任务五 会计信息化系统内部控制（管理）制度
内部控制制度是一个系统（单位）的内部各个子系统（部门、个人）为了保护财产的安全完整，保证会计及其他数据正确可靠，保证国家有关方针、政策、法令、制度和本单位制度、计划贯彻执行，提高经济效益，利用系统的内部分工而产生相互联系的关系，形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序的一种管理制度。
内部控制制度的基本目标是保护财产安全完整；提高数据的正确性、可靠性；贯彻执行方针、政策、法令、制度、计划；是审计的依据之一。
一、会计信息化系统的内部控制制度主要方式
1.组织控制
组织控制就是在电算化会计系统中划分为不同的职能部门。如可将财务部门下设业务核算部门和计算机部门。
2.授权控制
授权控制就是规定电算化会计系统有关人员业务处理的权限。如签发支票须经财务主管批准盖章；如记账凭证须经审核人员审核后方可输入计算机等。
3.职责分工控制
职责分工控制就是规定同一个人不能处理“职责不相容”的业务。如出纳与记账必须实行分管。
4.业务处理标准化控制
业务处理标准化控制就是规定有关业务处理标准化规程及制度。如可以把各项业务处理方式、方法、要求编成工作手册，以供业务处理时遵照执行。
5.软件的安全保密控制
软件的安全保密控制就是规定软件维护、保管、使用的规程及制度。如制定软件维护、修改规程。
6.数据文件的安全保密控制
数据文件的安全保密控制就是规定数据维护、保管、使用的规程及制度。如制定数据备份制度，规定数据使用权限，建立操作运行日志，建立严格的会计档案保管制度等。
7.运行控制
运行控制包括输入、处理、输入控制三个方面。
（1）输入控制 输入控制主要对输入数据的真实性、准确性进行控制。如二次输入校验，平衡校验，总数校验等。
（2）处理控制 处理控制主要对业务处理程序、方法进行控制。如输入计算机中记账凭证未经审核不得记账，已记账凭证不得修改等。
（3）输出控制 输出控制主要对输出数据的真实性、准确性进行控制。如用已结账数据打印账簿应给予必要的标识。
8.会计档案管理制度
会计档案管理制度主要是建立和执行会计档案立卷、归档、保管、调阅、销毁等管理制度。
二、会计信息化系统内部控制特点
1.会计信息化系统构成发生了变化
会计信息化系统从物理结构上看主要包括计算机硬件、软件、机构及人员、数据及规程等。因此，会计信息化系统内部控制必须针对计算机系统的特点，制定有关会计信息化系统中计算机硬件和软件等方面操作、维护和管理制度。
2.会计工作流程和工作重点发生了变化
实行会计信息化后，会计人员不再需要手工记账、算账和编制报表，输入记账凭证后，凭证通过计算机自动进行核算和编制报表工作；凭证的输入和审核成为日常人机交互操作的主要工作；使用计算机后存货可以采用实际成本计价；对大量的固定资产可以进行个别计提折旧，进行详细的部门核算等；电算化后会计人员将更多地参与企业经营管理和决策。
3.对会计人员的协作性提出了更高要求
会计软件通常由多个功能模块组成，每个功能模块处理特定部分的会计信息，各功能模块之间通过信息传递相互联系，完成日常会计核算业务，会计人员相互协作完成账务处理、工资核算、材料核算、固定资产核算、成本核算、产成品销售核算、应收应付款核算、存货核算、会计报表生成与汇总等；会计人员将进一步完成会计管理和控制工作，如资金筹集管理、流动资金管理、成本控制、销售收入和利润管理等，帮助决策者制定科学的经营决策和预测；尤其是在网络情况下，会计人员在不同的工作站共同使用同一个会计软件，彼此的凭证传递、交接都是通过计算机进行的，相互之间联系非常紧密，一个操作员出现问题，会影响其他工作的顺利进行。因此要求各会计人员之间必须加强协作，只有这样才能顺利进行会计信息化工作。
4.内部控制的内容和重点发生了变化
由于计算机自动进行总账和明细账的核对工作，手工条件下的总账、明细账的核对工作可以取消，记账凭证的审核工作变得更加重要和关键。计算机软件开发人员对软件结构和设计非常熟悉，他们有能力进行非正常的数据修改，因此必须限制计算机软件开发人员操作会计软件进行会计核算工作，尤其是不能兼任出纳工作，等等。
5.会计人员分工和职责发生了变化
实现会计信息化后，会计人员必须操作会计软件才能够进行会计核算工作；其次，会计人员必须改变原有的工作习惯，以适应会计信息化工作的要求；会计信息化工作必须增设一些新的岗位，同时需要减掉一些不适应电算化工作的岗位。这就使会计人员的分工、职责发生了很大变化。
6.提高了对会计人员素质的要求
一是要求会计人员必须具有一定的计算机应用知识与技能；二是因为会计软件的许多自定义功能，要求会计人员必须精通业务处理，只有这样才能做如定义各种转账公式、数据来源公式、费用分配公式等操作；三是因为解脱会计人员繁杂的计算和抄写工作后，要求会计人员参与企业的经营管理和决策，对会计信息进行综合分析和利用。
7.会计档案的形式和内容发生了变化
会计信息化的会计档案包括打印输出的各种账簿、报表、凭证和存储在计算机软硬盘及其他存储介质中的会计数据、程序，以及软件开发运行中编制各种文档和资料。许多会计档案存储介质发生了变化。因此，必须严格管理各种形式的会计档案。
三、会计信息化内部控制制度的基本内容
1.岗位及岗位责任制度
岗位及岗位责任制度主要是规定会计信息化系统岗位设置及人员分工，并明确其职责。目的是为实现电算化会计系统内部控制制度提供组织保证，做到合理分工、责任明确、相互配合、相互制约。
2.计算机硬件、软件管理制度
计算机硬件、软件管理制度主要是规定会计信息化系统中硬件、软件管理要求。目的是为实现电算化会计系统内部控制制度提供物质保证，做到安全、可靠、高效、经济。
3.会计软件操作管理制度
会计软件操作管理制度主要是规定会计信息化系统中会计软件操作运行规程。目的是为实现电算化会计系统内部控制制度提出软件运行过程及要求，做到及时、真实、准确、完整地提供会计信息。
4.会计档案管理制度
会计档案管理制度主要是规定会计信息化系统中资料及数据管理的有关要求。目的是为实现电算化会计系统内部控制制度提出信息管理规定，做到妥善保管、安全完整、充分利用、方便审计。
四、建立会计信息化内部制度应注意的问题
1.要做到单位领导重视
会计信息化系统涉及单位内部很多部门，而且单位内部各职能部门、会计工作各岗位等方面通常还必须进行必要的调整，包括组织机构的设置和会计信息化岗位设置等。因此，单位领导应当协调单位内各部门共同搞好会计信息化内部管理制度的建设和落实工作。
2.要由财务会计部门具体负责
财务会计部门是会计信息化内部管理制度的具体执行和落实部门，因此在各个部门的配合下，财务会计部门应当负责和承担岗位的分工、会计信息化内部管理制度的制定、有关会计人员的调整等工作。
3.要遵守国家的有关规章制度
如遵守会计法、企业财务通则、企业会计准则、分行业会计制度、分行业财务制度、会计基础工作规范、会计信息化工作规范、会计档案管理办法等。
4.要适合本单位特点
开展会计信息化工作的单位，应根据本单位管理工作需要、会计核算的特点和手工管理的经验，改善其中不合理部分，制定出适合本单位会计工作管理要求的会计信息化内部管理制度；应该满足本单位当前的实际需要，并考虑今后工作发展的要求；还应根据执行中发现的问题，逐步完善和提高。
5.要注意其可操作性
要注意制度的合理性、全面性、清晰性，制度应当具体明确、通俗易懂、简便易行、可操作性强，以便会计人员掌握和执行，并能够据以考核会计信息化人员的工作情况。
6.要学习先进经验
应该参考会计信息化工作开展成功的单位的有关制度，这样可以迅速建立本单位有关制度，少走弯路。
7.要满足审计要求
计算机在会计工作中的应用对审计工作产生了很大影响，包括改变了审计线索、内部控制和审计的内容等。
8.要考虑电算化的特点
应加强电算化内部控制的有关内容，及时调整会计核算方法、工作流程和会计工作重点。
9.要加强人员的协作性
所有操作软件的会计人员都应该有整体配合的精神，紧密合作加强协作。建立了以会计信息化为核心的计算机管理信息系统之后，应该使会计人员认识到在信息资源共享的情况下，会计人员如不密切合作会导致系统发生混乱。
10.要组织有关人员培训和学习
目的是使会计人员都认识到会计信息化内部管理制度的重要性，理解制度的具体内容，自觉执行内部控制制度。
11.要有相应的落实措施
会计信息化内部管理制度要达到预期的目的关键是落实，要有制度、有措施，要有责、有权、有利，要定期检查执行情况、严格考核。对于会计信息化内部管理制度执行好的个人和部门，应该给予物质和精神奖励；对于不按照制度执行的个人和部门，要进行批评，对造成损失的应该追究责任。
五、岗位及岗位责任制
1.会计信息化岗位的划分
实行会计信息化的单位，要建立会计信息化岗位责任制，要明确每个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专职，办事有要求，工作有检查，这是建立会计信息化岗位责任制的原则。按照会计信息化的特点，在实施会计信息化过程中，各单位可以根据内部控制制度的要求和本单位的工作需要，对会计岗位的划分进行调整和设立必要的工作岗位。会计信息化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。
基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。各基本会计岗位与手工会计的各岗位相对应，基本会计岗位必须是持有会计证的会计人员，未取得会计证的人员不得从事会计工作。基本会计工作岗位可以一人一岗、一人多岗或一岗多人，但应当符合内部控制制度的要求。出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。基本会计岗位的会计人员还应当有计划地进行轮换。会计人员还必须实行回避制度。
电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位，实行会计信息化的单位要根据计算机系统操作、维护、开发的特点，结合会计工作的要求，划分会计信息化工作岗位。大中型企业和使用大规模会计信息化系统的单位，电算化可设立如下岗位。
（1）电算主管 负责协调计算机及会计软件系统的运行工作。要求具备会计和计算机应用知识以及有关的会计信息化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任，采用大中型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。
（2）软件操作 负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作。要求具备会计软件操作知识，达到会计信息化初级知识培训的水平。各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任操作岗位的工作。
（3）审核记账 负责对已输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，以保证记账凭证的真实性、准确性；操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。此岗位要求具备会计和计算机应用知识，达到会计信息化初级知识培训的水平，可由主管会计兼任。
（4）电算维护 负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗位要求具备计算机应用和会计知识，经过会计信息化中级知识培训。采用大中型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。此岗位在大中型企业中应由专职人员担任，维护员不应对实际会计数据进行操作。
（5）电算审查 负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。审查人员要求具备会计和计算机应用知识，达到会计信息化中级知识培训的水平。此岗位可由会计稽核人员或会计主管兼任。采用大中型计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。
（6）数据分析 负责对计算机内的会计数据进行分析。要求具备计算机应用和会计知识，达到会计信息化中级知识培训的水平。采用大中型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位。此岗位可由主管会计兼任。
（7）档案管理 负责磁盘或光盘等数据、程序，打印输出账表、凭证等各种会计档案资料的保管工作，做好数据及资料的安全保密工作。
（8）软件开发 主要负责本单位会计软件的开发和软件维护工作。由本单位人员进行会计软件开发的单位，设立此软件开发岗位。
基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置。
2.会计信息化岗位责任制
（1）电算主管岗位责任制（系统管理员）
①制订及修改本单位电算化内部管理制度，保证与监督制度执行。
②负责制订会计信息化总体规划及具体计划，提出软件更新、修改、开发需求报告，组织单位软件系统运行。
③负责从整体上协调和管理会计信息系统，会计信息系统运行环境的建立，组织负责本单位会计信息系统的软硬件及网络设备的安装和调试。
④负责组织系统验收、评审、转换工作，负责人员培训工作。
⑤负责会计人员岗位分工，合理调整人员分工。为每个操作员分工授权并赋予初始口令，保证合理分工，实现内部牵制。对本系统各岗位人员的工作质量进行考评。
⑥负责电算化系统的日常管理工作，监督保证电算化系统的正常运行。检查计算机输出账表数据的正确性和及时性。在系统发生故障时，能及时组织有关人员尽快恢复系统的正常运行。
⑦负责对会计信息系统的硬件设备和会计软件的运行情况进行定期检查，确保系统的正常运行。
⑧负责本系统会计数据的安全性、正确性、及时性和保密性的检查。
⑨负责电算化系统硬件、软件、数据修改和更新及调用的审核工作。
会计软件不能满足本单位需要时，应与开发软件单位及服务单位联系，进行功能改进。
负责对会计信息化工作进行考核与总结。
（2）软件操作岗位责任制
①负责对所分管的财务业务中的原始凭证进行审查、汇集的工作，应根据审核后会计凭证（单据）输入有关数据。
②在输入过程中，对发现的手工会计数据有错误时，应及时向系统管理员或会计主管反映，不得擅自作废或修改（专职会计兼任除外），应予退回更正。
③在数据输入完毕后进行自检核对工作，确定无误后交审核员复核。数据输入操作完毕，应进行自检核对，发现输入错误应及时修改。
④对审核人员指出的数据输入错误应及时进行修改。
⑤严格按照操作程序操作计算机和会计软件，及时做好数据备份。
⑥及时进行所分管业务的除记账、结账以外会计数据处理工作，及时按规定打印输出有关会计数据。
（3）审核记账岗位责任制
①负责审查核对会计核算初始数据（会计科目、期初数据等），未经审核通过应禁止会计软件投入日常运行使用。
②负责审核原始凭证的真实性、准确性，对不合乎规定的原始单据不得作为记账凭证依据。
③负责审核输入机内会计凭证及数据，对不符合规定凭证（单据）及数据通知或退还有关人员，有关人员更正修改后再进行审核，审核通过后应予以确认。
④负责计算机记账工作，记账工作应及时进行，打印出有关账表。
⑤负责对打印输出的账簿、报表、单据进行确认签章，保证机内数据与打印输出数据的一致性。
⑥负责结账工作，结账前应检查当期数据是否全部入账和是否正确，不得提前结账，要 防止误结账造成不能合理进行各个会计分期核算的错误。
⑦审核记账人员不得兼任出纳工作。
⑧不得修改操作人员已输入的数据，发现错误应通知输入人员修改。
（4）电算维护岗位责任制
①定期检查硬件、软件运行情况。
②经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生。
③负责定期的病毒检查和清理工作。
④及时排除会计信息化系统运行中硬件、软件故障。
⑤负责会计信息化系统初始化工作，指导操作人员使用硬件及软件。
⑥负责调整系统初始化设置。
⑦制订硬件、软件使用运行操作规程。
⑧对备份数据进行检查核对。
⑨系统发生故障而产生数据混乱、丢失时，负责恢复工作。
负责会计信息化系统升级换版的调试工作。
填制维护记录，连同有关资料交存档案管理人员。
不得操作会计软件进行会计业务处理工作。
协助电算主管进行系统管理工作。
（5）会计档案管理岗位责任制
①负责本系统的备份和打印的各种介质的各类账表、凭证、资料的存档保管工作。
②审核各种文档是否符合要求，有关档案须经有关人员签章或标明清晰标志方可存档。
③做好各类档案、资料的安全保密工作，不得擅自出借。经批准允许借阅的会计资料，应认真进行借阅登记。
④按规定期限，向有关人员催交各种有关会计档案资料。
⑤可负责空白账表、打印材料、空白磁盘等消耗材料保管发放。
（6）电算审查岗位责任制
①监督计算机使用人员是否正确使用有关设备及会计软件，有无违反操作规程现象。
②监督计算机使用人员是否正确使用自己的口令，有无不使用口令或串用口令现象。
③监督操作人员岗位设置及分工是否合理，有无越权使用软件现象。
④监督是否按要求进行备份，备份数据是否与机内数据一致。
⑤负责定期（每周或每月）对计算机病毒检查，发现病毒应向有关领导汇报。
⑥负责定期备份计算机操作使用运行日志，以保存完整软件操作使用记录。
⑦发现系统问题或隐患，应及时向会计主管反映，提出处理意见。
（7）数据分析岗位责任制
①利用报表功能，对机内数据进行加工，提供各种临时报表。
②对机内会计数据进行分析，编写财务状况说明书等分析报告。
③据有关领导要求，制订适合本单位实际情况的会计资料分析方法和分析模型，提供必要的会计报告。
④利用计算机文字表格功能，完成有关的会计报告文件。
（8）软件开发岗位责任制
①适应计算机技术发展和会计核算与管理要求进行会计软件开发工作。
②按规定实施软件的完善性、适应性、正确性维护。
③完成软件开发与维护工作，建立相关的文档资料。
④不得操作会计软件进行会计业务处理工作。
软件开发岗位还可以细分为：系统分析员、系统设计员、程序设计员。系统分析员主要职责是：了解用户要求、明确系统目标；进行初步调查，提出初步设计方案及开发计划；组织分析论证，提交可行性分析报告；进行详细调查提出逻辑模型；提供上述有关分析资料，编制项目开发总结报告；组织开发工作。系统设计员主要职责是：依据分析员提供逻辑模型进行物理设计；提出具体计算机配置方案，配置各种硬件和系统软件；进行系统结构设计；进行数据库及数据文件设计；进行输入、输出、人机对话、加工模块设计；进行代码设计；提供各种设计资料。程序设计员主要职责是：依据逻辑模型和物理模型进行程序设计；编制程序框图；编制程序和注释程序；调试程序；编制用户操作手册；提交上述各种文档；参加系统验收审核。
上述提到的会计信息化工作岗位划分，是针对使用大规模会计信息化系统的大型单位，对于会计部门的人数比较少和会计业务比较简单的中小型单位，应根据实际需要对上述电算化岗位进行适当合并，可以采取一人兼任多岗。中小单位实行会计信息化后的电算化会计岗位设置，应该注意满足内部牵制制度的要求，如输入操作与审核记账不应是同一个人，可由会计主管兼任电算主管、审核记账、电算审查岗位，可以聘任兼职电算维护人员。
六、会计信息化操作管理制度
1.各类操作人员上机操作制度
①禁止非指定人员进入机房及操作使用计算机。
②严格按操作规程使用硬件。
③为每一个操作人员设置密码口令，口令不对严禁使用软件，不得串用口令，注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，应定期更换操作员的口令。
④明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，防止操作人员越权使用软件的有关功能。
⑤严格按会计业务处理流程及软件的操作功能操作使用软件。
⑥未经审核会计数据不得输入计算机。
⑦已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核不得登记机内账簿。
⑧操作人员离开机房前，应退出会计软件的运行。
⑨根据本单位实际情况对各类操作人员上机操作做必要的记载，并由专人保存必要的上机操作记录，上机记录包括操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。
应坚持日常和定期的各项数据备份。正式备份的会计数据，应由指定人员用专用保存柜妥善保存。各种备份的数据均要标明类型、日期及备份人等有关标识。
要定期检查计算机病毒。
应该避免使用来历不明的软盘和各种非法拷贝的软件，不允许在财务系统计算机上玩游戏、看影碟。
发现系统硬件、软件出现故障，不得擅自处理，应及时报告请求处理。
不准对机内原始数据（凭证）及账簿和报表数据进行程序外直接修改。
在会计软件运行使用过程中，严禁做直接关机操作。
不准在操作计算机时，做不利于系统安全的事情，如吸烟、吃零食等。
2.会计业务处理规程
会计业务处理规程就是运行会计软件进行会计业务处理的基本步骤及要求的规定。不同的会计核算子系统有不同的会计业务处理规程，如工资核算有工资核算的业务处理规程，账务处理有账务处理的业务处理规程。此项内容可以参阅会计核算软件运行的基本过程及方法。但各个会计核算子系统共性的会计业务处理规程包括系统初始化、日常处理数据手工准备、应用软件的日常运行、应用软件特定处理。在会计业务处理规程中不仅应描述业务处理的基本步骤，还应说明业务处理的具体要求。业务处理的基本步骤可以用图示的方法进行描述。
七、计算机硬件管理制度
①会计信息化系统应配有专门的电子计算机，并且由财务会计部门管理。
②计算机硬件设备比较多的单位，财务会计部门可单独设立计算机室，并由专人管理。
③会计信息化应用的计算机设备应配备不间断电源。
④应经常对有关硬件设备进行保养、清洁、检查。发现计算机硬件故障，应及时报告有关领导，请有关技术人员进行维修，严禁非专业人员拆装和修理计算机。
⑤对于较大故障的计算机维修和计算机硬件升级，应有一定的记录，并保证会计数据的连续性和安全性。
八、会计信息化软件管理制度
1.会计信息化软件应用维护管理
①会计信息化软件的磁盘、光盘和用户操作手册等资料应作为会计档案管理，不得非法复制及外传。
②会计软件出现运行故障，应利用软件提供的功能进行维护，如数据索引、意外中断处理等，维护应按操作使用说明书进行维护，维护操作必须由系统维护员或指定的人员负责。
③会计软件出现非软件本身提供功能所能维护的故障，应报告有关领导，并请软件开发服务单位专业技术人员进行维护，非专业技术人员不得对软件本身设计原因出现的故障进行维护。
④软件的维护和升级工作，应具有一定记录，并保证会计数据的连续性和安全性。
2.会计信息化软件程序维护管理
会计信息化软件程序维护包括：正确性维护，即纠正软件投入使用的过程中暴露出来的问题；完善性维护，即使用过程中发现功能不全或运行效率不高时，在原有基础上进行优化处理；适应性维护，即在应用环境发生变化时，如组织机构调整、产品结构变化、新产品开发、人员变更等情况下，及时地做必要的适应性修正。会计信息化软件程序修改手续如下：
①提出软件修改请求报告；
②由有关领导审批请求报告；
③原软件程序及数据存档；
④实施软件修改；
⑤进行软件修改后的试运行；
⑥形成新的文档资料；
⑦记录软件维护修改情况；
⑧将新的软件程序备份、文档资料、维护修改记录存档。
九、会计数据管理制度
①会计数据必须按规定进行备份。
②会计数据备份应用会计软件提供的功能进行备份，不得将系统软件完成的会计数据的备份作为正式备份文件。
③会计数据备份应使用标签标明备份内容、时间等内容，并使其处于写保护状态。
④会计数据日常备份，由软件操作人员保管，不作为会计档案管理。
⑤会计数据结账备份，应采用双备份，并作为会计档案分别保存在不同地点，备份盘应定期复制，以防止数据丢失、损坏。
⑥备份数据的内容必须完整，应进行一致性和完整性检验。
⑦在软件修改、升级和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续性和安全性。
⑧会计信息系统发生意外数据丢失或损坏时应当按规定由维护人员进行数据恢复。
⑨健全必要的防治计算机病毒的措施，定期进行系统杀毒，并应及时对杀毒软件进行升级更新。
十、病毒防范管理制度
①应使用正版杀毒软件；
②及时升级杀毒软件及病毒库；
③建立数据备份制度；
④对软件及数据实施必要的保护措施；
⑤定期检测计算机系统；
⑥实时监测制度等。
十一、网络安全管理制度
①实施访问权限控制；
②建立系统防火墙；
③安全地使用个人网络口令；
④采取必要数据加密措施等。
十二、会计信息化档案管理制度
电算化会计档案管理制度包括会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度。制定基层单位的会计档案管理制度，应针对会计信息化系统的特点和依据《会计档案管理办法》和《会计信息化工作规范》进行。
电算化会计档案，包括存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档、会计程序及其他会计资料。
1.用U盘、硬盘、光盘等介质存储会计数据的管理要求
①不再定期打印输出会计账簿，应征得同级财政部门同意；
②保存期限同《会计档案管理办法》规定的书面形式的会计账簿、报表；
③记账凭证、总分类账、现金和银行存款日记账仍要打印输出；
④要按照有关税务、审计等管理部门要求，及时打印输出有关账簿和报表；
⑤重要会计档案应备双份，并存放在不同地点；
⑥采用磁盘、光盘等介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于介质损坏造成会计档案丢失；
⑦大中型企业应采用U盘、硬盘、移动硬盘等介质存储会计数据；
⑧存有会计信息的磁性介质及其他介质，在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留有副本。
2.打印输出会计数据的管理要求
①在由原始凭证直接录入计算机并打印记账凭证的情况下，记账凭证上应有录入人员、稽核人员、会计主管人员的签名或盖章。收付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证。
②要先准备好手工填制的记账凭证，录入系统进行处理的情况下，保存手工记账凭证与机制凭证皆可，采用打印输出机制会计凭证代替手工会计凭证，应按规定进行手工审核及签章。
③计算机与手工并行工作期间，可采用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，并根据有关规定进行审核及装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。
④总分类账可以用打印输出的“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。
⑤日记账原则上要求每天打印，每天业务量较少不能满页打印的，可以在满页时打印。
⑥明细分类账、总分类账可在满页时打印，也可按月或按季、按年打印，但每年必须打印一次。
⑦在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中表格线可适当减少。
⑧按要求打印输出的各种记账凭证，会计账簿、会计报表必须由有关人员签章审核确认，并且装订成册立卷、归档。
⑨打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，应当符合国家统一会计制度的要求，采用中文或中外文对照，字迹清晰，保存期限按“会计档案管理办法”的规定执行。
3.会计信息化档案存档要求
①会计信息化档案要严格按照财政部“会计档案管理办法”等有关规定要求对会计档案进行管理；
②会计软件及有关全套文档资料，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改后的五年；
③每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位档案部门保管；
④保存的会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得外借；
⑤对会计档案必须进行科学保管，做到妥善保管、存放有序、查找方便；
⑥对归档的会计资料要检查会计档案有关人员签名或盖章；
⑦对电算化会计档案管理要做好防磁、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作；
⑧严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密；
⑨各种会计资料包括打印出来的以及存储在软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等会计资料，未经单位领导同意，不得外借和带出单位；
经领导同意的借阅会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录，存放在磁性介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查病毒，防止传染病毒；
对于违反会计档案管理制度行为，应该进行检查纠正，情节严重的应当报告本单位领导和财政、审计机关严肃处理。