3.3　制作“员工考核制度表”

案例说明

考核制度表是公司管理十分重要的工具，通过定期的考核，能对比出不同员工不同层面的工作情况。可以说员工考核制度表是科学管理的工具。

“员工考核制度表”制作完成后的效果如下图所示。

思路解析

当公司领导安排行政人员、部门管理人员制作员工考核制度表时，需要根据当下员工的人数、工种、业绩分类等情况进行表格布局规划。在制作表格时，其制作流程及思路如下图所示。

步骤详解

3.3.1　创建员工考核制度表

在Word 2016中创建员工考核制度表，首先需要将表格框架创建完成，然后再输入基本的文字内容，以便进行下一步的格式调整及数据计算。

1.快速创建规范表格

员工考核制度表属于比较规范的表格，选用输入行列数的方式创建比较合理。

第1步：输入行列数创建表格。新建一个Word文件，命名并保存文件。在文档中输入标题文字；①打开“插入表格”对话框，输入“行数”和“列数”；②单击“确定”按钮，完成表格创建，如下图所示。

第2步：查看创建好的表格。完成创建的表格如右上图所示。

2.合并与拆分单元格

完成表格创建后，需要对表格的单元格进行合并、拆分调整，以符合内容需要。

第1步：合并单元格。①将表格左下角单元格进行合并；②再选中表格右下方单元格；③单击“合并单元格”按钮，如下图所示。

第2步：拆分单元格。①选中右下角合并的单元格；②单击“拆分单元格”按钮，打开“拆分单元格”对话框，输入“行数”和“列数”；③单击“确定”按钮，如下图所示。

第3步：再次合并单元格。①选中单元格；②单击“合并单元格”按钮，此时便完成了表格框架的大致调整，如下图所示。

3.输入表格基本内容

完成表格框架的大致调整后，可以为表格输入基本的文字内容。

在单元格中输入文字内容，如下图所示。

4.添加行和列

使用Word制作表格时，事先设计好的框架可能会在文字输入的过程中，发现有不合理的地方，此时就需要用到行列的添加及删除功能。

第1步：在右侧插入列。①选中表格最左边的一列；②单击“表格工具-布局”选项卡下的“行和列”组中的“在右侧插入”按钮，如下图所示。

第2步：输入插入列的标题。为新插入的一列单元格输入标题“工号”二字，如下图所示。

第3步：在下方插入列。①选中左下角单元格；②单击“表格工具-布局”选项卡下的“行和列”组中的“在下方插入”按钮，如下图所示。

第4步：合并单元格并输入文字。①合并左下方单元格，并输入文字；②合并最后一行单元格，并输入文字，如下图所示。

3.3.2　设置表格的格式和样式

员工考核制度表制作完成后，需要对表格格式进行调整，完成格式调整后还要对样式进行调整。两者的目的皆在保证表格的美观性。

1.设置行高和列宽

员工考核制度表需要根据文字内容进行高和列宽的设置。设置方法有拖动表格线及输入指定高度两种。

第1步：打开“表格属性”对话框。①单击表格左上方按钮，表示选中整个表格；②单击“表格工具-布局”选项卡下的“表”组中的“属性”按钮，如下图所示。

第2步：设置“表格属性”对话框。①打开“表格属性”对话框，切换到“行”选项卡；②在“尺寸”栏中进行设置；③单击“确定”按钮，如右上图所示。

第3步：拖动单元格边框线调整列宽。拖动第一列单元格的边框线，缩小列宽，如下图所示。

第4步：单独调整单元格的列宽。单独选中单元格，调整列宽，如下图所示。

2.调整文字对齐方式

完成单元格调整后，需要调整文字的对齐方式。

第1步：让文字居中显示。选中整个表格，单击“表格工具-布局”选项卡下的“对齐方式”组中的“水平居中”按钮，如下图所示。

第2步：调整文字方向。①选中左下角单元格文字；②单击“表格工具-布局”选项卡下的“对齐方式”组中的“文字方向”按钮，让横向文字变成竖向，如下图所示。

第3步：调整文字间距。①保持选中“考核结果分析与处理”文字，打开“字体”对话框，设置“间距”为“加宽”，磅值为“3磅”；②单击“确定”按钮，如下图所示。

第4步：设置文字右对齐。①将光标放在“日期”单元格中；②单击“开始”选项卡下的“段落”组中的“右对齐”按钮，如下图所示。

第5步：查看完成设置的表格。此时表格文字已完成设置，效果如下图所示。

3.设置表格样式

在完成表格格式调整后，可以为其设置样式效果，使表格更加美观。

第1步：打开样式列表。①单击表格左上角图标，选中整个表格；②单击“表格工具-设计”选项卡下的“表格样式”组中的按钮，如下图所示。

第2步：选择样式。在下拉列表中选择“网格表4”选项，如下图所示。

第3步：调整文字对齐方式。套用Word预设的表格样式后，字体格式会根据样式选择而有所改变，此时再微调一下即可。选中整个表格，单击“水平居中”按钮，如下图所示。

第4步：调整文字右对齐。将最下方“日期”文字设置为“右对齐”，此时便完成了员工考核制度表的样式调整，效果如下图所示。

3.3.3　填写并计算表格数据

员工绩效考核表，常常需要输入员工编号等内容，这些有规律的内容都可以利用Word 2016功能智能输入。并且在Word 2016文档中，表格工具栏专门在“布局”选项卡的“数据”组中提供了插入公式功能，用户可以借助Word 2016提供的数学公式运算功能对表格中的数据进行数学运算，包括加、减、乘、除及求和、求平均值等常见运算。

1.填写表格数据

员工考核制度表格中，有的数据没有规律需要手动填写。

如下图所示，将需要手动填写的数据输入到表格中。

2.快速插入编号

表格中的员工编号及工号通常是有规律的数据，此时可以通过插入编号的方法自动填入。

第1步：为“编号”列插入编号。①选中需要插入编号的单元格区域；②单击“开始”选项卡下的“段落”组中的“编号”下拉按钮；③从弹出的下拉列表中选择要使用的编号样式，如下图所示。此时便自动完成了这一列编号的填充。

第2步：打开“定义新编号格式”对话框。员工的工号往往比较长，需要重新定义编号样式。①选中需要添加工号的单元格区域；②单击“编号”下拉按钮；③从弹出的下拉列表中选择“定义新编号格式”选项，如右上图所示。

专家点拨

利用“编号”只能添加从数字“1”开始递增的编号，类似于“12478”“12479”的编号则无法添加。

第3步：定义编号格式。①在打开的“定义新编号格式”对话框中，选择编号样式；②将编号后面的“，”删除；③单击“确定”按钮，如下图所示。此时就完成了编号的自动输入。

3.插入当前日期

在员工考核绩效表中有日期栏，可以通过插入日期的方式来添加当前日期。

第1步：打开“日期和时间”对话框。①将光标放到需要添加日期的单元格中；②单击“插入”选项卡下的“文本”组中的“日期和时间”按钮，如下图所示。

第2步：选择日期格式插入。①打开“日期和时间”对话框，选择一种日期格式；②单击“确定”按钮，便能成功添加日期，如下图所示。

4.自动计算得分

员工考核绩效表中，往往需要计算员工各项表现的总分及平均分，此时可以利用Word中的公式进行计算。

第1步：打开“公式”对话框。①将光标放在第一个需要计算“总分”的单元格中；②单击“表格工具-布局”选项卡下的“数据”组中的“公式”按钮，如下图所示。

第2步：输入公式求和。①在弹出的“公式”对话框中输入公式“=SUM（LEFT）”；②单击“确定”按钮，如下图所示。

第3步：复制、粘贴公式。选择“总分”列中第一个单元格中的公式结果，按Ctrl+C组合键复制该公式，然后选择该列下方所有总分数据的单元格，按Ctrl+V组合键将复制的公式粘贴在这些单元格中，如下图所示。

第4步：更新公式。公式粘贴后，需要进行更新，才会重新计算新的单元格数值。方法是按F9键，执行“更新域”命令。此时就完成了“总分”列的计算，如下图所示。

第5步：计算平均分。①将光标置入需要计算平均分的第一个单元格中；②打开“公式”对话框，输入公式“=AVERAGE（ABOVE）”；③单击“确定”按钮，如下图所示。

第6步：复制、粘贴并更新平均分公式。将第一个单元格中的平均分公式复制到后面的单元格中，按F9键更新公式，完成平均分计算，效果如下图所示。

专家点拨

此外，还可以单击鼠标右键需要更新公式的单元格，从弹出的快捷菜单中选择“更新域”命令，即可实现复制公式更新的目的。