2.2　采购流程

采购流程通常是指有需求的采购方实施采购工作的具体过程，主要包括采购认证、选择供应商、签订合同、合同跟踪、付款操作等几个方面。为了提高采购作业的科学性、合理性和有效性，建立和完善采购系统，保证采购作业的顺利进行，有必要研究采购作业流程，并随着环境的变化，不断对现有流程进行相应的改革和完善。

2.2.1　采购作业的一般流程

采购作业流程会因采购物品的来源（国内采购、国外采购），采购的方式（议价、比价、招标），以及采购的对象（物料、工程发包等）不同而在作业细节上有若干差异，但对于基本的流程而言，每个企业都大同小异。现将美国采购学者威斯汀所主张的采购作业的一般流程介绍如下。

1.确认需求

任何采购都来源于企业某个部门的确切需求，这些需求通常以采购申请的形式提出，经批准后执行，采购申请可以来自生产或使用部门，可以来自销售或广告部门，也可以来自实验室。也就是说在采购之前，应先确定买哪些物料、买多少、何时买、由谁决定买等。

2.需求说明

如果采购部门不了解生产或使用部门到底需要些什么，就无法进行采购。出于这个目的，就必然要对需要采购的商品或服务有一个准确的描述。确认需求之后，对需求的细节（如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等）均加以明确说明，以便使来源选择及价格谈判等作业能顺利进行。

3.选择可能的供应来源

供应商选择是采购过程中一个重要的环节，它涉及高质量供应来源的确定。主要工作如下：根据需求说明，寻找合适的供应商；在原有供应商中选择绩效良好的厂商；确定和某个供应商进行大量业务往来所需要的一系列标准等。通常采购方对供应商能否满足自己的质量、数量、交付、价格、服务目标等的观察将支配决策结果。

4.适宜价格的决定

确定可能的供应商后，与其进行价格谈判，得到合适的价格。采购者必须很好地掌握各种定价的方法，了解各种方法的适用时机，并能够利用技巧取得满意的采购价格。

5.订单安排

价格谈妥后，应办理订货签约手续。订单和合约均属于具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求、权利及义务必须予以说明。任何实用的采购订单所必备的要素有序列编号、发单日期、运输要求、价格、支付条款，以及其他对订单有约束的条件。订单只有在供应商接受以后才能构成一项合同。

6.订单追踪与稽核

签约订货之后，为使销售厂商如期、如质、如量交货，应依据合约规定，督促厂商按规定交运，并予以严格检验入库。

7.核对发票

厂商交货验收合格后，随即开具发票。要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先经采购部门核对无误后，财务部门才能办理付款。

8.不符与退货处理

凡厂商所交货品与合约规定不符致使验收不合格者，应依据合同规定退货，并立即办理重购。

9.结案

无论是验收合格付款，还是验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失，绩效好坏等，签报高级管理层并核阅批示，予以结案。

10.记录与档案维护

凡经结案批示后的采购案件，应列入档案登记编号分类保管，以备参阅并作为事后发生问题的查考依据。档案应具有一定保管期限的规定，例如，采购订单可以作为和外界所签合同的证据，一般要保存7年，应该比作为备忘录的采购申请单的保存期限还长。

实用案例2-2

某公司的采购流程与操作步骤

1.背景及任务

某公司由8名员工组成。每名雇员有不同的行政级别及审批金额上限，在企业中有不同的职务，被赋予不同的企业角色，属于不同的项目和成本中心。目前该公司需要采购以下物资。

（1）风力灭火机2000台。

（2）油锯200台。

（3）往复式灭火水枪2000台。

（4）高压贮能式灭火水枪2000台。

（5）短波单边带电台50台。

（6）扑火服1000套、对讲机200台。

2.操作要点

（1）流程图。具体操作如图2.1所示。

（2）操作步骤。

①请购单的填写、递送。请购人李涛负责填写请购单，并注明设备、材料或软件的品名、规格、数量、需求日期、编号及注意事项，将请购单送达采购主管张小娴。

当某项产品紧急请购时，李涛可以在请购单的“备注”内注明原因，并注明“紧急采购”字样，以急件送达。

由于灭火水枪需要试用后才能明确其产品质量好坏，所以李涛在请购单的“备注”上注明“试用检验”及“预定试用期限”。

②请购审核权限。根据公司规定，项目预算计划内且金额在10000元以下者，由项目经理和事业部经理批准；金额在10000元以上或超出项目预算计划者，由商务总监和财务经理审核批准。由于李涛采购的项目总额在10000元以上，因此他必须将采购请购单上交商务总监李平和财务经理齐遥审批。

③寻找供应商并询价、比价、议价。公司规定对于项目采购必须选择至少两家供应商并进行报价，采购主管张小娴根据请购单的内容，再依据请购作业的缓急，并根据市场行情采购记录、供应商评估记录表、供应商信用记录表或厂商提供的其他资料等，办理询价、比价，经分析后议价。

然而采购主管张小娴发现没有符合李涛所要求的短波单边带电台，某供应商提供的设备规格与请购单规格略有不同，因此张小娴在请购单上予以注明，并通知请购人李涛处理。

④商务谈判及拟定采购合同。根据拟定的优惠条件和实际情况，采购主管张小娴协助项目经理王力进行商务谈判及拟定采购合同。

⑤到货验收。到货后，项目经理王力对设备组织了验收，验收按照请购单的内容进行。供应商提供的产品设备应具备厂商提供的合格证，要求提供的设备与采购合同签订的设备相同，完整的外包装封口处没有被撕开。包装内应有完整的使用手册或相关的说明，能够满足请购人李涛提出的设备使用条件，满足项目的要求。经检验所有产品合格，项目经理王力组织登记入库，并填写设备验收报告单，然后交给采购主管张小娴，由采购主管张小娴进行清单入库处理，项目经理王力按照项目的实际需要提交出库单，项目完成后再把设备的验收单或接受单提交客户，报请事业部经理及财务部门等。

⑥付款。采购主管张小娴将请购单、验收报告单与发票进行核对，确认无误后交财务部门按照采购合同办理付款手续。

⑦价格及质量复核。采购主管张小娴将询价、比价、议价资料及其他市场行情资料存档，认真做好这次采购的记录，作为采购及价格审核、对供应商评估时的参考。

（资料来源：刘斌.采购与供应管理[M].北京：高等教育出版社，2005.）

2.2.2　供应链环境下的采购流程

在传统的采购管理中，企业一般只注重短期的经济利益，考虑的最主要问题是采购的价格和以何种方式与供应商进行交易，使得供应和需求之间建立的是一种临时性、短期性的合作关系，而且企业之间的竞争多于合作。同时，传统的采购流程使得企业对市场变化和客户需求的响应能力反应迟钝。由于采购和供应双方在信息的沟通方面缺乏有效的手段和及时的信息反馈，当市场的需求发生变化时，采购一方不能够根据实际的市场变化更改原有的订货合同。因此，企业在生产的实际需求减少的情况下会造成库存的增加，而当需求增加时又会出现供不应求的现象。

传统的采购流程是典型的非信息对称博弈过程，缺乏主动性，在很大程度上是为了补充库存而采购。采购部门对生产部门的生产进度和需求情况并不是很了解，采购部门制订的采购计划不能很好地适应生产部门的需要。

随着时代的发展，采购方式和采购流程正在发生变化，形成了供应链环境下的采购，其与传统采购的区别如表2-2所示，最根本的区别是，企业内部的信息流更加通畅，并且和供应商结成了战略合作伙伴关系，能对供应商进行有效的管理，能够选择最优的供应商，并动态确定合理的订货数量，从而能保证采购的低成本、高质量、高效率和柔性。其主要具有以下特点。

表2-2　供应链采购与传统采购的区别

1.交易过程简化、交易成本降低

由于供应商与制造商建立了合作伙伴关系，签订供应合同的手续大大简化，不再需要双方多次反复地协商，交易成本也因此降低。同时，质量和交货期也能得到保证，使得采购物料直接进入制造部门，简化了许多不增值的采购工作流程，如减少了订单的下达、接受转换、生产跟踪、质量检验、入库出库和库存积压等环节，采购的目的是直接满足生产线上的需要。

2.确保质量

采购原料的质量对最终产品的质量有很大的关系，需方和供方是供应链上的合作伙伴关系——意味着供应商的资格认证、产品质量、信用程度都是可靠并值得信赖的，这有助于产品质量的保证。

3.改善系统流程

不同于传统的“推式”采购，供应链环境下的采购方式发生了改变。“推式”采购是先制订采购计划，再执行采购，然后组织生产，最后将产品推向市场；而供应链环境下的采购方式是订单驱动式的，是一种“拉式”的采购，即由需求直接决定采购，采购方式简化了采购工作流程，因此采购的准确度和效率大大提高。

另外，除了采购流程以外，先进的供应链采购流程还包括了与合作伙伴共同设计产品和生产的流程，甚至是技术上的合作，以生产出最具竞争力的产品，可以缩短新产品上市的时间，降低生产成本。

4.信息共享、降低风险

战略合作伙伴关系的信息传递方式发生了变化，双方共享信息，减少信息失真，提高了应变能力。供需双方在供货过程中不断进行信息反馈，修正供货计划，使供货与需求保持同步。并且这可以使得采购的决策过程透明化，避免了信息不对称决策可能造成的成本增加，减少了环境不确定性带来的风险，比如运输过程中的风险、信用的风险、产品质量的风险等。

供应链环境下的采购流程是一种拉式的、信息互动的同步流程，实用案例2-3有助于对其的理解，但实现的过程仍是流程管理。企业在从传统采购转向供应链采购的过程中，也会导致相应的库存管理发生改革，具体的方法可见本书第10章。

实用案例2-3

福特的采购流程改革

福特汽车公司自1908年成立以来，经过近一个世纪的洗礼，已经发展成为世界第一大卡车生产厂家和世界第二大汽车厂商。在全球经济一体化进程加快、市场竞争日益激烈的环境下，如何更有效地把握市场机遇，降低采购成本和运营成本，制造出消费者喜欢的汽车，成为新世纪福特汽车公司全球所有企业共同关注的焦点。于是，一场采购流程信息化革命开始了。

福特原有的采购流程（图2.2）可以说是相当传统的。

（1）采购部将订单一式三份送给会计部、厂商和验收单位。

（2）厂商将货品送到验收单位，同时将发票送给会计部。

（3）验收单位将验收结果填写验收单，送到会计部。

（4）会计部将所持的验收单、订单和发票这3种文件相互查验，若都相符，就如数付款给厂商。

2000年11月，福特宣布把他们庞大的采购部门转移到互联网上。应用计算机网络，福特有了全新的采购作业流程（图2.3）。

（1）采购部将订单输入计算机资料库，如果是固定往来的厂商，则通过电子订货系统（Electronic Ordering System, EOS）自动向厂商下达订单；若不是固定厂商，则以订单传真和电子邮件的形式进行通知。

（2）厂商交货后，验收单位从计算机系统内取出订单资料，再验收所交货品，若相符，则录入计算机。经过一定时间，计算机系统会自动签发支票给厂商。若验收不符，也将验收结果输入计算机系统。

这样，采购部和会计部均可从计算机资料库中随时查询和了解采购状况。

由于采用了计算机网络技术，新的采购流程废除了发票，且将核对和签发支票等工作改为验收单位负责，因此，企业会计部的人员几乎在整个采购作业中不再投入大量的人力，仅仅定期做订单、验收等与财务有关的稽核工作。会计部在流程改善前职员超过500人，改善后仅需要125人。这个效应也延至其他部门，有的部门人数甚至减至原有的1/20。

福特公司的验收人员可以利用计算机系统资料，取得对以往厂商的品质评定和验收信息，以便做出是否签发支票给厂商的判断。并且，资讯信息凭借计算机网络可同时传递给各相关人员，同步处理，以节约处理时间。

（资料来源：王为人.采购案例精选[M].北京：电子工业出版社，2007.）

问题：

（1）试对福特汽车公司传统的采购流程提出自己的看法。

（2）应用计算机网络系统给福特汽车公司的采购作业带来了哪些好处？

（3）将采购流程中的哪些部分迁移至互联网上会更进一步提高采购流程的效益？