第四章　商务文书运转管理

一、单项选择题（以下各小题所给出的4个选项中，只有1项最符合题目要求，请将正确选项的代码填入括号内）

1．以下属于文书制作内容的是（　　）。[2014年12月真题]

A．校对 B．签收　 C．传阅  D．归档

【答案】A

【解析】文书工作的对象是文书，而文书只有被制作出来，才能进入运转阶段。因此，文书处理的首要任务就是制作文书。文书的制作包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、盖章等环节。

2．文书工作中的（　　）是保证文书制作质量，提高文书工作效率，克服文牍主义的重要手段。[2014年12月真题]

A．安全 B．统一　 C．精简  D．高效

【答案】B

【解析】统一是保证文书制作的质量、提高文书工作效率、克服文牍主义的重要手段。文书工作的统一性原则，具体的有：①要求统一标准，要在单位内部实行文书名称、适用范围、标印格式、行文规则及其技术规范的统一化和标准化，防止各自为政；②要求统一管理，秘书部门是文书工作的管理机构，主管本单位的文书处理工作。秘书部门也应当配备专职人员负责文书处理工作，尤其是必须统一负责一些关键性的文书处理环节。

3．下列关于邀请函描述错误的是（　　）。[2014年12月真题]

A．一般由标题、正文、落款、日期组成

B．最好有主办方的名字或形象标志

C．内容要概括　

D．语言要恳切、朴实

【答案】A

【解析】A项，邀请函一般由标题、称呼、正文、落款、日期组成。

4．（　　）是收文处理的最后一个环节。[2014年12月真题]

A．拟办 B．承办　 C．注办  D．批办

【答案】C

【解析】文书注办是承办部门在文书办理完毕后对文书的承办情况和承办结果所作的简要说明。注办是收文处理的最后一个环节，其主要作用是备忘待查，为日后查考了解某一文书的承办过程、承办方式、承办结果提供依据。同时，这项活动还有利于建立井然有序的承办工作秩序，避免重复和混乱。

5．（　　）是文书有效传递信息的基本保证。[2014年5月真题]

A．及时 B．安全　  　C．准确  D．精简

【答案】C

【解析】准确是文书有效传递信息的基本保证。没有准确，及时也就毫无意义，甚至还会产生负面效果。文书工作只有既迅速又准确，才能体现其既定效用。

6．以下关于备忘录描述正确的是（　　）。[2014年5月真题]

A．备忘录需要签名　  B．备忘录的写法不拘一格

C．备忘录以敬语结束  D．在商务活动中，有六种典型的备忘录格式

【答案】B

【解析】备忘录，顾名思义，就是为了防止遗忘而作的记录。它是备忘录通信的简化书面形式，是对内、对外所使用的一种提示性或记事性文件。人们把那种随时记载、帮助记忆的文件统称之为备忘录。特别是类似信签或便条式的备忘录，短小灵活，记事方便，很适合于写很短的评论意见给关系很好的同事或朋友。备忘录传递的优点：是书面的，便于查阅和参考；文字不必向商业信件那样正规；使用方便。

7．感谢信贵在及时，一般宜在事情发生后（　　）寄出。[2014年5月真题]

A．8小时内  B．当天下班前　  C．24小时内　  D．48小时内

【答案】C

【解析】感谢信是对给予自己关心、支持和帮助的单位和个人表示感谢的专用书信。写感谢信贵在及时，一般宜在事情发生后的24小时内寄出。

8．由单位领导对收文的办理提出指示性的处理意见的决策过程属于（　　）。[2014年5月真题]

A．拟办 B．承办　 C．注办  D．批办

【答案】D

【解析】A项，拟办实际上是秘书人员参与办文的重要环节，也是秘书辅助领导决策的重要体现；B项，承办是由相关部门及人员根据文书的内容以及领导的批办决定，对文书所涉及的相关事项进行具体办理、落实和执行；C项，文书注办是承办部门在文书办理完毕后对文书的承办情况和承办结果所作的简要说明。

9．以下描述正确的是（　　）。[2013年12月真题]

A．当称呼上分不清是“女士”还是“小姐”时，一般统称小姐

B．一般的国际商务文书可选用颜色与内容相匹配的信笺

C．国际商务文书无需特别的修饰，可少用形容词或描述性句子

D．“we acknowledge of your sample with thanks”优于“thank for your sample”

【答案】C

【解析】A项，一般情况下，称呼上如分不清称呼“女士”还是“小姐”，一般统称“女士”；B项，除非必要，一般商务文书不可用有颜色的纸；D项，文书必须具有明确的意思表达，要求主题鲜明，条理清晰，言简意赅，不必冗赘。“Thank you for your sample”比“We acknowledge of your sample with thanks”清楚简洁。

10．关于文书传阅描述正确的是（　　）。[2013年12月真题]

A．文书传阅的顺序：单位主管业务部门、主要负责人、主要领导

B．传阅文书通常用的方法是“轮轴式传阅”

C．国际商务秘书应在重要的传阅文件首页附上“文书传阅单”

D．文件传阅过程中，如领导对文件进行批示应在“文书传阅单”上签注姓名和日期

【答案】B

【解析】A项，文书传阅的顺序，一般应先送给单位的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送其他有关需要阅知的对象；C项，每份传阅的文书，都应由秘书人员在首页附上“文书传阅单”；D项，文书阅毕后，阅文者要在“文书传阅单”上签注姓名和日期。

11．感谢信的结构应是（　　）。[2013年12月真题]

A．标题+正文+落款+成文日期　 B．标题+称谓+正文+落款+成文日期 

C．称谓+正文+落款+成文日期　 D．标题+称谓+正文+落款

【答案】B

【解析】感谢信是对给予自己关心、支持和帮助的单位和个人表示感谢的专用书信。感谢信由标题、称谓、正文、落款、日期组成。

12．文书处理的首要任务是（　　）。[2013年6月真题]

A．文书传递　 B．文书管理　  C．文书办理　 D．文书制作

【答案】D

【解析】文书工作的对象是文书，而文书只有被制作出来，才能进入运转阶段。因此，文书处理的首要任务就是制作文书。文书的制作包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、盖章等环节。

13．以下不属于备忘录书写必要内容的是（　　）。[2013年6月真题]

A．眉题　 B．附言　  C．首字母签名 D．证明身份行

【答案】B

【解析】备忘录一般是由眉题、正文、首字母签名、证明身份行、附件符号、副本抄送符号和附言七项内容组成。其中，附件符号、副本抄送符号和附言并非备忘录书写的必要内容。

14．以下关于邀请函描述错误的是（　　）。[2013年6月真题]

A．邀请函一般由标题、称呼、正文、日期四部分组成　 

B．邀请函最好有主办方的名字或形象标志

C．撰写邀请函，内容要概括，事项要具体

D．RSVP意为要求对方回复

【答案】A

【解析】A项，邀请函一般由标题、称呼、正文、落款、日期组成。

15．收文办理中（　　）往往需要拟订新的文书。[2013年6月真题]

A．签收　 B．传阅　  C．承办　 D．注办

【答案】C

【解析】承办是由相关部门及人员根据文书的内容以及领导的批办决定，对文书所涉及的相关事项进行具体办理、落实和执行。承办文书的方式有多种，包括传达承办、专案承办和答复承办。承办的过程往往需要拟定新的文书，因此，承办又是本单位发文程序的开始。

16．发文办理的一般程序是（　　）。[2013年6月真题]

A．拟稿、核稿、签发、注发、分发、缮印　 

B．拟稿、核稿、签发、注发、缮印、分发　

C．拟稿、核稿、注发、签发、分发、缮印 

D．拟稿、核稿、注发、签发、缮印、分发

【答案】B

【解析】发文办理程序是指单位内部撰拟、制作和发出一份文书所需经过的步骤和环节。发文办理的一般程序为：拟稿、核稿、签发、注发、缮印、用印或签署、分装、发出，处置办毕公文。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。

17．发文处理的起始环节是（　　）。[2012年12月真题]

A．拟稿　 B．核稿　 C．签发　 D．缮印

【答案】A

【解析】拟稿是文书处理的起始环节，决定着文书质量的好坏。

18．在会议文件审核修改之后，要由（　　）进行终审。[2011年12月真题]

A．主管秘书

B．主要领导或主管领导

C．文件起草者

D．办公室主任

【答案】B

【解析】签发是对文书负有责任的领导人或被授权的相关人员在秘书部门审核的基础上，对文稿进行终审，批注发出意见并签署姓名及日期的发文环节。

19．关于会议通知描述错误的是（　　）。[2010年5月真题]

A．会议通知的关键是要把与会议有关的事项一次性交代清楚

B．会议名称应写清楚

C．会议通知属于凭证型通知范畴

D．会议通知中的与会人员有两种

【答案】C

【解析】凭证型通知既起告知有关情况的作用，又起证明对方身份的作用，其行文对象都是与某一事项有关的单位和个人。凭证性通知是非正式公文通知，会议通知并不属于凭证性通知范畴。

20．通知的特点不包括（　　）。[2009年12月真题]

A．使用频率高　 B．用途广

C．写法相对简单 D．固有格式

【答案】D

【解析】商务活动中，通知具有以下特点：①使用频率高；②用途广泛，可以用来布置工作、发布文件、传达精神、任免人员和其他信息告知；③写法相对简单，一般的通知需要将相关要素写清楚即可，无需论述。

21．收文办理中的（　　）有利于加速文书的有效运转，防止失控，有助于避免文书的积压延误，提高办文和工作效率。[2009年12月真题]

A．催办  B．承办  C．拟办 D．注办

【答案】A

【解析】催办是指根据一般文书承办时限和文书本身的内容要求对文书的承办情况进行督促和检查。这项活动有利于加速文书的有效运转，防止失控，有助于避免文书的积压延误，提高办文和工作效率。

22．（　　）不属于商务文书工作的特征。[2009年5月真题]

A．严肃性　 B．时限性　 C．机要性　 　D．规范性

【答案】A

【解析】商务文书工作的特性包括：①时限性；②机要性；③规范性。

23．请柬的结构应是（　　）。[2008年12月真题]

A．标题＋正文＋落款＋成文日期　 B．标题＋称谓＋正文＋落款＋日期

C．称谓＋正文＋落款＋成文日期　 D．标题＋称谓＋正文＋落款

【答案】B

24．文书办理的核心是（　　）。[2008年12月真题]

A．登记 B．分文 C．承办  D．批办

【答案】C

【解析】文书的办理包括签收、拆封、登记、分文、拟办、批办、传阅、承办、催办等环节。其中，承办是核心，其他环节都是围绕承办而展开的。

25．（　　）是本单位发文程序的开始。[2008年5月真题]

A．承办　 B．催办 C．拟办  D．注办

【答案】A

26．关于商务文书的描述错误的是（　　）。[2008年5月真题]

A．根据受文对象选择合适的文体

B．分不清是“女士”还是“小姐”用“女士”

C．时效性是对受文者尊重

D．根据不同的书写目的选择不同颜色纸张

【答案】D

【解析】商务文书有规范的要求，除非必要，一般商务文书不可用有颜色的纸。

27．文书处理工作是以文书（　　）为前提。[2007年12月真题]

A．及时　 B．准确　  C．安全 D．高效

【答案】C

【解析】文书处理工作是以文书的安全为前提的。没有安全保障，轻则造成秘书的无效劳动，重则产生经济方面的严重后果。

28．成立某一机构需发布（　　）通知。[2007年5月真题]

A．启事型  B．会议　  C．凭证型　  D．事项

【答案】D

【解析】当发文单位需要向有关方面知照某一事项或交流某些信息时，可使用事项通知。如成立、合并、撤销、调整某一机构，启用新的印章，更换单位名称，更正某一次发文的差错等，都需要用到这种通知。

29．下列关于文书传递的正确说法是（　　）。

A．文书传递途径必须依靠人工方法

B．文书传递要安全保密，但不一定要及时

C．绝密文件也可以用计算机、传真机来传输

D．当前，利用计算机网络传递公文已是文书传递的主要方式之一

【答案】D

【解析】A项，随着计算机技术和网络通信技术的发展，文书传递的手段出现了巨大的变化，数字化和自动化传递已经成为当前文书传递的重要手段；B项，文书具有时效性，所以文书传递必须及时；C项，绝密文件不可以用计算机、传真机来传输，以免泄密。

30．国际商务秘书人员应严格把好行文关，杜绝滥送、滥发，这体现了商务文书处理工作的（　　）。

A．及时原则  B．准确原则　 　C．精简原则　  D．高效原则

【答案】C

31．备忘录中必须包括的内容有（　　）。

A．会谈双方姓名  B．会谈双方签名

C．使用敬语结束  D．书写格式严谨

【答案】A

【解析】备忘录中必须包括眉题、正文、首字母签名和证明身份行。BC两项，在备忘录中一般不需要签名或表示敬意的结束语；D项，备忘录的写法不拘一格，只要写清楚，能起到提醒、备忘的作用即可。

32．邀请函的适用范围包括（　　）。

A．会议通知　 B．朋友相聚 C．结婚邀请　 D．重大商业活动

【答案】D

【解析】邀请函又称邀请信，是为了增进友谊，发展业务，主办方邀请相关单位或个人参加庆典、会议及各种活动的书面材料。一些重大的商业活动或大型的会议经常以邀请函的形式邀请社会各界人士参加。

33．书写感谢信时应（　　）。

A．不需要有标题  B．落款时不需要注明日期

C．感谢事件相关的所有人物　  D．突出感谢事件的主要人物

【答案】C

【解析】AB两项，感谢信由标题、称谓、正文、落款和日期组成。D项，感谢对象和范围应尽可能全面，不能漏掉一个该致谢的人。

34．秘书部门和秘书人员在办文过程中发挥参谋作用的环节是（　　）。

A．拟办  B．批办　  C．承办　  D．催办

【答案】A

【解析】拟办实际上是秘书人员参与办文的重要环节，也是秘书辅助领导决策的重要体现。由秘书人员对来文的办理提出建设性意见，供相关领导决策时参考。

35．文稿形成定稿的最后一个环节是（　　）。

A．审核 B．签发　  C．校对　  D．盖章

【答案】B

【解析】签发是对文书负有责任的领导人或被授权的相关人员在秘书部门审核的基础上，对文稿进行终审，批注发出意见并签署姓名及日期的发文环节。可以说，签发是对文稿的又一次全面核查，更是对文书质量与正式效用的最终确认，文书一经签发即成为定稿。

36．下列关于用印的说法中不正确的是（　　）。

A．文书用印时，必须有领导人签字

B．加盖印章的文书份数少于印制份数

C．文书用印一定要与发文单位、签发人名称相一致

D．文书用印要端正、清晰，上不压正文，下要骑年盖月

【答案】B

【解析】用印时，一定要核实份数，超出份数的不能盖印。

37．发文处理的环节中，保证文书准确传递的前提是（　　）。

A．拟稿　  B．校对 C．签署　  D．封发

【答案】D

二、多项选择题（下列每小题的选项中，有两个或两个以上答案是正确的，请将正确选项的代码填入括号内）

1．感谢信的特点（  ）。[2013年6月真题]

A．渲染性  B．真实性 C．感召性 D．权威性 E．及时性

【答案】BC

【解析】感谢信是对给予自己关心、支持和帮助的单位和个人表示感谢的专用书信。感谢信的特点：①真实性。主要体现在感谢的对象要真实，叙述的事情要真实；②感召性。感谢信充满了热情洋溢的感激之情，可以使被谢的一方受到鼓舞和激励，感谢的一方从中受到教育和鞭策，对其他人也有一定的感染力和号召力。

2．下列描述正确的是（  ）。

A．商务性文书无需作什么修饰

B．请柬的书写要规范

C．在商务信函中，如果不清楚受文的具体对象，可以用“敬启者”之类

D．要求对方提供资料，写成“请按时将报告寄来”，比“这份报告不能延误”更直接了当

E．“未解决的问题”优于“问题”

【答案】ABC

【解析】D项，商务文书对遣词造句大有讲究，包括称呼上的尊重、选词的宽容和敬语的妥帖，以免一言不慎酿成不快，甚至造成很大的误会矛盾，影响工作和关系的发展。比如，要求对方提供资料，写成“请按时将报告寄来”，比“这份报告不能延误”来得婉转。E项，不管使用中文还是英文写作，都应该做到用词简洁，表达清楚而不书面化；含义明确，表达准确，使人不误会、不费解、不产生歧义。比如“未解决的问题”可以直接写成“问题”。

3．事项通知的适用范围具体包括（  ）。

A．启用新的印章

B．更正某一次发文的差错

C．撤销、调整某一机构

D．向有关人员或单位知照某一会议的时间、地点及会议要求

E．把一些临时发生的情况和准备采取的措施告知有关单位和个人

【答案】ABC

【解析】当发文单位需要向有关方面知照某一事项或交流某些信息时，可使用事项通知。如成立、合并、撤销、调整某一机构，启用新的印章，更换单位名称，更正某一次发文的差错等，都需要用到这种通知。D项属于会议通知的适用范围；E项属于启事型通知的适用范围。

4．撰写会议通知时，需要写清楚的内容包括（  ）。

A．召开会议的根据、原因

B．会议名称

C．会议的主持单位（主持人）

D．会议的内容或主要目的

E．会议的起止时间

【答案】ABCDE

【解析】除ABCDE五项外，还需要在会议通知中写清楚的内容包括：①与会人员；②会议地点、报到日期及具体报到地点；③与会人员的具体要求；④联系单位（联系人）、联系电话等。

5．下列关于请柬的概念和书写规范的说法，正确的是（  ）。

A．请柬的标题如在封面，往往要做些图案装饰

B．国际上使用“RSVP”，相当于中文的“如不出席请赐电告”

C．国际上使用“Regrets only”，相当于中文的“能否出席，请回电赐告”

D．正文的结尾一般要写上“此致”、“敬请光临”、“恭候”等敬语

E．请柬是组织和个人邀请客人在预定的时间或地点参加某项重要的或有意义的活动的通知性的信件

【答案】BC

【解析】BC两项，对于是否要求对方回复，国际上通行的做法是：如果在电话号码前注明“Regrets only”，表示如不出席，必须电话回告；如出席活动，就不必回话，届时可直接前来。中文一般写为“如不出席请赐电告”。如果注明“RSVP”，则表示不管出席与否，一定要电话告知。中文可以写为“能否出席，请回电赐告”。这种做法可以避免届时活动现场出现空座位的尴尬情况。

6．有关收文办理程序各个环节的处理方式，说法正确的是（  ）。

A．要由指定的秘书人员拆去收到的商务文书

B．收到的文件如事务性的通知便函等应当登记，以便于管理、查找、统计和催办

C．一般的事务性通知、业务性信函或文书抬头，通常需要得到领导的处理意见后再交给相关部门和人员办理

D．所有传阅的文书均应以秘书人员为中心进行传递

E．秘书人员不必对所有的文件都出具拟办意见

【答案】ADE

【解析】B项，收到文件应当登记，以便于管理、查找、统计和催办。为了提高效率，公开的出版物、一般性的简报、事务性的通知便函、领导人的亲启件等可不必登记；C项，一般事务性文书直接转交给相关部门处理。例如，一般的事务性通知、业务性信函或文书抬头或信封上直接写明给某一部门或人员的，通常直接交给相关部门处理就可以了。

7．有关发文办理程序各个环节的处理方式，说法不正确的是（  ）。

A．发文办理程序具有不确定性与可逆性

B．文书拟稿应在按统一标准印制的发文稿纸上书写或打印

C．文书一经签发即成为定稿，具有法律和行政效力

D．不是所有的文书都要找正职领导人签发

E．文书接收单位判断一份文书是否生效，就是看这份文书是否经签发

【答案】AE

【解析】A项，发文办理的一般程序为：拟稿、核稿、签发、注发、缮印、用印或签署、分装、发出，处置办毕公文。这一程序具有很强的确定性与不可逆性；E项，用印和签署是文书生效的标志。文书接收单位判断一份文书是否生效，就是看这份文书是否用印或签署。

8．发文办理程序中，用印、签署及封发环节的正确做法有（  ），

A．文书用印时，必须以经领导人签发的文书原稿为依据

B．签署的权限仅限于在职的领导人

C．入封文件要折叠平整，并略短于信封长度

D．封发时，应注意单位的名称要写全称或者通用的简称

E．文书的封口要密实，可以用书钉封口

【答案】ABCD

【解析】E项，文书封发时，应注意：发文如系密件、急件、亲启件必须分别注明，文书的封口要密实，但不能用书钉封口，绝密文书应盖专用密封章或贴密封签。

9．下列对文书处理的说法正确的是（  ）。

A．文书处理的安全包括信息安全和政治安全两个方面

B．书写感谢信的称谓时必须另起一行空两格书写，后面加冒号

C．签收是指秘书人员收到文件时在发文单位提供的簿单上进行签字的一项手续

D．催办是指根据一般文书承办时限和文书本身的内容要求对文书的承办情况进行督促和检查

E．一切对外发出的文书，均须经严格的登记，以便于管理、查找、统计和催办

【答案】CDE

【解析】A项，文书处理的安全包括信息安全和物质安全两个方面。其中，信息安全是指要确保文书中的秘密信息不泄漏、不失密，为此必须建立严格的保密制度，采取切实的保密措施；物质安全是指要维护好文书的质地，避免各种因素的破坏，延长文书的使用寿命，为文书发挥作用打好基础；B项，书写感谢信的称谓时必须另起一行顶格书写，后面加冒号。

三、判断题（判断以下各小题的对错，正确的打“√”，错误的打“×”）

1．发文中的签发程序只是对文稿的浏览，及形式的最终确认。（　　）[2009年5月真题]

【答案】×

【解析】签发是对文书负有责任的领导人或被授权的相关人员在秘书部门审核的基础上，对文稿进行终审，批注发出意见并签署姓名及日期的发文环节。

2．无保存价值的文书一律销毁。（　　）[2008年12月真题]

【答案】√

3．文书的制作包括签收、拆封、登记、分文、拟办、批办、传阅、承办、催办等环节。（　　）

【答案】×

【解析】文书的制作包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、盖章等环节；文书的办理包括签收、拆封、登记、分文、拟办、批办、传阅、承办、催办等环节。

4．文书管理包括签收、登记、借阅、翻印、整理、平时归卷，以及在文书的质量、数量、时效、安全等方面进行管理。（　　）

【答案】√

5．商务文书具有两个基本的特点，第一是其实用性，第二是其惯有的格式。（　　）

【答案】√

6．书写备忘录时必须使用办公用品商店出售的标准式打印备忘录信纸。（　　）

【答案】×

【解析】在国际商务活动中，很多公司会专门印制空白备忘录，用纸一般与正式公文纸基本一致，多为A4纸的大小。

7．当发文单位需要向有关方面知照某一事项或交流某些信息时，可使用启事型通知。（　　）

【答案】×

【解析】当发文单位需要向有关方面知照某一事项或交流某些信息时，可使用事项通知；当需要把一些临时发生的情况和准备采取的措施告知有关单位和个人时，多使用启事型通知。

四、填空题（请在每小题的空格中填上正确答案）

1．商务文书的处置活动主要包括清退、销毁、（　　）和立卷归档。[2011年12月真题]

【答案】暂存

【解析】商务文书工作是指相关单位在使用文书，处理日常事务的活动中，围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档进行的一系列衔接有序的工作。商务文书的处置活动主要包括文书的清退、销毁、暂存和立卷归档。

2．根据商务文书书写的要求Please do not fail to send us your reply by fax by June 20最好改写为（　　）。[2007年1月真题]

【答案】Please be sure to fax us your reply by June 20

【解析】文书书写要求言简意赅，不必冗赘。当能完满表达意思时，就力求不出现多余的和不恰当的词语，以使自己的文句更明确、精炼。

3．收文登记的形式分为（　　）、联单式和卡片式。

【答案】簿册式

4．每份传阅的文书，都应由秘书人员在首页附上（　　）。

【答案】文书传阅单

【解析】每份传阅的文书，都应由秘书人员在首页附上“文书传阅单”。文书阅毕后，阅文者要在“文书传阅单”上签注姓名和日期。

五、主观题

1．商务文书工作的特性是什么？

答：商务文书工作的特性主要有：

（1）时限性

商务文书是为反映和解决商务活动中的现实问题而制发的，必须按照商务活动的重要性和严肃性，使对方能及时收知有关信息并作出妥当的安排，因此商务文书的时限性显得尤为重要。延误时间、错过机会，不仅会使商务文书失去应有的效用，成为一纸空文．而且会给实际工作带来一定的损失。

（2）机要性

文书工作是秘书的重要的基本性的工作。在商务工作中，秘书人员必然要接触大量的关键事务，如领导系统内部不宜公开或者暂时不宜公开的事项，甚至包括商业秘密。一旦泄露，往往给领导工作造成极大的被动，也会给单位或当事人造成一定的经济损失。所以，对于商务文书，企业单位一般都会制定文书处理制度，秘书不但要自身做到严格保密，还要按照规范的程序进行保管和处理。

（3）规范性

文书管理工作具有琐碎、复杂、涉及人多、涉及面广的特点，所以商务文书必须具有明确的意义表达，这就要求在名称、种类、适用范围、标印格式、处理程序等方面实行统一的规范和标准。

2．简述商务文书工作的原则。

答：在处理文书工作时，必须准确、及时、安全，加强集中统一管理，坚持按要求和规定进行。商务文书工作的原则具体表现为：

（1）及时

文书是记载和传递管理信息的载体，同时又是实施管理的重要工具，其运转的时效如何，直接影响领导工作乃至整个单位的工作效率。只有迅速地完成文书处理的所有程序和环节，才能及时解决现实工作中的问题，发挥文书在现代管理的作用。

（2）准确

准确是文书有效传递信息的基本保证。没有准确，及时也就毫无意义，甚至还会产生负面效果。文书工作只有既迅速又准确，才能体现其既定效用。准确性必须落实到文书工作的每一个具体环节。文书工作中任何一个细小的差错，都会影响文书运行的质量和效率。

（3）安全

文书处理工作是以文书的安全为前提的。没有安全保障，轻则造成秘书的无效劳动，重则产生经济方面的严重后果。文书处理的安全包括信息安全和物质安全两个方面。其中，信息安全是指要确保文书中的秘密信息不泄漏、不失密，为此必须建立严格的保密制度，采取切实的保密措施；物质安全是指要维护好文书的质地，避免各种因素的破坏，延长文书的使用寿命，为文书发挥作用打好基础。

（4）精简

精简是现代文书管理的要求。精简，从根上说就是要尽可能消除管理信息的冗长。对于领导人而言，要克服官僚主义、形式主义和文牍主义，反对把制发文件当作开展工作的惟一手段，避免不必要的行文。对于秘书人员来说，要实事求是，注重实效，严格把好行文关、审核关，杜绝滥送、滥发、滥报的倾向。

（5）高效

文书工作的高效表现在以下三个方面：①在坚持准确性的前提下，做到文书的格式简化、文字简要、篇幅简短，以提高书写、输入、打印、阅读以及将来档案管理的效率；②在规范的基础上，尽可能减少多余重复的处理环节，缩短文书运转的周期，提高文书工作的效率；③通过科学、合理、动态的配置，使文书工作的组织形式、责任分工、人员组合始终保持最佳状态，从而在根本上确保文书处理工作的高效性。

（6）统一

统一是保证文书制作的质量、提高文书工作效率、克服文牍主义的重要手段。文书工作的统一性原则，一是要求统一标准，要在单位内部实行文书名称、适用范围、标印格式、行文规则及其技术规范的统一化和标准化，防止各自为政。二是要求统一管理，秘书部门是文书工作的管理机构，主管本单位的文书处理工作。秘书部门也应当配备专职人员负责文书处理工作，尤其是必须统一负责一些关键性的文书处理环节，如收发、登记、分文、拟办、审核、用印等。

3．您是宏远公司行政秘书陆米，下面是行政经理苏明需要您完成的任务。[2014年12月真题]

答：拟定会议通知如下：

4．您是宏远公司行政秘书陆米，下面是行政经理苏明需要您完成的任务。[2014年5月真题]

答：卡片式会议通知如下：

5．指出下列邀请函的错误之处。[2013年12月真题]

******大学：

根据省委宣传部的统一部署，我厅将举办“迎新年大型歌会”，并由省电视台等单位负责承办。歌会定于12月25日下午，在****室外演出并现场直播。今正式向贵单位发出参加活动邀请函。请将回执填好并传真给省电视台节目编导组。具体事宜与编导组联系。

二○一三年十二月七日

答：上述邀请函的错误之处有：

（1）缺少邀请单位；

（2）缺少邀请单位公章；

（3）缺少联系电话；

（4）缺少联系人员名字；

（5）缺少结尾敬语；

（6）缺少标题。

6．请找出该文存在的问题并改正。[2013年6月真题]

**饮食连锁店城北分店关于申请购置一台早点售货车的请示

因我店地处郊区，位置偏僻，营业状况逐年下降。为了改变这种情况，我分店拟购置一台早点售货车。

以上请示妥否，请审阅。

　  二零一三年四月十五日

答：文章存在问题及改正：

（1）标题去掉“申请”；

（2）该文缺少主送单位；

（3）该文结尾应改为“以上请示，妥否，请批复”；

（4）该文应注明签发人、会签人的姓名。

7．您是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要您完成的任务。[2009年5月真题]

答：备忘录撰写如下所示：

8．您是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要您完成的任务。[2007年5月真题]

答：商务文书工作是指相关单位在使用文书，处理日常事务的活动中，围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档进行的一系列衔接有序的工作。商务文书工作的主要内容有：

（1）文书的制作

文书工作的对象是文书，而文书只有被制作出来，才能进入运转阶段。因此，文书处理的首要任务就是制作文书。文书的制作包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、盖章等环节。

（2）文书的传递

文书形成后，除了存本和定稿直接归卷保存外，其他文书文本都要进行传递、运转。广义上的文书传递，包括文书处理程序中每道环节之间的交割，如职能部门拟稿后交由秘书部门统一审核，秘书部门审核后交由领导人签发等，每个环节都有一个传递过程。

（3）文书的办理

文书是为了推动现实工作而制发的，具有突出的现实性。文书的办理包括签收、拆封、登记、分文、拟办、批办、传阅、承办和催办等环节。其中，承办是核心，其他环节都是围绕承办而展开的。

（4）文书的管理

文书的处理工作是一个动态的过程。文书在处理过程中会受到来自各种因素的干扰，致使文书运行停滞、物质灭失、信息泄密，因此必须从静态和动态两个方面加强对文书的管理，以保证其准确、高效、安全运行。文书管理包括签收、登记、借阅、翻印、整理、平时归卷以及在文书的质量、数量、时效、安全等方面的管理。

（5）文书的立卷归档或销毁

文书具有历史的凭据和参考作用，因此，在其运行完毕后，应择其具有保存价值的部分，按一定的方法和要求立卷归档，以供查考、研究和利用。没有保存价值的文书则按一定程序予以销毁。