2.5　泵站档案管理

2.5.1　档案管理工作必要性和基本要求

2.5.1.1　泵站档案管理必要性

泵站档案是泵站建设、管理的真实记录，具有凭证和依据作用，与泵站的建设、管理、维护、改造等关系紧密。泵站档案管理工作的基本内容包括档案的收集、整理、保管、统计、利用、编研等。

泵站工程从立项、设计、施工、竣工验收，到运行、养护、维修、改造，要经过若干不同阶段、跨越漫长的时间。在这一过程中会由不同的专业人员不断形成各类档案资料。无论是资料的形成环节，还是形成后的长期管理过程中，任何纰漏都会给泵站管理带来不便；同时，档案资料是泵站正常运行的基本保障，完善的档案资料对于管理单位及其相关人员熟悉工程状况、搞好维修养护和改造，不断提高管理水平具有重要的作用。因此，必须加强档案管理工作。

2.5.1.2　泵站档案管理的基本要求

泵站应重视档案管理工作，明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，以确保档案的完整、准确、系统、真实、安全。加强档案管理，更好地为泵站发展服务。

1.建立健全档案管理制度

（1）制订文件材料整理归档、档案保管、鉴定销毁、保密、利用、电子文件归档管理等档案工作制度。档案管理制度以《中华人民共和国档案法》为指导原则。

（2）建立健全档案管理网络，明确档案人员岗位责任。有领导负责档案工作的领导、规划，提出档案工作的总体要求，具体制定档案的各项管理制度，对档案管理进行监督指导。指定专人管理文书档案和业务档案，归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。

2.泵站档案的归档范围和管理

泵站档案主要分为文书档案、会计档案、照片档案、录音档案、录像档案、基建档案、设备档案和光盘共8项，泵站工程管理单位应及时对收集的档案进行分类，并按相应要求进行整理归档保管。

对有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录像带等不同材料为载体的声像档案，要加强规范化管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失、杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确的规定。要结合实际，创造条件，力求妥善保管，从长久保护和利用考虑。

2.5.1.3　档案的保管

（1）遵循集中统一管理档案，维护档案的真实、完整、安全，便于利用等原则。

（2）集中统一指档案要由专门的档案保管机构集中保存，并制定统一的制度进行管理。

（3）档案是泵站建管全过程的见证，必须真实，不允许任意篡改或修正。

（4）档案完整有两方面的含义：①从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；②从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。

（5）档案安全也有两方面的含义：①力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；②保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。

（6）便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。

2.5.1.4　档案的信息化建设和开发利用

将档案信息化列入单位信息化建设规划中，建立档案信息管理系统，实现档案管理的现代化。

2.5.2　档案收集整理与归档基本要求

2.5.2.1　档案的收集

1.档案收集的意义

档案收集是按照工程技术档案收集的有关规定，通过例行的接受制度和专门的征集方法，把分散在各个部门、个人手中的有价值的档案分别集中到单位档案室的工作。

收集工作是档案工作的起点，也是档案管理工作（收集、整理、保管、统计、利用、编研）六个环节中的首要环节。通过收集，才能把泵站在建设、运行管理、科研及经营等活动中直接形成的具有查考价值的各种文件包括材料、图纸、表格、声像等不同形式的历史记录集中到档案室，形成统一的档案材料集中统一管理。收集工作质量高低直接关系到档案工作的其他环节。

2.收集工作的要求

（1）收集及时。泵站在建设、运行管理、科研、经营活动中，产生了大量的文件材料，档案工作人员要通过各种渠道及时收集各类档案资料。

（2）收集齐全。收集得很少或收集一些杂乱的实用价值不大的档案材料，不仅会使文书立卷工作在很大程度上成为无效劳动，而且更重要的是不能提供有价值的档案为各项工作服务，这将会失去档案工作存在意义，文件资料如果收集不齐全，对今后泵站管理的各项工作会带来很大的影响。

（3）收集完整。档案材料完整，则为档案管理、整理、利用、编研等其他环节创造好的条件。必须系统地收集本单位在工作活动中形成的、处理完毕的、具有保存价值的公文、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体的文件材料。档案材料收集完整了，就能为档案开发利用，生产建设服务创造基础条件。

档案的收集工作是决定整个文书立卷工作的关键性的一环，必须做好档案收集工作。

2.5.2.2　档案的整理

1.档案整理工作的内容

（1）档案室所接收的是由各部门档案管理人员按照归档要求立好的案卷。

（2）档案室对整理不善的档案进行局部调整。

（3）档案室负责零散文件的整理。

2.档案整理工作的原则

（1）档案的整理必须保持文件之间的历史联系；历史联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。

（2）档案的整理应该充分利用原有基础。原有基础指：①充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整；②在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

（3）档案的整理必须便于保管和利用。

3.档案整理工作的组织

（1）档案整理工作基本程序：区分全宗、分类、案卷的编立、案卷排列以及编制案卷目录等主要步骤。

（2）档案的系统化与基本编目。

（3）现行档案整理工作的组织：归档制度与档案整理工作的关系；档案形成过程中划分全宗和分类；档案形成过程中案卷的编立和目录的编制工作。

（4）积存档案和零散文件整理工作的组织：整理工作方案，对立档单位的历史沿革和档案状况的态度，零散文件的整理程序。

4.档案的分类

（1）分类的一般方法：①按文件的产生时间分类，包括年度分类法、时期分类法两种；②按文件来源分类，包括组织机构分类法、作者分类法、通信者分类法三种；③按文件的内容分类，包括问题分类法、实物分类法、地理分类法三种；④按文件的形式分类，包括按文件的种类来分类、按文件的制成材料分类、按文件的形状分类三种。

（2）常用的分类方法：①年度分类法，也称年代分类法，就是根据形成和处理文件的所属年度对全宗内档案分类；②组织机构分类法，就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位的内部组织机构对全宗内档案分类；③问题分类法，就是按照档案内容所说明的总是对全宗内档案分类。

（3）分类法的选择和分类方案的编制：

1）组合分法：年度—组织机构分类法；组织机构—年度分类法；年度—问题分类法；问题—年度分类法。

2）分类方案：为了便于对全宗内档案具体地进行分类，在选定某种分类方法之后，就应编制一份“分类方案”。分类方案，就是标列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，所以又称“分类大纲”。分类方案的类目力求明晰和具有系统性。

5.档案立卷

（1）定义与作用。一个全宗的文件经过分类之后，各个类内都有相当数量的文件，还要进一步系统化，将若干文件组成案卷，称为立卷。案卷是密切联系的若干文件的组合体，它是档案的保管单位，通常也是统计档案数量和进行检索的基本单位之一。案卷是组成全宗的基本单位。立卷是档案整理工作的重要基础。

（2）立卷工作的内容。组成案卷单位，拟写案卷标题，卷内文件的排列与编号，填写卷内文件目录与备考表，案卷封面的编目与案卷的装订。

（3）案卷组合方法。主要是根据文件构成的特点，将具有某方面共同点和联系密切的文件综合在一起组成一个案卷；一些具有不同特点、联系不密切的文件，可以分别组成案卷。立卷的“六个特征”：①按问题立卷；②按作者立卷；③按文件（名称）立卷；④按时间立卷；⑤按地区立卷；⑥按收发机关立卷。

（4）案卷封面编目和案卷装封：①主要项目包括立档单位名称、组织机构名称、案卷标题、卷内文件的起止日期、总页数、保管期限以及全宗号、案卷目录号、案卷号等；②拟写案卷标题以及整个案卷封面编目的基本要求是历史观点和政治上的正确性，文字简练，表达准确，标题基本结构力求完整。

（5）案卷排列和案卷目录：

1）案卷排列：全宗内档案，经分类、立卷以后（或档案馆、档案室接收的案卷），还必须进行系统的排列。全宗内各类的序列，已在分类方案中排定，所以通常所说的案卷排列，就是根据一定的方法，确定每类内案卷的前后次序和安放的位置，保持案卷与案卷之间的联系。

2）案卷排列的方法：①按照案卷所反映的工作上的联系来排列；②按照案卷内容所反映的一定问题来排列；③按照案卷所属的起止日期（时间）来排列；④按照文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区来排列；⑤人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，还可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。

3）案卷目录：一个全宗内的全部档案，经过分类、立卷进行了系统的排列以后，应当将案卷逐个登记到案卷目录上。案卷目录也就是案卷的名册，是著录案卷内容成分并按一定次序编排的一览表。

4）案卷目录的作用：①固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，最后完成档案整理工作；②介绍全宗内案卷的内容和成分，是查找利用档案最基本的检索工具，也是编制其他检索工具的基础；③是档案登记的基本形式，也是统计和检查档案的重要依据。

5）案卷目录的类型和选择有综合目录和分册目录。分册目录又可分为：①以全宗内档案分类的类别为单位编制的案卷目录；②按保管期限编制的案卷目录；③按保管期限结合分类方案编制的案卷目录；④按机密程度分别编制。

6）案卷目录的结构：封面和扉页，目次，序言或说明，简称表，案卷目录表，备考表。至少一式两份，一般一式四份为好。以全宗为单位编定各本目录的顺序号，称作“案卷目录号”，简称“目录号”，是“档号”的重要组成部分。

2.5.3　档案室建设要求

2.5.3.1　档案室的基本含义

档案室是维护档案安全、保障档案提供利用所需硬件的总称。主要包括档案用房、档案柜架、温湿度控制、防潮、防火、防盗、防虫、防尘、防霉及计算机、网络、储存设备等。

2.5.3.2　档案室建设的基本原则

（1）从实际出发，最大限度地维护档案的完整与安全，方便档案的利用。

（2）维护档案的完整：①保持档案内容和形式的有机联系和完整；②保证档案材料不缺少、不遗漏、不分割。

（3）维护档案的安全：①不发生丢失、火灾、水浸、霉变、虫害、鼠害等损毁档案的事故；②防止档案内容泄密。

（4）方便档案的利用：①运用计算机等现代化管理手段，提高档案检索和利用的效率；②提供安全保密的档案阅览环境、复制档案的条件和设备等。

（5）档案库房、阅档室、档案管理人员办公室要分开。

2.5.3.3　档案用房建筑

（1）档案用房建筑设计要遵循安全保密、布局合理、科学适用的原则。

（2）档案用房要按照功能区分原则，力求达到功能合理，流程便捷。档案用房要实行“三分开”（档案管理人员办公室、档案库房和阅档室分开）。为了便于安全管理，档案业务工作室、档案库房和阅档室应设在同一楼层。在档案库房面积应能容纳本单位形成的全部档案。

（3）档案库房以朝东或朝南方向为宜，墙壁要具有隔热、防潮性能。在楼层安排上不用一楼、地下室和最高层。档案库房应集中布置，远离易燃、易爆场所，不能紧邻卫生间等潮湿、有污染源的部位。

（4）档案库房要符合档案防护的基本要求，即防潮、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防高温、防尘、防污染和防有害生物（霉、虫、鼠）。

（5）档案库房净高不应低于2.4m。当有梁和通风管道时，其局部净高不应低于2.2m。为防止溢水流入库房，室内比室外楼地面应高出20mm。当档案库房与其他用房同层布置且楼地面有高差时，应采用坡道连通。

（6）档案库房门窗既要便于通风，又要便于密闭，门应具备防火防盗功能，密封性能好，且宜采用金属防盗门，库房门与地面的缝隙不应大于5mm；窗应为双层窗，开启窗应有密闭措施，设纱窗；当采用高窗时，墙的下部应增设通风口，通风口设金属网。档案库房不得采用跨层或跨间的通长窗。档案库房外门、外窗均应安装防盗网等安全防护措施。

（7）档案库房地面应光洁、平整、耐磨，不易生尘，应有防潮措施。档案库房地面平均承重应为5kN/m2以上，采用密集架时承重应以不低于在12kN/m2为宜。

（8）档案库房墙体要求光洁、平整、不易生尘、坚固耐久，具有隔热、防潮、防尘、防火功能。

（9）档案库内严禁设置明火设施，库房的电源开关应设于库房外，并应设有防止漏电的安全保护设置，控制导线和供电导线应用铜芯导线。配电线路宜采用穿金属管暗敷方式。空调设施应单独设置配电线路，并采用穿金属管保护。库房内不应设置消防以外的给水点，给、排水管道不应穿越库区。上下水立管不应安装在与档案库相邻的内墙上。

2.5.3.4　档案库房的安全防护

1.健全制度

建全档案库房管理制度，定期安全检查，加强温湿度控制、保持整洁卫生、遵守保密规定。档案员每月应对所保存的档案进行一次检查，每年对所保存的档案进行一次清点核对，并做好检查、清点记录，发现问题应及时汇报并采取相应的措施。

2.防高温、防潮

档案库房温度控制在14～24℃，每昼夜波动幅度不大于±2℃；相对湿度控制在45%～60%之间，每昼夜波动幅度不大于±5%。库房内应配备温湿度仪，应配备空调、除湿机、加湿器等调温调湿设备。当温湿度超过标准时必须采取措施使之符合要求，档案库房安装柜式或壁挂式空调为宜。

3.防日光直射和紫外线照射

采用人工照明时，宜选乳白色防爆灯罩的白炽灯。当采用荧光灯时，应有过滤紫外线和安全防火措施。窗户要安装防光窗帘，避免阳光直射档案。

4.防有害生物

档案库房应尽量将温湿度控制在标准范围，档案箱柜内应放置防虫、防霉药品，并及时更换。有条件的库房可配备臭氧发生器，净化库房空气。为防虫和防鼠，管道通过墙面或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实。其他墙身孔洞也应采取防护措施。

5.防尘、防污染

档案库房及箱柜保持整洁、无灰尘，箱柜、地面要用吸尘器、拧干的抹布、拖把清洁。严禁将其他用品与档案一同存放。

6.防火

档案库房应配备消防器材，采用气体或干粉型，并定期检查更换。库房内严禁存放易燃易爆物品，严禁吸烟。库房内各类电器使用方法要规范，8h以外、节假日或档案员外出都要切断电源。要安装防火报警器。要做好每日下班前的安全检查，确保万无一失。

7.防盗

档案库房、箱、柜门应及时上锁，钥匙由档案管理人员保管，非档案管理人员不得擅自进入库房。离开库房应及时关灯、关门、关窗。档案库房一般应安装防盗报警器。

2.5.3.5　档案室设施设备配置及装备质量

（1）对于新建的档案库房应该安装质量符合国家标准、数量充足的档案柜并安装使用空调、去湿机、加湿器或专用的温湿度自控系统。

（2）应配备档案专用、高配置的计算机、扫描仪、光盘刻录、网络和存储设备，可配备档案专用打印机及复印机、照相机、防磁柜、消毒柜等设备。

（3）档案柜或密集架应适合放置A4、B5纸型，会计档案，基建图纸等各种类型档案，宜采用不燃烧材料或难燃烧材料制成。

（4）档案柜、架排列的各部分尺寸应该达到以下要求：主通道净宽不应小于1.0m，两行间净宽不应小于0.8m，顶端部与墙的间隔不应小于0.6m。库房内柜、架应成行垂直于有窗的墙面，外墙采光窗宜与档案柜架间的通道相对应，当无窗时应与管道通风孔开口方向相对应。

（5）卷皮（盒）的印制使用应符合国家档案局颁布的“无酸档案卷皮、卷盒用纸及纸箱”行业标准（DA/T 24—2000）。为保证质量，档案卷皮（盒）应采用本区档案部门统一印制的档案卷皮（盒）。

2.5.4　档案室等级（星级）创建

星级档案工作单位测评可依据地方性规范，如《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》（苏档发〔2009〕8号），由档案行政管理部门组织对档案工作实施情况进行测评。

2.5.4.1　《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》主要内容

1.组织管理

（1）管理职责：①组织学习、宣传档案法律法规，增强全员档案意识；②档案工作纳入单位年度工作计划；③档案工作纳入有关人员岗位职责或职位分类说明书；④重视档案工作，保障档案工作所需经费。

（2）机构人员：①成立综合性档案工作机构，各种门类、载体档案集中统一管理；②建立健全档案管理网络；③适应档案工作需要，配备档案工作人员。

（3）管理制度：①制定并落实档案工作制度；②有控制措施或手段保证档案的完整、准确、系统。

（4）业务联系：①积极完成当地档案行政管理部门布置的工作任务；②对本系统和所属单位档案工作实施有效的监督指导。

2.基础业务

（1）归档：①制定文件材料归档范围和保管期限表；②应归档文件材料齐全完整；③文件材料归档及时；④文件材料形成质量符合归档要求；⑤收集与档案有关的资料。

（2）整理：①制定档案分类方案；②档案、资料整理上架；③档案整理符合国家有关规范要求；④档案排列有序。

（3）保管：①档案库房、工作人员办公室、阅档室分开；②档案库房选址得当，有必要的防护措施；③配备符合要求的档案装具；④全宗卷符合规范要求；⑤存放索引或存放示意图清晰、准确；⑥坚持测记库房温湿度，定期检查档案；⑦对破损、霉变、褪变档案进行技术保护处理。

（4）鉴定统计：①按规定开展档案鉴定工作；②开展档案收进、移出登记，建立档案统计台账；③按同级档案行政管理部门的要求报送档案统计报表。

（5）移交：①及时向档案馆移交各门类、载体的档案；②及时向档案馆提供主动公开信息。

3.信息化建设

（1）信息化建设规划。档案信息化与单位信息化同步规划实施。

（2）信息化设备。配备必要的档案信息化设备。

（3）管理系统：①开展档案管理系统建设；②充分应用档案管理系统。（4）数据库：①开展档案数据库建设；②开展档案数据库应用。（5）电子文件归档与管理。电子文件归档与管理符合规范要求。（6）信息安全。确保档案系统和信息数据安全。4.开发利用

（1）检索：①编制全宗指南；②编制档案目录。

（2）利用服务：①档案人员熟悉库藏；②建立档案借阅登记和利用效果登记簿；③档案利用服务成效显著；④编有档案利用效果典型事例汇编。

（3）编研。开展档案编研工作。

（4）陈列展览。建立陈列室，举办档案陈列展览。

2.5.4.2　《〈江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范〉测评细则》

《〈江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范〉测评细则》见表2-5-1。

2.5.4.3　《〈江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范〉测评规程》

（1）为推动本规范的贯彻实施，提高全省机关、团体、企业事业单位档案工作水平，档案行政管理部门组织对地方性规范，如《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》实施情况进行测评。

（2）测评分为五星级、四星级、三星级、二星级、一星级共五个等级，五星级为最高等级。

（3）测评依据地方性规范，如《〈江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范〉测评细则》进行，满分120分，其中标“＊”的条款（共20分）仅适用于五星级和四星级的测评。测评得分115分及以上（其中标“＊”条款不少于18分）为五星级档案工作单位；测评得分100～115分（不含，其中标“＊”条款不少于10分）为四星级档案工作单位；测评得分90～100分为三星级档案工作单位；测评得分80～90分（不含）为二星级档案工作单位；测评得分70～80分（不含）为一星级档案工作单位。

（4）申报五星级档案工作单位应有10年以上的档案室藏或档案数量5000卷以上。

（5）单位对照地方性规范，如《〈江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范〉测评细则》进行自检，认为已达到某个等级可自愿申报测评。取得相应等级后须经过一年以上巩固和提高，才能申报更高等级的测评。

（6）省级和中央驻各省单位向省档案局申报测评。市级单位申报五星级测评的，由所在市档案局审核后向省档案局申报；申报四星级、三星级、二星级、一星级测评的，向市档案局申报。县级单位申报五星级测评的，经所在县（市、区）档案局同意，由所在市档案局审核后向省档案局申报；申报四星级测评的，由所在县（市、区）档案局审核后向所在市档案局申报；申报三星级、二星级、一星级测评的，向所在县（市、区）档案局申报。

申报单位应向组织测评单位提交书面申请，并附档案工作测评申报表一式3份，自检情况报告（包括单位概况，档案工作概况，档案工作组织管理、基础业务、信息化建设、开发利用等情况，存在问题及努力方向）、测评打分表各1份。

向省档案局申报测评，应同时登陆省级档案信息网，如江苏档案信息网进行网上申报。市、县级单位由所在市档案局统一上网申报，省级和中央驻苏单位自行上网申报。

（7）档案行政管理部门在收到申请后，依据本规范，对申报材料进行初审，决定是否受理申报。

（8）省档案局负责组织测评组对受理的省级单位、中央驻苏单位和申报五星级的市、县级单位档案工作进行测评，并委托市、县（市、区）档案局组织测评组对各自受理范围内的单位档案工作进行测评。上级主管部门参加本系统档案工作测评。必要时可邀请有关专家参与测评工作。

市辖区档案局无法独立组织测评工作的，由所在市档案局组织测评。

（9）五星级测评组由5～7名档案专业人员组成，其他等级测评组由3～5名档案专业人员组成。

（10）档案工作现场测评程序包括听取汇报、审查申报材料及相关证明材料、实地检查、反馈测评结论等。

（11）省档案局负责省级、中央驻苏单位所有等级和市、县级单位五星级的核准工作并公布结果，委托市档案局负责本辖区内市、县级单位四星级、三星级、二星级和一星级的核准工作并公布结果。市档案局应于每年年底前将核准结果汇总报省档案局备案。

县（市、区）档案局应将其组织测评的单位的书面申请、自检情况报告、测评程序、意见、测评组成员签名表、打分表各1份，测评申报表一式3份，汇总报所在市档案局核准。

（12）省档案局对通过档案工作测评的单位颁发等级证书，对三星级及以上等级的单位有关人员颁发荣誉证书。

（13）等级证书和荣誉证书是衡量单位档案工作管理水平、评选先进、评聘专业技术职务的重要依据。获得等级证书的单位应当对本单位档案工作中做出突出成绩的部门和人员给予奖励。

（14）测评等级有效期为5年。在有效期内未晋升更高等级的单位应当在有效期满前3个月提出复查申请，经复查合格后办理换证手续。对到期未按规定提出复查申请或复查不合格的单位，原测评等级自动失效。

复查工作程序同测评工作程序。

《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评申报表见表2-5-2，《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评打分表见表2-5-3。

2.5.5　档案的信息化管理

2.5.5.1　档案管理信息化的内涵和要求

档案信息化建设是指运用信息技术建立档案信息管理系统，方便检索和查询，提高档案工作现代化水平。

（1）档案信息标准化。在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中，业务规范和技术标准应该由档案管理部门统一制定、颁布、施行。档案信息的标准化主要包括档案信息采集标准化、档案信息存贮标准化、档案信息管理标准化、档案信息网络标准化、档案信息管理软件标准化等五个方面的内容。

（2）电子档案的特性是使档案信息的检索查询和提供利用更加方便快速，使档案信息资源共享，更大限度地满足社会对档案信息利用的要求。档案信息数字化主要包括四个方面的内容：档案目录数字化、档案编研成果数字化、档案全文数字化、档案实体图片化，其中档案全文数字化是档案数字化的核心问题。

（3）档案信息网络化是将档案资源进行数字化处理后，通过计算机网络技术，建立档案信息网站，方便档案信息查询和资源共享，以实现档案信息的开放式、交互式、社会化利用。

2.5.5.2　泵站档案管理应用信息化技术的优点

（1）促进泵站办公效率大幅地提高。计算机强大的信息处理能力是档案管理运用信息化技术的最大优点。在应用计算机软件进行档案管理后，会使档案文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等各个环节变得十分方便、有序、快捷。

（2）促进档案文件信息得到充分的交流与共享。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，可提供档案文件信息的横向与纵向查询，从而极大地提高档案利用的质量和效率。

（3）有助于档案保存稳定性。与纸质的档案载体相比，档案电子文件载体材料的寿命要长得多。电子载体的普遍特点是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，不易受外部环境的影响，不易损坏，具有很强的稳定性。

（4）提高了文件传递的速度和安全性。档案管理信息系统在计算机网络技术下，应用安全认证等技术手段直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和速度性。

2.5.5.3　档案管理信息系统的组成

（1）档案储存管理子系统。该子系统要能够实现档案自动编号，在进行档案的出入库时可实现档案的跟踪定位；该子系统还应具有档案储存位置的分配、档案储存信息管理的功能，从而可以实现电子档案储存位置的可视化、动态化管理。

（2）档案查询管理子系统。该子系统应能提供档案目录查询、密级查询等，并同时发出出库指令，管理人员根据出库指令将档案传给查阅该档案的人。

（3）档案销毁管理子系统。档案入库时，销毁管理子系统中要设定每份档案的保管期限，当档案到达保管期限时，销毁管理子系统会自动提醒管理人员失效档案的相关信息，由管理人员作出进一步处理。管理人员也可通过该子系统查看将要到期或是已到期销毁的档案信息。

（4）档案安全管理子系统。该子系统要应用网络安全技术来实现电子档案防盗和现场监管。如果档案在不经过查询子系统发出出库指令情况下出库，则监控模块应将异常信息立即发送给警报模块，警报模块在接收到信息后会向计算机控制中心发出警报。

2.5.5.4　档案信息化管理的对策

（1）提高对泵站档案信息化管理的认识。泵站建立新的信息化档案管理模式，提高档案信息的时效性，有利于节省能源和时间。一次性投入即可，实现多次产出，完全改变经费限制的局面。

（2）提高泵站档案管理标准化水平。从形成到归档，确保泵站收集到的档案信息的真实性、完整性和有效性。泵站必须在电子文件的形成、流转、处置、归档等各个环节，实行标准化、规范化、制度化管理。在此基础上，严格控制电子档案管理的各个环节，包括其生成、加工、保管、借阅的程序等，做到归档统一、保管安全、使用有序。传统纸质档案的数字化处理可采取扫描的方法快速地将档案信息数字化，并根据具体要求实现进一步的信息加工。

（3）加大泵站档案资源开发力度。档案资源的信息化建设是档案信息化建设的核心要素。泵站在进行数字化时，不仅要把现有的档案数字化，还要对分散的档案信息整合、加工，把经过二次加工的信息数字化。

（4）提高安全意识和防范意识。严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，采用身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施，不断提高泵站档案管理人员的安全意识，确保档案信息化的开放安全。泵站要增强安全意识，防止人为地毁坏和破坏，力争让无权用户进不来、看不见、改不了档案，保证档案的真实性。设电子口令，防止被人盗用，定期对所用计算机进行杀毒，防止电脑病毒对电脑系统的攻击和黑客的威胁。严格管理，专机专用。一些永久保存的资料属性可改成“只读”，防止一些意料外的破坏带来损失。

（5）提高泵站档案管理人员的素质。泵站需加大定向培训力度，有计划地对培养对象进行高层次学历教育，以丰富、加深培养对象的基础理论和专业知识。加快复合型的档案专业人才的培养，档案管理者要掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识，涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识和管理科学，熟悉各种有关的业务规定和自己所从事的业务。