项目2 通知与通报

任务2-1 通知写作

知识目标

1.了解通知的概念、特点和类型

2.理解通知的写作要求

3.掌握通知的结构形式和写作方法

技能目标

1.掌握各类通知的写作技能

2.根据给定材料能写格式规范、事项明确、语言简洁的各类通知

【项目任务背景】

根据 “项目1-任务1-1” 的 【项目任务背景A】 和 【项目任务背景B】 提供的材料，代广州××贸易总公司要求办公室主任助理黄××写一篇会议通知。

一、任务分析

（1） 根据 “项目1-任务1-1” 的 【项目任务背景A】 和 【项目任务背景B】 提供的材料，代广州××贸易总公司办公室主任助理黄××写一篇公文——会议通知。

（2） 要完成写作任务，必须对下列两个问题进行认真分析：

①如何进行构思？要考虑公文会议通知的标题、主送机关、正文、署名、成文日期和印章等内容。

②公文会议通知应采用何种公文格式行文？

二、范文借鉴

（一） 范文

广州××集团总公司关于召开2013年年会的通知

各分公司、车间，总公司直属各部门：

新年伊始，万象更新。在即将过去的2013年我司取得了可喜的成绩，为了总结经验、找出差距、制订总公司2014年的工作计划，经总公司董事会扩大会议研究，决定召开 “广州××集团总公司2013年年会”。现将会议有关事项通知如下：

一、会议议题

1.各分公司负责人向总公司汇报2013年的工作情况。

2.总公司总裁兼首席执行官霍华德××作 《广州××集团总公司2013年工作报告》。

3.与会人员对 《广州××集团总公司2013年工作报告》 进行审议并表决。

4.讨论制订 《广州××集团2014年的工作计划》。

二、会议时间与地点

（一） 会议时间

2013年12月28日 （星期六） 上午10：00至2013年12月30日 （星期一） 下午5：30，会期3天。

（二） 会议地点

广州迎宾馆四楼A会议室

三、会议报到时间与地点

（一） 会议报到时间

2013年12月28日 （星期六） 上午8：30～9：30

（二） 会议报到地点

广州迎宾馆主楼一楼大厅

四、与会人员

总公司董事会全体成员，各分公司、各车间、总公司直属部门负责人

五、其他事项

1.要求各分公司负责人认真做好本分公司2013年的工作总结，工作总结电子版于12 月26 日下午3：00前发至总经办邮箱 （E-mail：gzygzjb@126.com）。

2.接到通知后，请与会人员安排好本部门工作。

3.会议提供免费食宿。

4.联系方式。

联系人：李××联系电话：020-6123××××。

希望与会人员按照通知的要求，做好有关工作，依时参加会议。

特此通知。

附件：广州××集团总公司2013年年会日程表

广州××集团总公司 （印章）

2013年12月22日

（二） 评析

这是一篇会议通知公文，有以下几点值得借鉴：

（1） 标题正确。公文标题采用完整式标题，包括发文机关名称、事由和文种。

（2） 主送机关书写规范。

（3） 正文结构完整。包括前言、主题和结尾。

（4） 通知内容明确、具体、周到。

（5） 署名、成文日期书写正确。

三、知识支撑

（一） 通知的概念

通知是用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员等的公务文书。通知属于下行文。

（二） 通知的类型

（1） 批转性通知，指上级机关采用了下级机关呈报的公文，并将下级机关的公文加上批语再下发给有关下级机关要求执行的通知。

（2） 转发性通知，指将上级机关或不相隶属机关的公文加上批语再下发给有关下级机关要求执行的通知。

（3） 印发性通知，指将本机关的公文加上批语再下发给有关下级机关要求执行的通知。

（4） 事项性通知，指传达事情或布置工作的通知。

（5） 会议通知，指告知有关单位或人员参加会议的通知。

（6） 任免通知，指任命或免除干部职务的通知。

（三） 通知的特点

（1） 应用范围广。通知既可用于布置工作、传达重要指示，也可以用于告知各类事项。

（2） 使用频率高。通知是行政公文中使用频率最高的文种。

（3） 时效性很强。通知有明显的时效要求，办理的事项必须在规定的时间内完成。

四、技能演练

从 “项目1-任务2-1” 开始，“技能演练” 只讲解公文的主体部分，包括结构、写法和写作要求等写作技能，版头和版记部分不讲，以下同。

（一） 通知的结构形式

本任务以事项性通知的结构形式为例。

标题+主送机关+正文+附件+署名+成文日期+印章

（二） 通知的写作方法

1.标题

通知的标题一般有完整式标题和省略式标题两类。（1） 完整式标题。

格式：发文机关名称+介词 （关于）+事由+文种 （通知）

范例：广东××物流有限公司关于实施目标管理的通知

（2） 省略式标题

格式：介词 （关于）+事由+文种 （通知）

范例：关于实施目标管理的通知

2.主送机关

主送机关就是文件的发送对象，即文件的承办、执行机关。主送机关可以是一个，也可以是几个。如果主送机关多应使用泛称。主送机关的形式有如下几种：

（1） 单称式。

范例1：“广东省人民政府：” （全称）

范例2：“省财政厅：” （规范简称）

（2） 平级泛称。

范例1：“各省、自治区、直辖市人民政府：” （国务院发文）

范例2：“各部、室、中心：” （公司发文）

范例3：“各系、部、处 （室）：” （大学发文）

（3） 递降泛称。

范例1：“各市、区、县 （自治县）、镇 （乡） 人民政府：” （省人民政府发文）

范例2：“各分公司、生产车间：” （公司发文）

（4） 混合泛称。

范例1：“各市、区、县 （自治县）、镇 （乡） 人民政府，省府直属各部门：” （省人民政府发文）

范例2：“各分公司、生产车间，总公司直属各部门：” （公司发文）

3.正文

通知的正文一般由开头、主体和结尾三部分组成。但不同类型的通知，其主体部分的写法有所不同。下面以事项性通知为例加以说明。

（1） 通知的开头主要写通知的缘由、目的、意义等。缘由一是上级或本单位领导的指示；二是客观情况的需要。

通知开头惯用格式：“为 （为了）……，根据……，经……研究，决定……。现将有关事项通知如下：”

（2） 通知的主体部分。

写具体事项。不同类型的通知，其主体部分的写法有所不同。下面以事项性通知为例加以说明。

事项性通知，又可分布置工作通知和传达事项通知两大类。

①布置工作的通知。

主体部分要分项写明具体的工作任务和完成任务的要求。

②传达事项性通知。

涉及的事项主要是：企业的更名、迁址，机构的成立，撤销，公章的启用、废止等。写作内容的多少，须根据传达事项的具体情况而定。一般来说，交代清楚知照事项即可。

③通知的结尾部分。

写执行要求或希望，常用 “特此通知” 等惯用语作结尾。

4.附件

通知如有附件则置于正文的下一行，右空两个字写 “附件” 的字样。批转、转发、印发性通知和会议通知一般应有附件，如会议通知的附件有 “会议日程安排表” 等。“附件” 的写法见 “公文格式中的有关说明”，下同。

5.署名

写上发文机关的名称。

6.成文日期

正文结束之后用阿拉伯数字标注成文日期。成文日期的右边空四个字。

7.印章

加盖公章时应做到：上不压正文，下不压底线，骑年盖月，端正清晰。

（三） 通知的写作要求

（1） 明确用途，采用与之相应的写法。通知使用频率很高，应用范围广泛，不同场合写作方法各有不同。因此，写作时必须首先明确其用途，然后才能有针对性地选择与之相适应的写法进行写作。

（2） 通知事项的表述要条理清楚、明确具体、便于理解和执行。通知事项的表述是写作的重点，告知有关事项的信息是所有通知的共同点。单纯知照性信息的表达要求完整、准确、具体。布置工作类的信息因为内容较为复杂，又需要办理和执行，因此，在表达上需要有条理地分条列款，明白无误地提出工作任务、措施和要求，便于受文单位具体操作。

五、病文诊治

（一） 病文

通知

公司各部门负责人和全体员工：

出现安全事故谁都不想，但是，我司市场营销部昨天晚上发生火灾，烧掉了许多客户的资料和多台电脑，给公司造成了严重的损失，还好没有烧死人。为了 “杀鸡儆猴”，杜绝此类事故的再次发生，公司要召开一次 “防火会议”，下面是开会的有关事情。

一、开会的时间和地点：下个星期一下午在公司会议室举行。

二、开会要解决的问题：对火灾事故的发生要负领导责任，要对直接责任的人进行处理。加强管理制度，提高防火安全意识。

三、公司员工都要参加会议，不参加会议的人扣发当月奖金。

广东××贸易有限公司防火安全检查组 （印章）

2013年9月6日

（二） 诊治

这一篇会议通知公文，存在如下毛病：

（1） 标题不正确。公文的标题除 “公告和通告” 外，不能单用文种做标题。应改为：广东××贸易有限公司关于召开防火安全工作会议的通知或关于召开防火安全工作会议的通知。

（2） 主送机关不正确。主送机关语言表达不符合逻辑，“全体员工” 包括了 “部门负责人”；公文主送机关应为有关部门，而不是个人。应改为：公司各部门。

（3） 正文语言表达欠妥。缘由部分应当使用目的句和过渡句；正文语言过于口语化，应使用书面语；有些句子有语病；会议名称不完整，应改为 “防火安全工作会议”。

（4） 缺少结束语。正文下应写上 “特此通知”。

（5） 会议时间与地点不具体。会议时间要具体到时分，地点要具体到楼层和门牌号。

（6） 发文机关不对。不能以 “防火安全检查组” 的名义行文，违背公文行文规则规定的权限，应改用公司的名义行文。

六、相关知识拓展

（一） 会议通知

1.会议通知的结构形式

标题+主送机关+正文+附件+署名+成文日期+印章

2.会议通知的写作方法

（1） 标题。会议通知标题的写法与事项性通知相同。

（2） 主送机关。与事项性通知相同。

（3） 正文。会议通知的正文一般由开头、主体和结尾三部分组成。

开头应当写明召开会议的原因、目的 （或意义）、名称等，惯用格式：“为 （为了）……，根据……，经……研究，决定……。现将会议有关事项通知如下：”

主体部分应分项写明会议议题、开会时间与地点、报到时间与地点、出席人员、需准备的材料、联系方式等。会期较长、与会人员较远的大型会议，还要写明预订飞机票、车船票的有关事项。

结尾常用 “特此通知” 作结。

（4） 附件。一般是会议议程表、会议日程表等。如：广州阳光集团总公司2012 年年会日程表。

（5） 署名。与事项性通知写法相同。

（6） 成文日期。与事项性通知写法相同。

（7） 印章。与事项性通知盖印方法相同。

3.会议通知的写作要求

（1） 会议内容，具体明确。具体，是指开会与报到的时间要写到午别和时分、开会与报到的地点要写到楼号和门牌号码；明确，是指开会的时间、地点、要求等要明确。

（2） 会议安排，科学周到。会议议程安排要科学。与会人员要知道事项或需要与会人员配合事情不能遗漏，拟写要详细周到。

（3） 语言简洁，用词得体。

（4） 条理清楚，层次分明。

4.批转、转发、印发性通知的主体示例

这类通知的正文一般只有一段话。主要包括三个层次：一是批语；二是写批转、转发或印发的规章或文件名称；三是提出要求。这类通知的主体部分样板如下：

（1） 批转性通知。

广东德诚机电制造总公司批转肇庆分公司

关于实施 “5S” 管理方案的通知

各分公司、中心、部，总公司直属各部门：

总公司同意肇庆分公司提出的 《关于实施 “5S” 管理的方案》，现转发给你们，请认真贯彻执行。附件：肇庆分公司关于实施 “5S” 管理的方案

广东德诚机电制造总公司

2014年1月2日

点评：

本通知是批转通知。请注意批转通知的标题是四个元素：发文机关名称、事由、原发文机关名称、文种。标题中出现 “批转” 字样。

批转通知的正文的写作顺序是先 “批” 后 “转”，先写批语 “同意”，再写 “转发”给下级机关，最后提出执行的要求。

批转的文件大多数是公文，也有事务文书，如计划、总结、调查报告、方案等。（2） 转发性通知。

广东××药品总公司转发广东省食品药品监督管理局关于加强药品安全监督管理意见的通知

各分公司、中心、部，总公司直属各部门：

现将 《广东省食品药品监督管理局关于加强药品安全监督管理的意见》 转发给你们，请结合本单位实际认真贯彻执行。

附件：广东省食品药品监督管理局关于加强药品安全监督管理的意见

广东××药品总公司

2013年10月28日

点评：

本通知是转发通知。请注意批转通知与转发通知的区别：本例文是转发上级主管机关的文件，发文机关不具有 “批” 的权限，只能 “转发”；本文标题中出现 “转发” 字样。

转发通知既可以转发上级机关的文件，也可以转发不相隶属机关的文件。

转发的文件大多数是公文，也有事务文书，如计划、总结、调查报告、方案等。

（3） 印发性通知。

广东××家用电器总公司印发关于开拓农村家电市场意见的通知

各事业部、分公司，总公司直属各部门：

目前，广东省农村电网改造全面展开，农户用电难的问题将得到缓解，农村家电市场将进一步发展。根据广东农村家电市场发展的形势，我司制定了 《关于开拓农村家电市场的意见》，已经公司董事扩大会议讨论通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。

附件：关于开拓农村家电市场的意见

广东××家用电器总公司

2013年12月28日

点评：

本通知是印发通知。印发通知的标题一般由三个元素组成，即发文机关名称、事由、文种。标题中出现 “印发” 字样。

印发的文件大多数是公文，也有事务文书，如计划、总结、调查报告、方案等。（4） 任免通知。

写法比较简单，开头用一句 “经×××××会议研究决定：” 然后转段写上任免人员的姓名和职务即可。

广东××护肤品有限责任公司关于蓝××等同志的任免通知

各部门、各车间：

经公司办公会议研究决定：

任命蓝××同志为行政总监，任期3年，免去其人力资源部部长职务。

任命崔××同志为财务总监，任期3年，免去其财务部部长职务。

任命袁××同志为人力资源部部长，任期3年，免去其销售部副部长职务。

任命王××同志为财务部部长，任期3年。

任命谢××同志为销售部副部长，任期3年。

特此通知。

广东××护肤品有限责任公司

2013年12月18日

七、模拟写作实训

（一） 实训任务

根据 “项目1-任务1-1” 的 【项目任务背景A】 和 【项目任务背景B】 提供的材料，代广州××贸易总公司写一篇公文——会议通知。

（二） 实训要求

（1） 按下行文文件格式制作标准公文，包括版头、主体和版记。

（2） 版面尺寸定位准确。

（3） 格式要素选用合理。

（4） 发文字号编立正确。

（5） 字体字号选用正确。

（6） 正文内容做到具体、明确、周到。

（7） 语言简洁，用词得体。

（8） 条理清楚，层次分明。