1.2 会议文件起草及用品准备

会议文件的起草也是秘书会务工作的一部分，包括协助审核文件、发放会议文件。另外，秘书还要注意准备会议用品。

1.2.1 起草会议文件

秘书起草会议文件的时候，要清楚会议文件的分类和文件起草应包含的内容，保证文件清晰传达会议主题。以下是会议文件的介绍，不同岗位的秘书的需求不同，可根据具体工作内容选择使用，如表1-5所示。

秘书在起草过程中，要特别注意各项文件应该包含的内容，尽量使内容翔实。

1.2.2 协助审核文件

秘书在会议文件起草的整个过程中，还要协助领导审核文件，以确保会议顺利进行。

陈秘书在起草文件的过程中，被总经理安排协助审核文件。由于整个文件的起草工作是由秘书部负责的，而自己又是第一次协助审核，陈秘书并不是十分清楚审核的范围和方法。

秘书在协助审核文件的时候，要掌握的范围和方法如表1-6所示。

1.2.3 发放会议文件

在整个会务工作中，秘书发放文件也是非常重要的一个环节。秘书要按照要求做好会议文件分发的工作，以确保会议顺利完成。

秘书部准备了多份发言稿，交由李秘书发给各级领导，并准备了会议文件发给与会代表。会议当天，一位领导发言时，发现手中的发言稿竟然是闭幕词。主持人为了避免该代表的尴尬，便托词调整了代表发言的顺序。可是，第二位代表在做发言时，竟然发现手中是上一位领导的发言稿。

两次小插曲让整个会议很尴尬。当会议进行到某个议题的时候，有部分代表发现手中根本没有该议题的资料。秘书这才意识到忘记给最后一排的代表发参会资料。

很明显，秘书就是没有按照要求分发文件，才导致会间的尴尬。为了避免实际工作中犯类似的错误，秘书可以记住以下几点要求。

①会前没有发放的文件在会间要及时发放。

②会间产生并使用的文件要及时发放。

③会间发放的文件要编号、登记、分装。

④会议期间临时产生的系列文件也要及时发放。

⑤发放文件要准确、登记、注意保密。

1.2.4 会议用品准备

准备会议用品的时候，秘书需要考虑必备用品和特殊用品。

北京一家精密仪器制造公司做了一次研究成果分享会，由于秘书没有准备投影设备和扩音设备，会议效果大打折扣。

很明显，这位秘书没有做好会议用品准备。为了确保会议的效果，秘书要把会议必备用品和特殊用品一应备齐，如表1-7所示。