识别潜在的风险领域是风险管理的第一步,也是最重要的一步,风险识别是项目管理者识别分析来源、确定风险发生条件、描述分析特征并评价风险影响结果的过程。
风险识别需要确定三个相互关联的因素,一是风险来源,时间、费用、技术、法律等。二是风险事件,给项目带来积极或消极影响的事件。三是风险征兆,又称为触发器,是指实际的风险事件的间接表现形式。
进行项目风险识别主要依据项目规划、风险管理规划、历史资料、风险类型、制约因素和假定。风险识别具体来说有以下五个步骤:第一是确定目标,依据项目性质的不同、项目合同类型的差别项目风险管理的目标会一些差异。第二明确最重要的参与者,根据项目组风险管理的重点和范围,明确最重要的参与者,这些参与者应具有经营及技术方面的知识,了解项目的目标及面临的风险,应具备沟通技巧和团队合作精神,及时沟通和分享信息,这对项目风险识别非常重要。第三,收集资料,项目风险识别应该收集的资料大致有如下几类:项目产品或服务说明书,项目的前提、假设、和制约因素,与本项目类似的案例。第四估计项目风险形形势,第五根据直接或间接的症状将潜在的项目风险识别出来。
如果要提高识别风险的效率,且操作规范,不易产生遗漏,有没有什么方法呢?可以借助于一些技术和工具,在具体应用过程中要结合项目的具体情况,将这些工具与方法组合起来应用。那么有哪些工具和方法呢?
第一个方法检查表法,检查表是管理中用以记录和整理数据的常用工具,它将项目可能发生的许多潜在风险列于一个表上,供识别人员检查核对,用来判断某项目是否存在表中所列或类似的风险。检查表应包含以下内容:项目成功或失败的原因,项目其他方面规划的结果,范围、融资、成本、质量、进度、采购与合同、人力资源与沟通等计划成果,项目产品或服务的说明书,项目组成员的技能,项目可用的资源。在复杂的工作中,为避免出现重复或遗漏,应使用工作核对表,每完成一项任务就要在核对表上标出记号,表示任务已结束。
第二个方法是流程图,流程图是另一种项目风险识别的常用工具,借助于流程图,可以帮助项目识别人员分析和了解项目风险所处的具体项目环节。项目各个环节之间存在的风险,以及项目风险的起因和影响,通过对项目流程的分析,可以发现和识别项目风险可能发生在项目的哪个环节或哪个地方,以及项目流程中各个环节对风险影响的大小。
项目流程图的用于给出一个项目的工作流程,项目各个不同部分之间的相互联系等信息的图表。项目流程图包括项目系统流程图、项目实施流程图、项目作业流程图等多种形式以及不同详细程度的项目流程图,借用这些流程图可以全面分析和识别项目的风险。
第三个方法是头脑风暴法,头脑风暴法建立的前提是民主和鼓励创新,包括收集意见和对意见进行评价两个阶段,具体来说有五个步骤:首先是人员选择,参加头脑风暴会议的人员主要由风险分析专家、风险管理专家、相关领域的专家以及具有较强逻辑思维能力、总结分析能力的主持人组成。接着是明确中心议题并醒目标注,各位专家在会议中应集中讨论的议题主要有,如果承接某个工程,从事新产品开发与风险投资等项目时会遇到哪些风险?这些风险的危害程度如何等?议题可以请两位组员复述,以确保每个人都正确理解议题的含义。其次是轮流发言并记录,无条件接纳任何意见,不加以评论。在轮流发言时,任何一个成员都可以先不发表意见而跳过。接下来是发言中止,轮流发言的过程可以循环进行,但当每个人都曾在发言中跳过时,发言即可停止。最后是对意见进行评价,组员在轮流发言停止之后,共同评价每一条意见,再有主持人总结出几条重要结论。所以头脑风暴会要求主持人要有较高的素质,和较强的归纳、综合能力。
运用头脑风暴法要遵循一个原则,即在发言过程中没有讨论,不进行判断性评论。
第四个方法是情景分析法,情景分析法就是通过有关数字、图表和曲线等,对项目未来的某个状态或某种情况进行详细的描绘和分析,从而识别引起风险的关键因素及其影响程度的一种风险识别方法。它注重说明某些事件出现风险的条件和因素,并且还要说明当某些因素发生变化时,又会出现什么样的风险,会产生什么样的后果等。情景分析法可以通过筛选、监测和诊断,给出某些关键因素对于项目风险的影响。所谓筛选就是按一定的程序,将具有潜在风险的产品过程、事件、现象和人员进行分类选择的风险识别过程。监测是在风险出现后,对事件、过程、现象、后果进行观测、记录和分析的过程。诊断是对项目风险及损失的前兆,风险后果和各种起因进行评价与判断,找出主要原因并进行仔细检查的过程。
第五个方法是德尔菲法,德尔菲法是一种反馈匿名函询法,其做法是在对所要预测的问题征得专家意见之后,进行整理、归纳、统计,再匿名反馈给各专家,再次征求意见,再集中,再反馈,直至得到稳定的意见。德尔菲法的应用步骤如下:第一步,挑选企业内部、外部的专家小组,专家们不会面,彼此互不了解。第二步,要求每位专家对所研讨的内容进行匿名分析。第三步,所有专家都会收到一份全组专家的集合分析答案,并要求所有专家在这次反馈的基础上重新分析。如有必要,该程序可重复进行。
第六个方法是敏感性分析法,敏感性分析是研究在项目生命周期内,当项目的变数可从现金流量表中找到,如销售量、单价、投资、成本、项目寿命、建设期等,以及项目的各种前提假设发生变动时,项目的经济评价指标,如净现值NPV、内部受益率等IRR等,会出现何种变化,以及变化范围有多大的方法,敏感性分析是一种定量识别法。