商务技巧2：根据重要程度而不是紧急程度来确定工作的优先级

你的“大石头”是什么

接下来笔者将介绍确定工作优先级的方法。

能完成工作却无法做到井然有序的人有一个共通点。即他们总是看起来工作繁忙。在这些人中，有人因长时间工作而取得业绩并被肯定从而成为管理者，于是他产生了必须长时间工作的连锁反应。他的成功模式就是进行长时间工作。其结果是他所管理部门的下属也常常很忙碌，部门员工长时间地工作成为常态。

他们的工作标准，也就是确定优先级的标准是什么呢？不管本人是否意识到，他们确定工作优先级的标准就是工作的紧急程度，例如，这件事必须今天做或这件事要在明天之前完成。

对于以紧急程度为标准来确定工作优先级的人来说，即使建议他们停下手上的工作来重新设定工作的优先级，也没有意义。他们的回答肯定是：“因为这项工作必须在明天之前完成，所以我无法轻易说出重新设定优先级之类的话。”

于是，这个人（或者这个公司）在下周、下个月，极端情况下甚至下一年都被工作追赶着度日，而且他们还在为自己的忙碌感到些许得意。

除非他们被公司勒令改变长时间工作的状态或者有人因为过劳而病倒，否则这种模式不会改变。

你或是你的公司情况如何呢？

其实笔者在进入公司的前几年也是这样。

除紧急程度之外，你可以用什么标准确定工作的优先级呢？

用“大石头”填满日程表

思考这个问题的有效方法是用富兰克林·柯维博士提出的“7个习惯”，它曾在日本商业界掀起一股热潮。笔者想应该有很多人听说过“7个习惯”。柯维博士说：“把工作按紧急程度和重要程度两个维度分成4类，然后把紧急程度低而重要程度高的工作优先列入日程表。”

柯维博士把这种紧急程度低而重要程度高的工作称为“大石头”，他建议人们“用大石头填满日程表”。

按照一般的思维，人们也许会想：“重要程度高的工作优先级高，这点可以理解，但是紧急程度高的工作优先级不是应该也高吗？”笔者最初也是这么想的。然而，重要程度和紧急程度都高的工作不是柯维博士所说的“大石头”。

这一点你可以通过下文的例子来理解。

考虑到全球化进程不断加快，中国正在迅速发展，想要学习英语和汉语的人应该不少。可以说现在的人们意识到了这一点，但其实早在几年前就有人产生了这种想法。

然而，就算人们有学习语言的意识，如果当前的工作中没有直接使用英语或汉语的场合，那么没有多少人会真正开始学习。其结果会怎么样呢？多年后的今天，人们的英语和汉语水平依然没有达到在商务场合中熟练使用的程度。只要这个习惯不变，明年、后年也会呈现同样的结果。

这个例子真是讽刺。

这就是柯维博士所说的“大石头”，即重要程度高而紧急程度低的工作。如果人们多年前就开始接受一周1～2次的语言课程，那么如今会怎么样呢？人们到现在肯定已经能熟练掌握英语或汉语了。

“大石头”式思考方式在商务领域之外也很有效

把“大石头”式思考方式运用在实际工作中也一样。

虽然不是今天必须做的事，但是参加学习、培训，还有建立人际关系等都是人们在提前为自己的将来做准备。针对重要客户进行关于你公司的满意度调查也是如此。

从短期来看，明天前完成必需的工作对于你来说是极其重要的。但是，只做明天之前必须完成的工作，这种不合理的工作分配方式是笔者想提醒大家应该解决的问题。

因此，培养商务技巧1中介绍的“不做已经决定不做的事”这个习惯很重要。同时，其前提是如何确定正确的工作优先级，可以参考本章中的“大石头”式思考方式。这一思考方式不仅适用于商务领域，在确定各种事物的优先级时，也是十分值得借鉴的。

因此，笔者在思考自己的日程表时会更加用心。

笔者会尽力忽视某件事的紧急程度。在日常生活中人们容易在不知不觉中养成按照紧急程度来决定做事顺序的习惯。因此，请你鼓起勇气，尝试只根据重要程度这一标准进行思考。

如果从投资回报率的角度来解释，这是一种通过获得更多回报来提高投资回报率的方法。

对笔者来说“大石头”有三种：一是通过阅读不断输入；二是经常去健身房以保持健康的体魄；三是花时间维系和家人、朋友的感情。你的“大石头”是什么呢？