案例三 制作企业常用文档——Word公文书写操作

任务三 制作红头文件模板

【情景导入】

华新电器公司为了战略发展，对公司机构和人员做了大调整，同时新请了很多员工。小A恰逢际遇，虽然只是公司的一般文员，但这是一个大公司，未来机会很多，小A暗下决心，一定要珍惜这个机会，在这个公司里认真工作，努力学习新技能。小A入职后的第一个任务是编辑所有有变动的员工的任命文件，包括升职、调换部门以及新进员工。

这可是上百份文档，难道要一份份编辑打印吗？而且要尽快将文件发出，必须提高工作效率并保证格式一致，输入内容准确无误。有什么办法呢？

小A努力回忆在“办公自动化高级应用案例教程”课程中学到的知识，记得有“模板”能保证格式的统一，也有“域”作为提示按钮在统一模板下输入不同的内容。于是小A通过查阅资料，分析了任务技能点，掌握了预备知识，现在就差具体实践了，我们跟着小A一起来完成这项任务吧。

1．学习目标

• 掌握红头文件的概念。

• 掌握模板的定义以及自定义模板的创建方法、保存方法和使用方法。

• 掌握插入域并定制带提示按钮的两种方法。

2．预备知识

（1）红头文件的概念

“红头文件”并非法律用语，一般是指规范性文件，主要是由行政机关制定并发布，在一定范围时间内对公民、法人和其他组织具有普遍约束力的文件。比如上级下发的带有大红字标题和红色印章的文件、声明、公告、公示类等的俗称，图3-1为红头文件的示例。

（2）模板的概念

Word模板是指Microsoft Word中内置的包含固定格式设置和版式设置的模板文件，用于帮助用户快速生成特定类型的Word文档。一个模板一般包含以下信息：

①文本的格式，包括分页、段落、字体、图文框、表格等。

②样式，预先定义好的文本格式用于快速格式化文本。

③内容，包括文本（包括占位符）、图片、OLE对象、表格等。

④自定义工具栏、宏、快捷键、自动图文集词条。

⑤宏按钮（带指示定位符、提示输入信息）等。

因此，模板是一个用来创建文档的原型，是一种特殊的文档，Word 2013中提供了很多现成的模板，除了通用型的空白文档模板之外，还内置了多种文档模板，如博客文章模板、书法字帖模板、求职信模板、简历模板、约会日程表模板，等等。当我们在Word 2013中新建一个文件时，在“特色”选项卡下就能看到这些内置的模板，如图3-2所示。另外，Office网站还提供了证书、奖状、名片、简历等特定功能模板，借助这些模板，用户可以创建比较专业的Word 2013文档。

在Word 2013中使用内置模板创建文档的方法：

步骤1：打开Word 2013文档窗口，依次单击“文件”—“新建”。

步骤2：在打开的“新建”模板中，用户可以单击“博客文章”“书法字帖”等Word 2013自带的模板创建文档，还可以单击Office网站提供的“名片”“日历”等在线模板。

步骤3：单击合适的模板后，在“新建”模板右侧选中“文档”或某项模板，假设选择“蓝色求职信”，如图3-3所示，然后单击“创建”按钮。

步骤4：打开使用选中的模板创建的文档，同学们就可以在该文档中进行编辑了。

小提示：除了使用Word 2013已安装的模板，用户还可以按照自己的需要创建个人模板和利用Office网站提供的模板。在下载Office网站提供的模板时，Word 2013会进行正版验证，非正版的Word 2013版本无法下载Office Online提供的模板。

刚才我们使用的是Word 2013自带的模板，小A目前遇到的难题是需要自己创建一个公司的任命文件模板。那么如何使用Office 2013来制作Word自定义模板呢？很多同学都不是很清楚方法。其实只要我们把用Word创建的模板设定在特定文件夹，然后按照下面的操作步骤就可以导入自定义模板。下面我们就来操作如何在Office 2013中创建自定义Word模板。

步骤1：创建自定义模板。Word默认状态下是没有自定义模板的，需要自己设置。现在我们在Office 2013安装文件夹中新建一个文件夹，命名为“个人模板”，如图3-4所示。这作为以后自己创建模板的默认保存位置。

步骤2：在Word 2013中设置个人模板保存位置。打开“文件”—“选项”，在弹出的“Word选项”对话框中找到“保存”选项卡，我们会发现“默认个人模板位置”是空白的，因为系统默认状态下是没有的，需要我们自己进行设置，输入刚才创建的文件夹位置“C:＼Office 2013＼个人模板”作为默认个人模板保存路径，如图3-5所示，然后单击“确定”按钮。

步骤3：保存模板的文件（格式和内容已设置好了的）。依次单击“文件”—“导出”—“更改文件类型”—“模板”（.dotx文件）—“另存为”，找到刚才自己设定的文件夹保存即可，如图3-6所示。

（3）提示按钮的概念

所谓提示按钮，是指一个“域”。域是保存在文档中的可能发生变化的数据，比如这次小A遇到的人名、部门、职位等信息是变动的，而其他的内容相对不变。最常用到的域是PAGE域，即在添加页码时插入的能够随文档的延伸而变化的符号。相信大家都有设置页脚时插入页码的经验。利用“域”可以在文档的特殊位置布置一些提示信息，告诉用户可以单击该信息，并输入新的文字代替这些信息。同时，新输入的文字可以继承提示信息的外观特征，如字体、字号、段落设置等。比如，需要在一个模板中指明标题、作者等信息的输入，并赋予适当的格式。

3．回到场景

小A接到任务后，已经充分掌握了以上的预备知识，并且向前辈了解了红头文件的规范格式，如图3-7所示。现在小A要开始制作自己的第一个模板了。

创建、保存自定义模板的操作步骤如下：

步骤1：创建任命文件模板初稿。在这一步，我们需要确定任命文件的规范格式、固定内容，这个步骤有三个方法可以实现。

方法一：

由于小A是第一次进行自定义模板，当打开“文件”—“新建”—“个人选项卡”时，显示是空白的，如图3-8（a）所示［如果成功创建自定义模板，显示效果如图3-8（b）所示］。这时，我们可以按照刚才的预备知识来操作。依次单击“文件”—“新建”一个空白文档，按照图3-7所示的标准红头文件规范格式，输入任命文件中的固定部分内容，有变动的部分（比如名字、部门、职位等）暂时以XXX代替，如图3-9所示。

这时我们可以按照刚才预备知识的步骤来完成。依次单击“文件”—“导出”—“更改文件类型”—“模板”—“另存为”，弹出如图3-10所示的对话框中，输入这次的模板文件名“华新电器有限公司任命文件”，保存即可。这个方法下，“保存类型”自动设置为了“模板文件”，打开的路径自动弹出为我们刚才设置的默认个人模板位置“C:＼Office 2013＼个人模板”（注意，保存时观察一下保存路径，如果不是这个位置，需要人工选择为该路径）。关闭文件后，再重新单击打开“文件”—“新建”—“个人选项卡”时，就会发现刚才小A创建的第一个模板已经显示在里面。如图3-8（b）所示。

方法二：

在方法一的最后一步，不是进行“导出”，而是选择“文件”—“另存为”，依然会弹出如图3-10的对话框，只是这时必须手动选择“保存类型”为“模板文件”，保存路径为默认个人模板位置“C:＼Office 2013＼个人模板”，然后输入文件名“华新电器有限公司任命文件”，保存即可。

方法三：

方法一和方法二所创建的模板都会显示在新建文档时的个人模板中，如图3-8（b）所示，因为我们在保存模板的时候选择了默认个人模板位置。这两种方法在以后新建文档的时候会非常方便。当然我们也可以将模板保存在自己方便操作的工作文件夹中，只是“保存类型”也必须设置为“模板文件”。采用这个方法的话，每次都需要进入到这个工作文件夹，然后双击模板才能够基于该模板创建新文档。

步骤2：制作提示按钮。这一步，我们将变化的内容部分以提示按钮“域”的形式来呈现。调出刚才制作的任命文件模板，首先将标题行“关于XXX同志任命｜录用的通知”中XXX部分的内容设置为提示按钮。

方法一：

删除标题行中“同志”前的所有X符号，将鼠标置于“同志”前，接着按“Ctrl+F9”组合键，这时会插入一对标明域代码的花括号｛｝。我们在花括号中输入“MAC-ROBUTTON Nomacro 请输入调任或者录用的同志姓名”，如图3-11所示。其中“MAC-ROBUTTON Nomacro”为域代码类型，“请输入调任或者录用的同志姓名”为提示信息，提示我们要更新替换的内容，输入新的内容后这部分内容会被完全覆盖，但格式会完整继承下来。

插入域代码步骤完成后，我们还需要进行切换域代码操作。这时将光标定位在提示信息的任意处，单击鼠标右键，选择“切换域代码”，如图3-12所示。

这时我们的任命文件模板显示效果如图3-13中的（1）所示。当把鼠标放在提示信息的任意位置时，这部分内容会高亮显示，如图3-13中的（2）所示。这时我们输入录用的同志姓名“张三”，原有的提示信息被自动完全覆盖，如图3-13中的（3）所示。

方法二：

将光标置于标题行“同志”前，打开“插入”选项卡，选择“文本”部分的“文档部件”选项，然后选择“域”，如图3-14所示。

这时在弹出的“域代码”对话框中，依次选择“类别：文档自动化”—“域名：Macro Button”—“宏名：AcceptAllChangesInDoc”，在“显示文字”文本框中输入提醒我们要录入的信息，于是小A决定输入“请输入调任或录用的同志姓名”，如图3-15所示。

方法二的显示效果依然如图3-13所示，在提示信息部分单击鼠标右键同样可以进行“切换域代码”和“编辑域”操作。

步骤3：创建完整的红头文件模板。这一步我们是在步骤2的基础上，将模板中所有有变化的内容全部设置为提示按钮。

在图3-17所示的显示效果中，提示信息与其他正文信息的区别度不大，小A决定在此改进一下提示信息，将这部分内容用 【】 括起来。

在提示按钮处单击鼠标右键，选择“编辑域”，如图3-16（a）所示。在弹出的对话框中“显示文字”部分修改一下提示信息，如图3-16（b）所示。

接下来任意使用步骤2的方法一或方法二来设置其他提示按钮。显示效果如图3-17所示，所有的提示按钮都以 【】 来进行显示。看起来最后一排的年月日信息破坏了原有的格式，但只要单击后重新输入新内容，无论是一个字符还是几百个字符，原来的提示信息就会被覆盖，而格式沿用。

步骤4：保存红头文件模板。小A的第一份模板就创建成功了，注意需要使用步骤1的方法来进行保存。依次单击“文件”—“导出”—“更改文件类型”—“模板”—“另存为”，文档类型和文件名保持不变。最终版本的任命文件模板就覆盖步骤1的初稿了。

步骤5：利用自定义模板创建新文档。

回到图3-8所示的过程，这时我们依次单击“文件”—“新建”—“个人”，刚刚成功创建的模板“华新电器有限公司任命文件”就出现了，选中它后双击，这时Word 2013会打开一个默认名为“文档∗.docx”的文件，现在我们开始制作第一份任命文件吧。只需要对所有的提示信息按公司的聘任情况来进行编辑替换，如图3-18所示，最后按照普通文档进行保存就可以了。

4．实训营

（1）训练实例

小A又接到新任务了，这次华新电器集团不断有关于公司发展的各种战略文件，有时还是几个部门联合发文，小A想了想，干脆做一个通用型的模板吧，变化最多的部分就是文件的正文部分，这部分空着，而抬头和结尾都是雷同的，重要的是文件格式必须统一，这一点红头文件模板简直太好用了。图3-19就是小A设计的通用模板，你觉得做得好吗？还有需要完善的吗？

（2）常见问题以及操作技巧

①插入域的花括号必须通过Ctrl+F9组合键的方式插入，自己手工通过键盘输入的｛｝无效。

②插入域代码时，“Nomacro”和后面的提示内容之间必须要有一个空格；否则，在下一步切换域代码时将无法显示。

③创建自定义模板时，选择的方式是“文件”—“导出”，而不是“另存为”，这样能保证保存路径为默认个人模板位置；否则，需手动设置。

④创建自定义模板时，“保存类型”需设置“模板文件”。

⑤使用自定义模板创建的新文件为普通Word文档，所做的任何操作不会对模板造成任何影响。要想修改模板，必须在保存时按照新建的步骤一步步操作，只是文件名选择原来的名字就可覆盖了。

⑥红头文件中，标题和正文部分的分割线可以不采用形状中的直线而用“——”（破折号），字体为华文行楷或黑体，这样横线就是连贯的了；“★”通过“插入”—“符号”进行插入。

⑦设置提示按钮信息的文字格式时，一般继承原位置的格式，如果要重新设置，可以切换域代码后选中相应的内容进行设置，也可以切换成提示信息选中后进行设置。

⑧制作多个提示按钮时，如果格式不变，只需要“复制”+“粘贴”就可以了，然后在新位置选择“切换域代码”，修改一下提示信息就可以了。