3.1 Word中表格的创建

掌握在Word 2016中插入和绘制表格的方法

在Word 2016中创建表格的方式有很多种,除了手动绘制表格外,还可以插入电子表格或内置表格。

3.1.1 在Word中绘制表格

在Word 2016中要使用手动绘制表格功能,可在“插入”选项卡的“表格”功能组中单击“表格”按钮,在弹出的下拉菜单中选择“绘制表格”命令,如图3-1所示。当鼠标光标变为形状时,按住鼠标左键不放并进行拖动,即可实现手动绘制表格。

使用手动绘制表格的方法,可以创建大小随意且布局格式极不规则的表格,如图3-2所示。

图3.1 “表格”下拉菜单

图3.2 手动绘制表格

提示 Attention

表格布局的控制

在手动绘制表格之前,首先要清楚自己需要的表格布局样式,先绘制整体结构,再绘制每个行或列甚至单元格中的小布局。如果在单元格中绘制边线时,鼠标不是向水平或垂直方向移动,则一定要等虚线自动吸附到附近的边线时再释放鼠标,否则将在当前的单元格中再创建一个新的表格。

3.1.2 插入任意行数与列数的表

在Word 2016中,将文本插入点放置到需要插入表格的位置,在“插入”选项卡中单击“表格”功能组中的“表格”按钮,在弹出的下拉菜单中有如下两种方法可以快速插入普通表格。

◆ 通过选择行列插入表格:在菜单的“插入表格”栏中移动鼠标,在区域上方将显示表格的列数与行数,单击即可插入相应行列数的表格,如图3-3所示。

◆ 通过对话框插入表格:在菜单中选择“插入表格”命令,打开“插入表格”对话框,如图3-4所示。在其中设置表格的列数、行数与其他相关参数后,单击“确定”按钮即可插入指定行列数的表格。

图3.3 通过选择行列数快速插入表格

图3.4 通过对话框快速插入表格

3.1.3 插入Excel电子表格

Excel是强大的电子表格程序,也是Office办公套件的一个组件。Word 2016对Excel电子表格提供了完美的支持,用户可以直接在Word中插入Excel表格,并可以像在Excel中一样对表格的内容进行编辑。

将文本插入点放置到需要插入Excel表格的位置,在“表格”下拉菜单中选择“Excel电子表格”命令,即可在文档中插入一个电子表格,同时将编辑界面切换到Excel电子表格编辑界面,如图3-5所示。

图3.5 插入Excel电子表格后的工作界面

在表格编辑区四周共有8个控制点,可用于控制表格的大小。将鼠标光标移动到这些控制点上,当鼠标光标变为双向箭头时,按住鼠标左键并进行拖动,可改变电子表格的大小。

在文本编辑区的任意位置单击,可返回Word文档编辑界面,插入的电子表格将变为如图3-6所示的样式。此时再使用鼠标拖动表格边框更改表格的大小时,对表格中的单元格个数不会产生影响。

图3.6 Word文档编辑界面下的电子表格

在返回Word文档编辑界面后,插入的电子表格被视为一个完整的对象,其中的数据不可被编辑。双击电子表格可再次打开电子表格编辑界面。

在实际工作中,很多时候需要将已经制作好的Excel电子表格插入Word文档中。最简单的方法是,找到并选择已经制作好的Excel电子表格,按住鼠标左键不放,将其拖动到Word文档中需要的位置再释放鼠标,如图3-7所示。

图3.7 将已有的Excel电子表格插入Word文档中

3.1.4 根据内置样式插入表格

在Word 2016中内置了9种不同样式的表格,在“插入”选项的“表格”功能组中单击“表格”按钮,在弹出的下拉菜单中选择“快速表格”命令,在展开的子菜单中即可看到9种不同风格的表格样式,如图3-8(左)所示。

在其中选择一种表格样式,即可将其插入当前文本插入点所在的位置,然后对其中的数据进行修改即可,如图3-8(右)所示。

图3.8 插入快速表格

技巧 Skill

将已制作好的表格保存到快速表格库中

当用户制作了某个表格后,如果以后还要多次使用相同结构的表格,可将其保存到快速表格库中,以方便以后直接使用。其方法是:选择已经制作好的整个表格,单击“表格”按钮,在“快速表格”子菜单中选择“将所选内容保存到快速表格库”命令即可。

3.1.5 将文本转换为表格

当文档中的一段文本包含多个逗号、句号、制表符或其他指定符号时,可将文本内容以指定的符号为边界,将其转换为一行多列的表格;当一部分文本中包含有多个段落标记,且每个段落中含有数量相同且结构相似的符号时,可将这部分文本转换为特定行数与列数的表格。

选择该数据,在“表格”下拉菜单中选择“文本转换成表格”命令,在打开的对话框中默认所有的参数,单击“确定”按钮即可,如图3-9所示。其最终效果如图3-10所示。

图3.9 将文本转换成表格

图3.10 转换成表格的效果

提示 Attention

将文本转换为表格时的行列数控制

通常将包含有多个段落标记的文本区域转换为表格时,表格的行数是由系统控制的。如果列数的值不足以容纳一个段落中的所有字段,将以列的倍数增加表格的行数。

如果包含多个段落标记的文本区域中某一个段落中的文本分隔符(如制表符、空格、逗号等)的数量和结构方式与其他段落不同时,则生成的表格仅有一列。