商务电子邮件的写作技巧

电子邮件是一种方便快捷的交流方式。它比书信速度快，也比打电话方便。平时我们与朋友电邮往来，使用的往往是非正式的语言。在本章中，你将学习到更多有关专业内容的电邮格式和语言。

发电邮的时间

电邮非常方便，因此时刻都吸引着人们去使用它。下列情况特别适合发电邮：

⊙提出一项简单的请求。

⊙发出一些简单的资讯。

⊙希望给接收电邮者一点儿时间，使他在回复之前能考虑一下。

下列情况不适合使用电邮：

⊙请求或信息太复杂或太敏感（打电话吧）。

⊙需要进行磋商（打电话吧）。

⊙接收者需要正式的书面记录（写信吧）。

请记住一条总体的原则，即繁忙的人是不太愿意花太多时间来看和回复电邮的。

为你所要传达的信息建立一个情境

发电邮时，要确保形式上的一些东西能使接收者了解尽量多的有关你的信息。尤其是发有专业内容的电邮时须特别注意这一点。

邮箱地址　电邮的接收者可能会根据你的邮箱地址来判断你本人。一封从happy2000@hellokitty.com邮箱发出的电邮可能不会被十分认真地对待！在有专业内容的电邮中，你最好使用基于你本名的看起来比较像样的电子邮箱，比如ky_wong@hotmail.com。

主题项　任何电邮都应该有一个简短的传达主要信息的主题项。因为许多人会根据主题项来决定是否看邮件。你还可以使用一些常用缩略语。

REQ（请求）：告诉接收者你提出了一项请求，并且期待答复，例如：“REQ：Visit your workplace（请求：访问你的工作场所）。”

FYI（告知）：告诉接收者你发送了一些资讯，并不期待回复，例如：“FYI：Confirm the date of your visit（告知：确认到访的日期）。”

接收者的称谓　电邮并不像信函那样严格地要求称呼接收者。但是，如果你所发出的信息是给职位比较高的人，或者你知道他们的名字，就应该这样开头：“亲爱的王先生”或“亲爱的刘女士”。不要猜测别人的姓名或者性别，并且避免使用别人的教名。如果你不确定的话，那就干脆省略称谓项。

署名　在邮件的最后要加上署名，包括你的全名、地址、电话和电子邮箱。当然，大多数的电邮程序会自动插入署名。

提出请求

你所发出的第一封电邮是非常重要的，通常它应该就是某种请求。在提出请求时，非常关键的一点是你要提供给接收者能促使他做决定的所有信息。你可以按如下模式进行：

⊙表明你的身份。

⊙解释一下你是如何得到接收者的姓名及邮箱地址的。

⊙介绍一下你提出如此请求的背景。

⊙提出请求。

⊙表明你所希望的回复方式。

如果你希望发送你的简历或者辅助文件，最好以附件形式发送。但是，即使你这样做了，也不要想当然地认为接收者会把这些文件打印出来。如果你想确保接收者有打印出来的文本的话，可以事后通过邮寄或传真的方式发给他们。

语言和风格

电邮的语言和风格会给接收者留下关于你本人的个性以及专业素质方面的印象。下面是几点基本提示：

⊙使用适合于正式信函的语言——避免使用通常见于朋友之间通信的那些缩写及其他非正式的表达方式。

⊙邮件内容应该尽量简短，并使用较短的段落——人们不太愿意在电脑屏幕上阅读冗长的邮件信息。

⊙确保每个段落都能传达信息且可以独立成章——要避免使用太多的代词，而且不要指望接收者能记住你之前所发过的邮件里的内容。

请检查一下语法和拼写——别以为在电邮中准确性就不重要。

回复电邮

回复专业内容的电邮有两项基本原则：

⊙迅速回复你收到的每一封电邮。如果你所收到的邮件似乎并不需要回复，你还是应向发信者发一封致谢信，并且告诉对方你已经了解邮件的内容。

⊙总是使用电邮程序的回复功能。这样就能告诉接收者你所回复的是哪个邮件了。不要臆想接收者能够记住曾经写给你的内容。

在回复邮件时，引用发信者的邮件内容是个好办法。大多数的电邮程序都能够自动引用。当你引用时，最好删除所要回复的原件中不需要回复的部分。你也可以分拆原件的内容，然后逐条回复。

位高权重的忙人一般会发非常短而且非正式的回复。但对你来说，这样做就行不通。你应该总是对发信者致谢，并且要一直使用正式的语言和保持正式的风格。

书写电子邮件的注意事项

⊙保证电邮短小精悍——大家不愿意阅读冗长的电邮。

⊙不要使用缩写，除非你确定收件人能够明白。

⊙只有在特别强调的情况下才使用大写。大写的话语看起来像是叫嚷。

⊙不要使用下画线——下画线看起来像是网站链接。

⊙为了清晰可辨，在段落之间空一行。

⊙确保你的拼写和语法尽可能地准确（使用电脑上的拼写检查功能）。

⊙决不能不仔细检查就发送邮件。如果你收到的邮件包含你看不明白的内容，就应该迅速回复，要求确认。

⊙确保你已经附上了想要作为附件发送的文件。

⊙确认收信人是你要发给邮件的人！

高效率地使用电邮

你很可能已经认为自己是个使用电邮的行家了，毕竟，你可能每天都得应付许多电邮。但是，即便如此，我们也总是会有可以改进的方面，因此，花点儿时间检查一下你的网络礼仪吧。

一个高效率的电邮使用者应该：

⊙每天查邮箱。

⊙限定自己查邮件的次数。

⊙迅速回复邮件。

⊙每条电邮阅读一遍，且只读一遍。

⊙即刻删除不想接收的邮件。