2.2　设置报表的整体格式

报表的整体格式主要是指数据所在单元格的尺寸、边框和背景色等。如果想要一次性为单元格设置多种格式，则可以使用单元格样式。

2.2.1　设置单元格的尺寸

单元格的尺寸是指单元格的宽度和高度，一旦改变某个单元格的宽度和高度，贯穿于该单元格的整行和整列的尺寸也会同时改变，因此，设置单元格的宽度和高度实际上是在设置其所在列的列宽和所在行的行高。可以使用以下3种方法设置列宽和行高：

• 　使用鼠标拖动的方法手动调整列宽和行高。
• 　根据数据的字符高度和长度，让Excel自动将列宽和行高设置为正好容纳数据的最合适尺寸。
• 　将列宽和行高设置为精确的值。

1. 手动调整列宽和行高

当单元格包含文本类型的内容，且内容长度超过单元格的宽度时，为了让内容在单元格中完全显示，可以将光标指向两个列标之间的位置，当光标变为左右箭头时，按住鼠标左键并向左或向右拖动，即可改变单元格的宽度，如图2-20所示。

手动调整行高的方法与调整列宽类似，将光标指向两个行号之间，当光标变为上下箭头时向上或向下拖动即可。

2. 自适应调整列宽和行高

如果要让单元格的宽度正好容纳其中的内容，一种方法是手动调整列宽以达到宽度匹配，另一种更简单的方法是让Excel自动进行调整，有以下两种方法：

• 　选择要调整宽度的一列或多列，然后在功能区“开始”|“单元格”组中单击“格式”按钮，在下拉菜单中单击“自动调整列宽”命令，如图2-21所示。如果要调整行高，则单击“自动调整行高”命令。
• 　将光标指向两个列标之间的位置，当光标变为左右箭头时双击，即可自动调整光标左侧列的宽度。该方法也可同时用于多列，选择这些列，然后双击其中任意两列之间的位置，即可同时调整这些列的列宽。自动调整行高的方法与此类似，双击两个行号之间的位置。

3. 精确设置列宽和行高

如果要为列宽精确设置一个值，则需要先选择要设置的一列或多列，然后右击选区范围内或选中的任意一个列标，在弹出的快捷菜单中单击“列宽”命令，如图2-22所示。打开“列宽”对话框，如图2-23所示，输入要设置的值，然后单击“确定”按钮。

设置行高的方法与此类似，右击行号后单击“行高”命令，然后在“行高”对话框中进行设置。

2.2.2　设置单元格的边框

默认情况下，Excel中的单元格由纵横交错的浅灰色线条包围，将这些线条称为“网格线”。通过网格线可以清晰显示单元格的边界，使用功能区“视图”|“显示”组中的“网格线”复选框，可以控制网格线的显示或隐藏，如图2-24所示。

注意：打印工作表时，不会将这些网格线打印到纸张上。

如果想让屏幕中或打印到纸张上的表格显示明确的边框线，则用户需要手动为单元格添加边框，有以下两种方法：

• 　在功能区“开始”|“对齐方式”组中打开“边框”下拉列表，然后选择内置的边框方案或选择手动绘制边框，如图2-25所示。
• 　如果要对边框进行更多设置，则可以打开“设置单元格格式”对话框的“边框”选项卡，然后对边框的线型、颜色、添加的位置等进行设置。

打开“设置单元格格式”对话框的“边框”选项卡的方法有以下几种：

• 　在图2-25菜单中单击“其他边框”命令。
• 　在功能区“开始”选项卡的“字体”“对齐方式”或“数字”这3个组的任一组中单击对话框启动器，打开“设置单元格格式”对话框，然后切换到“边框”选项卡。
• 　右击选区，在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”命令，然后在打开的“设置单元格格式”对话框中切换到“边框”选项卡。
• 　按Ctrl+1组合键。

如图2-26所示，为A1:C8单元格区域设置了蓝色的双线边框，操作步骤如下：

（1）选择A1:C8单元格区域，打开“设置单元格格式”对话框，切换到“边框”选项卡，在“样式”中选择双线型，如图2-27所示。

（2）在“颜色”下拉列表中选择“蓝色”，如图2-28所示。

（3）单击“外边框”和“内部”按钮，位于按钮下方的预览图会显示添加边框后的效果，如图2-29所示。如果选择不同的线型和颜色，需要重新单击“外边框”和“内部”按钮，以应用最新的更改。

提示：可以使用“边框”区域中的8个按钮控制单元格各个边框的显示状态。

（4）设置完成后，单击“确定”按钮。

2.2.3　设置单元格的背景色

单元格边框主要是为数据提供了视觉上的分界线。对于只在屏幕中显示的电子表格来说，设置更多的可能是单元格的背景色，背景色可以增强表格的视觉效果。

如图2-30所示是为A1:C1单元格区域设置灰色背景色后的效果。选择A1:C1单元格区域，然后在功能区“开始”|“字体”组中单击“填充颜色”按钮上的下拉按钮，在打开的颜色列表中选择一种灰色，如图2-31所示。

如果要对单元格的背景色进行更多设置，则可以打开“设置单元格格式”对话框的“填充”选项卡，在该选项卡中除了可以设置单色背景色之外，还可以设置渐变色背景、图案背景等多种背景效果，如图2-32所示。

2.2.4　使用样式快速设置多种格式

如果想要一次性为单元格设置字体、数字格式、对齐方式、边框、填充等多种格式，则需要使用单元格样式。在单元格样式中可以包含以下6种单元格格式：数字、对齐、字体、边框、填充、保护，它们对应于“设置单元格格式”对话框中的6个选项卡。

Excel内置了很多单元格样式，选择要设置格式的单元格或区域，然后在功能区“开始”|“样式”组中单击“单元格样式”按钮，在打开的列表中选择一种单元格样式，如图2-33所示。

如果内置的单元格样式无法满足需求，则可对与所需的目标样式比较接近的内置样式进行修改。打开图2-33中的单元格样式列表，右击要修改的样式，在弹出的快捷菜单中单击“修改”命令，如图2-34所示。

打开“样式”对话框，样式中的每一种格式都有一个复选框，处于选中状态的复选框表示相应的格式在当前样式中正处于使用状态，如图2-35所示。希望在样式中使用哪些格式，就选中与这些格式对应的复选框。如果要对特定的格式进行修改，则单击“格式”按钮，然后在打开的“设置单元格格式”对话框中进行设置。

提示：如果要修改某个内置的单元格样式，但是又不想破坏它原来的格式，则可以在单元格样式列表中右击要修改的样式，然后在弹出的快捷菜单中单击“复制”命令，这样将会创建该样式的一个副本，之后的修改工作只用于这个样式副本，而不会影响原始样式。

除了使用Excel内置的单元格样式，用户还可以创建新的单元格样式，创建过程与修改内置的单元格样式类似，主要区别在于能否设置样式的名称。修改内置的单元格样式时不能修改样式名，而创建新的单元格样式则可以设置样式名。在打开的单元格样式列表中单击“新建单元格样式”命令，即可创建新的单元格。

创建好的单元格样式显示在单元格样式列表顶部的“自定义”类别中，如图2-36所示。以后可以随时修改用户创建的单元格样式，方法与修改内置单元格样式类似。