在销售部办公室里,茱莉亚正在思考着一件重要的事情,考虑清楚后,就叫下属丽丽过来办公室,并对她说:“总经理让我们部门下个月十号前提交一份行业分析报告,你文字功底一向不错,我想交给你去跟进。”
丽丽:“可是,这种专业的文书工作我可从来没做过,我怕……”
茱莉亚:“你只要把目标市场、竞争对手、环境监测以及策略制定这些内容写清楚就可以了,不是很复杂。”
丽丽:“可是……”丽丽明显信息不足,也很担心自己做不好。
茱莉亚:“如果你还是担心写不好,写的时候有问题再来找我吧。”
丽丽:“嗯,那好吧!”
茱莉亚正在走廊里若有所思的走着,被企业顾问林博士撞见了,顾问就问茱莉亚:“茱莉亚,怎么了?看你心事重重的样子。”
茱莉亚:“哎~我前几天让丽丽写一份报告,但事实上到最后,这份报告根本就变成了是我写,而不是她写了。”
顾问:“哦!怎么回事呢?”
茱莉亚:“哎,我交代丽丽去写报告后,没过多久,她就来找我,拿着她写的报告跟我说:‘茱莉亚,打扰一下,这个引入部分你看这样写可以吗?’我拿过来看了一会,对她说:‘还要再完善,首先你要把行业背景……’我几乎是从头到尾都跟她讲了一边。她最后说:‘OK,明白了,哦,对了,那细分的目标市场需要分析吗?我们潜在的竞争对手都有哪些?还有茱莉亚,你能不能给我讲讲我们的行业结构?’她这问的,我都不知道该怎么回答好。哎,我的时间基本上都用来帮丽丽解决问题了。”
顾问:“显然,丽丽非常依赖你,但你也不能有求必应,帮她喂养猴子,你应该把她培养成为一个能够独挡一面的驯猴师。”
如果下属遇到任何问题,我们都要亲自解决,不仅养成下属时时事事依赖管理者的坏习惯,不利于他们能力的提升与成长,而且占用了我们的大部分时间,以致于无暇顾及其他事情。
作为一个管理者,我们应该做的是培养指导下属,而不是帮他们解决问题,只有这样才能最终提升他们独立思考,自力更生的能力。
茱莉亚:“嗯!也唯有这样,他们才能真正成长,我也放心把猴子交给他们。”
培养了驯猴师,还要懂得与驯猴师直接对话。
在总经理办公室里,总经理埃里克正在认真地看着文件,企业顾问林博士走过来对总经理埃里克说:“埃里克,有没有时间,我们去喝咖啡?”
埃里克:“噢~恐怕不行,博士,我现在还要看一份大报告,这可是茱莉亚花了一个月时间的心血。”
林博士拿起埃里克正在看的文件,说:“没有摘要,整整50页,条状图、圆饼图、指数曲线图,还有各种图表,简直就像是一篇毕业论文嘛,你接下来准备怎么做?”
埃里克:“现在只能赶紧看完,然后给茱莉亚回个邮件,把报告的问题反馈给她。”
顾问:“埃里克,你这可不是一个明智之举,你这样做,就相当于把本来是属于茱莉亚的猴子,自己揽下来喂养了,现在的状况是,你要向茱莉亚汇报工作的进度和结果了,你反而变成了茱莉亚的下属了。”
埃里克:“哦?如果你是我,你会怎么做?”
顾问:“首先,我会要求茱莉亚给我附上一页纸篇幅的摘要,凡是超过好几页的报告、备忘录、电子邮件和传真,都应该附上一份简短的摘要,说明里面的主要内容,让你可以很快就能了解到报告的内容。然后,我会要求茱莉亚马上开始直接的对话,而不是让她等着我给她回邮件,电子邮件无法传递彼此之间的了解,直接对话是唯一能够增进双方了解的工具。当你们展开对话时,她一定会很愿意告诉你她真正的想法,而且通过她的表情、肢体动作、语言等,你将会更容易理解她所表达的意思。接下来,对话一旦结束,我会要求茱莉亚马上开展下一步工作,负责喂养好猴子。”
埃里克:“也就是说,在这个过程当中,猴子还是一直在下属身上,喂养猴子的责任还是他们的,而我只是发挥了监督引导的作用。”
顾问:“没错,这样做不仅有利于你把工作顺利委派舒授权下去,而且也更容易培养下属独立解决问题的能力。”
埃里克:“等等,博士,你说的没错,但是我还有两个疑问,第一,如果我要求茱莉亚给我一份摘要,她却说几十页的报告不能用一页纸说得清楚,怎么办?第二,下一步工作的开展由茱莉亚负责,如果她告诉我有困难,需要我先去和某个总裁或者领导人协商,又该怎么办?”
如果你是埃里克,你会怎么做?
顾问:“很简单,你就给茱莉亚一些建议,要用一页纸的篇幅阐述报告的主要内容,只要说清楚几个要素就可以了,分别是who谁,what什么,when什么时候,where哪里,why为什么,how怎么做,这样就可以把握整份报告的主旨了。”
埃里克:“那么第二个问题呢?”
顾问:“如果茱莉亚提出要求,需要你和某个总裁或领导者协商,那么你就和她一同前往,由她亲自沟通,你只协助她。”
埃里克:“这样一来,猴子由此至终都在茱莉亚的身上,不会乱窜。”
顾问:“是的,所以记住,千万不要告诉你的下属:回去等我的消息!你应该马上和她展开直接的对话,一有问题及时解决。”