1.1 信息

在信息时代，信息已经成为与物质、能源相提并论的一种基础性资源，而且将成为信息时代的主导性资源。在组织中，信息更是最重要的、最有价值的资源。在组织的运行管理中，决策贯穿于管理的全过程，管理工作的成败，首先取决于正确的决策。而决策的质量则取决于信息的质和量。正确、及时、适量的信息是减少不确定因素的根本所在。

1.1.1 信息的概念

“信息”一词在英文、法文、德文、西班牙文中均是“information”，日文中为“情报”，我国台湾称之为“资讯”，我国古代用的是“消息”。信息作为科学术语最早出现在哈特莱（R.V.Hartley）于1928年撰写的《信息传输》一文中。20世纪40年代，信息的奠基人香农（C.E.Shannon）给出了信息的明确定义，此后许多研究者从各自的研究领域出发，给出了不同的定义。具有代表意义的表述如下：

（1）信息奠基人香农（Shannon）认为“信息是用来消除随机不确定性的东西”，这一定义被人们看作是经典性定义并加以引用。

（2）控制论创始人维纳（Norbert Wiener）认为“信息是人们在适应外部世界，并使这种适应反作用于外部世界的过程中，同外部世界进行互相交换的内容和名称”，它也被作为经典性定义加以引用。

（3）经济管理学家认为“信息是提供决策的有效数据”。

美国信息管理专家霍顿（F.W.Horton）给信息下的定义是：“信息是为了满足用户决策的需要而经过加工处理的数据。”简单地说，信息是经过加工的数据，或者说，信息是数据处理的结果。多年来，根据对信息的研究成果，科学的信息概念可以概括如下：

信息是对客观世界中各种事物的运动状态和变化的反映，是客观事物之间相互联系和相互作用的表征，表现的是客观事物运动状态和变化的实质内容。

1.1.2 数据与信息

科学技术的发展，特别是信息科学技术的发展，对人类社会产生了深刻的影响，迫使人们开始探讨信息的含义。要深入理解信息的概念，必须掌握数据、信息、知识、智慧等与信息概念关系特别密切但又很容易混淆的相关概念。

1. 数据

数据是人们为了反映客观事物而记录下来的可以鉴别的符号，是对客观事物的描述，它是信息的载体、信息的具体表现形式。数据的表现形式多种多样，不仅有数字和文字，还有图形、图像、声音等形式。数据只是一个描述，没有特定的背景和意义，只有经过解释的数据才有意义，才成为信息。

在计算机科学技术中，数据是指所有能识别、输入到计算机中的，并能被计算机程序处理的符号的总称。数据的类型非常丰富，随着计算机技术的发展，数据已无所不包。

2. 信息

据不完全统计，有关信息的定义有100多种，它们从不同的侧面、不同的层次揭示了信息的特征与性质，但其本质是相同的。一般认为，信息具有以下三方面特征。

（1）信息是客观世界中各种事物的特征的反映。客观世界中任何事物都在不停地运动和变化，呈现出不同的特征。这些特征包括事物的有关属性状态，如时间、地点、程度、方式等。信息的范围极广，如气温变化属于自然信息，遗传密码属于生物信息，企业报表则属于管理信息等。信息是经过“加工的”，其中凝聚着人类的劳动。

（2）信息是可记录、可通信的。信息是构成事物联系的基础。由于人们通过感官直接获得周围的信息极为有限，因此，大量的信息需要通过各种仪器设备获得和传输。

（3）信息可以形成知识。人们掌握了一定的信息就可以消除不确定性，更好地认识事物、区别事物并改造世界，因此，信息具有现实或潜在的价值，可以被看作是一种产品，一种人类生产活动的结晶。

3. 知识

知识是以某种方式把一个或多个信息关联在一起的信息结构，是客观世界规律性的总结。知识是结构化的经验、价值观念、关联信息及专家见识的流动组合，是有一定环境的信息，加上对于怎样运用它的理解。它为评估和吸纳新的经验和信息提供了一种架构。知识产生并运用于知识工作者的大脑中。

知识分为隐性知识和显性知识两种。隐性知识就是高度个性化而且难于格式化的知识，如主观的理解、直觉和预感都属于这一类。显性知识就是能用文字和数字表达出来，容易以数据的形式交流和共享，并且可以编辑整理的程序或者普遍原则。

一个组织的知识是以人为中心的资产、知识产权资产、基础结构资产以及市场资产。在组织机构里，知识不仅存在于文件或文件库中，也大量存在于员工的头脑中，并根植于组织机构的日常工作、程序和规范中。

4. 智慧

智慧是利用知识创造财富的能力，是富有洞察力的知识。人在了解、掌握了多方面的知识后，能够预见一些事情的发生并采取行动。例如，大家都觉得“五一去杭州旅游的车票非常紧张”（知识），但你已经“非常有预见性地购买了车票，领先一步”（智慧）。智慧是把知识应用于产生新的知识的一个动态过程，即创新能力。

5. 数据、信息、知识与智慧

在实际使用中，数据和信息常常混淆，难以辨别。数据和信息的辨别取决于语义环境。例如，一个职工的工资对其个人来说是信息，但是对代办工资的银行系统来说就是数据了。信息、数据、知识是三个不同的概念，但三者之间又有密切的联系。

（1）信息的表现形式是数据。数据是记录信息的一种形式，同样的信息也可以用文字或图像来表述。

（2）信息是经过加工以后，并对客观世界产生影响的数据。例如，行驶中汽车里程表上显示的数据是80km/h，它仅仅是通过人们对汽车行驶状态进行描述的数据符号而已，不一定成为信息，只有当司机观察到里程表上的数据以后，经过思考，认为汽车行驶速度是快还是慢，从而做出加速或减速的决定时，80km/h这个数据才成为信息。决策活动是信息存在的必要条件，这个属性可以很好地区分数据和信息。

（3）信息不同于知识，知识是由信息抽象出来的产物，是一种具有普遍和概括性的信息，是信息的一个特殊的子集。也就是说，知识就是信息，但并非所有的信息都是知识。

根据上述分析，可以这样来理解数据、信息、知识以及智慧之间的辨证关系，即“数据—信息—知识”是处于一个平面上的三元关系，分别从语法、语义以及语用三个层面反映人们认知的深化过程，而智慧则是超越了这个平面的创造性活动。具体来讲，数据是基本原料，而信息是有规律的数据，知识则是有价值及效用的信息，智慧是建立在“数据—信息—知识”之上的，并主要以已有的知识存量为基础的一种更高层次的知识创造活动。许多相关数据构成了信息，信息加以提高构成知识，知识长期积累形成智慧，从而成为一个整体，如图1.1所示。

1.1.3 信息的属性

1. 事实性

事实性是信息的核心价值。不符合事实的信息不仅没有价值，而且可能其价值为负。俗话说“输入的是垃圾，输出的一定也是垃圾”，其意思就是说输入的数据错误或没有意义，则经过处理和输出的信息也一定没有参考价值。因此，信息应该是基于正确数据的处理结果，要具备事实性。

2. 扩散性

信息的扩散性是其本性，它力图冲破保密的非自然约束，通过多种渠道和手段向四面八方传播。信息的浓度越大，信息源和接收者之间的梯度越大，信息的扩散能力也就越强。越离奇的消息，越耸人听闻的新闻，传播得越快，扩散面越大。信息扩散存在两面性，一方面它有利于知识的传播，加快信息的扩散；另一方面扩散可能造成信息的贬值，不利于保密，可能危害国家和企业利益，不利于保护信息所有者的积极性。在企业内部，要充分利用信息的共享性，在信息有效的时间内，在内部快速扩散，对外部则应该抑制信息扩散的负效应。

3. 传输性

信息可以在时间上或在空间中从一点传递到另一点。信息需要流动，流动的信息才是有价值的信息；信息需要关联，只有密切地关联，信息才能无缝地流动。信息传输成本远远低于传输物资和能源。我们应尽可能用信息的传输代替物质的传输，通过信息流来减少物流。信息的可传输性加快了资源的交流，加快了社会的变化。

4. 不对称性

由于各种原因的限制（如专业知识、市场需求、制作技术、策略等），在市场中交易的双方所掌握的信息种类和数量是极不相等的，不同的企业掌握信息的程度各不相同，这就形成了信息的不对称性。信息的这个属性为企业带来了商机，企业掌握的信息越充分，对其决策越有利。企业还可以充分利用信息的不对称性，对不同地区或不同用户实行差别定价策略，以获得更高利润。但是，随着信息技术的应用信息的不对称性程度将在相当短的时间内降至极低，或变化频率很高，因此对于信息不对称的不同程度，企业采取的经营策略应该不同。

5. 增值性

所谓增值一方面是指信息在使用的过程中会产生价值，另一方面也是指信息在传输和扩散的过程中会不断丰富。信息的主要作用在于有利于信息的持有者可以利用信息进行决策，利用信息创造机会和价值。另外，信息在不断传输的过程中会有所变化和增值，曾有一位学者把全国每天报纸上刊登的新厂投产的消息收集起来，进行提炼和分析，时间一久就能对全国工业有所估计。原来不保密的东西变成保密的了，原来不重要的东西变得重要了。通过提炼有用的信息，增加信息的价值，在司空见惯的信息中分析出重要的趋势。

6. 共享性

共享是信息的主要特征之一。与人们熟知的物质与能量资源不同，信息资源的分享与交换不具有排他性，不会因为信息的传播而损失。在同一时间内同一信息可以为多人所掌握，信息共享是一种非零和的共享，各方因同一信息而获得的增值并不等于某方独占该信息获得的增值。共享的诸方受益、受损是不确定的，一家公司的一项物料需求信息在上下游间的分享会增加信息的价值，而一项保密技术被竞争对手获得，则会损害公司的利益。

7. 等级性

管理系统是分等级的，组织的管理一般分为战略级、战术级和执行级三层。处在不同层的管理者有不同的职责，处理的决策类型不同，需要的信息也不同，因此信息也是分等级的。

（1）战略级。战略级信息是关系到全局和重大问题决策的信息，它涉及上层管理部门对本部门要达到的目标，关系到为达到这一目标所必需的资源水平和种类，以及确定获得资源、使用资源和处理资源的指导方针等方面，如产品投产、停产、开拓新市场等。

制定战略要大量地获取来自外部的信息，管理部门制定战略要把外部信息与内部信息结合起来考虑。

（2）战术级。战术级信息属于控制信息，是使管理人员能掌握资源利用情况，并将实际结果与计划比较，从而了解是否达到预定目的，并指导其采取必要措施来更有效地利用资源的信息。

（3）执行级。执行级信息用来解决经常性的事务问题，它与组织日常活动有关，用以保证切实地完成具体任务。例如，每天统计的产量、质量数据、打印数据等。

8. 可变性

可变性指的是信息的内容随时可以改变，信息很容易被修改。例如，一份文件，只要有兼容的软件，就可以很容易地被修改，修改后的文档可能具有完全不同的内容。从本质上来说，信息的提供者没有任何办法可以完全保证信息在传递过程中始终不被改变。信息的这种可变性特征具有双重的影响，其正面影响在于信息产品可以用很低的成本实现灵活的差异化定制，其负面影响在于信息的完整性和可靠性很难实现完全充分的保证。

9. 时效性

信息的时效性表现为信息的增值性只体现在一定的时间内。信息具有一定的时效，过了时效就不再具有价值或者价值大幅度下降。及时的信息对于管理者的正确决策有着非常重要的作用。例如，及时地获取某地区市场对某种产品的需求量对于生产该种产品的厂家来说有很重要的意义。

一般来说，越新颖越及时的信息，其价值越高。因此，应该尽量缩短信息的采集、存储、加工、传输、使用等环节的时间间隔，提高信息的价值。需要指出的是，从某种使用目的来看，信息的价值会随着时间的推移而降低，但是对于其他的目的来说，它又可能显示出新的价值。

以上这些性质是信息的主要性质，了解信息的性质，一方面有助于对信息概念地进一步理解，另一方面也有助于人们更有效地掌握和利用信息。

1.1.4 信息的度量

不同的数据资料中包含的信息量可能差别很大，有的数据资料包含的信息量多一些，有的则少一些，甚至空洞、啰唆。数据资料中含信息量的多少是由消除对失误认识的“不准确程度”来决定的。在获得数据资料之前，人们对某一事物认识不清，存在着不确定性，获得数据资料之后，就有可能消除这种不确定性。数据资料能消除人们认识上的不确定性。数据资料所消除的人们认识上“不确定性”的大小，也就是数据资料中所含信息量的大小。那么如何衡量信息量的大小呢？

信息量的大小取决于信息内容消除人们认识的不确定程度，消除的不确定程度大，则发出的信息量就大；消除的不确定程度小，则发出的信息量就小。如果事先就确切地知道消息的内容，那么消息中所包含的信息量就等于零。

我们可以利用概率来度量信息。例如，现在某甲到一所1000人的学校去找某乙，这时，在某甲的头脑中，某乙所处的可能性空间是该学校的1000人。当传达室的门卫告诉他“这个人是管理系的”，而管理系有100人，那么他获得的信息为100/1000=1/10，也就是可能性空间缩小到原来的1/10。通常我们不直接用1/10来表示信息量，而用1/10的负对数来表示，即-log/10=log10。如果管理系的人告诉他，某乙在管理信息教研室，那么他获得了第二个信息。假定管理信息系统教研室共有10位老师，则第二个信息的确定性又缩小到原来的100/1000×10/100=10/1000。显然：

-log100/1000+（-log10/100）=log10/1000=log100

由此可见，只要可能性范围缩小了，获得的信息量总是正的；如果某信息是我们提前所获知的，则该信息的再次获得对于事件处理的可能性范围没有变化，-log1=0，获得的信息量就是零；反之如果可能性范围扩大了，信息量变为负值，人们对此事件的认识就变得更模糊了。

信息量的单位叫比特（Bit，是二进制数字Binary Digit的缩写）。一比特的信息量是指含有两个独立均等概率状态的事件所具有的不确定性能被全部消除所需要的信息。在这种单位制度下，信息量的定义公式可写成：

H（X）=−∑p（Xi）log2P（Xi）　（其中i=1，2，3，…，n）

这里Xi代表第i个状态（总共有n个状态），P（Xi）代表出现第i个状态的概率，H（X）就是用以消除这个系统不确定性所需的信息量。

例如，硬币下落可能有正反两种状态，出现这两种状态的概率均为1/2，即

P（Xi）=0.5

这时，H（X）= -［P（X1）log2P（X1）+P（X2）log2P（X2）］=-（-0.5-0.5）=1比特。

同理可得投掷均匀正六面体骰子的H（X）=2.6比特。

值得注意的是，计算信息量的这一公式恰好与热力学第二定律中熵的公式相一致。从分子运动论的观点来看，在没有外界干预的条件下，一个系统总是自发地从一个有序到无序的方向发展，在这个过程中，系统的熵的变化总是增加的。因此，熵是系统的无序状态的度量，即系统的不确定性的度量。但是，信息量和熵所反映的系统运动过程和方向相反。系统的信息量的增加总是表明不确定性的减少和有序化程度的增加。因此，信息在系统的运动过程中可以看作是负熵。信息量越大，则负熵越大。熵值越小，反映了该系统的无序程度越小，有序化程度越高。信息度量表述了系统的有序化过程，由此可以给出更广泛的信息含义：信息是任何一个系统的组织性、复杂性的度量，是有序化程度的标志。

1.1.5 管理信息在企业管理中的作用

信息化是21世纪经济社会的重要特征之一，面对日益激烈的市场竞争，企业间的竞争不仅是人才、技术、产品的竞争，也是信息的竞争。谁能在第一时间敏锐地洞察社会变革和市场变化，捕获提炼出有效信息并及时上传下达，迅速做出正确决策，谁就会在市场竞争中占据有利位置。在新的形势下，一个企业的运营和发展不仅依赖于技术、资金、人才，还依赖于信息的传播和流通。企业政务信息的特点决定了其不仅是企业各级领导了解情况、指导工作、科学决策的重要依据，更是企业传播力的重要组成部分。它通过信息的上传下达，内外传播，在宣传企业文化、塑造企业形象、提升企业执行力等方面都起着越来越重要的作用。

在市场经济条件下，商品生产及企业赖以生存和发展基础是企业生产产品的科技含量以及该产品在市场的占有率。在市场经济中，任何市场，在市场经济规律作用下，都不可避免的具有一定的波动性。任何企业，不论现存的状况如何，如果不能具有超前的决策意识，只顾眼前的利益，忽略开拓精神，终究会被市场的大潮无情淹没。企业要发展，就必须时刻把握市场脉搏，抓住机遇，适应市场的需求。社会在前进，发展的机遇对于每一个企业来讲，不论企业的规模如何，都是客观地、公平地存在着的。同时，又都伴有一定的风险性和多变性，机遇往往稍纵即逝。要抓住并且把握住机遇，就要求企业在经营决策时，必须要具有科学的思路，科学思路来源于迅速获取大量的信息，来源于对社会各方面信息的科学地综合加工、处理。所以，从某种角度上讲，信息在企业的发展中起着相当重要的作用。