2.4　采购需求与计划

小思考2-2

小胡开了家饺子馆，周围许多小区住户来光顾小店，生意还算火爆。可每天最让小胡头疼的就是应该怎么进货，大部分的利润被物流吃掉了。卖出一笼10个蒸饺，定价为5元钱，直接成本为饺子馅、饺子皮、佐料和燃料，每个饺子大约2角钱。虽然存在价差空间，可是小胡的小店赚不了多少钱，原因在于每天都有大量剩余原料，这些采购的原料不能隔天使用，算上人工、水电、房租等经营成本，饺子的成本已接近4角钱。小胡很烦恼，利润的高低关键在于控制数量，准确供货。其实做饺子的数量挺难掌握：做少了，有的时候人家来买没有，也等不及现做，眼看着要到手的钱飞走了；做多了，就要剩下。麻雀虽小，五脏俱全，一个饺子馆的采购计划同样不容出错。

试问你有什么好的建议给小胡呢？

2.4.1　采购需求

1.采购需求的来源

采购需求是指对采购标的物的特征描述。用户将采购需求通过采购物品规格的方式向可能的供应商进行传递。采购需求通常源于顾客需求和公司各部门需求，比如小思考2-2中，顾客的数量、所吃饺子的品种和数量、消费的时间特征等都是采购需求的一部分，而如果小胡开了一家食品加工厂，则除了顾客需求以外，还有各个部门的需求，比如各种原料、劳保用品、办公用品等。采购工作应对这些需求进行详细分析和科学管理。

2.采购需求的种类

根据采购需求对象在需求上的相关性，可将采购需求分为独立需求和相关需求两种情况，第7章有进一步的介绍。

独立需求指企业对最终产品的采购需求，即企业的供应商所承接的市场订单的需求。因为它的需求量是由市场决定的，企业本身只能根据以往的采购经验进行预测，而无法加以控制或决定，因此称为独立需求。由于独立需求面向的是最终产品，因而，在对其进行预测的过程中，仅需考虑该种商品需求的水平及其影响因素的变化即可。独立需求一般零星、分散地发生，被假设为连续性变化。对某种独立需求产品的需要量进行预测，只能按平均需要量加以估算。此外，独立性需求不必要也不可能100%地保证供应，一般按规定的服务水平（小于100%）来满足，在进行独立需求预测时应考虑到这种规律。

当对一项物料的需求与对其他物料项目或最终产品的需求有关时，称为非独立需求，即相关需求，例如顾客需要一辆自行车，但生产中则要准备两个轮子，需要两只外胎。这些需求是计算出来的而不是预测的，对于具体的物料项目，有时可能既有独立需求又有非独立需求。对物料的相关需求进行预测，应该以产品的生产、市场需求预测为基础，因此，必须充分考虑可能对产品的生产、市场需求带来影响的各种相关因素。在由多个零部件组合而成的产品中，对某个零部件的需求预测，不仅要考虑产品的需求影响，还要考虑零部件之间的投入比例和技术组合要求，及时更新物料清单，以保证预测的准确性。

3.采购需求预测

采购需求预测是指在采购市场调查所取得的各种信息的基础上，经过分析和研究，运用科学的方法和手段，对未来一定时期内采购需求的变化趋势和影响因素所做的估计和推断。采购需求预测是企业采购管理工作的开始，由于它是以采购市场调查工作为基础的，因而所取得的资料能够为企业采购决策的制定、采购计划的编制，以及竞争能力和经营管理水平的提高提供所需的信息、资料和建议，是采购管理工作有效开展的关键环节。

采购需求预测方法很多，按照分析的供应市场现象特征不同，可分为定性分析预测法和定量分析预测法。

（1）定性预测方法是指预测者通过对影响市场变化的各种因素的分析、判断，根据经验来预测市场未来变化的需求预测的方法。其特点是简便易行、经验色彩浓厚，但易受预测者心理和情绪的影响，预测精度难以控制。常用的定性预测方法有需求调查法、采购人员经验判断法和专家意见法。

（2）定量预测法，又称数学分析法，是在充分占有分析资料的基础上，根据预测的目标和要求，选择合适的数学模型进行预测，然后根据企业内部和外部的情况变化加以分析，以取得所需的需求预测值的方法。定量预测的常用方法有时间序列法（如简单移动平均法、加权移动平均法、指数平滑法等）和统计需求分析法等。

2.4.2　采购计划

1.采购计划的种类

经过科学的销售预测、生产预测和采购预测之后，企业可以开始制订相应的工作计划。采购计划是指为满足企业生产和经营的需求，在某一时期内，企业管理人员在了解了材料市场供求状况的基础上，对物资采购的内容、时间、数量及采购作业进行的预见性的安排活动。一般来说，采购计划的制订包含了认证计划制订和订单计划制订两方面的工作。

（1）认证计划是指为确保采购订单的下达和实现，满足企业有效采购的需求，对未来一段时间内合格的、有能力的供应环境进行分析、评估、计算、认定的相关工作，其主要内容是要确定认证物料的数量和开始进行认证的时间。

（2）订单计划则是针对已通过认证的供应环境，对企业未来一段时期内企业各种实际需求的物资下达采购订单的数量、时间等做出安排和部署。其主要内容是确定和下达采购订单物资需求的数量和时间。

认证计划和订单计划二者必须要做到综合平衡，以便保证采购物料能及时供应，同时降低库存及成本、减少应急单、降低采购风险。

2.采购计划的影响因素

影响采购计划的因素主要包括以下几个方面。

（1）年度销售计划。市场需求的规模是企业制订销售计划的重要依据，合理地制订年度销售计划可以帮助企业预先掌握市场需求的变化趋势，并采取应对策略和措施。如果市场需求稳定，供求差异不大，企业制订年度计划多从销售计划开始，销售计划的编制受市场需求预测的影响。销售计划是企业编制生产计划和采购计划的依据，对产品销售规模预计准确与否直接影响生产规模和产品库存水平，进而影响材料采购的规模和库存水平。

（2）年度生产计划。年度生产计划是对企业未来一年所生产的产品品种、数量、生产计划和能力分配的安排，其制订以销售计划为主要依据。年度生产计划编制的主要内容是确定企业在未来一年内预计生产产品的数量及时间分布。预计生产量的确定可依据以下公式：

预计生产量=预计销售量+预计年末库存量-预计年初存货量（2-1）

生产计划是采购计划编制的直接依据，其中的产品生产量是各种物料需求量估算的基础数据，采购计划的编制是对生产计划顺利推行的保证。生产计划编制是否合理、可靠和稳定将直接影响到物料供应的效果。

（3）物料清单。物料清单（Bill of Materials, BOM）是依据产品结构列出的所需采购的物料的品种和数量的明细，是生产采购计划数量和项目的主要依据。目前，企业为参与市场竞争，更好地满足顾客需求，新研发的产品层出不穷。因此，能否及时更新物料清单，将会对采购物资的品种、规格、数量产生重要影响。为确保采购计划的准确性，物料清单必须及时更新，务必做到最新、最准确。

（4）物资消耗定额。物资消耗定额是生产单位产品或完成单位工作量所必须消耗的物资的数量标准。它是正确编制物料采购计划的依据，也是降低消耗、增加生产、提高效益的重要手段。对物资消耗定额的分类是否准确、选择的计算方法是否合理、计算物资消耗定额的人员本身的知识和经验是否可靠都会影响物资消耗定额计算的准确性，进而影响采购计划中物料需求数量估算的准确性。因此，合理划分物资消耗定额类别，准确计算数据标准是非常必要的。

（5）存量管制卡。如前所述，企业生产的数量不一定等于销售的数量，这是受存货影响造成的。因此，如果生产所用的物料有库存，则采购数量不一定等于用料清单所计算的材料需求量。物料的存量管制卡是对某种物料库存状况的管理数据，依据物料需求量和存货量，结合物料的平均消耗和安全库存标准即可算出其在采购订单上的数量。存量管制卡记载的库存量准确与否直接影响采购订单中物料的采购数量。因此，必须保证存量管制卡上数量的及时更新和准确性。

（6）劳动生产率。劳动生产率是指单位产品的物料消耗量，其高低将会影响预计消耗量和实际消耗量的差异，可能会引发物料的积压或短缺。因此，劳动生产率会影响采购计划中物料采购数量的准确性。

（7）价格预期。正常情况下，物料需求量与物料价格之间存在反向变化的关系。在编制采购计划时，通常会对物料的市场价格走势进行估计，分析其对物料供应数量的影响，可将其作为采购计划编制中调整预测的因素。

3.采购计划的编制

企业进行采购计划编制主要包括准备认证计划、评估认证需求、计算认证容量、制订认证计划、准备订单计划、评估订单需求、计算订单容量以及制订订单计划8个环节。

1）准备认证计划

准备认证计划是准备编制采购计划的第一步，主要包含以下3项工作。

（1）确定能够保证企业生产经营活动正常进行的库存水平下限，由此推出采购需求。

（2）通过引进新供应商或扩大与原有供应商的合作，消除企业当前物料需求与供应环境的差距。

（3）编制认证计划说明书。认证计划说明书须包括物料项目名称、需求数量和认证周期等，以及开发需求计划、余量需求计划、认证环境资料等材料，还需附上各部门需求汇总和认证环境资料等。

2）评估认证需求

评估认证需求是要分析采购需求和因市场或供应环境变化而产生的余量需求，以此来评估采购需求的合理性，并确定认证需求。

3）计算认证容量

采购管理组织应通过分析供应商认证资料计算总体认证容量和已承接认证量，最终确定认证容量余量。物料认证容量计算公式如下：

物料认证容量=物料供应商群体总体认证容量-已承接认证容量（2-2）

认证容量不仅是采购计划中的重要指标，同时也是企业持续发展的关键。

4）制订认证计划

制订认证计划，首先需要对比认证总需求与供应商对应的认证容量，如果需求小于容量，则直接按照认证需求制订认证计划；如果需求远远超出容量，则需要从全局出发，综合考虑生产、认证容量、物料生命周期等要素，判断认证需求的可行性，对采购需求或计划进行调整。

采购计划人员对于采购环境不能满足的剩余认证需求，应提交采购认证人员分析并提出对策，共同商讨和确认采购环境之外的供应商认证计划。

认证物料数量和时间的确定参照以下公式：

认证物料数量=开发样件需求数量+检验测试需求数量+样品数量+机动调整数量（2-3）

开始认证时间=要求认证结束时间-认证周期-缓冲时间（2-4）

5）准备订单计划

准备订单计划首先需要确定企业年度销售计划和生产计划以及订货物料的供应商信息，明确订单分配比例和订单周期等信息后，编制订单计划说明书，其中包括物料名称、需求数量、订货和到货日期等信息。

6）评估订单需求

评估定案需求是通过评估市场需求和生产需求两个重要方面，以及市场销售订单计划的可信度确定。采购管理组织需要研究市场订单的变化趋势，并与历史订单数据进行对比，保证市场订单计划的严谨性；同时，根据市场订单计划分析生产需求，最终根据二者的分析结果确定采购订单需求。

7）计算订单容量

订单容量计算包括三项内容，具体包括以下内容。

（1）计算总体订单容量。一般包括可供给的物料数量和可供给物料的交货时间两方面内容。

（2）计算承接订单量。这里主要是指某供应商在限定时间内已签订的订单量。

（3）计算剩余订单容量。是指某种物料所有供应商群体的剩余订单容量的总和。计算公式如下：

物料剩余订单容量=物料供应商群体总体订单容量-已承接订单量（2-5）

8）制订订单计划

采购管理组织通过对比总需求与订单容量，确定是否产生剩余物料需求。对于产生剩余物料需求的采购计划，应根据市场情况、生产情况以及订单容量等要素，进行订单计划调整，使订单容量尽可能满足剩余订单需求，并最终制订订单计划。

订单计划包括采购订单下单时间和下单数量两项内容，计算公式如下：

下单数量=生产需求量-计划入库量-现有库存量+安全库存量（2-6）

下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间（2-7）

实用案例2-8

某手机制造厂编制认证计划

某手机制造厂根据去年的销售量统计，其生产的某款手机销售量达到了20万部，根据市场分析，今年的销售量会比上一年增长30%。为生产20万部手机，公司需要采购某种零件60万件才能保证生产。由于该种新型手机销售量扩大，原有零部件供应商难以达到要求的供应量。供应比例：A供应商70%，B供应商30%。A供应商年生产能力为80万件，已经有40万件的订单；B供应商年生产能力为50万件，已经有24万件的订单。设测试的数量为此批样件的0.1%，样品数量和机动数量分别为0.05%。要求在4月1日前（3月31日）完成认证，认证周期为15天，缓冲时间为15天。

根据此情况，公司做采购前分析——编制认证计划。

第一步，分析认证需求。

根据市场调研，公式某款手机市场需求量将比去年增长30%，即需生产20（1+30%）=26（万件），才能满足销售需求。这时，该种零部件的需求量为：26×（60÷20）=78（万件），比去年增长78-60=18（万件）。

第二步，计算认证容量。

根据需求，A供应商需要供应78×70%=54.6（万件），B供应商需要供应78×30%=23.4（万件）才能满足需求。但是A供应商的年生产能力是80万件，已经有40万件的订单；B供应商的年生产能力是50万件，也已经有24万件的订单。所以A供应商+B供应商的供应量可以达到（80-40）+（50-24）=66（万件）。

第三步，制订认证计划。

经过比较，78-66=12（万件），公司还需要再采购12万件才能满足需求。由于此种零件是根据公司要求进行定做的，所以公司需对其能否满足公司要求的新供应商产品进行认证。

认证物料数量=开发样件需求数量+检验测试需求数量+样品数量+机动调整数量=12+12×0.1%+12×0.05%+12×0.05%=12.024（万件）

开始认证时间=要求认证结束时间-认证周期-缓冲时间=31-15-15=1（天）

即要求从3月1日开始认证，认证的物料数量为120240件。

（资料来源：金燕波，陈宁.采购管理[M].北京：清华大学出版社，2016.）