进行相同的操作。方法为：先选择最左边要操作的工作表标签，按Shift键的同时选择最右边需要操作的工作表标签，此时选中了最左到最右需操作的工作表，同时可以看到工作簿窗口标题栏显示“[工作组]”，提醒已经选择了一组工作表，并且处于工作组模式下。如果想放弃对工作组的操作，单击工作组外的任意一个工作表标签即可。如果不是连续的工作表，可以按Ctrl键的同时单击工作表标签选中不连续的工作表。

例1.1 打开“学生成绩”工作簿，如图1-7所示，按照平时、期中、期末成绩各占30%、30%、40%的比例计算每个学生的各科“学期成绩”并填入相应的单元格中；将“语文”工作表的格式全部应用到其他科目工作表中，包括行高（各行行高均为22默认单位）和列宽（各列列宽均为14默认单位）。

分析此题，可以逐个工作表操作，也可以一次选取多个工作表的相应区域，快速完成操作。

操作步骤如下。

（1）按比例计算每个学生的各科“学期成绩”并填入相应的单元格中。单击“语文”工作表选项卡，按Shift键并单击“历史”工作表选项卡，此时可以看到几个工作表同时被选中，被选中的工作表选项卡下方有绿线显示，Excel工作簿标题栏为“学生成绩[工作簿]-Excel”，证明当前为工作组操作模式。对多个工作表的选择也可以按Ctrl键再依次单击工作表选项卡。在F2单元格中输入公式“=C2*0.3+D2*0.3+E2*0.4”，按Enter键，F2单元格中数值如图1-8所示。

图1-7 “学生成绩”工作簿

图1-8 求“学期成绩”1

（2）将鼠标指针置于F2单元格右下方，鼠标指针变为黑色实心十字时双击单元格，此时公式会自动填充到该单元格下面连续的有数据的区域（此方法仅限于该列的左右两边不能同时为空值的情况，如左右两列同时为空值时，可向下拖曳鼠标到合适的位置），如图1-9所示。

图1-9 求“学期成绩”2

（3）此时选中的任意一个工作表按相同的公式在相应的单元格进行填充。图1-10所示的是“品德”工作表学期成绩，其他的工作表学期成绩也可单击查看。

图1-10 “品德”工作表学期成绩

（4）将工作表“语文”的格式全部应用到其他科目工作表中，包括行高（各行行高均为22默认单位）和列宽（各列列宽均为14默认单位）。单击“Sheet2”工作表选项卡，释放对工作组的操作；单击“语文”工作表选项卡，选择数据区域，拖选A1:F1单元格区域，然后按Ctrl+Shift+↓组合键选择整个数据区域（这种方法非常适合选择行数较多的数据区域）；单击 “开始”|“格式刷”图标，鼠标指针变为空心十字带刷子的形状。

（5）选择“数学”到“历史”的所有工作表，用格式刷选取“数学”数据区域，字体和颜色格式设置完成，但行高和列宽与“语文”工作表设置不一致，如图1-11所示。

图1-11 格式刷刷过之后的工作表格式

（6）选择该表的所有数据区域，单击“开始”|“格式”按钮，选择“行高”命令，打开“行高”对话框，如图1-12所示，设置“行高”为22；单击“开始”按钮，选择“格式”|“列宽”命令，打开“列宽”对话框，如图1-13所示，设置“列宽”为14。

（7）单击选择任意一个工作表，可以看到它们的格式完全一致，如图1-14所示选择的“历史”工作表。单击“Sheet2”工作表放弃对工作组的编辑。

图1-12 “行高”设置对话框

图1-13 “列宽”设置对话框

图1-14 设置格式后的“历史”工作表

4.复制或移动区域

有时需要将信息从一个位置复制或移动到另一个位置。在Excel中，复制或移动单元格区域的操作非常简单，下面介绍4种情况。

（1）将一个单元格复制到另一个位置。

（2）将一个单元格复制到一个区域内的单元格，源单元格被复制到目标区域内的每一个单元格。

（3）将一个区域复制到另一个区域。

（4）将一个区域的单元格移动到另一个位置。

复制区域或移动区域的主要区别在于操作对源区域产生的影响。复制时，源区域不会受到影响；而移动区域时，将会移走源区域的内容。无论复制还是移动都需要先选择源区域，如果是复制可以将选中区域复制到“剪贴板”；如果是移动则可剪切区域。然后，在目标位置进行粘贴即可。

在复制单元格区域时，Excel会使用动态边框将复制区域框住。只要边框仍然保持为动态，则复制的信息就可粘贴，按Esc键取消动态边框，则Excel就会从“剪贴板”中移除信息。

（1）使用功能区中的命令进行粘贴：单击“开始”|“剪贴板”|“复制”按钮，将选定单元格或区域的副本移动到“剪贴板”，将鼠标移动到目标位置左上角的单元格，单击“开始”|“剪贴板”|“粘贴”按钮即可。如果复制区域，则不必在单击“粘贴”按钮前选择相同尺寸的区域，只需激活目标区域左上角的单元格。

（2）使用快捷键进行粘贴：选择要复制或移动的单元格区域后，鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令（如果是移动，选择“剪切”命令），将鼠标指针移动到要粘贴区域的左上角单击“粘贴”按钮即可。

（3）使用键盘中的快捷键进行粘贴：选择要复制的单元格区域后，按Ctrl+C组合键进行复制，按Ctrl+X组合键进行剪切，将鼠标指针移动到要粘贴区域的左上角按Ctrl+V组合键粘贴即可。

（4）将一个单元格复制到目标区域内的每一个单元格：先选择要复制的单元格，按Ctrl+C组合键进行复制，再选择目标区域，按Ctrl+V组合键粘贴即可。

（5）使用拖放方法进行复制或移动：选择要复制或移动的单元格区域，鼠标移动到区域边缘，鼠标指针变成十字箭头时，直接拖曳单元格区域到合适的位置并释放鼠标，可以实现单元格区域的移动；如果按Ctrl键进行拖曳则可实现单元格区域的复制。移动单元格区域在覆盖现有单元格内容时，Excel会发出警告。然而，使用复制单元格区域覆盖现有单元格的内容时，Excel并不会发出警告。

（6）向其他工作表复制区域：在一个工作簿不同的工作表间进行复制，或者在不同的工作簿的工作表间进行复制，都可使用上面几种方法，但每一个工作簿必须都是激活状态。也可以用快速的方法将单元格或区域复制到同一工作簿的其他多个工作表中。

① 选择要复制的区域。

② 按Ctrl键并单击要将信息复制到的工作表选项卡（Excel会在工作簿的标题栏显示[工作组]字样）。

③ 将鼠标移动到待粘贴区域的左上角，按Ctrl+V组合键，可以看到几个被选中的工作表都在相同位置粘贴了相同的内容。

例1.2 将图1-15所示的工作表A1:F14单元格区域的空值填充为“0”，如图1-16所示。

图1-15 填充前

图1-16 填充后

操作步骤如下：

① 复制A19单元格的“0”，在其他单元格复制“0”也可以。

② 选择A1:F14单元格区域，单击“开始”|“查找与选择”按钮，选择“定位条件”命令，在弹出的“定位条件”对话框中选中“空值”单选按钮，单击“确定”按钮，此时该区域内的空值全部被选中。

③ 按Ctrl+V组合键粘贴即可。

（7）使用特殊方法进行粘贴：有时候并不是想把所有内容都从源区域复制到目标区域内。有时候只是想复制公式产生的结果而非公式本身；有时候只是想复制格式，而不是数据本身。要控制复制到目标区域的内容，请单击“开始”|“剪贴板”|“粘贴”按钮，出现图1-17所示的下拉菜单。将鼠标指针悬停在图标上时，会在目标区域看到粘贴信息的预览。单击图标可使用选定的粘贴选项。

粘贴选项的功能如下：

• 粘贴：从“Windows剪贴板”中粘贴单元格内容、格式和数据验证。

• 公式：粘贴公式而不粘贴格式。

• 公式和数字格式：只粘贴公式和数字格式。

• 保留源格式：粘贴公式及所有格式。

• 无边框：粘贴源区域中除边框外的全部内容。

• 保留源列宽：粘贴公式，并保留复制单元格的列宽。

• 转置：改变复制区域的方向，行变列，列变行。复制区域中的任何公式都会进行相关的调整，以便在转置后可正常工作。

粘贴数值选项的功能如下：

• 值：只粘贴公式的结果。

• 值和数字格式：粘贴公式的结果，以及数字格式。

• 值和源格式：粘贴公式的结果，以及所有格式。其他粘贴选项的功能如下：

• 格式：只粘贴源区域的格式。

• 粘贴链接：在目标区域内创建将引用被复制区域中单元格的公式。

• 图片：将复制的信息粘贴为图片。

• 链接图片：将复制的信息粘贴为一个“活动”图片，此图片会在源区域发生更改时更新。

（8）选择性粘贴：单击“选择性粘贴”命令，将显示“选择性粘贴”对话框，如图1-18所示。

图1-17 “粘贴”下拉菜单

图1-18 “选择性粘贴”对话框

要打开“选择性粘贴”对话框，必须先复制内容。下面对“选择性粘贴”对话框选项的功能进行说明。

• 全部：从“Windows剪贴板”中粘贴单元格内容、格式和数据验证。

• 公式：粘贴公式而不粘贴格式。

• 数值：只粘贴数值公式的结果。

• 格式：只复制格式。

• 批注：只复制单元格或区域的单元格批注，而不复制单元格内容或格式。

• 验证：复制验证标准，以便应用相同的数据验证。

• 所有使用源主题的单元：粘贴所有内容，但将使用源文档主题的格式。只有在从不同工作簿间进行信息粘贴，而此工作簿与活动工作簿使用不同的文档主题时，该选项才适用。

• 列宽：粘贴公式，并复制所复制单元格的列宽。

• 边框除外：粘贴除边框外的内容。

• 公式和数字格式：只粘贴所有值、公式和数字格式。

• 值和数字格式：粘贴所有值和数字格式，但不粘贴公式本身。

• 所有合并条件格式：将复制的条件格式与目标区域的任何条件格式进行合并。只有在复制含有条件合适的区域时，才会启用此选项。

例1.3 将图1-19所示的A1:B3单元格区域的元素复制到A5:C6单元格区域。

操作步骤如下：

（1）选择A1:B3单元格区域，并复制。

（2）选择A5:C6单元格区域，单击“开始”|“粘贴”按钮，再单击“转置”按钮，即完成了数据的转置粘贴。（此操作目标区域必须先选中）

图1-19 转置复制结果

1.1.5 单元格基本操作

在Excel工作表中，设置格式后的工作表更容易让人理解工作表的用途，也使工作表更有吸引力。同样内容的表格，设置格式后的图1-21比图1-20更易读、更美观。下面简要讲解单元格的格式设置。

单元格基本操作

图1-20 格式设置前

图1-21 格式设置后

例1.4 工作表的格式设置。打开“格式设置工作簿1”，复制“格式设置前”工作表，并重命名为“格式设置后”。将该工作表设置成无网格线；合并居中B2:D2单元格区域，底纹设置为“蓝色”，字体为宋体，字号为15号，行高为26.25；B3:D7单元格区域颜色设置为“白色，背景1，深色5%”，字号为11号，字体为宋体；C3:C7单元格的字体加粗；C3单元格美元显示、有分隔符并保留两位小数，C7单元格美元显示并保留两位小数；将D列的列宽设置为1.13；B2:D7单元格区域下边框线为黑色；将B9:D12单元格区域设置同B2:D7。

操作步骤如下：

（1）打开“格式设置工作簿1”，按Ctrl键向右拖曳该工作表，看到一个小的黑色三角符号，在合适位置释放，则复制了“格式设置前”工作表，将其重命名为“格式设置后”。单击“视图”|“显示”|“网格线”按钮，取消选择“网格线”复选框，此时整个工作表中不再显示网格线。

（2）选择B2:D2单元格区域，单击“开始”|“对齐方式”|“合并后居中”按钮，则B2单元格的数据自动在B2:D2单元格区域水平居中显示；再单击“对齐方式”|“垂直居中”按钮，此时可看到数据水平方向和垂直方向都居中。鼠标指针停留在B2:D2单元格区域，单击“开始”|“单元格”|“格式”按钮，选择“行高”命令，在“行高”对话框中设置行高为26.25。

（3）选择B2:D2单元格区域，单击“开始”|“字体”|“填充颜色”图标右侧的下三角按钮，选择“蓝色，个性1，深色25%”；单击“开始”|“字体”|“字号”按钮，在字号栏里输入15；单击“开始”|“字体”|“字体颜色”按钮，选择白色；单击“开始”|“字体”|“加粗”按钮，加粗字体。选择B3:D7单元格区域，单击“开始”|“字体”|“填充颜色”图标右侧的下三角按钮，选择“白色，背景1，深色5%”按钮。

（4）鼠标右键单击C3单元格，在弹出的快捷菜单中选择 “单元格设置”命令，打开图1-22所示的对话框，进行自定义设置；选择C3:C7单元格区域，单击“开始”|“字体”|“加粗”按钮对字体进行加粗设置；鼠标右键单击C7单元格，在弹出的快捷菜单中选择“单元格设置”命令，打开“设置单元格格式”对话框，进行图1-23所示的设置。

（5）选择B2:D7单元格区域，单击“开始”|“字体”|“边框”右侧的下三角按钮，选择“粗下画线”，完成边框的设置；单击D列列号即选择该列，单击“开始”|“单元格”|“格式”按钮，选择“列宽”命令，在“列宽”对话框中设置列宽为1.13。效果如图1-24所示。

（6）B9:D12单元格区域的设置，选择B2:D7单元格区域，单击“开始”|“剪贴板”|“格式刷”图标，此时鼠标指针为空心十字带刷子的，在B9:D12单元格区域拖曳鼠标，效果如图1-25所示，图中第9行行高和第2行行高不一致，同时C10:C12单元格区域格式设置和要求不符合。

按照前面的操作步骤设置第9行行高及重新设置C10:C12单元格区域的格式。

图1-22 “自定义”设置

图1-23 “货币”格式设置

图1-24 部分区域设置格式后的工作表

图1-25 格式刷设置后的工作表

格式刷的功能主要是复制格式，比如单元格的字体、字号、底纹、边框等。但行高和列宽在Excel中使用格式刷功能不能被复制。

1.设置单元格格式

（1）内置格式。

设置数据格式是指对数据的字体、字号、颜色、对齐方式以及数字的各种类型等属性进行设置。在Excel 2016中，用户可以通过“字体”组、“数字”组、“对齐方式”组对数据格式进行相关操作。如数据的字体、字号、颜色、下画线、加粗以及倾斜等。下面在“5月份销量清单”工作表中设置字体、字号、颜色等内容，其具体操作步骤如下：

① 设置字体。

在工作表中选择A2:F12单元格区域，单击“开始”|“字体”右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表框中选择“微软雅黑”选项，如图1-26所示。

② 设置字号。

单击“开始”|“字号”右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表框中选择“14”选项，如图1-27所示。

图1-26 设置字体

图1-27 设置字号

③ 设置字体颜色。

单击“开始”|“字体颜色”右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表框中选择“黑色，文字1”选项，如图1-28所示。

④ 设置字形。

选择工作表C3:C11单元格区域，单击“开始”|“字体”|“加粗”按钮，效果如图1-29所示。

图1-28 设置字体颜色

图1-29 设置字形

⑤ 设置对齐方式。

在Excel表格中，各种类型的数据默认的对齐方式不同，如数字默认右对齐、文本默认左对齐等。在制作或美化表格的过程中，可根据实际需要设置数据的对齐方式。下面在“5月份销量清单”工作表中设置标题文本的对齐方式，操作步骤如下：

在工作表中选择A1单元格，单击“开始”|“对齐方式”|“居中”按钮，如图1-30所示，效果如图1-31所示。

设置单元格或区域的对齐方式，还可单击“开始”|“对齐方式”右下角的扩展按钮，打开“设置单元格格式”对话框，如图1-32所示。单击“对齐”选项卡，在“水平对齐”和“垂直对齐”

选项组中选择相应的对齐方式，如果没有合适的，在对话框右边可以调整角度数来设置对齐方式。

图1-30 设置对齐方式前

图1-31 设置对齐方式后

“文本控制”选项组可以设置“自动换行”来调整一个单元格的宽度，不至于在视觉上感觉侵占了别的单元格。如果强制换行，可以按Alt+Enter组合键。

“合并单元格”可以实现多个单元格的合并，此时待合并的横向或列向单元格区域只能有一个单元格有内容或都空，不可以多个单元格都有内容，否则将弹出图1-33所示的对话框。

通过“缩小字体填充”可以在不改变单元格大小的情况下缩小字体，显示内容。

图1-32 “设置单元格格式”对话框

图1-33 单元格不能合并的警示框

（2）自定义格式。

在“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡中选择“自定义”选项，在“类型”列表框中显示了Excel内置的数字格式的代码，用户可以在“类型”文本框中自定义数字显示格式。实际上，自定义数字格式代码并没有想象中那么复杂和困难，只要掌握了它的规则，就很容易通过格式代码来创建自定义数字格式。

自定义格式代码可以为4种类型的数值指定不同的格式，分别是正数、负数、零值和文本。在代码中，用分号“；”来分隔不同的区段，每个区段的代码作用于不同类型的数值。完整格式代码的组成结构为“大于条件值”格式、“小于条件值”格式、“等于条件值”格式、文本格式。

在没有特别指定条件值时，默认的条件值为0，因此，格式代码的组成结构也可视作正数格式、负数格式、零值格式、文本格式，即当输入正数时，显示设置的正数格式；当输入负数时，显示设置的负数格式；当输入“0”时，显示设置的零值格式；当输入文本时，显示设置的文本格式。

下面通过一段代码对自定义的格式组成规则进行分析和讲解，代码如下：

代码在对话框中的位置如图1-34所示。

图1-34 自定义格式设置

其中，“_”表示用一个字符位置的空格来进行占位；“*”表示重复显示标志，“*‘空格’”表示数字前空位用重复显示“空格”来填充，直至填充满整个单元格；“#,##0.00”表示数字显示格式；“??”表示用空白来显示数字前后的0值，即单元格为0值时，显示为“两个空白”；“@”表示输入文本。通过分析可得到结果：当输入正数时，如1111，则显示为1,111.00；当输入负数时，如-1111，则显示为1,1111.00；当输入0时，则显示为-；当输入字符时，如abc，则显示为abc（前后各空一格空格位置）。

2.单元格样式

通过命名样式，可以实现一组单元格或区域应用预定义的格式选项，当更改样式的组成部分时，所有使用命名样式的单元格会自动更改，节省时间，提高效率。

一种样式最多由6种不同属性的设置组成：

• 数字格式。

• 对齐（垂直及水平方向）。

• 字体（字形、字号和颜色）。

• 边框。

• 填充。

• 单元格保护（锁定和隐藏）。

（1）应用样式。

Excel包含了一组非常好的预定义名称样式供选择，如图1-35所示，显示了单击“开始”|“样式”|“单元格样式”按钮时获得的效果，这里显示的是“实时预览”，当在不同的样式选项之间移动鼠标时，选中的单元格区域将会立即显示相应的样式，当发现喜欢的样式时，单击即可把样式应用于选中区域。默认情况下单元格都使用常规样式。

图1-35 单元格内置样式

（2）修改现有样式。

单击“开始”|“样式”|“单元格样式”按钮，鼠标右键单击要修改的样式，在弹出的快捷菜单中选择“修改”命令，打开“样式”对话框，如图1-36所示。单击“格式”按钮进行相应修改。

（3）创建新样式。

除了使用Excel的内置样式外，还可以创建自己的样式。操作步骤如下：

① 选择一个单元格，并应用要包含在新样式中的所有格式，可以使用“设置单元格格式”对话框中的任意格式。

② 单击“开始”|“样式”|“单元格样式”按钮，然后选择“新建单元格样式”命令，打开“样式”对话框。

③ 在“样式名”文本框中输入新的样式名。“样式包括”选项组中复选框显示单元格的当前格式，如果不想在样式中包含一个或多个格式种类，取消选中的复选框。

④ 单击“确定”按钮，完成新样式的创建。

图1-36 “样式”对话框

创建好的样式可以像内置样式一样使用，但仅适应用于创建它的工作簿，别的工作簿使用需要合并该样式。

（4）从其他工作簿合并样式。

如果在先前的工作簿中创建好了样式，现有工作簿也要使用，最简单快速的方法就是从先前的工作簿中合并样式。具体操作如下：

打开两个工作簿，激活现有工作簿，单击“开始”|“样式”|“单元格样式”按钮，选择“合并样式”命令，打开“合并样式”对话框，选择要合并样式的工作簿，单击“确定”按钮。这样，Excel就会将样式从选择的工作簿复制到活动的工作簿。

（5）套用表格格式。

表格的概念：表格是用于包含结构化数据的矩形区域，表格的每一行对应一个实体，表格顶端是一个描述各列信息的标题行。如果把区域标识成了表格，则Excel可以更智能地在此区域进行操作，添加新行时，如果有公式，则公式自动扩展，如果将表格做成图表，图表也会自动扩展，相应的格式也会在新行新列中应用（新行和新列与表格之间没有空行和空列）。

例1.5 工作表样式的使用。打开“表格应用”工作簿，将“销售记录”工作表复制一份，重命名为“销售记录1”；根据“产品信息”工作表，求“销售记录”工作表中相应的产品名称和销售金额；将“销售记录1”工作表A1:H1039区域设置为表格，再求出相应的产品名称和销售金额，为表格设置相应的样式；最后将表格转换为区域。

操作步骤如下：

（1）打开“表格应用”工作簿，按Ctrl键拖曳“销售记录”工作表到合适位置释放，复制工作表，重命名该工作表为“销售记录1”。

（2）单击“销售记录”工作表，如图1-37所示，在D2单元格输入公式“=VLOOKUP(C2,产品信息!$A$2:$B$16,2,0)”按Enter键，单击D2单元格，当该单元格的右下角的鼠标指针变成实心十字箭头时双击，复制公式在该列其他单元格，即求出了相应的产品名称；同样方法在G2单元格输入公式“=E2*F2”，求出相应的销售金额。

（3）单击“销售记录1”工作表，选择A1:H1039单元格区域，单击“插入”|“表格”按钮，将该区域转换为表格；可以看到第一行有筛选标志，同时隔行底纹颜色不同，如图1-38所示。

图1-37 将区域转换成表格

图1-38 求出相应单元格的值

（4）在D2单元格输入公式“=VLOOKUP([@产品编号],产品信息!$A$2:$B$16,2,0)”后按Enter键，可看到同列相应单元格的值一并求出，不用拖曳，公式自动扩展。按同样方法求出相应的销售金额。效果如图1-39所示。

图1-39 在表格中使用公式后的效果

（5）单击“销售记录1”工作表，选择A1:H1039单元格区域，选择“设计”|“工具”|“转换为区域”命令，在打开的对话框中单击“是”按钮，即把表格转换成为区域；图1-40所示为应用了表格的样式，但不具备表格的特点。

图1-40 将表格转换为区域