1.3 修改《公司年中工作报告》

本节视频教学时间：11分钟

制作公司年中工作报告时，要求递交的内容必须是准确无误的。下面以修改公司年中工作报告为例，介绍删除与修改错误文本、查找与替换文本以及添加批注和修订文本的操作。

1.3.1 像翻书一样“翻页”查看报告

在Word 2019中，默认是“垂直”的阅读模式，尤其是对长文档，在阅读时如果使用鼠标拖曳滑块进行浏览，难免会效率低下。为了更好地阅读，可以使用“翻页”模式进行查看。

1　单击【翻页】按钮

打开“素材\ch01\公司年中工作报告.docx”素材文件，单击【视图】选项卡下【页面移动】组中的【翻页】按钮。

2　进入【翻页】阅读模式

此时即可进入【翻页】阅读模式，效果如下图所示。

3　向下翻页

按【Page Down】键或向下滚动一次鼠标滑轮即可向下翻页，如下图所示。

4　退出【翻页】模式

单击【垂直】按钮，即可退出【翻页】模式。

1.3.2 在沉浸模式下阅读报告

在Word 2019中，新增加了沉浸式学习功能，用户在该模式下，可以提高阅读体验。

1　单击【学习工具】按钮

单击【视图】选项卡下【沉浸式】组中的【学习工具】按钮。

2　单击【文字间距】按钮

此时即可进入沉浸式学习工具页面。用户可以单击【文字间距】按钮，增加文字间的距离，同时还会增加行宽，以方便查看文字。

3　单击【设置】按钮

单击【朗读】按钮，可以朗读文档的内容，此时在文档的右上角会显示朗读的控制栏，单击【设置】按钮。

4　调整阅读速度

在弹出的下拉菜单中，可以拖曳滑块调整阅读速度，也可以对阅读语音进行选择。单击【关闭学习工具】按钮，即可退出。

1.3.3 删除与修改错误的文本

删除错误的文本内容并修改为正确的文本内容，是文档编辑过程中的常用操作。删除文本的方法有多种。

在键盘中有两个删除键，分别为【Backspace】键和【Delete】键。【Backspace】键是退格键，它的作用是使光标左移一格，同时删除光标左边位置上的字符或删除选中的内容。【Delete】键是删除光标右侧的1个文字或选中的内容。

1. 使用【Backspace】键删除文本

将光标定位至要删除文本的后方或者选中要删除的文本，按键盘上的【Backspace】键即可退格将其删除。

2. 使用【Delete】键删除文本

当输入错误时，选中错误的文本，然后按键盘上的【Delete】键即可将其删除。或将光标定位在要删除的文本内容前面，按【Delete】键即可将错误的文本删除。

删除与修改错误文本的具体操作步骤如下。

1　选择文本内容

将视图切换至页面视图，选择错误的或要删除的文本内容。

2　按【Delete】键

按【Delete】键即可将其删除，然后直接输入正确的内容即可。

1.3.4 查找与替换文本

查找功能可以帮助读者定位所需内容，用户也可以使用替换功能将查找到的文本或文本格式替换为新的文本或文本格式。

1. 查找

查找功能可以帮助用户定位到目标位置以便快速找到想要的信息，查找分为查找和高级查找两种。

（1）查找

1　选择【查找】命令

在打开的素材文件中，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择【查找】命令。

2　显示查找的内容

在文档的左侧打开【导航】任务窗格，在下方的文本框中输入要查找的内容，这里输入“公司”，此时在文本框的下方提示“29个结果”，并且在文档中查找到的内容都会以黄色背景显示。

3　单击【下一条】按钮

单击任务窗格中的【下一条】按钮，定位至第2个匹配项。每次单击【下一条】按钮，都可快速查找到下一条符合的匹配项。

（2）高级查找

使用【高级查找】命令可以打开【查找和替换】对话框来查找内容。

单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择【高级查找】命令，弹出【查找和替换】对话框。

2. 替换

替换功能可以帮助用户快捷地更改查找到的文本或批量修改相同的内容。

1　单击【替换】按钮

在打开的素材文件中，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【替换】按钮或按【Ctrl+H】组合键，弹出【查找和替换】对话框。

2　输入需要被替换的内容和替换后的新内容

在【替换】选项卡中的【查找内容】文本框中输入需要被替换的内容（这里输入“完善”），在【替换为】文本框中输入替换后的新内容（这里输入“改善”）。

3　单击【查找下一处】按钮

单击【查找下一处】按钮，定位到从当前光标所在位置起，第一个满足查找条件的文本位置，并以灰色背景显示。单击【替换】按钮就可以将查找到的内容替换为新的内容，并跳转至第二个查找内容。

4　单击【全部替换】按钮

如果用户需要将文档中所有相同的内容都替换掉，单击【全部替换】按钮，Word就会自动将整个文档内所有查找到的内容替换为新的内容，并弹出相应的提示框显示完成替换的数量，单击【确定】按钮关闭提示框。

1.3.5 添加批注和修订

使用批注和修订可以方便文档制作者对文档进行修改，避免错误，从而使制作的文档更专业。

1. 批注文档

批注是文档的审阅者为文档添加的注释、说明、建议和意见等信息。在把文档分发给审阅者前设置文档保护，可以使审阅者只能添加批注而不能对文档正文进行修改，利用批注可以方便工作组的成员之间进行交流。

（1）添加批注

批注也是对文档的特殊说明，添加批注的对象可以是文本、表格或图片等文档内的所有内容。Word 2019将用有颜色的括号将批注的内容括起来，背景色也将变为相同的颜色。默认情况下，批注显示在文档页边距外的标记区，批注与被批注的文本使用与批注相同颜色的虚线连接。添加批注的具体操作步骤如下。

1　单击【新建批注】按钮

在打开的素材文件中选择要添加批注的文本，单击【审阅】选项卡下【批注】组中的【新建批注】按钮。

2　输入批注内容

显示批注框，在后方的批注框中输入批注的内容即可。单击【答复】按钮，可以答复批注；单击【解决】按钮，以显示批注完成。

（2）编辑批注

如果对批注的内容不满意，直接单击需要修改的批注，即可进入编辑状态，编辑批注。

（3）删除批注

当不需要文档中的批注时，用户可以将其删除，删除批注常用的方法有两种。

方法一：选中要删除的批注，此时【审阅】选项卡下【批注】组中的【删除】按钮处于可用状态，单击该按钮即可将选中的批注删除。删除之后，【删除】按钮处于不可用状态。

方法二：在需要删除的批注或批注文本上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除批注】菜单命令，也可删除选中的批注。

方法三：如果要删除所有批注，可以单击【审阅】选项卡下【批注】组中的【删除】按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择【删除文档中的所有批注】命令，即可删除所有的批注。

2. 使用修订

修订是显示文档中所做的诸如删除、插入或其他编辑更改的标记。启用修订功能，审阅者的每一次插入、删除或是格式更改都会被标记出来。这样能够让文档制作者跟踪多位审阅者对文档所做的修改，并接受或者拒绝这些修订。

（1）修订文档

修订文档首先需要使文档处于修订的状态。

1　单击【修订】按钮

在打开的素材文件中，单击【审阅】选项卡下【修订】组中的【修订】按钮，即可使文档处于修订状态。

2　修订效果

此后，对文档所做的所有修改将会被记录下来。

（2）接受修订

如果修订的内容是正确的，就可以接受修订。将光标放在需要接受修订的内容处，然后单击【审阅】选项卡下【更改】组中的【接受】按钮，即可接受文档中的修订。此时，系统将选中下一条修订。

（3）拒绝修订

如果要拒绝修订，可以将光标放在需要拒绝修订的内容处，单击【审阅】选项卡下【更改】组中的【拒绝】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【拒绝更改】/【拒绝并移到下一处】命令，即可拒绝修订。此时，系统将选中下一条修订。

（4）删除修订

单击【审阅】选项卡下【更改】组中的【拒绝】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【拒绝所有修订】命令，即可删除文档中的所有修订。

至此，就完成了修改公司年中工作报告的操作，最后只需要删除批注，并根据需要接受或拒绝修订即可。