第二章 会计的账户与复式记账
第一节 会计科目与账户
一、会计科目的含义与分类
会计科目是指根据经营管理的需要,按照经济业务的内容,对各会计要素具体内容加以分类的项目。每一会计科目都应当明确反映特定会计要素的具体内容。例如,企业的厂房、机器设备、原材料、燃料、现金、银行存款等都属于企业的资产,但是这些资产的特点不尽相同,在经营管理中的周转方式及在生产经营过程中所起的作用也有所区别。为了分别核算和监督这些资产的增减变动情况,就需要对它们进行分类。厂房、机器设备都是劳动资料,它们在生产经营过程中能长期发挥作用而不改变实物形态,只有经过多次反复使用,直至其报废,才需要更新,因此,根据这些共性及其特点将它们归为一类,并用“固定资产”科目来表示。原材料和燃料都是劳动对象,一旦投入生产过程即会改变其实物形态,因此,根据这一共性,将它们归为一类,并用“原材料”科目来表示。同理,对于企业其他的各项资产、负债及所有者权益(股东权益)都必须分别设置会计科目。
会计科目按照其反映的经济内容不同,可分为五大类:资产类科目、负债类科目、所有者权益类科目、成本类科目和损益类科目。此外,在实际工作中,对某些科目还需要进一步了解其详细的信息。如对原材料,必须了解各种具体材料的数量、单价、种类等信息,否则,企业就很难进行最佳管理;对应收账款,如果不掌握各具体债务人及其所欠付债务的金额、期限,则无法进行应收账款的管理。因此,某些会计科目就需要在原有的会计科目下设置细目。比如,“原材料”科目设置如下细目:
其中“原材料”为一级科目,燃料、修理用备件、原料及主要材料等为二级科目,A材料、B材料、C材料等为三级科目,一级科目又称“总分类科目”,二级、三级统称为明细科目。一级科目对会计要素的具体内容提供总括核算指标,明细科目提供明细核算指标。
会计科目的设置,必须结合会计要素的特点,并能满足经济管理的需要。科目的内容、级次、数量,既要灵活、统一,又要保持相对稳定;既不能繁杂,也不能过于粗略,既要简单明确又要通俗易懂。目前,我国会计实务工作中的会计科目是由国家财政部通过制定行业示范性会计制度来确定的,供财会工作者参考使用。
为了便于日常工作的查询和核对,又满足会计电算化的需要,可以为每一个会计科目编—个固定的号码,这些号码称为会计科目编号。例如,“库存现金”科目的编号为1001,“原材料”科目的编号为1403等。在各会计科目编号之间,应留有适当的空号,供增设会计科目之用。
企业会计科目汇总表如表2-1所列。
表2-1 会计科目汇总表
二、账户
账户及其基本结构如下。
账户是用来分类记录经济业务,具有一定格式的账页。它是依据会计科目开设的,由账户名和账户结构两部分组成。
会计科目和账户是两个不同的概念,二者既有联系,又有区别。它们之间的联系是,会计科目是设置账户的依据,因此会计科目的内容和分类的方法决定了账户的内容和分类方法,它们所反映的经济内容相同;区别是会计科目只是账户的名称,没有具体的结构,而账户必须具有一定的结构。
为了反映经济业务的发生引起会计要素的增减变动及其结果,账户不但要有明确的经济内容,而且要有一定的结构。经济业务的发生对会计要素的影响,从数量上有增加和减少两种情况。因此,每个账户的结构也应相应地划分成两个最基本的部分,分别用来登记数额的增加和数额的减少。其简化格式如图2-1所示。
图2-1 简化格式
由于其格式类似于英文字母中的T,因此,习惯上称为“T”字形账户。哪一方用来登记增加,哪一方用来登记减少,这与会计等式有着密切的关系。最基本的会计等式为“资产=权益”,它表示企业的资产和资产的来源,在任何一个时点上,双方都会相等。另外,账户又是根据资产、负债及所有者权益等会计要素来设置的。在等式左方和等式右方分别以企业活动的增减变动。企业在一定时期内的增加额、减少额,称为本期发生额,一定期间结束时在账户中合计数额不能完全抵消而出现差额时,称为余额。
资产、负债和所有者权益的账户结构如图2-2和图2-3所示。
图2-2 资产类账户结构
图2-3 负债及所有者权益类账户结构
会计期间是前后相连的,本期的期末余额,也就是下期的期初余额。这样,资产、负债及所有者权益类账户期末余额计算公式如下:
资产类账户:
期初余额+本期左方发生额−本期右方发生额=期末余额
(左方) (右方)
负债、所有者权益类账户:
期初余额+本期右方发生额−本期左方发生额=期末余额
(左方) (右方)
此外,利润表等式所代表的会计要素也应相应设立账户。其中,收入、利润类账户结构与所有者权益类账户基本一致,费用账户结构与资产类账户结构基本一致,如图 2-4~图2-6所示。
图2-4 收入类账户结构
图2-5 费用类账户结构
图2-6 利润类账户结构
收入、费用类账户一般无余额,利润类账户期末余额一般在右方。
综上所述,任何账户都要分别设置“左方”和“右方”,哪一方记增加数,哪一方记减少数,其余额一般在左方还是右方,则视账户的性质而定。
为了便于掌握和使用不同的账户,各类账户结构如表2-2所列。
表2-2 账户结构
在实际工作中,上述账户结构也可根据需要作相应变化,但一般应包含下列内容:
① 账户的名称(即会计科目);
② 日期和摘要(记录经济业务的日期和概括说明经济业务的内容);
③ 增加和减少的金额及余额;
④ 凭证号数(说明账户记录的依据)。
如表2-3所列账户结构范例。
表2-3 账户结构范例
不管账户格式在外形上变化如何,都必须包括最基本的三部分,即增加方、减少方和余额。