第一篇　案例篇

第1章　文字处理软件案例分析

案例1.1　个人日记

创建一篇文档，输入图1.1.1所示的内容，以“日记”为文件名将文件保存到“C:\文档”文件夹下，并为其设置密码为“1234”。要求完成如下任务。

任务1　新建一篇Word文档，文档内容如图1.1.1所示的日记，输入完成后，保存文件名称为“日记.docx”。

任务2　保存路径为“C:\文档”，文件打开密码为“1234”。

案例操作步骤如下。

任务1实现方法。

①在“文件”选项卡中选择“新建”命令，接着双击“空白文档”按钮，然后在空白文档中输入图1.1.1所示的文本内容。

图1.1.1　日记

②文本内容输入结束后，单击快速访问工具栏上的“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框中输入文件名称，如图1.1.2所示，单击“保存”按钮完成任务1操作。

图1.1.2　“另存为”对话框

任务2实现方法。

①单击“工具”按钮，从下拉菜单中选择“常规选项”命令，如图1.1.3所示。在弹出的“常规选项”对话框的“打开文件时的密码”后的文本框内输入密码，单击“确定”按钮；在“确认密码”对话框内再次输入密码，以防止密码输入错误，如图1.1.3所示；单击“确定”按钮后，在“另存为”对话框内单击“保存”按钮保存文件。

②关闭文件后，重新打开文件会弹出“密码”对话框，如图1.1.4所示。输入密码正确后文件才可以正常打开。

图1.1.3　“常规选项”对话框

图1.1.4　“密码”对话框

案例1.2　放假通知

创建学校国庆节放假的通知文件。要求完成如下任务。

任务1　创建并保存文档，名为“国庆放假通知.docx”，输入文档内容，如图1.1.5所示。

任务2　同时选择多处内容，采用非连续选择，如图1.1.5所示。

任务3　查找并替换文中的内容，将文中所有“2011”替换为“2012”。

图1.1.5　文档例图

案例操作步骤如下。

任务1实现方法。

①创建文档并保存文档，名称为“国庆放假通知.docx”，录入汉字内容。

②将光标定位到需要插入的位置，在“插入”选项卡的“符号”组中单击“符号”按钮的下拉箭头，插入符号“§”，如图1.1.6所示。

任务2实现方法。

①用鼠标选中文字“根据上级”，然后按住Ctrl键，同时用鼠标选中“研究”；

②按照上述方式依次选中其他文本。

图1.1.6　特殊符号

任务3实现方法。

①单击“开始”选项卡的“编辑”组中的“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框；在“查找内容”和“替换为”文本框内分别输入要查找的内容“2011”和替换的内容“2012”，如图1.1.7所示。

图1.1.7　输入替换内容

②单击“全部替换”按钮，将该文档中出现的所有“2011”全部替换为“2012”，系统将会弹出“确定”对话框，提示是否全部替换。图1.1.8所示为替换操作完毕后的确定提示。

图1.1.8　替换提示

案例1.3　短文两则

创建并保存文档“两则.docx”，最终效果如图1.1.9所示。要求完成如下任务。

图1.1.9　两则例文

任务1　创建文档并输入图1.1.9所示内容。

任务2　设定标题的文字格式，位置“居中”，字体“宋体”“加粗”，字号“四号”。

任务3　将文字“劳动身体……心绪。”字符宽度设定为150%，双下划线，字体颜色为蓝色。

任务4　将文字“每一个岔口……的选择。”字符间距设定加宽2磅。

任务5　对第一段进行编辑，给第一段加“0.5磅黑色直线”边框。

任务6　对第二段进行“等宽分栏”，并添加“浅蓝”色底纹。

任务7　对文档添加“图片水印”。最终效果如图1.1.9所示。

案例操作步骤如下。

任务1实现方法。

参照案例1.1创建Word文档“两则.docx”，并输入文本内容。文本内容参见图1.1.9。

任务2实现方法。

①选中要编辑的文字“两则”，在“开始”选项卡的“字体”组中单击“字体”按钮，选择“宋体”，“字号”选择“四号”。

②选中标题文字“两则”，单击“加粗”按钮，单击“居中”按钮，操作完成。

任务3实现方法。

①用鼠标选中要求操作的文字，单击“中文版式”按钮，从下拉菜单中选择“字符缩放”命令，选择“150%”。

②对选中的文字继续进行如下操作，单击“开始”选项卡的“字体”组中的“下划线”按钮，在下拉菜单中选择双下划线，单击“字体颜色”按钮在右侧下拉菜单中选择蓝色，操作完成。

任务4实现方法。

用鼠标选中要求操作的文字，单击“开始”选项卡“字体”组右下角的扩展按钮，在弹出的“字体”对话框中选择“字符间距”选项卡，设定“间距”选项为“加宽”，“磅值”选项为“2磅”，单击“确定”按钮，操作完成。

任务5实现方法。

①选中文本内容的第1段，在“开始”选项卡的“段落”组中单击“边框”按钮右侧的箭头，从下拉菜单中选择“边框和底纹”命令。

②在弹出“边框和底纹”对话框中选择“边框”选项卡，“样式”选择“单实线”，“颜色”选择“黑色”，“宽度”选择“0.5磅”，“应用于”选择“段落”，单击“确定”铵钮，操作完成。

任务6实现方法。

①选中第2段文字，单击“页面布局”选项卡的“页面设置”组中的“分栏”选项下面的箭头，在下拉菜单中选择“两栏”，如图1.1.10所示。

②选中第2段文字，参考任务5的实现方法，在弹出的“边框和底纹”对话框中选择“底纹”选项卡，“填充”项选择“浅蓝”，“应用于”选择“文字”，操作完成。

任务7实现方法。

图1.1.10　分栏

①在“页面布局”选项卡的“页面背景”组中单击“水印”按钮，在下拉菜单中选择“自定义水印”命令，在弹出的“水印”对话框中选中“图片水印”单选按钮。

②单击“选择图片”按钮，选中图片后单击“确定”按钮，然后从“缩放”下拉列表中选择水印的大小，并可以通过是否选中“冲蚀”来控制水印的效果，如图1.1.11所示。

图1.1.11　“水印”对话框

案例1.4　板报制作

创建Word文件“文化.docx”，如图1.1.12所示。要求完成如下任务。

图1.1.12　案例样图

任务1　分别在“民族文化……文化悲剧。”段和“目前，……传承下去。”插入图片，两张图片排版都设置为“四周环绕”，格式如图1.1.12所示，同时，为文档添加图片水印。

任务2　为文档添加艺术字标题，要求文字分别是“保护文化遗产”和“守望精神家园”，字体设为“楷体”，字号为“32”。

任务3　为首段文字添加首字下沉，要求字体为“宋体”，下沉行数为“3”。

任务4　为文档添加竖排文本框，内容为“新闻稿”，字体为“华文行楷”，字号选择“小三”，颜色选择“蓝色”，其他内容如图1.1.12所示。

任务5　为文档中相应段落添加项目符号和段落边框，具体效果如图1.1.12所示。

案例操作步骤如下。

任务1实现方法。

①将光标置于要插入图片的位置，单击“插入”选项卡的“插图”组中“图片”按钮，在弹出的“插入图片”对话框中选中图片，单击“插入”按钮将图片插入。

②选中插入图片，调整图片大小，如图1.1.12所示。

③选定图片，在格式选项卡的“排列”组中单击“位置”按钮的下拉菜单，选择“四周型环绕”命令。

④添加图片水印的方法这里不做介绍，可参考案例1.3。

⑤按照上述步骤处理插入到段落“目前，……传承下去”的图片，这里不做详细介绍。

任务2实现方法。

①将光标置于第一行文字的上方，在“插入”选项卡的“文本”组中单击“艺术字”按钮，选择“艺术字样式16”。

②在弹出的“编辑艺术字文字”对话框中输入文字“保护文化遗产”，字体设定为“楷体”，字号为“32”。

③按下Enter键，输入3个“空格”字符，在第2行重复步骤①中的操作，输入文字“守望精神家园”。

任务3实现方法。

①将光标置于第1段中，单击“插入”选项卡的“文本”组中的“首字下沉”按钮，选择下拉菜单中的“首字下沉选项”命令。

②在弹出的“首字下沉”对话框中，位置选择“下沉”，字体选择“宋体”，下沉行数“3”，如图1.1.13所示。

任务4实现方法。

①单击“插入”选项卡“文本”组“文本框”按钮下拉菜单的“绘制竖排文本框”，插入文本框。

②输入文字“新闻稿”，选中输入的文字，在“开始”选项卡“字体”组选择“华文行楷”，“字号”选择“小三”，“颜色”选择“蓝色”。

图1.1.13　“首字下沉

③单击“文本框”“形状样式”选项卡组右下角的扩展按钮，在弹出的“设置形状格式”对话框中，“线条颜色”选择“无线条”，如图1.1.14所示。

图1.1.14　“设置形状格式”对话框

任务5实现方法。

①选中文本中第2、3、4段文字，单击“开始”选项卡的“段落”组中的“项目符号”按钮，在下拉菜单中选择对应的符号；将3段文字字体设置为“华文新魏”，字号为“三号”，颜色为“深蓝”。

②选中文本中倒数第2、4、6段文字，按照步骤①添加项目符号。

③选中文本中倒数第1、3、5段文字，为其添加边框，添加边框的方法不再进行详细介绍。

案例1.5　学生成绩表

创建Word文件“成绩.docx”，如图1.1.15所示。要求完成如下任务。

任务1　创建7行6列的表格，输入行标题和列标题，并输入数据。

任务2　绘制斜线表头。

任务3　为表格添加表样式“中等深浅底纹2-强调文字颜色1”。

任务4　为表格添加公式，计算平均分和总成绩。

任务5　为表格前六行排序，关键字为平均分，降序排列。

图1.1.15　表格

案例操作步骤如下。

任务1实现方法。

单击“插入”选项卡的“表格”组中的“表格”按钮，在下拉菜单中按住鼠标右键并选择7行6列，创建表格，如图1.1.15所示，输入表中标题和数据。

任务2实现方法。

选中表格中最左上角单元格，单击“表格工具|设计”选项卡“表格样式”组中“边框”按钮，在下拉菜单中选择“斜下框线”。

任务3实现方法。

选择“表格工具|设计”选项卡“表格样式”组中“中等深浅底纹2-强调文字颜色1”样式。

任务4实现方法。

①将光标置于单元格F2内，然后在布局选项卡的“数据”组中单击“公式”按钮，在弹出的“公式”对话框中“公式”文本框内输入“=AVERAGE(B2:E2)”，同时设定“编号格式”为保留两位小数，单击“确定”按钮。

②光标置于F3单元格内，做上述操作，公式为“=AVERAGE(B3:E3)”。依次在单元格F4、F5和F6内做同样操作。

③将光标置于单元格B7内，单击“表格工具|布局”选项卡“数据”组中“公式”按钮，在弹出的“公式”对话框的“公式”文本框中输入“=SUM(B2:B6)”，如图1.1.16所示，单击“确定”按钮。将光标分别置于单元格B8、B9和B10内，输入对应的公式，并单击“确定”按钮。

图1.1.16　公式的计算

任务5实现方法。

选中表格的前6行，单击“表格工具|布局”选项卡的“数据”组中“排序”按钮，在弹出的“排序”对话框中，选择“主要关键字”为“平均分”，选中其后的“升序”选项，“类型”选择“数字”，选中“列表”栏“有标题行”选项，如图1.1.17所示。

图1.1.17　“排序”对话框

案例1.6　名片制作

创建并保存Word文件“名片.docx”，如图1.1.18所示。要求完成如下任务。

任务1　利用模板“通讯名片（横式）三”创建名片，如图1.1.18所示。

任务2　输入文本内容，并插入图片。

任务3　保存名称为“名片”的“模板”。

图1.1.18　名片样板

案例操作步骤如下。

任务1实现方法。

在“文件”选项卡中选择“新建”命令，选择右侧“Office.com模板”，在选择区内选择“名片”，然后系统连接互联网后，在弹出的“可用模板”窗口右侧的查询对话框中输入“通讯名片（横式）三”，然后单击右侧的执行按钮，在右侧的窗口单击下载，如图1.1.19所示。

图1.1.19　名片模板

任务2实现方法。

下载完毕，系统会打开一个新文件，系统一页显示8张名片，删除其中7张，只留下1张，插入图片，调整位置，输入文字，如图1.1.19所示。

任务3实现方法。

①在“文件”选项卡中选择“另存为”菜单命令，在弹出的“另存为”对话框中选择保存位置，文件名称设定为“名片”，保存类型选择“word模板(*.dotx)”，保存路径为“C:\Users\用户名\AppData\Roaming\Microsoft\Templates”，单击“保存”按钮。

②模板保存后，再次使用模板新建文件时，在新建文档中选择“我的模板”，在系统弹出的“新建”窗口中，用户可以选择刚保存的“名片”模板，如图1.1.20所示。

图1.1.20　“新建”窗口

案例1.7　论文的编辑

对Word文档“论文.docx”进行编辑，如图1.1.21所示。要求完成如下任务。

图1.1.21　长文档案例

任务1　创建文档“教材”，输入图1.1.21右页所示内容，并在对应位置插入图片。

任务2　在大纲视图下，将文中第1章、第2章设定大纲级别为1级，与1.1相似标题大纲级别设定为2级，与1.1.1相似标题大纲级别设定为3级。

任务3　根据设定的大纲级别，为文档添加目录。

任务4　为文档添加图片编号。

任务5　为文档添加页码，页码起始页从正文开始。

案例操作步骤如下。

任务1实现方法。

创建文档“教材”，输入图1.1.21右页所示内容，并在对应位置插入图片。

任务2实现方法。

①单击“视图”选项卡的“文档视图”组中“大纲视图”按钮。

②选中文本“第1章　Word 2003快速入门”，在“大纲”选项卡“大纲工具”组左侧下拉框中选择“1级”。

③选中文本“1.1　功能概述”，在同样的位置选择“2级”；选中文本“1.1.1　Word 2003的强大功能”，在同样的位置选择“3级”。

④依次选择文中对应的标题，设置对应的大纲级别。

任务3实现方法。

①将光标置于正文的前面，在“引用”选项卡的“目录”组中单击“目录”按钮，在下拉菜单中选择“插入目录”命令。

②在弹出的“目录”对话框中将“显示级别”设置为“3”。

任务4实现方法。

①右键单击图片，从弹出的菜单中选择“插入题注”，在弹出的“题注”对话框中，单击“新建标签”按钮，在弹出的“新建标签”对话框中输入“图1-”。

②单击“确定”按钮，在“标签”下拉列表框中选择“图1-”。

③在题注输入框内追加输入文本“图1-1　退出时的提示窗口”，单击“确定”按钮。

任务5实现方法。

①为文档添加页码时，一般页码从正文开始，对于书中的案例来讲，页码应该从正文中的第1章开始，所以在为文档添加页码之前，首先应该对文档分节，也就是在目录后添加分节符，这样前后两部分内容可以分别独立地编辑页码。

②将光标置于目录页的最后，单击“页面布局”选项卡的“页面设置”组中的“分隔符”，在下拉菜单中选择分节符的“下一页”命令。

③单击“插入”选项卡的“页眉和页脚”组中“页码”按钮，在下拉菜单中选择“页面底端”子菜单中的“普通数字2”命令。

④单击“插入”选项卡的“页眉和页脚”组中“页码”按钮，在下拉菜单中选择“设置页码格式”命令，在弹出的“页码格式”对话框中选中“起始页码”单选按钮，并将其设定为“1”，如图1.1.22所示。

图1.1.22　“页码格式”对话框

案例1.8　文档的审阅和共享

对Word文件“北京明起将点火试供暖应对首场大雪1.docx”进行编辑，如图1.1.23所示。要求完成如下任务。

任务1　在修订状态下，为文档添加标题“北京明起将点火试供暖应对首场大雪”，在第一段尾部添加文字，“最低温度达到零摄氏度”，删除第二段最后一句，删除第四段最后一句。

任务2　为文章添加批注，要求按照图1.1.23所示批注，批注的审阅者分别为“Adminstrator”“Jiang”和“Wang”。

图1.1.23　文档效果图

任务3　删除文档中的个人信息，并将文档标注为最终状态。

任务4　为文档添加页眉，内容为艺术字“天津商业大学”，将其保存为文档部件。

任务5　保存并发布文档，将其发布为名称是“首场大雪”的PDF文件。

案例操作步骤如下。

任务1实现方法。

打开文档，单击“审阅”选项卡的“修订”选项组中的“修订选项”命令，然后按照任务要求添加标题并删除文字。

任务2实现方法。

①单击“审阅”功能区的“批注”组中的“新建批注”按钮，添加图1.1.23所示A1、A2批注。

②单击“修订”组中“修订”下方的下拉菜单中的“更改用户名”，在弹出的“Word选项”对话框中修改“用户名”和“缩写”，修改完毕，单击“确定”按钮，如图1.1.24所示。

图1.1.24　添加修订用户

③重复步骤①②中的操作，完成所有批注。

任务3实现方法。

①单击“文件”标签，在打开的窗口左侧选择“信息”选项，单击右侧“检查问题”按钮，打开“文档检查器”对话框，单击“检查”按钮开始检查；检查完毕，单击“文档属性和个人信息”栏中的“全部删除”按钮。

②单击“文件”选项卡，然后单击“信息”，在“权限”下，单击“保护文档”，然后单击“标记为最终状态”即可将该文档标记为最终状态。

任务4实现方法。

单击“插入”选项卡的“页眉和页脚”组中的“编辑页眉”，插入艺术字“”，然后选中艺术字，单击“插入”功能区“文本”组中的“文档部件”按钮，并在打开的菜单中选择“将所选内容保存到文档部件库”，在弹出的对话框中，名称填写为“天津商业大学”，其余内容按默认输入，然后单击“确定”按钮。

任务5实现方法。

保存文档，单击“文件”中执行“保存并发送”子菜单中的“创建PDF/XPS文档”命令，在展开的视图中单击“创建PDF/XPS”按钮，在弹出对话框中输入文件名称“首场大雪”，单击“发布”按钮。

案例1.9　“通知”制作

使用邮件合并的方法制作信函通知，并保存为Word文档“通知.docx”，如图1.1.25所示。要求完成如下任务。

图1.1.25　批量生成的文档

任务　使用邮件合并的方法制作信函，通知每一名毕业设计同学参加毕业设计指导会议，人员名单存储在“学生选题信息.xlsx”中。

案例操作步骤如下。

①在Word 2010的功能区中，打开图1.1.26所示的“邮件”选项卡。

图1.1.26　“邮件”选项卡

②在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”选项组中，单击“开始邮件合并”菜单中的“邮件合并分步向导”命令。

③进入“邮件合并分步向导”的第1步。在“选择文档类型”选项区域中，选择希望创建的输出文档的类型，本例选中“信函”选项，如图1.1.27所示。

④在邮件合并窗口中，单击“下一步：正在启动文档”超链接，进入“邮件合并分步向导”的第2步，在“选择开始文档”选项区域中选中“使用当前文档”单选按钮，以当前文档作为邮件合并的主文档，如图1.1.28所示。

⑤接着单击“下一步：选取收件人”超链接，进入“邮件合并分步向导”的第3步，在“选择收件人”选项区域中选中“使用现有列表”单选按钮，如图1.1.29所示，然后单击“浏览”超链接，打开“选取数据源”对话框。

图1.1.27　第1步：确定文档类型

图1.1.28　第2步：选择文档

图1.1.29　第3步：选择收件人

⑥在“选取数据源”对话框中选择保存学生毕业设计信息的Excel工作表文件“学生选题信息.xlsx”，然后单击“打开”按钮。此时打开“选择表格”对话框，选择保存客户信息的工作表名称，如图1.1.30所示，然后单击“确定”按钮。

图1.1.30　选择表格

⑦在打开的“邮件合并收件人”对话框中，可以对需要合并的收件人信息进行修改。然后单击“确定”按钮，完成现有工作表的链接工作，如图1.1.31所示。

图1.1.31　邮件合并收件人

⑧回到邮件合并窗口中，单击“下一步：撰写信函”超链接，进入“邮件合并分步向导”的第4步。如果用户此时还未撰写信函的正文部分，可以在活动文档窗口中输入与所有输出文档中保持一致的文本，如图1.1.32所示。如果需要将收件人信息添加到信函中，先将鼠标光标定位在文档中的合适位置，然后单击“地址块”“问候语”等超链接。本例单击“其他项目”超链接。

图1.1.32　正文

⑨在邮件合并窗口中单击插入“其他项目”，将会打开“插入合并域”对话框，在“域”列表框中，选择要添加到通知中邀请人姓名所在位置的域，本例选择“学生姓名”域，单击“插入”按钮，重复上述操作，分别在“毕业设计题目是”“联系方式”后面分别插入毕业设计（论文）题目、联系电话和电子邮箱，如图1.1.33所示。

⑩完成上述操作后，单击“关闭”按钮，关闭“插入合并域”对话框。文档中的相应位置就会出现已插入的域标记，如图1.1.34所示。

图1.1.33　插入合并域

图1.1.34　插入合并域

⑪在“邮件合并”任务窗格中，单击“下一步：预览信函”超链接，进入“邮件合并分步向导”的第5步。在“预览信函”选项区域中，单击“<<”或“>>”按钮，查看具有不同邀请人姓名和称谓的信函。

如果用户想要更改收件人列表，可单击“做出更改”选项区域中的“编辑收件人列表”超链接，在随后打开的“邮件合并收件人”对话框中进行更改。如果用户想要从最终的输出文档中删除当前显示的输出文档，可单击“排除此收件人”按钮。

⑫预览并处理输出文档后，单击“下一步：完成合并”超链接，进入“邮件合并分步向导”的最后一步。在“合并”选项区域中，用户可以根据实际需要选择单击“打印”或“编辑单个信函”超链接，进行合并工作。本例单击“编辑单个信函”超链接。

⑬打开“合并到新文档”对话框，在“合并记录”选项区域中，选中“全部”单选按钮，如图1.1.35所示，然后单击“确定”按钮。这样，Word文档会将Excel文档中存储的收件人信息自动添加到通知文档正文中，并合并生成一个图1.1.25所示的新文档，在该文档中，每页中的学生的毕业设计信息均由数据源自动创建生成。

图1.1.35　“合并到新文档”对话框