技巧篇　超好用的68个时间管理技巧

第一章　时间管理：时间分配法则

01.掌握80/20时间分配法

意大利经济学家帕累托在研究19世纪英国人的财富和收益模式时发现，财富在人口分配中存在着极大的不平衡，80%的财富都流入20%的人手里，而且这种现象在不同时期或不同国家都普遍存在。于是，帕累托认为，在人类活动中，原因和结果、投入与产出、付出与回报之间存在一种内在的失衡，这就是80/20法则，也叫帕累托法则。

80/20法则应用到日常生活中，分配比例不一定如此准确，但对于商业活动、管理活动和个人工作来说，是具有重要意义的。比如，对于企业来说，80%的营业额通常来自20%的企业产品或销售渠道；80%的利润往往来自20%的客户；对个人来说，80%的时间被用于处理无关紧要的琐事，只有20%的时间才是真正高效的。

在我们的日常工作中，80/20法则同样具有特别的价值。我们要把注意力和时间集中在具有关键效果的重要事情上，掌握了最关键的20%，就掌握了另外的80%。

潘妮大学毕业后，应聘到一家企业做总经理助理。总经理向她介绍了公司的情况和现状，并且交给她两件事情，一件是解决公司资金周转问题，另一件是处理员工日常供给问题。

潘妮心想，解决公司资金周转虽然重要，但不是十分紧急，解决员工的日常所需不重要但紧急，那就哪个紧急先处理哪个吧。但是公司琐事太多了，每天都有人来找她反映问题，而且这些问题看起来都很着急，她不得不在各个部门间跑来跑去，几乎把时间都用在处理日常琐事上。当总经理问她另一项工作进展时，她才发现自己把最重要的事情给忘了。总经理认为潘妮不善分配和管理自己的工作时间，以不适合助理这项工作为由将她辞退了。

在职场上，像潘妮这样不善管理时间的人很多，他们不明白，处理工作中的事情有一个重要原则，那就是先处理最重要的工作，而不是先处理最紧急但不那么重要的工作。那么，我们如何应用80/20法则来帮助我们利用20%的时间抓住80%的要事呢？我们可以用时间象限法。

第一象限：重要且紧急的事。主要分两种情况，一种是突发性的重要工作，如领导突然指派某个员工去拜访重要客户；还有一种是原本属于第二象限，因为没有及时处理，转到第一象限的。

第二象限：重要但不紧急的事。比如，年终总结、工作计划、项目计划书，等等。

第三象限：不重要但紧急的事。主要是日常琐事，如接听来电、处理客户投诉等。

第四象限：不重要且不紧急的事。这类事情现在或将来做不做，不会对自己的工作产生较大的影响，如浏览新闻、看电视、找朋友聊天等。

我们可以把工作任务进行分类，把它们划分到不同的象限里，然后再按照紧急和重要程度处理。要把20%的时间投入第一象限和第二象限中，完成80%的要事，剩下的时间再考虑处理第三象限的事情，如果还有时间，再考虑那些不重要且不紧急的事。