- 会计电算化（2016年度会计从业资格考试学习丛书）
- 湖南省会计从业资格考试学习丛书编委会
- 5943字
- 2020-08-30 02:03:50
第二节 会计软件的配备方式及其功能模块
一、会计软件的配备方式
企业配备会计软件的方式主要有购买、定制开发、购买与开发相结合等。其中，定制开发包括企业自行开发、委托外部单位开发、企业与外部单位联合开发三种具体开发方式。
（一）购买通用会计软件
通用会计软件是指软件公司为会计工作而专门设计开发，并以产品形式投入市场的应用软件。企业作为用户，付款购买即可获得软件的使用、维护、升级以及人员培训等服务。通用会计软件是在一定范围内适用的会计软件，如在一个行业适用的行业通用软件、工业企业会计核算软件、商业企业会计核算软件、非营利组织会计核算软件等。各单位在会计电算化初期宜选择通用的商品化会计软件，因为这种方式投资少、见效快、易于成功。
采用这种方式的优点主要有：（1）企业投入少，见效快，实现信息化的过程简单。对于基础较好的企业，买到软件即可开始试运行。运行几个月即可正式代替手工记账，时间短，见效快。同时，相对于自行开发会计软件，选择商品化通用软件的成本比较低。这主要是因为商品化是批量生产，单位成本低，因而售价相对低廉。
（2）会计软件公司集中了计算机专业技术人员，由他们共同研发的会计软件性能稳定，质量可靠，运行效率高，能够满足企业的大部分需求。（3）软件的维护和升级由软件公司负责。首先，大多数商品化软件有系统自动维护功能，便于操作人员进行简单的使用维护；其次，大多数财会电算化公司配有专职用户维修人员，且实行终身维护；此外，会计制度发生重大变动或会计软件版本升级时，大多数财会电算化公司均予以更新换代，这无疑给使用单位正常运行软件提供了保证。（4）软件安全保密性强，用户只能执行软件功能，不能访问和修改源程序，相对于自行开发，这无疑给企业使用软件提供了一项控制措施。
采用这种方式的缺点主要有：（1）软件的针对性不强，通常针对一般用户设计，难以适应企业特殊的业务或流程。由于商品化软件要供各单位使用，对通用性要求较高，因而不可能满足各单位的各种管理要求，对某些特殊的单位也不适用。（2）为保证通用性，软件功能设置往往过于复杂，业务流程简单的企业可能感到不易操作。
（二）自行开发
自行开发是指企业自行组织人员进行会计软件开发。
采用这种方式的优点主要有：（1）企业能够在充分考虑自身生产经营特点和管理要求的基础上，设计最有针对性和适用性的会计软件，避免了通用软件在功能上与企业需求不能完全匹配的不足；（2）由于企业内部员工对系统充分了解，当会计软件出现问题或需要改进时，企业能够及时高效地纠错和调整，保证系统使用的流畅性。
采用这种方式的缺点主要有：（1）系统开发要求高、周期长、成本高，系统开发完成后，还需要较长时间的试运行；（2）自行开发软件系统需要大量的计算机专业人才，普通企业难以维持一支稳定的高素质软件人才队伍。
（三）委托外部单位开发
委托外部单位开发是指企业通过委托外部单位进行会计软件开发。
采用这种方式的优点主要有：（1）软件的针对性较强，降低了用户的使用难度；（2）对企业自身技术力量的要求不高。
采用这种方式的缺点主要有：（1）委托开发费用较高；（2）开发人员需要花大量的时间了解业务流程和客户需求，会延长开发时间；（3）开发系统的实用性差，常常不适用于企业的业务处理流程；（4）外部单位的服务与维护承诺不易做好。因此，这种方式目前已很少使用。
（四）企业与外部单位联合开发
企业与外部单位联合开发是指企业联合外部单位进行软件开发，由本单位财务部门和网络信息部门进行系统分析，外单位负责系统设计和程序开发工作，开发完成后，对系统的重大修改由网络信息部门负责，日常维护工作由财务部门负责。
采用这种方式的优点主要有：（1）开发工作既考虑了企业的自身需求，又利用了外单位的软件开发力量，开发的系统质量较高；（2）企业内部人员参与开发，对系统的结构和流程较熟悉，有利于企业日后进行系统维护和升级。
采用这种方式的缺点主要有：（1）软件开发工作需要外部技术人员与内部技术人员、会计人员充分沟通，系统开发的周期较长；（2）企业支付给外单位的开发费用相对较高。
二、会计软件的功能模块
（一）会计软件各模块的功能描述
会计软件系统是以账务处理功能为核心，包括多种功能的有机组合体。大部分的会计软件将会计软件系统按功能划分为若干个相对独立的子系统，系统每一部分的功能简单明了并相对独立，各子系统的会计信息相互传递与交流，形成完整的会计核算系统。
会计软件中具备相对独立地完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分，称为会计软件的功能模块。完整的会计软件的功能模块包括：账务处理模块、固定资产管理模块、工资管理模块、应收管理模块、应付管理模块、成本管理模块、报表管理模块、存货核算模块、财务分析模块、预算管理模块、项目管理模块、其他管理模块。
账务处理模块是会计软件的核心模块，该模块以记账凭证为接口与其他功能模块有机地连接在一起，构成完整的会计核算系统。账务处理模块是以凭证为数据处理起点，通过凭证输入和处理，完成记账、银行对账、结账、账簿查询及打印输出等工作。为了将手工会计账簿资料录入会计核算系统，该模块提供系统初始化功能，同时，还提供系统维护、权限设置、系统日志等功能。
目前许多商品化的账务处理模块还包括往来款管理、部门核算、项目核算和管理及现金银行管理等一些辅助核算的功能。
固定资产管理模块主要是以固定资产卡片和固定资产明细账为基础，实现固定资产的会计核算、折旧计提和分配、设备管理等功能，同时提供固定资产按类别、使用情况、所属部门和价值结构等进行分析、统计和各种条件下的查询、打印功能，以及该模块与其他模块的数据接口管理。
工资管理模块是进行工资核算和管理的模块，该模块以人力资源管理提供的员工及其工资的基本数据为依据，完成员工工资数据的收集、员工工资的核算、工资发放、工资费用的汇总和分摊、个人所得税计算和按照部门、项目、个人时间等条件进行工资分析、查询和打印输出，以及该模块与其他模块的数据接口管理。
工资管理模块的功能一般包括：
（1）工资表和工资计算方法的设计功能；
（2）灵活的输入功能，实现员工基本资料、每月更新资料、批量更新资料的方便录入；
（3）计算功能，可以计算员工的应发工资和实发工资；
（4）入账功能，编制工资分配的记账凭证并记入账务处理模块；
（5）如果有银行代发工资业务，还应该包括文件格式转换功能；
（6）部分工资管理模块还具备考勤管理和个人所得税计算功能。
应收、应付管理模块以发票、费用单据、其他应收单据、应付单据等原始单据为依据，记录销售、采购业务所形成的往来款项，处理应收、应付款项的收回、支付和转账，进行账龄分析和坏账估计及冲销，并对往来业务中的票据、合同进行管理，同时提供统计分析、打印和查询输出功能，以及与采购管理、销售管理、账务处理等模块进行数据传递的功能。
成本管理模块主要提供成本核算、成本分析、成本预测功能，以满足会计核算的事前预测、事后核算分析的需要。
通过定义成本核算对象，选择成本核算方法和各种费用的分配方法，自动对从其他模块传递的数据或业务人员手工录入的数据进行分类、汇总计算，输出需要的成本核算结果和其他统计资料；运用成本预测方法对本部门成本和产品进行预测，满足企业经营决策的需要；对分批核算的产品进行追踪分析，计算部门内部利润；对历史数据进行对比分析，分析计划成本和实际成本的差异。
此外，成本管理模块还具有与生产模块、供应链模块，以及账务处理、工资管理、固定资产管理和存货核算等模块进行数据传递的功能。
报表管理模块与其他模块相连，可以根据会计核算的数据，生成各种内部报表、外部报表、汇总报表，并根据报表数据分析报表，以及生成各种分析图等。在网络环境下，很多报表管理模块同时提供远程报表的汇总、数据传输、检索查询和分析处理等功能。
会计报表的设计和生成功能应该使会计人员能够灵活地定义报表格式和报表数据来源（定义取数公式）与报表的勾稽关系，由计算机自动生成所需的会计报表。
存货核算模块以供应链模块产生的入库单、出库单、采购发票等核算单据为依据，核算存货的出入库和库存金额、余额，确认采购成本，分配采购费用，确认销售收入、成本和费用，并将核算完成的数据，按照需要分别传递到成本管理模块、应付管理模块和账务处理模块。存货核算模块的功能可概括为四个方面：
（1）及时、准确地反映采购业务的发生、货款的支付及存货的入库情况。对于原材料，在按计划成本计价的情况下，自动计算和分配存货成本差异，生成材料采购明细账、成本差异明细账、在途材料明细表和暂估材料明细表。
（2）正确反映存货的收发结存数，提供存货的库存动态状况，及时反馈各种积压和短缺存货信息，生成存货明细账、存货库存信息表等。
（3）根据各部门各产品领用材料（存货）情况，自动进行材料费用的分配，生成材料费用分配表。对于供销售的存货要计算销售成本。
（4）自动编制机制转账凭证传递给账务处理子系统和成本核算子系统。
财务分析模块从会计软件的数据库中提取数据，运用各种专门的分析方法，完成对企业财务活动的分析，实现对财务数据的进一步加工，生成各种分析和评价企业财务状况、经营成果和现金流量的信息，为决策提供正确依据。
预算管理模块将需要进行预算管理的集团公司、子公司、分支机构、部门、产品、费用要素等对象，根据实际需要分别定义为利润中心、成本中心、投资中心等不同类型的责任中心，然后确立各责任中心的预算方案，指定预算审批流程，明确预算编制内容，进行责任预算的编制、审核、审批，以便实现对各个责任中心的控制、分析和绩效考核。利用预算管理模块，既可以编制全面预算，又可以编制非全面预算；既可以编制滚动预算，又可以编制固定预算、零基预算；同一责任中心，既可以设置多种预算方案，编制不同预算，又可以在同一预算方案下选择编制不同预算期的预算。预算管理模块还可以实现对各子公司预算的汇总、对集团公司及子公司预算的查询，以及根据实际数据和预算数据自动进行预算执行差异分析和预算执行进度分析等。
项目管理模块主要是对企业的项目进行核算、控制与管理。项目管理主要包括项目立项、计划、跟踪与控制、终止的业务处理以及项目自身的成本核算等功能。该模块可以及时、准确地提供有关项目的各种资料，包括项目文档、项目合同、项目的执行情况，通过对项目中的各项任务进行资源的预算分配，实时掌握项目的进度，及时反映项目执行情况及财务状况，并且与账务处理、应收管理、应付管理、固定资产管理、采购管理、库存管理等模块集成，对项目收支进行综合管理，是对项目的物流、信息流、资金流的综合控制。
根据企业管理的实际需要，其他管理模块一般包括领导查询模块、决策支持模块等。领导查询模块可以按照领导的要求从各模块中提取有用的信息并加以处理，以最直观的表格和图形显示，使得管理人员通过该模块及时掌握企业信息；决策支持模块利用现代计算机、通信技术和决策分析方法，通过建立数据库和决策模型，实现向企业决策者提供及时、可靠的财务和业务决策辅助信息。
上述各模块既相互联系又相互独立，有着各自的目标和任务，它们共同构成了会计软件，实现了会计软件的总目标。
（二）会计软件各模块的数据传递
会计软件是由各功能模块共同组成的有机整体，为实现相应功能，相关模块之间相互依赖，互通数据。
（1）存货核算模块生成存货入库、存货估价入账、存货出库、盘亏/毁损、存货销售收入、存货期初余额调整等业务的记账凭证，并传递到账务处理模块，以便用户审核登记存货账簿。
（2）应付管理模块完成采购单据处理、供应商往来处理、票据新增、付款、退票处理等业务后，生成相应的记账凭证并传递到账务处理模块，以便用户审核登记赊购往来及其相关账簿。
（3）应收管理模块完成销售单据处理、客户往来处理、票据处理及坏账处理等业务后，生成相应的记账凭证并传递到账务处理模块，以便用户审核登记赊销往来及其相关账簿。
（4）固定资产管理模块生成固定资产增加、减少、盘盈、盘亏、固定资产变动、固定资产评估和折旧分配等业务的记账凭证，并传递到账务处理模块，以便用户审核登记相关的资产账簿。
（5）工资管理模块进行工资核算，生成分配工资费用、应交个人所得税等业务的记账凭证，并传递到账务处理模块，以便用户审核登记应付职工薪酬及相关成本费用账簿；工资管理模块为成本管理模块提供人工费资料。
（6）成本管理模块中，如果计入生产成本的间接费用和其他费用定义为来源于账务处理模块，则成本管理模块在账务处理模块记账后，从账务处理模块中直接取得间接费用和其他费用的数据；如果不使用工资管理、固定资产管理、存货核算模块，则成本管理模块还需要在账务处理模块记账后，自动从账务处理模块中取得材料费用、人工费用和折旧费用等数据；成本管理模块的成本核算完成后，要将结转制造费用、结转辅助生产成本、结转盘点损失和结转工序产品耗用等记账凭证数据传递到账务处理模块。
（7）存货核算模块为成本管理模块提供材料出库核算的结果；存货核算模块将应计入外购入库成本的运费、装卸费等采购费用和应计入委托加工入库成本的加工费传递到应付管理模块。
（8）工资管理模块为成本管理模块提供人工费资料，其中属于成本开支范围的工资分摊结果由成本管理模块登记到成本录入资料中。固定资产管理模块为成本管理模块提供固定资产折旧费数据。
（9）报表管理和财务分析模块可以从各模块取数编制相关财务报表，进行财务分析；预算管理模块需要获得责任中心的相关业务数据；项目管理模块的所有业务均可以根据实际情况传递到账务处理模块，并生成相应的会计记录，这些会计记录包括项目成本、费用、收入等。
（10）预算管理模块编制的预算经审核批准后，生成各种预算申请单，再传递给账务处理模块、应收管理模块、应付管理模块、固定资产管理模块、工资管理模块，进行责任控制。
（11）项目管理模块中发生和项目业务相关的收款业务时，可以在应收发票、收款单或者退款单上输入相应的信息，并生成相应的业务凭证传递至账务处理模块；发生和项目相关的采购活动时，其信息也可以在采购申请单、采购订单、应付模块的采购发票上记录；在固定资产管理模块引入项目数据可以更详细地归集固定资产建设和管理的数据；项目的领料和项目的退料活动等数据可以在存货核算模块进行处理，并生成相应凭证传递到账务处理模块。
此外，各功能模块都可以从账务处理模块获得相关的账簿信息；存货核算、工资管理、固定资产管理、项目管理等模块均可以从成本管理模块获得有关的成本数据。