4.6　实例精讲——设计固定资产档案表

固定资产是指使用年限在一年以上、单位价值在规定标准以上、并在使用过程中保持原来实物形态的资产。固定资产是企业长期使用的资产，作为企业资产的主要部分，固定资产的核算与管理一直是企业会计和资产管理工作的重点。

操作步骤

4.6.1　编制基础设置表

在固定资产统计表中要记录资产的物理类别、变动方式、使用状态和使用部门，为操作方便，可以先创建基础设置表，并使用名称管理器定义名称。

（1）新建一个工作簿，将其中一个工作表重命名为“基础设置”。

（2）在工作表中输入相关文本信息，建立表头，并设置单元格格式，效果如图4-81所示。

（3）定义名称。

选中A3：A9单元格区域，在“公式”菜单选项卡的“定义的名称”区域单击“定义名称”按钮，弹出“新建名称”对话框。在“名称”文本框中输入“物理类别”，“范围”为“工作簿”，“引用位置”自动填充选取的单元格区域，如图4-82所示。单击“确定”按钮关闭对话框。

（4）使用上一步同样的方法定义名称“变动方式”“使用状态”“使用部门”。

此时，单击“公式”菜单选项卡中的“名称管理器”按钮，在弹出的“名称管理器”对话框中可以查看已定义的名称，如图4-83所示。

4.6.2　编制固定资产档案表

各类固定资产数据构成固定资产档案，记录固定资产的原始信息。

（1）新建Excel工作表，并重命名为“固定资产档案”。

（2）建立固定资产档案表格框架。在工作表中相应单元格中输入表头信息，如图4-84所示。

接下来输入数据，首先输入资产编号。

（3）选中A3单元格，单击“开始”菜单选项卡“数字”区域右下角的扩展按钮，在弹出的“设置单元格格式”对话框中切换到“数字”选项卡，在“分类”中选择“自定义”，在“类型”文本框中输入“A000”，如图4-85所示。单击“确定”按钮关闭对话框。

（4）在A3单元格中输入“A001”，然后将鼠标指针移到单元格右下角，当鼠标指针显示为时，按下鼠标左键向下拖动到A19单元格，选中的区域即可填充序列，如图4-86所示。

物理类别、变动方式、使用状态和使用部门使用频率较高，如果每个数据都通过键盘输入，不仅浪费时间还容易出错。利用数据验证功能，可以提高数据输入速度和准确性。

（5）设置数据验证。选中B列，在“数据”菜单选项卡的“数据工具”区域单击“数据验证”按钮，弹出“数据验证”对话框。

（6）在“允许”下拉列表框中选择“序列”，在“来源”文本框中输入“=物理类别”，如图4-87所示，单击“确定”按钮关闭对话框。

此时，B列单元格右侧将显示一个下拉按钮，单击该按钮，可以弹出下拉列表框选择输入项，如图4-88所示。

（7）按照上述方法，为D列、E列、G列分别设置数据验证，“来源”分别输入“=变动方式”“=使用状态”和“=使用部门”。

为整列单元格设置数据验证之后，表头部分也出现了数据验证的下拉按钮，接下来取消表头单元格的数据验证。

（8）按住Ctrl键单击不需要设置数据验证的B2、D2、E2和G2单元格，在“数据”菜单选项卡的“数据工具”区域单击“数据验证”按钮，弹出如图4-89所示的提示对话框，提示用户选定区域含有多种类型的数据验证，是否清除并继续。

（9）单击“确定”按钮，弹出“数据验证”对话框。此时，“允许”条件显示为“任何值”，如图4-90所示。单击“确定”按钮，即可清除选中单元格的数据验证。

（10）输入日常业务信息。按照实际发生业务，输入固定资产档案信息，如图4-80所示。

至此，固定资产档案表编制完成。

4.6.3　添加固定资产信息

在Excel中建立数据表之后，只要有字段名，Excel就会自动产生一个记录单。使用记录单可以一次输入或显示一个完整的信息行（或称记录），可以删除、修改或用指定的条件查找特定的记录，操作十分方便。

（1）选中“固定资产档案”工作表数据区域中的任意一个单元格，在快速访问工具栏上单击“记录单”按钮，打开如图4-91所示的记录单，默认显示第一条记录。

（2）单击“新建”按钮，显示一个空白的记录单，如图4-92所示。

（3）在记录单中的每一个字段中输入相应的内容，按Tab键下移一个字段；按Shift+Tab键上移一个字段，输入完成的结果如图4-93所示。

（4）输入完毕后，单击“关闭”按钮完成记录添加。添加的记录显示在所有记录的最后，如图4-94所示。