2.2 高效图表操作技巧

向图表追加数据系列

一般作图的过程，是先选定数据区域，然后插入图表。实际工作中，我们经常需要往图表中继续加入其他数据系列，有时还是将同一数据源多次加入图表。这个“加入”的动作是如何做的呢？有4种操作办法。

1．鼠标拖放法。选中待加入的数据区域，鼠标置于边框，出现十字箭头时，按下鼠标将其拖放到图表上释放即可。如果新数据与已有数据格式不一致，Excel会弹出一个选择性粘贴的窗口，询问你加入数据的方式，如图2-8所示，根据你的需要进行选择。这是最方便快捷的操作方法，遗憾的是Excel 2007中已不再支持。

2．复制粘贴法。其实质与前一种方法是一样的，只是换用键盘操作。先选中待加入的数据区域，Ctrl+C复制，再选中图表，Ctrl+V粘贴，后续操作同上。此方法在Excel 2007中仍支持。

3．框线扩展法。当我们选中图表时，其源数据区域周围会出现紫、绿、蓝的不同框线。如果待加入数据与已有数据是连续的，可以拽住蓝色框线的右下角，出现双向箭头时，将蓝框区域拉大到包含待加入数据即可。此方法仅适用于待加入数据与已有数据是相邻连续的情况。

4．对话框添加。这是添加数据系列的常规方式。选中图表，右键→数据源→系列→添加，即可增加一个数据系列，然后可在名称、值、分类轴标签的输入框中指定数据源。

当要往图表中添加散点图系列时，一般要运用此方法，建议大家熟练掌握。首先通过数据源对话框添加一个数据系列，然后将该系列调整为散点图类型，最后在数据源对话框中指定该系列的x、y值的引用位置，就添加了一个散点图系列。

选择难于选择的数据系列

在对图表进行格式化的过程中，我们一般是用鼠标直接点选需要的数据系列。经常做图表的人一定遇到过这样的困扰：当多个系列纠缠在一起，或者躺在坐标轴上看不见，或者藏在背后看不见，我们往往很难选择到想要的数据系列。在这种情况下，有另外的2种操作办法。

1．箭头循环选择。选中图表后，按上或下箭头，光标焦点会在各图表元素之间循环切换，一直按到你想要的数据系列被选中即可（可通过源数据周围的蓝框判断）。此外，这时再按左或右箭头，焦点会在这个数据系列的每个数据点上循环移动，可以选择不同的数据点。

2．通过图表工具栏选择。当选中图表时，图表工具栏会变亮，最左边是一个图表元素的下拉框，在这里我们可以选择到所有的图表元素，如图2-9所示。在某些元素不易被选择到时，记得还有这种方法。

让F4键完成重复的设置任务

在Excel中有一个非常重要的快捷键F4，它有2种用途：一是在输入公式时用来循环切换相对地址和绝对地址，二是重复上一次操作。在图表制作中会有很多繁琐枯燥的重复性设置工作，如能善用F4键，将大大提高作图的工作效率。

假如在一个有3个数据系列的曲线图中，我们要将所有线条都设置为粗线型、无数据点标记、显示数据标志为值。首先选中其中一个系列，在其格式对话框中逐一设置好这三项格式。然后选中第二个数据系列，按F4键，你会发现Excel立即自动对其执行了刚才的三项格式设置，这就是“重复上一次操作”的效果。对第三个数据系列可继续如法炮制。

可以说，只要是同类型的重复性操作，我们都可以考虑尝试一下F4键，让它来帮我们完成乏味的重复。若重复的结果不符合预期，可以随时按Ctrl+Z键回退。

需要说明的是，在Excel 2003中F4键是以一次对话框访问为单位，重复其中所进行的所有操作。但在Excel 2007中F4键是以一次操作为单位，仅重复上一次操作，而不是一组操作。Ctrl+Z键也只是撤销上一次操作，而不是一组操作。不能不说这种方式很大程度上降低了操作效率，而且在Excel 2010中也未见恢复。

改变数据系列的图表类型

一般我们制作图表都是用Excel的图表向导，使用标准的图表类型或内置的自定义图表类型。但我们会看到很多商业图表案例，在Excel的标准类型和自定义类型中都没有提供类似的样式，它们是怎么制作出来的呢？

其实很简单，我们只要掌握一条要领：Excel图表中的每一个数据系列，都可以单独设置其图表类型。这样，我们实际上可以制作多种图表类型混存的组合图表，从而摆脱Excel图表类型的限制。

操作方法上，可以先制作简单的柱形图或曲线图，然后选中需要修改图表类型的数据系列（如图2-10中的柱形图系列），单击鼠标右键→图表类型，在对话框中选择需要的图表类型，则该系列会变成指定的图表类型。注意是仅选择目标数据系列而不是整个图表或其他元素，否则整个图表都会变成所选择的类型了。

不过，并非所有的图表类型都能够用于创建组合图表，如三维图表类型就不能采用以上方法。但因为我们一般不会使用3D的图表类型，所以基本不会遇到这样的问题。

删除辅助系列的图例项

在一些较高级的作图方法中，经常会往图表中加入辅助系列，以便完成某一特定的任务。但在最后完成的图表中，我们并不希望出现这些辅助系列的身影。在对这些数据系列设置隐藏后，图例上仍会留下蛛丝马迹，因此需要删除图例中的辅助系列的项。

操作方法可以称作两次击鼠标法，注意不是双击。第一次单击鼠标选中图例，稍候（大约1秒钟之后），再单击鼠标选中要删除的图例项，按Delete键，即可删除该图例项。如图2-11所示。

注意第二次是用鼠标单击图例项的文字部分（例图中“辅助”二字），而不是图形部分。否则会只选中该图例项的图形部分（称作图例项标示）, Delete键会删除该图例项所代表的数据系列而不仅仅是该图例项。

这个技巧也说明，图例中的每一个图例项也是可以被单独选中进行格式化的。

快速复制图表格式

当我们已经有一个格式化好的Excel图表，想要将其格式应用到其他图表上时，我们会希望能有类似格式刷的操作来快速复制图表格式。当然图表对象无法应用格式刷，但通过粘贴格式的方法，也可以完成这一任务。

先选中已格式化好的图表，Ctrl+C复制；再选中待格式化的图表，点击菜单“编辑→选择性粘贴→格式”，即可把源图表的格式应用到目标图表上。如图2-12的示意。

其他的操作方法，还可以将源图表复制一份后，再将其数据源修改为新的目标数据区域。

跨电脑复制自定义图表类型

当你精心制作了一个满意的图表，包含了漂亮的格式，这时可以保存为自定义图表类型，便于以后快速引用，这个地球人都知道了。选中图表，右键→图表类型→自定义类型→选自→自定义→添加，出现“添加自定义类型”对话框，输入你的名称和说明，保存即可。

这里要说的是另外一种情况，你在公司的电脑上定义了很多自己的图表类型，用起来都很顺手，现在要在家里加班，怎么把公司电脑上的自定义图表类型复制到在家里的电脑上使用呢？

在Excel 2003中，用户自定义图表类型保存在一个名为xlusrgal.xls的文件中。首先要在你公司的电脑上找到这个文件，一般情况下这个文件在以下目录：

    C:\Documents and Settings\你的账号\Application Data\Microsoft\Excel

把它复制到你家里电脑的对应位置就可以了。

不过这个文件非常诡秘，一般很难找到它，即使在设置隐藏文件可见的情况下使用搜索方式查找，也还有可能无法找得。这时可使用变通方法：直接把公司电脑上的自定义图表类型一一做成图表，保存为一个文件；然后在家里电脑上打开此文件，再将这些图表一一添加为自定义图表类型。

在Excel 2007中，对自定义图表类型采用管理模板方式，复制共享就要容易些。

理解时间刻度

在反映时间序列的数据时，如果数据点的采集间隔不是等距的，那么在图表上也应正确反映出这种不等距间隔。图2-13中，所有相邻月份之间的距离都是不一样的，做成的柱形图的柱子之间就应该是不等距的。这种情况需要用到时间刻度的坐标轴。

在图表选项的坐标轴选项中，分类轴有3个选择：自动、分类和时间刻度。“分类”指各数据点是相同的分类事件，彼此之间的间距在X轴方向是等距的，而“时间刻度”则按数据点之间的数值差距来决定间距。时间刻度的分类数据可以是日期格式，也可以是整数格式。

Excel图表的时间刻度，准确地说应该是“日期刻度”，因为它只支持以天为单位的日期格式，小时及以下的时间是被忽略的。如果需要对小时数据作图，只能采取变通方式，将其转换为日期数据或整型数据。

使用时间刻度属性作不等距刻度的图表时，X轴的刻度标签往往不会符合我们的要求，例如我们只希望有数据点的地方才出现刻度标签。这时可以利用辅助数据来模拟。

在图2-14中，先用C～D列的数据制作一个时间刻度的柱形图，再将E列的辅助数据加入图表绘制曲线图，用每个数据点的数据标签来显示位于C（或者B）列的刻度标签，就像是X轴的刻度标签。最后再将辅助系列设置不可见。范例

利用时间刻度属性，可以制作一些特殊的图表，如第4章介绍的不等宽柱形图、市场份额图表等，都是这一技巧的应用。

将图表锚定到单元格

这一方法用于快速、精确地对齐图表等对象。

当新创建一个图表时，在其“图表区格式→属性”里，“对象位置”的默认设置是“大小、位置随单元格而变”，如图2-15。如果调整图表所在单元格的行高和列宽，图表的位置和大小将跟随变化。

利用这个属性，让图表始终跟随某一个单元格或单元格区域而变动，将为我们带来很大便利，我们把这种操作称作“锚定（anchor）”。由于我们会大量运用“图表+单元格”的方式来制作图表，将图表对齐到单元格就是很自然的事情，所以这种锚定的操作也将会大量运用。

如图2-16，假设我们要将图表锚定于单元格B3:B13。首先选中图表，按住Alt键，用鼠标拖动图表，这时图表会成整行或整列地移动位置（move）。将图表的左上角对齐在B3左上角，这样图表的左上角就锚定于B3的左上角了。

然后，再选中图表，将鼠标光标置于图表的右下角，鼠标光标变为双向斜箭头，按住Alt键，按住鼠标拽动图表右下角，这时图表会成整行或整列地调整大小（size）。将图表的右下角对齐在B13右下角，这样图表的右下角就锚定于B13的右下角了。

经过这样的操作，图表就精确锚定于单元格区域B3:B13内。如果调整该区域的列宽或行高，则图表会自动跟随变化大小。

图表锚定于单元格后，我们可以通过调整列宽和行高来调整图表的大小和位置。特别地，当把多个图表都锚定在某一列或行的单元格上，既可实现图表的精确对齐，又可快速批量地调整图表大小，这比通过图表选项逐一调整更灵活方便。观察P97图3-39中的多个小图表，都是通过锚定方式精确对齐于行或列，从而呈现一种非常专业的外观。

照相机的用途

Excel有一个奇怪的功能，称作“照相机”，估计95%以上的用户都不知道它的存在，或者虽然知道这个功能，但也不知道用它有什么实际用途。其实这是个相当有用的功能，只是“藏在深闺人未识”。

调出和使用照相机功能

一般情况下，照相机功能并没有显示在菜单或者工具栏中，所以普通用户也就无从知晓。可以使用如下方法将其调出来：选择菜单“工具→自定义”，在出现的对话框中选择“命令”选项卡，在左边的类别列表中选择“工具”，在右边的命令列表中找到“照相机”，用鼠标将其拖拽到工具栏合适的地方，放开鼠标，一个照相机的图标按钮就会出现在工具栏中。如图2-17所示。

在图2-18中，我们选中一块包含表格和图表对象的单元格区域B2:G9，单击“照相机”按钮，这时所选区域周围出现闪烁的虚线，鼠标光标也变为十字状态。把十字光标定位到目标位置（可以是其他Sheet），单击一下，就会出现一个与原区域完全一样的图片对象，处于原区域范围内的所有格式和表格、图表等对象，都被原样复制到这个图片中。

如果仅仅如此，那么照相机与“复制图片”的功能也没有什么差别了，其特殊之处就在于这个图片是与源区域实时联动的。在源区域范围内的任何变化，都将实时反映到这个图片上，这就是照相机的功能。在图片的公式栏中，显示了其引用的源区域地址。双击这个图片，还可以立即选中源区域。

对拍照后得到的图片，可以进行移动、缩放、旋转等操作。该图片默认有边框线和填充色，可通过设置无线条色、无填充色去掉。一般情况下不建议对拍照的图片进行大小调整，以免长宽比例失调。如果需要调整大小，可直接对原区域进行调整，调整的结果会同时反映在拍照图片中。实在要调整拍照图片大小的话，可按住Shift键后再拉动，确保图片不会变形。

使用另外一种方法也可以产生一个拍照图片。在上面的操作中，选中包含表格或图表对象的单元格区域后，按Ctrl+C复制，再把鼠标定位到目标位置，然后在按住Shift键的同时单击“编辑”菜单，这时你会发现下面的子菜单与平时不一样了，多出了三个选项：复制图片、粘贴图片、粘贴图片链接。

选择“粘贴图片链接”，在目标位置立即产生一个图片。与照相机所得结果一样，这也是个与源区域实时联动的拍照图片。

照相机功能的用途

很多人会问，这又怎么样呢，直接使用和修改原区域不更好吗，要照相机究竟有什么用？我理解其主要用途可以概括为“引用与整合”，常见有以下用法。也许看完这些内容后，你还会想出更精妙的用法。

1．节省打印纸张

我猜测照相机功能的设计初衷，可能是出于打印方面的考虑。将不同Sheet里的不同形式的表格拍照引用到一起，可以实现异构表格的混排，甚至是旋转排版，以节省打印纸张。

2．制作图例

可以用拍照方法来制作图表的图例等附件。第4章介绍的华尔街日报的一个图表，其特殊的图例看似复杂，但在单元格中制作却是相当的简单，填色和文字而已，然后拍照为图片引用到图表中的相应位置。利用单元格自制图例，然后用拍照引用，简单便捷，个性十足。如图2-19所示。

第4章的中国数据地图中的图例，也是这一方法的应用。最后的地图导出，也是利用照相机将多个零散的绘图对象拍照为一个整体，便于引用导出。

3．旋转表格或图表

通过旋转拍照图片，可以完成一些意想不到的任务。第4.2节的不等宽条形图，第4.7节的Bullet图，都是运用了旋转拍照对象的技术。为什么不直接做条形图呢？因为那样要么无法做到，要么非常复杂。而先做柱形图则很简单，再拍照、旋转，也得到了想要的图表，非常巧妙省事。

4．动态引用的容器

当选中拍照的图片对象时，公式栏中会显示一个引用地址（参见图2-18的顶端），这说明图片引用的是某个单元格区域。如果我们把这个公式修改为引用某个名称，而对这个名称进行动态定义，那么这个拍照图片也将是动态变化的。这样我们就可以动态引用不同的区域，以及区域内包含的所有对象。在这种方法里，拍照图片扮演了一个引用容器的角色。

5. Dashboard式报告

在我看来，照相机功能最精妙的应用，应该是制作高度浓缩信息的Dashboard式报告。利用拍照技术，将不同工作表中的不同表格、图表等对象，都拍照引用到一个综合的工作表中，进行总体排版布局，制作一份整合的商务报告，便于打印和阅读。

ExcelUser.com的kyd最擅长制作这种Dashboard式报告。仔细观察他的文档（图2-20），你会发现那些表格有着不同的行数、列数、行宽、列高，并不能与当前工作表的行列线一一对应，所以不可能是在当前工作表内制作的。这其实都是拍照技术的应用，引用了来自其他工作表的区域。当然，这需要事先进行精心的内容考虑和布局设计。

有一点需要提示的是，照相机功能存在一个小缺陷：当拍照已与单元格锚定对齐的图表时，拍照结果中的图表边框会有所缩小，并不是像原图那样与单元格边框合丝合缝。作为变通的解决办法，可以设置图表无框无填充色至透明，而利用单元格的边框线和填充色来作图表的边框线和填充色，这样拍照后的图片就看不出任何异常了。