五、出纳资料归档

出纳档案是会计档案的重要组成部分，是记录出纳业务内容、明确相关经济责任的书面证明，一旦遗失或因保管不善而毁坏，将给出纳员本人和单位带来严重影响。因此，出纳员必须按相关规定对会计资料进行妥善保管，保证会计档案记录的真实、完整、连续和准确。

（一）出纳归档资料的范围

出纳档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，同时包括相关的重要凭证等，具体包括以下5类，如图1-6所示。

（二）出纳归档资料的整理与保管

《会计法》规定，对会计档案管理不善造成毁损、灭失的，应承担法律责任。出纳应对凭证、账簿及其他资料进行整理和保管，其整理程序分为整理、装订、成册3个步骤。

1．保管出纳凭证

出纳凭证包括出纳记账依据的原始凭证及记账凭证。一般来说，出纳在记账后，要将这些凭证传递给记账会计，在年终归档前由记账会计进行整理和保存。出纳人员的任务，主要是做好原始凭证及业务处理阶段的全部会计凭证的整理，并保证这些资料的真实有效。

2．保管出纳账簿

当企业单位更换新账后，应将旧账归入会计档案。在移交归档前应对旧账进行整理，如编码、扉页内容、目录等项目应根据有关要求填写齐全。若使用活页式或卡片式辅助账应在归档时装订，编齐页码，并与订本账一样加上扉页，注明单位名称、共计页数，记账人员应签章，并加盖公章保存。

3．保管其他出纳资料

除了账簿凭证以外，其他出纳资料包括各项经费开支计划表、决算表、出纳报告、银行对账单、资金分析报告、作为收付款依据的各种经济合同文件等；其他财务管理的重要凭据包括支票申请单与支票领用登记簿等。出纳对这些资料应分类整理并妥善保管，到年终集中归入会计档案。

（三）会计档案的管理

企业单位对于每年形成的会计档案，应由财务部门按照归档要求，整理立卷，装订成册。各会计人员对本岗位产生的会计核算资料应定期收集、审查核对，按照档案管理要求整理立卷、编制目录、装订成册并由立卷人签章，然后交财务部妥善保管。会计档案管理注意事项，如图1-7所示。

会计档案的保管期限分为永久和定期两类。永久保管会计档案一般包括年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案销毁档案等，其他为定期保管会计档案，如图1-8所示。

注意：会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天开始算起。

企业和其他组织会计档案保管期限，如表1-1所示。

财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限，如表1-2所示。

由表1-1和表1-2可以看出，会计档案保存的时间都较长甚至需要永久保存，因此企业单位对于会计档案的整理和保存必须做到妥善保管、存放有序、便于查找。同时，要进行科学管理，严格执行安全和保密制度，严防损毁、散失和泄密。

（四）出纳归档资料的移交与调阅

出纳归档资料移交分为在年度终了时移交和在会计档案管理人员发生更换时移交两种情况。

年度终了时，财务部门保管的会计档案（出纳档案）应移交给档案管理部门，并编制移交清册或清单。

会计档案管理人员发生更换时，也应该按一定手续编制会计档案移交清册。

移交会计归档资料时一般按照下面的方法办理：

在会计年度终了后，会计档案可暂由本单位财务会计部门保管一年，在这一年内归档资料通常仍由出纳负责保管。一年期满后，应由财务会计部门将档案编造成册移交本单位的档案部门保管，并填写会计档案移交清册表，如表1-3所示。

会计档案是企业单位经济业务活动的历史记录，它用来提醒企业单位“以史为鉴”，通过会计档案总结经验教训，进行决策分析，避免各种财务责任事故发生。

调阅会计档案的注意事项，如图1-9所示。