2.1　设置财务数据的格式

财会工作中经常需要制作各种表格和报表，其中包含不同类型的数据，如编号、日期、金额等。为了使这些数据能够清晰直观地反映出数据本身的含义，并使表格更美观，可以利用Excel提供的格式工具为数据设置所需的格式，如字体格式、数字格式、对齐方式、换行等，本节将介绍使用以上这些工具为财务数据设置格式的方法。

2.1.1　设置字体格式

Excel 2016的默认字体是“等线”，字号是11号。“默认”意味着在每次新建的工作表中，每个单元格的字体都是“等线”，字体大小都是11号。用户可以手动更改单元格的字体格式，有以下几种方法：

• 　在功能区“开始”|“字体”组中，从“字体”下拉列表中选择字体，从“字号”下拉列表中选择字号，“字体”组中还提供了其他一些有关字体格式的选项，如加粗、倾斜、字体颜色等，如图2-1所示。

• 　在“设置单元格格式”对话框的“字体”选项卡中设置字体格式，如图2-2所示。
• 　使用浮动工具栏设置字体格式。

无论使用哪种方法，都需要先选择要设置字体格式的单元格，然后再进行设置。如图2-3所示是将A1:C1单元格区域中的文字字体设置为“楷体”，将字号设置为12，并设置字体加粗后的效果，操作步骤如下：

（1）选择A1:C1单元格区域，然后在功能区“开始”|“字体”组中单击“加粗”按钮，为选区中的文字设置加粗格式，如图2-4所示。

（2）保持选区不变，在功能区“开始”|“字体”组中打开“字体”下拉列表，从中选择“楷体”，如图2-5所示。

（3）保持选区不变，在功能区“开始”|“字体”组中打开“字号”下拉列表，从中选择“12”，如图2-6所示。

提示：可以只设置单元格中部分内容的字体格式，为此需要先进入单元格的“编辑”模式，然后拖动鼠标选择要设置的内容，再设置所需的字体格式。

如果在工作表中总是使用某种固定的字体格式，则可以将这种字体格式设置为Excel的默认字体，以后每次新建工作表时，所有单元格的字体就是所设置的默认字体。设置默认字体需要打开“Excel选项”对话框，选择“常规”选项卡，然后在“新建工作簿时”区域中设置“使用此字体作为默认字体”和“字号”两个选项，如图2-7所示。

2.1.2　设置日期的格式

在工作表中输入数据时，经常会包含日期。Excel提供了多种日期格式，可以满足用户在日期格式方面的不同需求。使用第1章介绍的方法输入符合Excel要求的日期后，单元格中就会以用户输入的格式来显示日期，但是用户可以根据实际需要，对日期的显示方式进行设置。

根据日期的本质是一个表示序列的数字这一特性，用户可以将任意一个位于合理范围内的数字转换为日期格式。“合理范围内”是指1～2 958 465的数字，这个范围对应于Excel允许的日期范围，即1900年1月1日～9999年12月31日。

要将单元格中的数字转换为日期格式，需要选择这个单元格，然后在功能区“开始”|“数字”组中打开“数字格式”下拉列表，从中选择“短日期”或“长日期”，在“短日期”和“长日期”选项上会显示当前数字对应的日期。如图2-8所示，数字43 586对应的日期是2019年5月1日。

如果使用第1章介绍的方法，以Excel可识别的格式输入了日期，如使用“-”或“/”符号分隔表示年、月、日的数字，或者使用“年”“月”“日”等字分隔表示年、月、日的数字，那么可以在输入好日期后，更改日期的显示方式。

右击包含日期的单元格，在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”命令，打开“设置单元格格式”对话框。在“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“日期”，然后在右侧选择一种日期格式，如图2-9所示。

如果Excel内置的日期格式无法满足实际需求，那么用户还可以创建新的日期格式。在图2-9的“分类”列表框中选择“自定义”，然后在右侧的文本框中输入日期格式代码，上方的“示例”部分会显示当前输入的代码的预览效果。

如图2-10所示，当前输入的代码用于让个位数的“月份”和“日”都以两位数显示，缺少的十位数自动补0，如2019年5月1日会显示为2019年05月01日。

表2-1列出了在创建日期和时间格式的代码中可以使用的字符及其含义。

例如，如果想要同时显示日期和星期几，则可以创建下面的格式代码，设置该代码的日期效果如图2-11所示。

由编辑栏中显示的日期可以看出，A1单元格中的星期三不是手动输入进去的，而是通过设置单元格的数字格式得到的。这同时也可以说明，设置单元格的数字格式只改变内容的显示方式，而不会改变内容本身。

2.1.3　设置金额的格式

在不同的场合下，单元格中的数字可能具有特定的含义。例如，在销售分析表中，单元格中的数字可能表示商品的销量；在员工信息表中，该数字可能表示员工的体重；在财务报表中，该数字可能表示员工工资或商品的销售额。

为了让单元格中的数字清晰表达出特定的含义，可以为表示金额的数字设置货币格式。最简单的方法就是在选中单元格后，在功能区“开始”|“数字”组中的“数字格式”下拉列表中选择“货币”，如图2-12所示。

如果要对货币格式进行更多的设置，则可以打开“设置单元格格式”对话框，在“设置”选项卡的“分类”列表框中选择“货币”，然后在右侧可以设置货币符号，货币的小数位数以及负数的形式，如图2-13所示。

还有一种名为“会计专用”的格式，也可以为数字设置货币格式。“会计专用”与“货币”这两种格式的主要区别在于货币符号是否对齐排列，当数字的位数不同时，设置了“会计专用”格式的所有单元格中的货币符号会自动左对齐，而“货币”格式不会对齐货币符号，但是这两种格式都会使所有数字的小数点对齐。

2.1.4　设置数据在单元格中的对齐方式

将数据输入到单元格之后，不同类型的数据在单元格中具有不同的默认位置：文本在单元格中左对齐，数值、日期和时间在单元格中右对齐，逻辑值和错误值在单元格中居中对齐。

为了表格的美观，用户可以通过设置单元格的对齐方式，来改变数据在单元格中的默认位置。单元格的对齐方式包括水平和垂直两个方向上的对齐，前面提到的不同类型数据的“默认位置”指的是水平对齐，垂直对齐的效果只有在行高超过文字的高度时才会体现出来。

在功能区“开始”|“对齐方式”组中分别提供了3种常用的水平对齐和垂直对齐方式。如果想要选择更多的对齐方式，则可以打开“设置单元格格式”对话框的“对齐”选项卡，然后在“水平对齐”和“垂直对齐”两个下拉列表中进行选择，如图2-14所示。

如图2-15所示是将所有数据设置为居中对齐后的效果，表格看起来显得比较整齐。

在所有的水平对齐方式中，“填充”和“跨列居中”的效果比较特殊，下面进行详细说明。

• 　填充：如果要在单元格中将内容重复输入多次，则输入内容一次，然后将单元格的对齐方式设置为“填充”，Excel会自动重复使用单元格中包含的内容来填充这个单元格，直到填满单元格为止，或单元格的剩余空间无法完整容纳该内容。例如，单元格中包含“Excel”，如果将该单元格的对齐方式设置为“填充”，那么效果类似如图2-16所示，在当前宽度下，Excel会自动使用“Excel”填充单元格，直到单元格中的剩余空间不足以容纳“Excel”。

• 　跨列居中：“跨列居中”对齐方式的效果与使用功能区“开始”|“对齐方式”组中的“合并后居中”命令类似，但是“跨列居中”并未真正合并单元格，而只是在显示方面具有合并居中的效果。如图2-17所示是将A1:C1单元格区域的对齐方式设置为“跨列居中”后的效果，内容实际上位于A1单元格中。

2.1.5　让数据在单元格中换行显示

如果单元格中的内容超过单元格的宽度，为了让内容完整显示在单元格中，除了调整单元格的宽度之外，还可以使用自动换行或手动换行功能。自动换行是Excel根据单元格的宽度，在适当的位置对内容进行自动换行，手动换行是由用户指定开始换行的位置。

如图2-18所示为自动换行的效果。选择要设置换行的单元格，如A1，然后在功能区“开始”|“对齐方式”组中单击“自动换行”按钮。

如图2-19所示为手动换行的效果，从特定的位置开始换行，而不是根据单元格的宽度进行换行，而且手动换行可以用于从内容的多处位置开始换行。首先进入单元格的“编辑”模式，将光标定位到要换行的位置，然后按Alt+Enter组合键。