CHAPTER. 1
日程表是你与自己的约定

先明确一件事：日程表是一切的基础。

一周工作中，计划总是赶不上变化。你需要一个永远值得信赖的依靠，能把你从一团忙乱中解救出来。日程表就是这个依靠。

虽然我很喜欢尝试新工具，但最后总会回归到我信任的日程表上。多年来，日程表对我的工作大有裨益，不仅用于记录重要安排，还让我一周的工作更有章法。可以说，日程表是我一周工作的基石：无论出现怎样的情况，它总会告诉我什么才最重要。我不再纠结于“今天要先做什么”，因为可以直接查看日程表。

想让日程表对你有帮助，那就要及时更新。想要日程表如磐石般可靠？再也不想错过关键节点或重要会面？那就从现在起，做日程表让你做的事，就这么简单。如果你把不打算做的事也写在日程表上了，那现在就删掉，别手软。那些你从不参加的例会？删。总被你无视的旧的记账通知？删。

重新开始，日程表上只写你一定会做的事。

喜欢日程表的四个理由

1.日程表能防止自我透支

日程表空间有限，不可能什么都往上写。想象一下：如果一天不止24小时，所有的待办事项通通都可以写进日程表，那将会如何？日程表的闪光点就是有限，以此防止你自我透支。

你可能已经把重要事项写进日程表了，但每天的日常工作呢？大多数人都懒得把自己的日常工作写进日程表中，但如果写上去，你就会对自己真实的工作量一目了然，知道何时已经饱和。这样你就不会再大包大揽，更容易拒绝做某些事。

更重要的是，出现激动人心的机会时，你能有底气地说出“我可以！”因为你非常确切地知道时间能否安排得过来。

2.日程表就像导航系统

导航系统不仅能告诉你从A点到B点的路线，还能帮你解决很多问题：路况如何，想给汽车加油时怎样去最近的加油站……你只要好好看路就行了。

导航之所以方便，就是因为你只要按它说的做就可以，无须关注其他。如此一来，一切就都简单化了，对吧？

你手机里肯定有日程表，那何不将这个熟悉的工具充分利用起来呢？无须再用其他App或插件，日程表就能助你多成事、少忙乱。

3.日程表记录了你的时间分配

将日常工作写在日程表中，你会习惯提前预估任务用时。毕竟，如果你无法预估给新客户做调研、准备汇报或拟定报价要花一小时还是两小时，就很难做好时间规划。一旦完成一项任务，你马上就知道预估的时间是多了还是少了。有了这种直接反馈，以后做时间规划就能更精确。另一个好处：做好时间预估、按时交付，能助你取得老板、同事、客户的信任。

4.日程表应当公开

现在，大多数公司都让员工共享日程表，这样大家就知道彼此什么时候有空。如果你们公司也是如此，那就更有理由提前做好每天、每周的计划了，这样上司和同事就能看到你的工作内容，这对于远程工作来说更是非常有帮助。

这么做最大的好处就是：你的同事不会想当然地觉得你随时有空。

让每个工作日都井然有序

好，理论够多了，开始行动吧！现在，按照以下6个步骤来用日程表做计划。切记，只安排最重要的事项。不知道最重要的事项是什么？别着急，往下看，你慢慢就会找到。

1.选择好用的日程表

选择一个你喜欢的电子日程表，要确保能在你所有的电子设备（包括个人电脑、智能手机、办公电脑、平板电脑或任何其他你用于办公的设备）上打开它。

纸质日程表或许也凑合，但我不太喜欢，因为功能太单一，没法给你发送提醒，也无法轻易地与他人共享。而且，计划赶不上变化，用纸质日程表难免涂涂改改。

2.在日程表上注明所有会议

需要最先放进日程表里的是你前一周和他人约好要开的会议。记得检查一遍，确保没有遗漏。如果会议地点不在公司，则要在日程表上写明会议地点及相关细节。

3.明确会议的结束时间

安排会议时有一个要明确的重要细节——这场会议几点结束。在下一步中，我会告诉你为什么这点很重要，现在先不细谈。如果根据你过往的经历，知道和某些人开会总是会超时，就把这一点也考虑进去，重点就是要贴近实际情况。

4.发送邀请给与会人员

我做会议安排时，会特地给与会人员发邀请。很多电子日程表都有邮件发送功能，只需添加与会人员的邮箱即可。这样，他们也可以直接看到会议的具体内容。我推荐这种做法的另一个原因就是，这会促使你去考虑会议时长，更加珍视他人的时间。比如，我想约一位客户喝咖啡，显然，让对方腾出两小时也太难为人了。那么一小时如何？或者，干脆只要简短美好的半小时？在日程表里安排好开始和结束时间，能让对方对会面有个心理预期。有时，我会让对方给我发邀请，这其实是在礼貌地向对方传达讯息：“这次会面的时长由您来定。”

5.出行、准备及会后时间

别忘了考虑花在路上的时间。出行会占用日程表中一大块时间，却很容易被忽视。解决方法是在制订计划时，养成考虑出行时间的习惯。

也别忘了考虑准备会议的时间。要问问自己：为确保会议顺利进行，我要做什么？你可以用下列清单来理清思路：

• 到达会议地点要花多长时间？
• 准备这场会议要多长时间？
• 是否可以当天准备？还是需要提前？
• 是否有材料需要提前发给与会人员？
• 是否有东西需要提前预订或购买？
• 目前是否能预测会议成果并为之做出计划？是否应该为做计划留出时间？

你可以在日程表中单独列出会议准备时间、出行时间及会后安排。以下表为例，表上的会议准备都是我在当天进行的，多数情况下可行。

我一眼就能看到，这一天几乎被三场会议挤得满满的，但仍有足够时间能确保准备充分、准时到场、梳理团队会议的讨论要点，并迅速展开之后的头脑风暴。

6.用日程表安排重要工作

这是最后一步，将会议之外的工作内容加入日程表中。这里的“工作内容”指的是你日常最重要的工作，安排好这些，会让你的日程表发挥巨大作用。

打个比方，想想你是怎么花钱的。我们往往在花大钱时会很慎重，评估多次才决定这笔钱是否值得花。但是对于时间，我们却随意得多，有时大段珍贵的时光就像流沙一般从我们指尖流走。

请回想你上一次度假，出发前的那周是否效率比平常高出很多？因为那是最后一周，是你把邮件的自动回复改成休假模式、关掉电脑去享受清闲前的一周，之后你便没有时间工作了。于是你有了一个不容变更的截止时间，也就能清晰地知道当周结束前要做到什么。一种良性的压力转化成了动力，你的想法变得黑白分明：什么才是关键的？从时间上看什么可行？什么不切实际？你必须严格制订计划，找出优先事项，因此出发度假前的那周效率和产出最高（本书有一章专门介绍如何安排度假前的工作）。

所以，关键在于要根据你需要或想要做的某项工作的具体时间要求，在日程表上进行安排。这个方法会迫使你在给定的一周中，衡量什么要做，什么绝对不要做。记住我在本章开篇说的话：日程表是基石。你要用它来安排与自己的约定。只要是写在日程表上的，就必须写到做到。因此在决定这周要做什么时，需谨慎选择！

决定日程表上安排的事项，我遵循的是“30分钟规则”——需要花费30分钟以上才能完成的事项，或非常紧急的事项，都要写在日程表上，以免忽略。不符合这条规则的事项则会写在待办清单中。

所以这周日程表上要写什么呢？从这里开始有了一些难度。你可能很清楚这周的大方向，但要排出周三、周四上午的具体行程，很容易让人不知所措。面对这么多任务，你会很想干脆什么也不管，凭感觉安排就行了，但这恰恰无益于你完成本周的重要任务。因为单从感觉上说，没人喜欢逼自己做一项复杂却重要的事，所以你很可能会逃避，转而去关注别的事情，但那件事压根儿就不值得你付出那么多精力。

为了帮助你在结束每周的工作后，都有像度假前一周那样的满足感，我建议你使用下面三个过滤器找出每周的重要工作（只可惜不能每周工作后都奖励自己去度假）。

用“过滤器”做减法去激发行动

每个人每天都有大量工作要做，如果没有上下班时间，我们甚至能无限制地工作下去。所以，从海量任务中过滤出真正重要的工作是非常关键的。下面介绍三种能够帮助你的“过滤器”。

1.先找优先事项

一旦清楚自己的优先事项是什么，就容易决定如何分配时间了：你要做的就是填空，即在日程表上填好各个优先事项，然后确认下一步要为这些事情做什么。做到这一点，你会惊讶地发现自己竟然可以完成好多事。

如何明确自己的优先事项是什么呢？最好的方法是看看你的职责所在。下面的清单可以帮你快速明确自己的工作职责：

• 岗位描述或责任
• 所在公司、部门或团队的目标
• 上级交办的重点任务
• 绩效评估
• 向经理或团队汇报时常出现的条目
• 当下的主要项目

举个例子，假设你是街角咖啡店的店长，那么根据上面的清单，你可以得出：

• 基于门店新的季度目标：负责将每日销售额提高3%。
• 基于岗位描述：打造一个友善靠谱的咖啡师团队，为产品质量负最终责任。
• 基于绩效评估：创新日常运营活动，降低员工离职率。

这些职责决定了你的优先事项。但开始工作前，要将优先事项转化为具体任务。针对每条事项，要取得进展，可以先从哪些小事做起？作为咖啡店店长，你可以：

• 复盘上月数据，找到增长突破点。
• 浏览最近收到的工作申请，物色合适的新员工。
• 头脑风暴，找出能让门店脱颖而出的创意。
• 多花时间和员工进行一对一交流，及时察觉员工的不满情绪。
• 安排团建活动或团队会议，提升士气，留住人才。
• 安排与潜在供应商会面，增加咖啡豆品类。

除了这些重要任务，作为店长，还要处理许多日常事务：

• 邮箱里还有38封邮件等你回复。
• 大家抱怨厨房冰箱关不上。
• 牛奶不够用，员工已经抱怨过好几次了。
• 店里忙成一锅粥，却有一名员工旷工。
• 昨天就该完成下周的排班表了。
• ……

相信我，不只你一个人觉得杂事多如牛毛。光是每天等着处理的大小事项，就足以让你晕头转向了，这点完全能理解。在上述例子中，店长手上的任务也已过多，虽然其中有不少事情亟待处理，但一周时间显然不可能完成所有任务（别忘了，这可是度假前的一周）。因此，我们需要有所选择。

2.再平衡紧急与重要事项

第二个“过滤器”是艾森豪威尔矩阵。艾森豪威尔总统曾说：“我有两类问题，一类紧急，一类重要。紧急的不重要，重要的不紧急。”艾森豪威尔矩阵这个概念由此而来。这是一件简单但绝妙的工具，能有效地把重要任务与紧急任务区分开来。该矩阵有两条轴线。纵轴代表一项任务的重要性，横轴则代表紧急程度。任何一件事情都可以被放进两轴形成的四个象限中，如下图所示。

第一类，重要且紧急。这类事项要马上处理，比如，有严格截止时间的紧急问题或项目。回到刚刚咖啡店的例子：员工旷工是一个重要且紧急的问题。这样的警报一旦响起，该事项就属于第一象限。

第二类，重要但不紧急。这类事项就算推迟一两周处理也无伤大雅，但是不能拖太久，因为它们都具有长远意义。其中包括：战略规划、团队流程改进、客户关系维护及自我提升。仍然使用咖啡店的例子：总部出台的最新绩效评估方案给店长提出了增强产品创意性方面的要求，这项要求绝非紧急，但非常重要。怎样识别重要但不紧急的任务？你可以问自己：如果我置之不理，过三五个月之后是否会遇到麻烦？若答案是肯定的，那该任务就是重要但不紧急的。若答案是否定的，则该任务既不重要也不紧急。

第三类，紧急但不重要。该象限中的事项长期看来并不会产生什么影响，但当下必须要投入精力来处理。比如同事在最后一刻要你微调一份报告，在咖啡店的例子中就是牛奶快用完了。面对该象限中的任务，需要思考其是否真的紧急。别人来找我们时，我们往往会认为他们很着急，但实际上他们并不介意等上一天甚至一个星期。我发现很多时候都完全可以把这类事项推迟到最适合的时候做，只要告诉对方什么时候能完成就行。最好可以试着将该象限内的任务外包或交办给他人。如果你是自雇人士，这个方法可能行不通，那么我建议你规划一下工作时间，将这类紧急任务的影响降到最低。必要的话，可以每天都安排出一定的时间来“救火”。如此一来，就算别人有急事找你，你的一天也不会倏然溜走。

第四类，不重要且不紧急。可能的话，别处理这种事，因为对你没有任何帮助。此类事项其实随处可见：不停地刷新收件箱，参加毫无成效的会议……我敢肯定你还能举出很多类似的例子。偶尔有时间做做也无妨，但很多时候，这些只不过是你拖着不去做重要工作的借口而已。

总体而言，职场中的大部分人都把主要精力放在重要且紧急的事情上，没在做这类事情时，就去做紧急但长期看来并不重要的事。因为“紧急”总能刺激人的神经。

我知道，就算有了这些工具，有时也难免走回老路。比如最近，我准备制订下一季度计划。这件事很重要，能从根本上推动公司的发展。但我并没有静下心来做，反倒处理起新一轮邮件营销活动。虽然这个活动也很重要，但我完全可以请同事接手，或者将活动稍稍推迟一些。总而言之，我绝对可以专心制订季度计划。这种时候，有个好方法可以帮你意识到所做的事是不是真的重要：可以问问自己，这项工作能否助你晋升、涨薪、得奖，或至少让你在年底获得口头表扬？

在日程表上添加新事项前，想想这个事项属于艾森豪威尔矩阵的哪个象限。如果你是咖啡店店长，觉得自己门店的咖啡味道已经很好了，和潜在供应商会面并不会产生很大的影响，那么这件事就既不重要也不紧急，不值得花时间去做。当然，你可能还是会想去做，我也会这样，毕竟做了也不会有什么损失。小心，千万别掉入这样的陷阱！想要做成更多重要的事，就必须要放弃那些既不紧急也不重要的事。

好了，总结一下：写工作清单时，想想如何把更多的精力集中在第二象限的工作上（重要但不紧急），做到了，你就会创造更大的价值。接下来，仔细审视那些紧急但不重要的事，看看能否改换策略或交办给他人。最后，删掉那些既不重要也不紧急的事。

3.缩短清单

确定了自己的职责并明确了紧急重要程度，你或许已经跃跃欲试了。且慢！还早着呢。先拿出红笔，再过一遍这份工作安排。人类可不是生来就会做规划的。即便你信心满满，觉得下周绝对能够完成所有安排，也还是有可能把工作排得过满了。所以，你还要使用最后一个过滤器：缩短清单。

这周工作清单中一共有多少件任务？10件？30件？来，逼着自己缩减成2件到3件，哪怕5件大任务都太多了。我知道这不容易，但只有这么做，你才能诚实地面对真正重要的事情。这个策略可以有效地让你聚焦于最重要的事情。如果你做完了这2件或3件任务后还有时间，可以再增加新任务。再用一次咖啡店店长的例子：假设你决定这周要处理求职申请并组织团建，那就专心只做好这两件事，一定会取得真正的成效。

澳大利亚管理奇才彼得·德鲁克曾说：“定出优先事项，别超过2件。我没见过谁可以同时做好3件事。一次做1件或2件，就这样。”

因为如果你一次定了5个重点事项，那只能说明你压根儿就没弄懂什么叫重点。

以玩填字游戏的方式写日程表

会议安排和重要工作都已明确，下面要把这些安排都填进日程表里。这的确是一个大工程，别担心，有了前面说的那些过滤器，写日程表就像填字游戏。

在填写日程表时，牢记以下几点：

• 日程表上只安排花费半小时以上的事项，否则看起来会一团乱。不足半小时的写到待办清单中。
• 安排充足的时间，不要太匆忙。不过，明显只要半小时就能做完的任务，也别安排一小时的时间。
• 注意，别把工作时间都塞得满满的，尽可能留出20%的空闲时间。八小时工作制的话，每天要留出1.5小时到2小时。这样才有时间休息、处理偶发事件、回复紧急邮件，也给突发状况留出缓冲余地。
• 留出空闲时间或许很难，但非常必要，尤其是在你感到力不从心时。这些时间是完全属于你自己的，所以倘若有人塞给你一大堆无效的会议，那就直接拒绝，别觉得不好意思。
• 记录事项时，描述要清晰。比如，只写“项目计划”就太模糊了，要写成“完善总部翻新计划”。这样之后就不用浪费精力去回想到底要做什么，而是可以扫一眼日程表就直接开始工作。
• 为每个事项安排合适的时间和地点。问自己：这件事安排在早上是不是更好？是否要在办公室里做？那里是否有我需要的人力物力？

下面我用自己的日程表来做个例子。

一眼看上去，我的周计划似乎井然有序。我列出了所有的会面和会议，并为关键任务分配了整块时间。三件优先事项一目了然：周一下午的头脑风暴、周二上午的市场调研、周四全天的研讨会。但这张表其实还是忽略了一些问题：

• 周一的会议，我留出了准备时间，但其他会议呢？周二和经理的会面、周五的面试及两场内部会议，我并没有留出准备时间。
• 周二市场调研的准备工作都妥当了吗？我真的需要花三小时做调研吗？
• 周二在办公室还是别处和索菲亚会面？下午4点就要回到办公室处理行政工作是否现实？
• 周三和供应商的见面是否要提前做准备？
• 周四全天我要参加研讨会。上次研讨会布置的任务我都完成了吗？这次研讨会在哪里举行？
• 周五面试的应聘者我都了解吗？问题都准备好了吗？我单独进行面试还是和团队一起？
• 处理邮件一小时真的够用吗？需要延长时间吗？

在一周开始前，带着批判的目光审视自己的日程表，可以解救你于忙乱，让你游刃有余。你将在最佳条件下开展新任务，会惊讶于自己的高效。为了帮助你更好地开始，接下来和你分享一些让我受益良多的观点。

1.“管理者”和“创造者”的工作方式完全不同

保罗·格雷厄姆的一篇文章让我醍醐灌顶，明白了“管理者”和“创造者”之间的根本区别。格雷厄姆在创业领域声名赫赫，他成立了YC创投公司（Y Combinator），投资了爱彼迎（Airbnb）和多宝箱（Dropbox）等企业。他在文中谈到，一个创造者在会议与工作中不停地来回切换是非常消耗精力的。管理者习惯于任务切换，经常以小时甚至半小时为单位切分时间，但这样的快速切换对作家或程序员之类的创造者则行不通。创造者需要长时间集中注意力，想要一小时内就写好一段文字或搞定复杂代码并不现实。格雷厄姆指出，创造者最好以半天或全天为单位划分工作时间，哪怕只打扰半小时都会让他们的产出大大下降。那么，是不是一个人只能做这两类工作中的一类呢？当然不是。格雷厄姆指出，只有当这两类工作交叉安排时，才会出现问题。

我在工作中扮演的角色更接近于管理者。我总穿行于不同任务之间，但也学着每隔一段时间，就拿出大量精力来做创造性工作，如思考公司的未来。我会把这两类工作结合起来安排，比如用很多场一小时左右的会议填满至少半周的工作时间，但也留出半天或一天来做可以产生创造性想法的工作。我已经意识到这两类工作需要不同类型的专注及规划，所以能够事半功倍。这种意识也让我更加小心，不去打乱别人的工作计划。如果一个人已经启动了创造者模式，那和我开会就会大大浪费他的生产力。一个简单的解决方法就是选择不太会打扰对方安排的时间，如午餐前后，或下班前。如果你能看到对方的日程表，也可以约在一场会议开始前或结束后的空闲时段。

2.改变日程表的使用习惯

如果到目前为止，你规划工作的理念是“我希望本周可以做完这些事，如果做不完，反正还有下周”，那我的方法将带给你彻底的改变。你要信守这句新格言——日程表是基石，写在日程表上的事情就一定要做完。当然，刚开始可以给自己留出一些喘息空间，记住，宁愿少安排一些事项，也好过写进日程表却无法完成。这种方法会让你的工作有条不紊，等你体验到那种干净利落的感觉后，做周计划就会成为一件自然而然的事。

3.早上“先吃那只青蛙”

我们每天的时间和精力都有限，但只要将精力集中在“应该”做的事情上，一整天都会更轻松。

美国教育家博恩·崔西在《吃掉那只青蛙》一书中写到了这一点。这本书的书名借用了法国哲学家尼古拉斯·尚福特的一句话：“早上起来先吃掉一只活青蛙，这样今天就不会有比这还糟的事了。”换言之，从你最不喜欢、最反感的任务做起，不要一味拖延。

管理学家史蒂芬·柯维提出了一套完整的原则，叫作“要事先行”。他用了一个精彩的比喻来解释：如果你想往一个杯子里尽量多装石头和沙子，那么最有效的方式是先装石头后装沙子，石头代表重大工作，沙子代表其他你要做的事。

要想做成更多大事，就要把这些大事往前排，排在一周的开始、一天的开始，没有比这更简单的方法了。美国政治家本杰明·富兰克林用的也是类似的策略。每天早上，他都问自己同样一个问题：“今天我要做什么有意义的事？”这是开启一天工作的绝佳方式。

4.人不是机器

我曾以为只要意志力强大，就可以在任何时段把任何想做的事做好。很长一段时间里，我都固定在周四和周五下午做重要的创造性工作，效率不好不坏。后来，我发现了一个真正适合自己的方式——把创造性工作调整到一周开始的时候做，尤其安排在早上——于是工作质量直线上升。慢慢地，我还发现，有时候别人都下班了，我独自在办公室时灵感如泉涌。

我从这段经历中学到了什么？人不是机器，我们在特定时间和场所做特定工作的效果更佳。一旦找出自己什么时候适合做什么工作，你不仅能提高效率，还会更享受工作，从此不再艰难逆行，而是顺流直下。

我的老东家布兰道公司有一个“周二无会”政策。在周一例会后，所有人都已信息同步，准备开工，所以要在周二利用好这种状态，保持工作安排不被打扰，这样有助于在工作中取得切实进展。

5.日程表能帮助训练专注力

众所周知，力量训练可以强壮肌肉。同理，通过训练，专注力也可得到提升。你专注做事的次数越多、每次专注的时间越长，就越有助于提升。在此，日程表就能发挥作用了。你可以用它合理安排需要专注的工作，工作量可以每周递增。不积跬步，无以至千里，这就像健身一样。

做好周计划还有附加好处：不需要在安排工作和实际履行之间来回切换。要开始做事时，你可以马上启动。如果被打断或干扰，只需查看日程表，便能马上重回正轨。

1908年，小说家阿诺德·贝内特在其著作《如何度过一天的24小时》中，设计了一个绝佳的专注练习——去上班的路上试着只想一件事。他写道：“离开家时，大脑专注想一件事（什么都好，先开始想）。不出几步路，大脑就会在你眼皮子底下开始走神，转而去想别的事了。”这个百年前提出的方法和现在的冥想练习不谋而合。我们都知道大脑有多爱开小差。贝内特提倡大脑训练，并且指出提升专注力、引导思绪是可以做到的。

工作中总有打扰

在工作中，意外常常出现，给我们带来各种麻烦。要应对意外干扰，首先要捍卫自己的工作计划。没人能替你做这件事，全靠你自己。一旦你能用心设定优先事项、与他人协调合作、合理分配精力，任何人都别想轻易扰乱你的计划。

坚定并清晰地表明自己何时可以被打扰、何时不能，能让你更好地专注于工作。但工作中总会有突然发生且必须快速解决的问题出现，让你不得不分心。这种情况下，你或许会觉得精心规划的工作安排是一种阻碍。但事实恰恰相反，用好日程表能让你更好地处理这些状况，且不失风度。

还以我自己的工作计划来举例，把它想象成你某天的工作安排。现在是11时40分，整个上午都很顺利，你已经和团队愉快地开完了会，并按照安排制订了与会议相关的行动计划。可就在出发去北镇前，老板突然来到你的办公室，交办了一项今天内必须完成的工作。讨论后你发现，要做完这项工作需要4个小时左右，差不多是大半个下午的时间。

别慌张，在这种情况下，日程表就是救星。要做到条件反射地求助于它，因为它能准确地告诉你如何调整安排。

比如在本例中，从日程表上一眼就能看出，要不要参加北镇的会议是问题的关键所在，因为往返一趟会花很长时间。所以你无须考虑过多，只要想想是否可以跟对方说明情况，请求会议改期就行了。可如果没有日程表，你便无法快速找到调整安排的方法，那很可能就不得不匆匆忙忙赶到北镇，草草结束会议，心不在焉地进行头脑风暴，晚上还要加班完成老板布置的任务。我敢说，效果一定不会太好。

那么，如果意外状况发生在最后关头该怎么办呢？这时请考虑如下几个方面：

• 这项工作真的需要现在就做吗？是否比你手头的其他任务都要紧急？不是的话，就另行安排时间。
• 完成这项工作要花多长时间？留出充足的时间，写进日程表中。
• 查看日程表中与此相冲突的安排，看看是否可以改期。
• 就算要改期的会议有6位同事参加也别不好意思，因为现在的你正处于危机模式，没有一分钟可以浪费。让他们知道你需要改期，并定好时间安排。只要你好好解释，别人会理解的。

最后关头出现意外状况，颠覆了工作安排，确实令人沮丧。但同时，清楚地知道什么事项可以推迟，也会让你条理清晰、内心平静、应对自如。担心会忘记推迟了的事项？用不着。我后面会谈到每周复盘这张安全网。放心大胆地告诉他人你今天无法完成这项任务即可，每周复盘会帮你回到正轨。

好习惯是“试”出来的

优秀的运动员会审视自己生活的方方面面，从训练方法到饮食结构，一样也不放过，以求找到每一个有助于提高运动成绩的元素。若结果不尽如人意，他们就会不停地思考：“下次能改变点什么？”顶级运动员都知道，想要改变结果，必须先改变方式。

这种思路也适用于工作。工作中也有种种难关要闯，可以说我们就像运动员。那怎么提升我们的运动成绩呢？做试验！微调方法，看看能否达到理想结果。

比如你在周四往往工作效率低下，难以按计划完成工作，那就可以试着在那天换个地方工作，哪怕只是去别间办公室或换一下座位的朝向都行。每次觉得自己不在状态时，都可以试着微调一些习惯，看看是否有所改善。你可以从以下这些方面入手：

工作VS休息

• 每次开完会，要多长时间才能重新进入工作状态？
• 要让自己更高产，每天要安排多少休息时间？

多睡VS少睡

• 多睡或少睡一小时对你的工作效率有何影响？
• 闹钟唤醒还是不设闹钟更有助于你开启清新的一天？

午休时间长VS午休时间短

• 午休后要花多长时间才能重新集中注意力？
• 午休时间长还是短更好？
• 午饭后出去透透气是否有帮助？

晨练VS晚练

• 晨练还是晚练会让你效率更高、更加清醒？

听音乐VS不听音乐

• 听音乐会让你注意力更集中，还是会导致分心？哪种音乐适合你工作时听？哪种不适合？

站着VS坐着

• 站着工作有助于提高专注力，还是会让你疲惫？

长时间VS短时间

• 长时间工作会让你完成更多事项，还是会减少你能完成的工作总量、降低质量？

早VS晚

• 你在早上工作状态最佳吗？还是下午或晚上更有灵感？

嘈杂VS安静

• 有人在旁或独处，哪种情况下你的效率更高？

有截止时间VS无限期

• 压力能否给你带来动力？截止时间马上就到，需要连续高强度工作几天，或者有充足的时间来慢慢完成一项工作，哪种情况下你的状态更好？
• 知道自己两小时后要参加会议，或笔记本电脑的电量只能再撑一个小时，或宝宝一小时内就会醒来，这些情况下，你会更容易还是更难集中注意力？

前半周VS后半周

• 每周前两天（周末充分休息后）或者周四之后，哪个时段你的效率更高？你周一的效率和周五比起来更高还是更低？

常规VS即兴

• 遵循固定的工作模式，或者工作中有更多变化和发挥空间，哪种情况下你的工作表现更好？

合并完成VS逐项击破

• 把类似任务（如处理邮件、写方案、组织会议等）合起来一次性完成，会让你高效，还是令你头大？

联网VS断网

• 联网或断网，哪种情况下你的工作效率更高？

团队VS个人

• 团队工作还是独自工作会让你效率更高、想法更多？

三级火箭

恭喜，你已列出优先事项、排好工作计划了！剩下的就是完成工作，以及享受掌控一周的感觉。如今你不再感到被一堆事情所淹没，而是有了清晰的框架。

你可能和我一样，随着时间的推移，会发现自己给一些事项安排的时间太短了，而另一些事项安排的时间又太长了，或者发现自己因次要任务而分心。这些发现很有意义，值得写下来。花点时间反思，可以帮助你找到工作规律。执行日程表中安排的事项，能让你更好地了解自己的一周，而这又将帮助你更好地安排下一周，进入良性循环。

好的，眼下你或许会想问：周计划是否要兼顾方方面面？我要如何将大而化之的周计划与琐碎的日常工作相结合？很简单，坚持三级火箭理论即可，它会告诉你在任意给定的时间里应该做什么，具体如下：

• 第一级：日程表。先完成写在日程表上的安排，因为日程表是基石。
• 现在暂无安排？那就进入第二级：完成待办清单上的事项。
• 今日待办清单也已清空？那就进入第三级：处理邮件。

现在你已经学会使用日程表，火箭可以起飞了。在后续章节中，我会手把手带你完成整个火箭的组装。下一步是用好待办清单这个专属于你自己的备用大脑，这会带来最为立竿见影的效果。