Chapter01 快速掌握Word/Excel/PPT的学习方法

技术分析

Office 2016是Microsoft Office系列办公套件的最新版本，它既继承了早期版本的强大功能，又在很多方面进行了有力的补充，使用户能够更加便捷地完成日常办公工作。Office 2016的组件众多、功能强大，要想熟练使用，就必须掌握一定的方法。本章主要介绍以下内容。

（1）Office办公必备软件。

（2）Word/Excel/PPT的学习方法。

思维导图

1.1 Word/Excel/PPT必备常识

Office 2016是一款功能强大的办公软件，集文档编辑、数据处理、图形图像设计、数据传输等功能于一体，在日常办公中发挥着非常重要的作用。

1.1.1 认识Office 2016三大组件

Office 2016主 要 包 括 Word 2016、Excel 2016、PowerPoint 2016、Access 2016以及Outlook 2016等多种组件，其中最常用的三大组件就是Word 2016、Excel 2016和PowerPoint 2016，下面将对它们分别进行介绍。

1.Word 2016

Word是Office套件的核心程序，提供了许多易于使用的文档创建工具，同时也提供了丰富的功能集供用户在创建复杂文档时使用。在实际工作中哪怕只使用Word中的文本格式化操作，也可以使简单的文档变得更具吸引力。

Word为用户提供了专业的文档工具，能够帮助用户节省办公时间，并使文档实现优雅美观的效果。下图所示为一个简单的Word文档。

Word并非只能使文档变得美观，它提供的功能还可以方便地增强文档效果，并创建脚注、尾注等复杂元素。后续章节会详细介绍Word的强大功能，下面仅对这些功能进行概述。

2.Excel 2016

Excel是Office套件中用来制作和编辑电子表格的程序。该电子表格程序是业务计算领域的一次重大技术飞跃，它提供的公式和函数可以方便地计算数值数据。在计算详细的销售或财务数据时，业务人员不再需要使用计算器或者求助于会计人员，只需要在电子表格中插入数字，然后输入公式，就可以通过自动计算功能得出结果。下图所示为一个简单的Excel工作表。

Excel不仅提供了创建公式和检查公式错误的工具，还提供了许多数据格式化选项，从而使数据更专业、更便于读取。后续章节会详细介绍Excel的重要功能，下面仅对这些功能进行概述。

3.PowerPoint 2016

PowerPoint是Office套件中的演示文稿软件。通过它制作的演示文稿，既可以在投影仪或者电脑上演示，也可以打印出来使用，更可以在召开面对面会议或远程会议时展示。PowerPoint做出来的文件叫演示文稿，其格式后缀名为ppt、pptx，也可以将演示文稿保存为pdf和图片等格式。演示文稿中的每一页都叫幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。

一个完整的PPT演示文稿一般包含片头、动画、封面、前言、目录、过渡页、图表页、图片页、文字页、封底、片尾动画等，所采用的素材有文字、图片、图表、动画、声音、影片等。下图所示即为一个简单的PPT演示文稿。

后续章节会详细介绍PowerPoint的重要功能，下面仅对这些功能进行概述。

1.1.2 Office三大组件的知识体系

Office 2016中的Word、Excel、PowerPoint三大组件都具有一定的知识体系，下面简要进行介绍。

1.1.3 Office文档的基本制作流程

在使用Office组件进行办公之前，首先要清楚办公文档的基本制作流程。Word、Excel、PowerPoint三大组件的制作流程有很多相似之处。

1.Word文档的制作流程

下图为一个简单的Word文档的制作流程。

2.Excel报表的制作流程

下图为一个简单的Excel报表的制作流程。

3.PowerPoint演示文稿的制作流程

下图为一个简单的PowerPoint演示文稿的制作流程。

1.2 掌握正确学习Word/Excel/PPT的方法

Word 2016、Excel 2016、PowerPoint 2016是常用的Office系列办公组件，受到广大办公人士的喜爱。本节将介绍Word/Excel/PPT的学习方法，帮助读者快速上手。

1.2.1 了解Word/Excel/PPT的应用领域

Word 2016可以实现文档的编辑、排版和审阅；Excel 2016可以实现数据的排序、筛选和计算；而PowerPoint 2016则主要用于设计和制作演示文稿。因此，总体来说Word/Excel/PPT可以基本涵盖人力资源管理、行政文秘、市场营销以及财务管理等多个领域的办公应用，下面将分别进行介绍。

1.人力资源管理

在人力资源管理领域，Office 2016可以帮助办公人员轻松、快速地完成各种文档、数据报表以及幻灯片的制作，如使用Word 2016制作各类规章制度、招聘启事、工作报告以及培训资料等；使用Excel 2016制作绩效考核表、工资表、员工基本信息表等；使用PowerPoint 2016制作公司培训PPT、述职报告PPT等。下图所示即为使用PowerPoint制作的述职报告。

2.行政文秘

在行政文秘领域，可以使用Office 2016各组件提供的批注、审阅以及错误检查等功能对制作好的文档和幻灯片等进行核查操作，如使用Word 2016制作委托书、合同等；使用Excel 2016制作项目评估表、会议议程记录表、差旅报销单等；使用PowerPoint 2016制作教学课件等。下图所示即为使用Word制作的销售合同。

3.市场营销

在市场营销领域，可以使用Word 2016制作项目评估报告、企业营销计划书、投标书等；使用Excel 2016制作产品价目表、进销存数据表等；使用PowerPoint 2016制作市场调研报告、产品营销推广方案等。下图所示即为使用Excel制作的产品价目表。

4.财务管理

财务管理是企业管理的核心领域，财务人员可以使用Word 2016制作询价单、公司财务分析报告等；使用Excel 2016制作企业财务查询表、成本统计表、年度预算表等；使用PowerPoint 2016制作年度财务报告、项目资金需求报告等。下图所示即为使用Word制作的企业年度财务分析报告。

1.2.2 不同行业对Word/Excel/PPT技能的要求

不同行业的从业人员所需侧重掌握的Word/Excel/PPT技能略有不同，下面将分别进行介绍。

1.2.3 兼顾Word/Excel/PPT的多个版本

Office的版本已经更新到2016，高版本的软件可以直接打开低版本软件创建的文件。如果要使用低版本软件打开高版本软件创建的文件，可以先将高版本软件创建的文件另存为低版本类型，再使用低版本软件打开。

1.用Office 2016打开低版本文件

以Word为例，使用Office 2016软件可以直接打开Word 2003、Word 2007、Word 2010和Word 2013版本的文件。在Word 2016中打开Word 2003版本的Word文件时，标题栏会显示“兼容模式”字样，如下图所示。

2.用低版本Office打开Office 2016文件

仍然以Word为例，用户在Word 2016中对文件进行新建和编辑操作后，打开“另存为”对话框，在“保存类型”列表框中选择“Word 97-2003文档”选项，将其保存为兼容Word 2003版本的格式，这样就可以用低版本的Word 2003软件打开Word 2016制作的文件了，如下图所示。

1.2.4 避开Word/Excel/PPT的使用误区

在使用Word/Excel/PPT进行办公时，错误的操作不仅会延长文件的制作时间，影响办公效率，而且会使文件内容看起来不美观，增加再次修改的难度。因此，在使用软件前，了解一些Word/Excel/PPT的常见使用误区就显得至关重要。

1.Word的常见使用误区

使用格式刷修改样式

在编辑长文档时，使用格式刷编辑文字形式是不明智的，因为一旦需要修改，则需要重新刷一遍，影响文档编辑速度。这时最正确的作法就是使用“样式”。“样式”是格式的集合，用户可以预先设置好样式，然后再选择文字应用样式，如下左图所示。

用空格调整字间距

标题的间距如果太小而需要调整时，有的用户会在每个字之间一个一个地按空格，这种做法不仅浪费时间，还有可能导致间距不对等。实际上，在调整字间距时，最好通过“字体”对话框中的“字符间距”选项区进行，如上右图所示。

一个个修改而不用替换

如果文档中出现大量空格或同类错误文本，有的用户会一个个手动删除或者修改，这样很浪费时间。此时，可以使用“查找和替换”功能，按下【Ctrl+H】组合键，如下图所示，在对话框的“查找内容”和“替换为”文本框中输入相应内容，单击“全部替换”按钮即可。

按【Enter】键分页

在调整文档的标题和正文之间的距离时，有些用户会习惯性地敲【Enter】键，一直到下一页，但这样调整出来的分页效果总是不理想，在删除或添加文本内容后，就会产生页面变动。该操作可以使用分页符来完成。单击“插入”选项卡下“页面”面板中的“分页”按钮，或者单击“布局”选项卡“页面设置”面板中的“分隔符”下三角按钮，在展开的列表框中，单击“分页符”命令即可，如下图所示。

手动添加目录

Word提供了自动提取目录的功能，只需要为文本设置大纲级别并为文档添加页码，即可自动生成目录，免去了手动输入目录的麻烦，如下图所示。

2.Excel的常见使用误区

一个个输入大量重复或有规律的数据

在使用Excel制作数据表格时，常常需要输入一些重复或者有规律的数据，但是一个个输入会很浪费时间，此时可以使用快速填充功能。下图所示为“快速填充”命令和快速填充后的数据。

不善用函数功能

在计算工作表中的数据时，一些用户习惯使用计算器计算好了才输入进去，很影响工作效率。实际上，Excel提供了求和、平均值、最大值、最小值、计数等函数，可以完全满足用户对数据的简单计算需求，不需要使用计算器。

不善用排序和筛选功能

排序和筛选是Excel的强大功能。排序功能能够将数据快速按照升序、降序或者自定义序列进行排序，而筛选功能则可以快速并准确筛选出满足条件的数据。

3.PPT的常见使用误区

过度设计PPT封面

一个用于演讲的PPT，封面的设计水平和内页保持一致即可。因为第一页PPT（封面）停留在观众视线里的时间不会很久，哪个演讲者都不可能对着封面大讲特讲。演讲者需要尽快完成开场白，然后进入演讲的实质内容部分。PPT封面仅仅是告知观众你的演讲开始了，以及题目是什么。所以封面不是PPT要呈现的重点。

封面设计得浓墨重彩，也许一定程度上能达到一鸣惊人的效果，可是这种做法并不聪明。精彩封面翻过去之后，如果PPT页面呈现平庸之态，就会让人很失望。这种金玉其外的PPT，我们上网随时可以找到一大把。相比之下，在略显低调的封面之下，暗藏精彩的内页，在演讲过程中不断提升观众的满意度才是聪明的做法。

把LOGO放到每一页

很多高品质PPT仅会在纯净的背景中放上关键的内容，其他干扰视觉的小东西则都被清除掉了。在制作PPT时要避免把公司LOGO以大图标的方式放到每一页幻灯片中，以免扰乱观众的视线。

为PPT打上底纹水印

有些用户出于对自己原创内容强烈的保护心理，在通篇PPT上使用底纹水印。这种做法不仅使制作流程更为烦琐，而且实际上也无法真正保护幻灯片。

文字过多

在设计PPT的过程中，一张幻灯片中的文字内容如果比较多，会使整个版面显得拥挤且单调。此时，可以借助图片、表格等使PPT看上去丰富且简洁。

选择不合适的动画效果

使用动画是为了突显重点内容，引导观众的思路，从而引起重视。然而，如果选择的动画效果不合适，就会起到相反的作用。因此，使用动画的时候，要尽量遵循醒目、自然、适当、简化及创意等原则。

1.2.5 Word/Excel/PPT的学习方法

要想在有限的时间里学到更多的知识，取得更大的进步，除了坚持不懈地努力外，最重要的就是掌握有效的学习方法。

下面总结一些Word/Excel/PPT的学习方法和心得体会，旨在帮助读者更有效地学习，并成为一名电脑办公高手。

使用帮助系统

“帮助”是软件的“说明书”，上面记载了非常全面的官方说明和操作方法，同时还提供了丰富的模板、库等资源，这种“自助式”的学习途径是读者不可忽视的。

例如，在Word文档的“功能区”选项板的“请告诉我”文本框中，输入需要搜索的内容，按【Enter】键即可直接搜索相关内容。

在论坛上进行交流

在论坛上求助和学习是提高Office操作水平的有效途径。用户可以直接提交自己的问题寻求他人的帮助，也可以就他人的问题同其他用户进行交流。如此一来，解决问题的同时，自己的水平也在不断地提高。

在搜索引擎中寻找答案

如何在海量的互联网信息中以最短的时间找到自己所需要的信息？当然是使用搜索引擎。搜索引擎扮演着帮助人们在互联网上以最节省时间的方式寻找自己需要的信息这样一个重要的角色。常用的搜索引擎有谷歌和百度等。向搜索引擎提交关键词时，关键词的选择、多关键词搜索以及高级搜索等技巧的使用，可以帮助用户准确而快速地搜索到自己想要的信息。

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虽然目前很多人通过网络途径获取知识，但是传统的书籍学习方式绝对没有被淘汰，且仍然是很多新技术的主要传播途径。图书具有知识精练、准确性高、方便携带及阅读等优点，非常适合入门级读者学习使用。