4.1　制作“年度总结报告”

案例说明

年度总结报告是企业常用的文档之一，如果报告文字内容较多，通常选用Word制作而不是PowerPoint。使用Word文档制作年度总结报告，制作者首先要注意报告的美观度，利用简单的修饰性元素进行装饰，其次要学会利用Word 2016的样式功能快速实现文档格式的调整。

“年度总结报告”文档制作完成后的效果如下图所示。

思路解析

企业的行政人员、不同部门的工作人员都可能需要制作年度总结报告。使用Word制作的报告文字较多，如果不利用样式进行调整，文档页面的内容看起来就会十分杂乱。因此，制作者首先要使用系统预置样式进行初步调整，然后再灵活调整细节样式，最后再考虑报告整体的美观性，完成封面和目录的添加。整个制作流程及思路如下图所示。

步骤详解

4.1.1　套用系统内置样式

Word 2016系统自带了一个样式库，在制作年度总结报告时，可以快速应用样式库中的样式来设置段落、标题等格式。

1.应用主题样式

Word 2016版本拥有自带的主题，主题包括字体、字体颜色和图形对象的效果设置。应用主题可以快速调整文档基本的样式。

第1步：新建文档，选择主题样式。新建一个Word文档，命名为“年度总结报告”，并按照路径“素材文件\第4章\年度总结报告素材.doc”保存文件。按Ctrl+A组合键全选文本内容，按Ctrl+C组合键复制所选内容到新建的文档中。①单击“设计”选项卡下的“主题”下拉按钮；②从弹出的下拉列表中选择主题样式“电路”，如下图所示。

第2步：查看文档效果。此时文档就可以应用所选的主题样式了，效果如下图所示。

2.应用文档样式

除了主题，还可以使用系统内置的样式，快速调整文档的内容格式。

第1步：打开样式列表。单击“设计”选项卡下的“文档格式”组中的“其他”折叠按钮，如下图所示。

第2步：选择样式。在样式列表中选择样式，如这里选择“极简”样式，如下图所示。

第3步：查看样式应用的效果。此时就可以看到样式应用的效果了，如下图所示。

3.应用标题样式

年度总结报告中，不同的级别的标题有多个。为了提高效率，每级标题的样式可以设置一次，然后利用格式刷完成同级标题的样式设置。

第1步：设置1级标题的大纲级别。①标题前面带有大写序号的是一级标题，选中这个标题；②单击“开始”选项卡下的“段落”组中的“对话框启动器”按钮，打开“段落”对话框，设置其大纲级别为“1级”，如下图所示。

第2步：设置2级标题的大纲级别。①标题前面带有括号序号的是二级标题，选中这个标题；②单击“开始”选项卡下的“段落”组中的“对话框启动器”按钮，打开“段落”对话框，设置其大纲级别为“2级”，如下图所示。

第3步：设置2级标题样式。保持选中2级标题，单击“开始”选项卡下“样式”组中的标题样式，如这里选择“标题2”，所选中的标题就会套用这种样式，如下图所示。

第4步：双击格式刷。双击“开始”选项卡下的“剪切板”组中的“格式刷”按钮，如下图所示。

第5步：利用格式刷选择2级标题。双击格式刷后，光标变为刷子状，依次选择其他2级标题，如下图所示。

第6步：查看标题设置样式。此时上一步设置好的2级标题样式就应用到所有2级标题了，效果如下图所示。

专家点拨

在设置标题样式时，如果不想后期使用格式刷统一样式，可以按住Ctrl键，选中所有相同级别的标题，再进行样式设置。

4.1.2　灵活使用“样式”窗格

Word 2016样式窗格中可以设置打开当前文档的所有样式，也可以自行新建和修改系统预设的样式。

1.设置所显示的样式

默认情况下，样式窗格中只显示“当前文档中的样式”，为了方便查看所有的样式，可以打开所有的样式窗格。

第1步：打开“样式”窗格。单击“开始”选项卡下的“样式”组中的”对话框启动器”按钮，如下图所示。

第2步：打开“样式窗格选项”。在打开的“样式”窗格下方，单击“选项”按钮，如下图所示。

第3步：设置“样式窗格选项”对话框。①在打开的“样式窗格选项”对话框中，选择要显示的样式为“所有样式”；②选中“选择显示为样式的格式”栏中的所有复选框；③单击“确定”按钮，如下图所示。

第4步：查看设置好的样式窗格。此时可以看到“样式”窗格中显示了所有的样式，将光标放到任意的文字段落中，“样式”窗格中就会出现这段文字对应的样式，如下图所示。

2.新建样式

“样式”窗格中的样式有限，并不能满足所有情况下的样式需求。此时用户可以创建新的样式。

第1步：打开“根据格式化创建新样式”对话框。①选中1级标题；②单击“样式”窗格下方的“新建样式”按钮，如下图所示。

第2步：设置“根据格式化创建新样式”对话框。①在弹出的“根据格式化创建样式”对话框中为新样式命名；②设置样式的字体格式；③设置样式的行距、段前/段后距离；④单击“确定”按钮，如下图所示。

第3步：将1级标题的新样式用格式刷复制到所有的1级标题中。①此时，1级标题成功应用了新样式；②利用格式刷将此样式复制到所有的1级标题，即完成1级标题的样式设置，如下图所示。

3.修改样式

当完成样式设置后，如果对样式不满意，可以进行调整。调整样式后，所有应用该样式的文本都会自动调整样式。

第1步：打开“修改样式”对话框。①将光标放到正文中的任意位置，表示选中这个样式；②单击鼠标右键选中的样式，选择快捷菜单中的“修改样式”命令，如下图所示。

第2步：打开“段落”对话框。①在弹出的“修改样式”对话框中，单击左下方的“格式”按钮；②在弹出的菜单中选择“段落”命令，如下图所示。

第3步：设置“段落”对话框。①在弹出的“段落”对话框中设置段后间距为“8磅”；②设置行距为“1.5倍行距”；③单击“确定”按钮，如下图所示。

第4步：确定修改样式。完成样式修改后，单击“确定”按钮，表示确定修改样式，如下图所示。

第5步：查看修改的样式。此时文档中所有的正文便已应用修改了的新样式，效果如右上图所示。

4.1.3　设置封面及目录样式

Word 2016中系统自带的样式主要针对内容文本，但是企业的年度总结报告通常需要有一个大气美观的封面、一定样式的目录，这时就需要用户自己进行样式的设置。

1.封面样式设置

年终总结报告的封面显示了这是一份什么样的文档，以及文档的制作人等相关信息。只需要添加简单的矩形，就可以让封面的美观度提高一个档次。

第1步：插入分页符。①将光标放到文档最开始的位置，单击“布局”选项卡下的“分隔符”下拉按钮；②选择下拉列表中的“分页符”选项，如下图所示。

第2步：在新的页面中绘制矩形。①在新的页面中绘制一个矩形，设置矩形的大小；②单击“绘图工具-格式”选项卡下的“形状填充”下拉按钮；③在弹出的下拉列表中选择形状填充色，如下图所示。

第3步：添加文字。①在矩形中输入文字“年度总结报告”；②设置文字的字体为“微软雅黑”，字号大小为“48号”并“加粗”；③设置文字的对齐方式为“左对齐”，如下图所示。

第4步：添加上方文字。①在页面上方绘制一个文本框，设置文本框为“无轮廓”格式，再输入文字；②设置文字的字体为“微软雅黑”，字号为“三号”；③设置文字的对齐方式为“左对齐”，如下图所示。

第5步：添加下方文字。①在页面下方绘制一个文本框；②设置文字的字体为“微软雅黑”，字号大小为“20号”；③设置文字的对齐方式为“左对齐”；④单击“字体颜色”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择文字颜色，如下图所示。

2.目录样式设置

根据文档中设置的标题大纲级别，可以添加目录，添加目录后，需要对目录样式进行调整，以符合人们的审美。

第1步：绘制矩形。将光标放到封面页下方，插入一个“分页符”，这张空白页将是目录页。①在目录页上方绘制一个矩形；②设置矩形的颜色与封面页的矩形一致，并调整矩形的大小，如下图所示。

第2步：输入“目录”二字。①在矩形中输入文字“目录”；②设置文字的字体为“微软雅黑”，字号大小为“小二”并“加粗”，对齐方式为“左对齐”；③打开“字体”对话框，设置文字的间距，如下图所示。

第3步：插入目录。打开“目录”对话框，①选择“制表符前导符”类型；②单击“确定”按钮，如下图所示。

第4步：调整目录格式。①按住鼠标左键不放，拖动选中所有目录内容；②设置目录的字体为“微软雅黑”，字号大小为“小四”并“加粗”，如下图所示。

第5步：调整二级目录格式。①用鼠标拖动，以从下往上的方式选中“一、”下方的二级目录；②单击“段落”组中的“对话框启动器”按钮；③设置二级目录的段落缩进，如下图和右上图所示。用同样的方法，设置其他二级目录的缩进方式。

第6步：查看完成设置的目录。此时便完成了目录页的设置，效果如下图所示。