项目一 会计信息化系统概述
任务一 会计信息化系统
一、数据与信息
1.数据
一般认为，数据是描述客观实体属性的符号。
例如，“某职工的基本工资是105元”，其中“职工”是一个客观实体，“基本工资”是该实体的一个属性，“105元”就是属性值。一个实体可能有若干个属性，则需要用若干个数据来表达不同的属性值。仍以实体“职工”为例，我们可以用数据“0201”来表示某职工“所在部门编号”这一属性的值；用数据“张三”“5”“ZG”（助工）和“07/26/1973”来分别表示属性姓名、工龄、职称和出生日期的值。
应当注意的是，信息科学中所称的“数据”不等同于“数值”。从上述定义可以看出，构成数据必须具备三要素，即实体、属性及属性值，如前例中，仅说“105元”是没有意义的，只有具备了三要素，才是一个完整的数据。其次，描述数据并不一定依靠数字，如“某职工性别是男”，这也是一个数据。
2.信息
什么是信息？目前有很多定义，一般可以这样认为：经过加工后对人们有用的数据称为信息。信息是经过加工处理后，对客观世界产生影响的数据。
数据多指原始的、未经加工的，而信息一般是指加工后输出的、有用的。在会计学数据处理中，数据经过加工处理后成为会计信息。会计信息往往又成为后续处理的会计数据。通常情况下，会计数据和会计信息并无严格界限，会计数据可以认为是会计信息。
二、系统
1.系统的含义
系统是由若干个相互联系、相互制约的部分组成， 并且具有特定目标和功能的有机整体。
2.系统构成的基本要素
系统由一些基本要素（也称基本环节）构成。无论是技术系统还是社会系统，无论系统构成的具体内容和形式如何不同，都可以抽象为输入、处理、输出和反馈控制四个基本要素或基本环节。
（1）输入 是指系统为产生预期的输出所需要的条件和要求。一台机床为加工出零件需要输入毛坯、动力和其他辅助材料等；学校为培养出合格的人才需要资金、消耗材料、教材等各种输入；信息系统为输出预期的信息需要输入各种原始数据等。
（2）处理 是指为产生预期的输出而对输入进行的各种加工和变换。处理可以是对物质的形态或性能的加工变换，也可以是对数据的加工变换，也可二者兼而有之。
（3）输出 是指对输入进行处理后产生的结果，也是人们构建该系统所期望产生的成果。
（4）反馈控制 是系统的控制部件，它检测系统的实际输出量，经一定的处理后返回到系统的输入端作为处理部分的另一个输入，以便实现对系统运行状态的调整。由输入、处理和输出三个要素构成的系统是最基本的系统，由于缺乏必要的调整和控制作用，这样的系统是不完善的。引入反馈控制这一要素后，系统将处于受控的状态，从而能大大提高系统的性能。
根据系统构成所包含的基本环节的不同，系统可以区分为开环系统和闭环系统两大类。那种只包括输入、处理和输出这三个环节的系统为开环系统，而不仅包括输入、处理、输出环节，还包括反馈控制环节的系统称为闭环系统。
3.系统的特征
（1）目标性 是指系统是有一定的目标。系统是建立者为了达到某种目标而调集各种资源（人、财、物等），按一定的结构组织起来的。例如建立工厂是为了生产某些社会需要的产品，创办学校是为了培养社会需要的各种专门人才，建立一条生产线是为了提高生产效率等，这些目标称为系统目标。
（2）边界性 是指系统具有边界。系统边界将空间区分为系统内部和外部两个不同的领域，边界以内属于系统，边界之外称为环境。任何一个实际的系统总是在一定的环境中存在的，因此系统必定会通过边界与环境发生物质或信息的交换：系统从环境得到某些物质或数据，称为系统的输入；系统给予环境某些物质或信息，称为系统的输出。
（3）整体性 是指系统是一个整体。系统由若干个既相互联系又相互制约的部分所组成，每个组成部分称为子系统。这些子系统虽然各自承担不同的任务，但通过它们之间的相互衔接和配合，使系统构成一个整体，共同实现系统目标。
（4）相关性 是指构成系统的各部分是相关的。组成系统的各子系统是相关的，它们之间存在着各种物质或信息的交换关系，称为物质流或信息流。正是通过这些流，各子系统才形成一个整体，也正是通过这些流，各子系统才能前后衔接、相互配合，联合起来构成整个系统的功能，实现系统的总体目标。
（5）层次性 是指系统是分层次的。系统可以进一步细分为子系统，子系统本身也可以看作一个系统，也有其本身的目标、边界、输入和输出，也同样可以划分为更细一级的子系统，这些子系统之间也存在各种物质、信息的交换关系从而构成一个整体。
（6）动态性 是指系统是动态的。随着时间的推移，系统不断地进行输入、处理和输出，因而系统不是静止的，而是处于不断运动的状态；另一方面，系统自身的特性、参数以及环境的具体情况也是随时间而变化的，因此一个已研制好的系统应随着内外情况的变化而进行必要的修改和调整。
三、信息系统
信息系统是对数据进行处理的系统。具体说信息系统就是对数据进行输入、存储、加工、传输和输出的系统。简单地说，输入的是数据，经过加工处理，输出的是信息的系统称为信息系统。信息系统具有五个基本功能。
1.数据收集和输入
信息系统所需要的各种原始数据不会自然而然地集中在一起，因此首先要将这些分散在各处的数据集中起来，经过整理和记录，转换成信息系统所需要的格式，通过某种可接受的方式输入到信息系统。
2.数据存储
数据存储是指对输入数据的存放和保管，以供系统长期使用。数据存储的介质可以是纸张、磁盘、光盘等。
3.数据加工
输入信息系统的数据经过加工处理后，才能变成有用的信息。数据加工的范围很广，从简单的排序、归并直到各种复杂的优化、预测和决策等。数据加工能力的强弱是衡量信息系统性能优劣的一个重要方面。
4.数据传输
信息系统往往分布在不同的空间并具有不同的使用者。为了用户使用信息的方便，就存在数据传输的问题，而且在数据收集和输入的过程中也存在数据传输的问题。
5.信息输出
信息系统的数据输出就是为用户提供所需要的信息。信息输出是信息系统功能的外部表现形式，也是系统与用户间的界面，信息系统数据输出的好坏，直接影响系统的功能和质量。
从广义上讲，在计算机没有出现以前，就已经存在信息系统。由于计算机具有极高的运算速度，很强的信息加工能力和存储能力，它与通信技术的结合使得信息的传输能力产生新的突破，各种输入、输出设备的出现较好地解决了数字和文字（包括汉字）的输入和输出问题，因而成为当代最先进的信息处理工具，产生了计算机信息系统。
四、会计信息系统
1.企业管理信息系统
为了了解会计系统，从系统的观点应首先了解企业系统。企业可以被认为是一个系统，这个系统可以分为生产经营系统和管理信息系统。
企业作为一个系统，主要具有五项基本资源，即人、设备、物资、资金、技术。企业这五项资源是不断流动的，这就形成了物质流，如人员的调入、学习、工作、调动、调出；设备的购建、调动、使用、维护、报废；材料采购入库、加工制成产品、产品的发出销售；资金的筹集、运用、耗费、收回、分配；产品的设计、试验、工艺制订等。这些物质流就构成了企业的生产经营系统。
为了合理地组织和利用企业的基本资源，促使物质流进行合理的流动，实现企业的目标，就必须加强对物质流的管理。但是对物质流的管理是通过信息处理来进行的，这就使企业派生出了第六项资源，即信息。而且企业的信息也是处于不断的流动之中，从而形成了信息流。信息流是伴随着物质流而产生和流动的，它可以反映物质流，如伴随着物资的流动有材料入库和出库单等，这些伴随着物质流而产生的信息流就构成了信息系统。
企业管理信息系统就是对企业生产经营活动的大量数据进行收集、加工、传递、存储和输出，为管理人员提供有用信息的系统。管理人员利用这些信息对企业的生产经营活动进行预测、决策、计划、组织、指挥、协调和控制，以达到企业预期的目标。现代管理信息系统都是以电子计算机作为技术手段的，所以通常的管理信息系统指的是电算化的管理信息系统。
企业管理信息系统具有多方面的内容，企业管理信息系统中包括供应、生产、销售、会计、人事、技术、设备等。会计系统则是企业管理信息系统的一个子系统，而且是企业管理信息系统的一个重要子系统，其重要性主要表现在会计子系统具有综合性强和涉及面广的特点，并且与企业管理信息系统中的其他子系统均存在着信息交换关系。一方面，企业其他子系统的人、设备、技术、供应、生产、销售等活动都以货币的形式反映到会计子系统中来，这样使会计子系统从其他各个子系统获得大量的数据，同时可以反映其他子系统的管理状况；另一方面，会计子系统通过自身的数据处理和管理工作，又可以为其他子系统提供必要的信息，从而影响和促进其他子系统的管理。如供应子系统采购活动必然要反映到会计子系统中来，供应子系统向会计子系统提供采购计划、采购合同、购货发票、收料单等数据，这样会计子系统就可以反映其管理状况；会计子系统经过材料核算与管理，则可以向供应子系统提供采购成本超支或节约、资金使用情况等信息，从而影响和促进供应子系统的管理。
2.会计信息系统
会计是一个以货币为计量单位，按照一定的原则和程序，采用一定的方法和手段，对特定的部门或单位的经济活动进行核算与监督的系统。
会计作为一个系统具有双重含义：即一方面它是一个管理系统，另一方面它同时又是一个信息系统，二者是相辅相成，密切结合的。有时从信息处理的角度，强调其数据处理的功能，将会计系统称为会计信息系统，但这并不排斥会计系统具有管理功能；同样，有时从管理的角度，强调其管理的功能，将会计系统称为管理活动或财务管理系统，即会计管理系统，但这也并不排斥会计系统具有数据处理功能。会计管理是利用会计信息来进行的，会计系统在履行管理功能过程中，同时也进行数据处理工作，即在管理过程中同时对数据进行收集、加工、传递、存储、输出等处理工作；同样，会计系统也是在执行数据处理功能过程中，同时进行管理工作，即通过对各种数据处理并利用其产生的信息来实现管理的预测、决策、计划、组织、指挥、协调和控制等具体职能。会计的管理功能是对会计基本职能中监督职能的发展和广义的认识；会计的数据处理功能是对会计基本职能中核算职能的发展和广义的认识。
会计系统的结构可以按对象划分。会计的对象是资金及其运动，从动态角度看，它包括资金的筹集和运用、资金的耗费、资金的收入和分配；从静态角度看，包括资产、负债、所有者权益、收入、成本、利润。会计系统的结构在实际工作中通常按会计对象的内容划分为账务处理子系统、材料子系统、工资子系统、固定资产子系统、成本子系统、产品利润核算子系统、应收应付款子系统、会计报表子系统等。
会计系统的结构可以按基本功能划分。会计是一个系统，会计系统具有两项基本职能，即会计核算与会计监督。会计这两项基本职能实际上就是会计系统的基本功能。会计系统的结构可以按基本功能划分，包括会计信息系统（会计核算系统）和会计管理系统（会计控制系统，会计监督系统）。
会计核算就是以货币为计量单位，对经济活动进行完整、连续、系统地记录、计算、分类、汇总、报告，为管理提供有用的信息。从广义的角度上说，会计核算这一基本职能实际上就说明会计是一个信息系统，它主要是对财务数据进行处理，为管理提供信息。从这一广义的认识角度出发，会计核算这一基本职能随着会计的发展可以具体分为：事前核算，即预测分析、决策分析、编制计划及制订定额；事中核算，即日常核算，日常核算主要是对已发生的经济业务进行核算，也就是通常所说的记账、算账、报账；事后核算，即财务分析，财务分析主要是对经济业务进行事后的完成情况分析。但是目前习惯上将会计的日常核算称为会计核算，这种认识是对会计核算职能最基本的认识，实际上是一种狭义的认识，严格地说对会计核算的广义认识才是比较完整和准确的。
会计监督是以价值的形式，对经济活动加以限制、促进、指导和考核，使之符合规定的要求，达到预期的目的。同样，从广义的角度上说会计监督这一基本职能实际上就是说明会计是一个管理系统，它主要是对财务活动进行有关的控制，实现提高经济效益的目的。从这一广义的认识角度出发，会计监督这一基本的职能随着会计的发展可以具体分为：事前监督，即预测、决策、计划、组织；事中监督，即指挥、控制；事后监督，即调节。
会计的这两项职能是相辅相成，密切结合的。核算是基础，监督需要核算，是在核算中进行监督，也是在监督中进行核算。监督与核算只是在理论上进行的一种抽象划分，实际工作中二者是紧密结合在一起进行的。正因为核算与监督的上述关系，所以我们才从广义的认识角度上说：会计系统具有双重含义，一方面是一个信息系统，另一方面它同时也是一个管理系统。
会计系统的结构可以按手段划分。包括电算化会计和手工会计。以计算机作为主要技术手段的会计称为电算化会计，而以手工处理为主要技术手段的会计相对来说就称为手工会计。