第一章 会计电算化概述

第一节 会计电算化简介

一、模拟手工记账的探索起步

会计是管理工作的重要组成部分，它以货币为计量单位，应用一套自身特有的方法，从价值方面对生产经营活动进行反映和监督。因此，在会计工作中，通过采集、传输和存储取得大量的数据，并对此进行分类、汇总和系统处理，为经营管理提供有用的信息。在历史上，随着生产的发展和生产规模的逐步社会化，会计也随之发展变化。经过人们长期实践，会计逐步由简单到复杂，至今已形成一套完整的体系。与此同时，会计数据处理的技术也在不断地发展变化，经历了手工操作、机械化和电算化几个阶段，逐步形成了一套会计数据处理理论和方法论，在会计工作中发挥着越来越重要的作用。

我国第一台计算机诞生于1958年，从那时起到20世纪70年代中期，计算机主要是用于科学技术工作中。1979年财政部拨款500万元，用于长春第一汽车制造厂进行会计电算化试点工作。1981年8月在财政部、第一机械工业部、中国会计学会的支持下，中国人民大学和长春第一汽车制造厂联合召开了“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”。1979年是中国会计电算化的发展元年。

从1979年至1988年，会计电算化从无到有，逐渐在中国生根发芽。行政部门如财政部、机械工业部、铁道部、兵器工业部等，纷纷在全国各地做探索性的实验，全国各高等院校也加入研究的行列，这个阶段属于探索发展阶段。但从整个国家从事会计电算化的情况来讲，基本上是各自为政，国家各职能部门都在“摸着石头过河”，摸索适合自身需要的解决方案。这个阶段的中国会计电算化水平不高，会计软件功能单一且不通用，还没有形成大规模的商品化会计软件市场。

这一阶段的历史大背景是我们的国门刚刚打开，各行各业都在强调解放思想，学习、应用科学技术知识。1981年后，IBM-PC计算机及其兼容机（当时除了IBM计算机外，其他都称为兼容机）的出现，为计算机的普及应用提供了设备条件。当时，Dbase语言对于爱好计算机的会计人员来讲容易学习，从而被广泛应用。因此，很多单位自发地进行了会计软件的专项开发，主要是开发一些相对简单的模块，应用层次也很低，但相对于手工计算来讲，这种变化是巨大的。在这一阶段，一般都是一些大型企业和科研院所在开展会计电算化工作，以后逐步上升为区域性、行业性的行为。

1988年，中国会计学会首届会计电算化学术讨论会在吉林市召开。在这次会议上，与会专家达成共识：发展通用会计软件和引入市场机制是中国会计电算化发展的出路。同年，财政部在上海召开会计电算化工作会议，对制订各省计算机应用规划、实施对会计软件的评审工作做了统一部署。

这一阶段的基本特征是各单位、各部门都在大胆探索会计电算化的开展方法，在软件上主要通过模仿手工会计的处理，逐步探索走向标准化、规范化。

“会计电算化”一词是1981年中国会计学会在长春市召开的“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上提出来的。它是指将电子计算机技术应用到会计业务处理工作中，用计算机来辅助会计核算和管理，通过会计软件指挥计算机替代手工完成或手工很难完成的会计工作，即电子计算机在会计应用中的代名词。与此同义的还有电脑会计、EDP会计、计算机会计信息系统、电算化会计系统、会计信息化等。

会计电算化的概念，广义上是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发和应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划、会计电算化的制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。

会计电算化在我国从起步到现在已经30余年，取得了较大成效，包括实施会计电算化的企业数量逐步上升，商品化通用软件产业的形成以及政府管理机构宏观管理和调控作用的发挥等，无不体现了会计电算化带来的新思想、新方法、新作用，使会计工作的作用和地位得到了很大的加强。

二、与其他业务结合的推广发展

在广泛征求各方意见的基础上，1989年12月9日财政部发布了《会计核算软件管理的几项规定（试行）》。中国会计电算化在财政部的统一部署管理和强有力的推动下获得长足的发展。大大小小的会计软件厂商如雨后春笋般涌现出来，先锋、用友、金蜘蛛、万能、润嘉等是这个时期的典型代表。

1990年财政部正式成立了会计核算软件评审委员会，制定了《关于会计核算软件评审问题的补充规定（试行）》、《关于加强对通过财政部评审的商品和会计核算软件管理的通知》等文件，对会计软件进行严格的评审与管理。针对会计电算化地区发展不平衡的现状，1994年，财政部又下发了《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》，以推动全国的会计电算化工作并提出了具体要求。这些都成为我国会计电算化发展强有力的推动力量。

在这期间，财政部统一部署进行了普及性的会计电算化初级培训，使所有的会计上岗人员懂得了计算机和会计电算化的基础知识，这为我国会计软件的快速推广打下了先行的认识基础。这种推动力和速度是任何市场力量所无法具备的。

1989年至1998年期间，会计软件逐步通用化、商品化，市场上出现了数百家会计软件公司。这个时期的中国会计电算化发展非常迅速，会计软件依托DOS平台，功能上也基本属于核算型。从1994年开始，Windows会计软件逐步被重视，但真正普及是在1998年以后。

这十年中，在财政部及各省财政厅（局）的推动下，一方面商品化会计软件逐步走向成熟，市场竞争机制逐步完善，通过市场竞争机制使会计软件生产厂家从几百家逐渐向十余家集中，实现了会计软件标准化和规范化，由此走向了商品化的道路。另一方面，从初期的账务、报表、工资、固定资产几个模块，发展到采购、销售、库存等模块，并与业务结合起来，逐步得到了广泛的应用。

三、引入会计专业判断的渗透融合

会计软件在发展初期，主要是实现凭证的录入、记账、查账和编制报表。通过一段时间的发展，会计业务的处理、判断逐渐融入会计软件中。会计软件总体上讲还是一个人机系统，在业务处理上需要会计人员作相关的业务判断。随着会计软件的发展，逐渐将一些专业判断融入软件中，也使得软件更加智能化、自动化。

这些专业判断如下：

（1）关于会计核算原则、条件及时间的判断

判断会计核算整个程序中如何贯彻会计核算原则的规定、什么情况下满足准则对会计要素的定义中的限制条件、各会计要素及事项确认时间判断。准则对每个会计要素的内容及会计事项进行了详细的定义，每个定义都有好几个限制条件，只有这些限制条件同时得到满足时才可以确认为相关的要素或事项。

（2）关于会计计量和核算方法的判断和选择

主要判断核算模式和核算方法（如存货的计价方法有先进先出法、加权平均法和个别计价法；长期股权投资核算中成本法和权益法的选择等）的选择以及入账数额的确定，其中涉及会计政策的选择和会计估计等，如公允价值计量模式。

四、与内控相结合建立ERP系统的集成管理

1. ERP的发展过程与思想

20世纪40年代，由于计算机系统还没有出现，为了解决库存控制问题，人们提出了订货点法。到了20世纪60年代，随着计算机的出现和发展，短时间内对大量数据的复杂运算成为可能，人们为解决订货点法的缺陷提出了一种库存订货计划方法，即物料需求计划阶段（material requirements planning ，简称时段式MRP）或称基本MRP阶段。

20世纪70年代，随着人们认识的加深及计算机系统的进一步普及，MRP的理论范畴也得到了发展。为解决采购、库存、生产、销售的管理，人们提出了生产能力需求计划、车间作业计划以及采购作业计划理论，闭环MRP（closed-loop MRP）作为企业的一种生产计划与控制系统出现了。

20世纪80年代，伴随着计算机网络技术的发展，企业内部信息得到充分共享，闭环MRP集合了采购、库存、生产、销售、财务、工程技术等子系统，发展成为MRPⅡ理论，即制造资源计划（manufacture resource planning, MRP ，为了区别于基本MRP而记为MRPⅡ），作为一种企业经营生产管理信息系统。

进入20世纪90年代，随着计算机网络技术的迅猛发展，统一的国际市场已经形成。针对国际化的销售和采购市场以及全球的供需链环境，企业MRPⅡ面临着需求的挑战。由于MRPⅡ系统仅仅包括制造资源，而不包括面向供需链管理的概念，因此无法满足企业对资源全面管理的要求。在这种环境下，20世纪80年代MRPⅡ主要面向企业内部资源全面计划管理的思想，逐步发展成为90年代怎样有效利用和管理整体资源的管理思想，企业资源计划（enterprise resources planning, ERP）随之产生。

ERP是由美国加特纳公司（Gartner Group Inc.）在20世纪90年代初期首先提出的，是一种面向企业供需链的管理，可对供需链上的所有环节进行有效的管理，这些环节包括订单、采购、库存、计划、生产制造、质量控制、运输、分销、服务与维护、财务管理、人力资源管理等。

ERP的核心管理思想是供需链管理。供需链管理的基本思想就是以市场需求为导向，以客户需求为中心，以核心企业为龙头，以提高市场占有率、提高客户满意度和获取最大利润为目标，以协同商务、协同竞争和双赢原则为运行模式，通过运用现代企业管理思想、方法和手段，达到对供需链上的信息流、物流、资金流、价值流和工作流的有效规划和控制，从而将客户、分销商、供应商、制造商和服务商连成一个完整的网链结构，形成一个极具竞争力的战略联盟。供需链管理是通过前馈的信息流（需方向供方流动，如订货合同、加工单、采购单等）和反馈的物料流与信息流（供方向需方的物料流及伴随的供给信息流，如提货单、入库单、完工报告等），将供应商、制造商、分销商、零售商直到最终用户连成一个整体的模式。供需链既是一条从供应商到用户的物流链，又是一条价值的增值链。

ERP所包含的管理思想是非常广泛和深刻的，这些先进的管理思想之所以能够实现，同信息技术的发展和应用是分不开的。ERP不仅面向供需链，体现精益生产、敏捷制造、同步工程的精神，而且必然要结合全面质量管理以保证质量和客户满意度；结合准时制生产以消除一切无效劳动与浪费、降低库存和缩短交货期；它还要结合约束理论来定义供需链上的瓶颈环节、消除制约因素来扩大企业供需链的有效产出。

2. ERP的基本模块

ERP是将企业的所有资源进行整合集成管理，简单地说是将企业的三大流——物流、资金流和信息流进行全面一体化管理的管理信息系统。在企业中，一般的管理主要包括三方面的内容：生产控制（计划、制造）、物流管理（分销、采购、库存管理）和财务管理（会计核算、财务管理）。这三大系统本身就是集成体，它们互相之间有相应的接口，能够很好地整合在一起对企业进行管理。另外，随着企业对人力资源管理的重视，已经有越来越多的ERP厂商将人力资源管理纳入ERP系统。因此，生产控制、物流管理和财务管理三大系统集成一体，再加上人力资源系统，就构成了ERP系统的基本模块。

3. ERP与会计信息系统的关系

总的来说，会计信息系统是ERP软件的一部分，但同时又分为多种情况，使它们之间存在很大差别。就小单位而言，会计软件是指账务、报表、工资、固定资产等最基本的模块，一般称为会计核算软件。在规模稍大一点的单位，则要用到进销存模块和应收应付模块的软件，但这里的进销存主要还是立足于财务角度，一般把账务、报表、工资、固定资产、进销存、应收应付等一起叫做财务软件或会计软件。ERP软件则还要包含生产制造等模块，因此ERP软件也称为企业管理软件。实际上，独立的会计软件和ERP软件在设计思想、功能、技术、实施、应用、维护等方面存在很大不同，对管理的提升也大大不同。会计软件与ERP模块之间的关系如图1-1所示。

（1）从ERP软件的发展来看，分为两种情况：一种是首先做生产管理方面的软件，然后加入会计软件，形成ERP软件；另一种是先做会计软件，然后再扩展到生产管理等模块，形成ERP软件，如用友、金蝶、金算盘等就属于这种类型。

（2）从范围上看，会计软件是ERP软件的一部分。ERP软件一般按照模块可以分成财务管理、销售管理、后勤管理（采购管理、售后服务管理和库存管理）、生产管理和人力资源管理等。因此ERP涵盖的管理范围比会计软件广，它对企业的整个资源进行有效的整合，使企业的资源能够得到最有效的利用。会计软件是ERP中的一个组成部分，可以单独使用或与其他模块紧密集成使用。

（3）从工作原理的角度来看，会计软件因为主要是针对企业业务进行核算和管理，因此核算前提是对各项业务单据编制凭证手工输入系统，系统再进行汇总和分析。会计人员大部分的时间仍然要面对繁琐的凭证录入工作而无法将时间用在管理工作上。ERP中企业的业务是以流程为导向，会计模块通过ERP中的自动凭证制作系统将这些流程紧密集成在一起，针对不同的业务类型自动触发会计业务事件。而这些会计业务事件对应的凭证已经预先定义会计科目和相关参数，所以当业务发生时，系统自动产生会计凭证并自动记录有关账簿。会计人员的工作内容就是对这些凭证进行审核或由系统自动审核，这样就大大减轻了会计人员的工作量，将时间集中在管理工作中。

（4）从会计软件与ERP核心的角度来看，会计软件的核心是总账，以此为中心设置了许多分类账，如往来账、存货账、销售账等，它从财务的角度将企业的活动资金化。财务信息十分重要，它是经营的成果数据，体现了一个企业的业绩和价值。财务信息的“结果”来源于供、产、销等活动。制造企业的核心价值是将低价值的原料通过生产加工，产出较高价值的符合市场需求的产品，通过市场的分销渠道以适当的营销方式使用户接受其产品。制造企业通过物流的增值来体现自身的价值，围绕整个物流增值过程的供应链管理的核心基础是产品的属性（有关生产、计划、成本、财务、库存等）、产品的结构（bill of material, BOM）和产品的生产工艺。ERP软件正是以此为核心，进行整个供应链的管理和规划，并通过凭证接口等方式与财务集成，将供、产、销等业务数据及时、准确地转化为会计上所需要的信息，从而对企业的经营过程进行控制。

（5）从功能上来看，目前会计软件以核算为基本目的，主要满足企业的会计核算要求。但是从深层次和管理角度来看，管理人员或决策高层更需要的是对各项业务进行分析，如通过财务提供的销售收入、成本和销售毛利等数据，希望能从多角度（如客户类型、产品、销售流向区域、销售部门、业务员业绩、计划等）来分析销售情况，这样单纯对会计数据进行加工就无法完全满足要求。ERP软件则是以业务流程为导向，使发生的各种会计数据能够与业务联系在一起，进行不同层次的分析。

（6）从实施角度来看，会计软件实施相对较为简单，一般由开发商的分支机构或代理实施，或者由使用单位直接实施，实施周期也短，单体企业一般一两个月就可完成。而ERP的实施则很复杂，一般由咨询服务机构等第三方实施，实施时间少则几个月，多则半年、一年甚至几年，实施费用很高，甚至往往超过购买ERP软件本身的费用。从实施的风险角度看，会计软件由于规范性较强，变化相对较小，所以实施的成功率很高，一般只存在应用深度问题，而不存在无法应用的问题。但ERP软件则不同，由于涉及企业的各种业务，而且关联性非常强，业务的变化往往引起整个应用模式的变化，实施的风险就很大。即使应用了，由于市场、业务、管理的变化也可能导致ERP软件无法运行下去。当然ERP软件也在发展，如在ERP中提供工作流设计、数据扩展、展示等二次开发和配置的基础平台正在逐步成熟，这在一定程度上能够动态地适应客户不断变化的要求。

会计软件和ERP软件在实施中遇到的阻力也不同，由于会计制度很规范，涉及的部门、人员较少，在实施过程中遇到的阻力不大。但ERP在调研、培训、实施过程中将遇到很大的阻力，因为ERP涉及使用单位内部诸多部门的利益，甚至危及一些部门的存在，或需要企业内部的业务流程重组等。

（7）从应用角度看，会计软件一般是区间性要求，如一天、一月、一年，而ERP软件则是实时性要求，如生产是24小时的连续生产，则要求各环节也同步。在实际应用过程中对人员的要求也不一样。会计软件涉及的人员较少，要求操作人员对计算机和自己的业务比较熟悉就可以了，而ERP则基本上涉及整个企业的员工，还要求使用者对企业的整体情况有所了解，才能实现内部的协同工作。在应用成本上，会计软件主要是消耗材料费和较少的服务费，而ERP软件一般有按年收取的软件更新费用，服务费用也比会计软件高得多。

从不同的角度可以分析会计软件与ERP软件的异同，在具体工作中还要根据自己的应用深度、规模大小、使用的软件情况不同来作更深入的分析，以适应从会计软件到ERP软件的升级转换。

4．与内控相结合建立ERP系统的集成管理

所谓内部控制，是指一个单位为了实现其经营目标，保护资产的安全完整，保证会计信息资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施的总称。

内部控制由以下五大要素构成。

（1）内部环境。内部环境是影响、制约企业内部控制制度的建立与执行的各种内部因素的总称，是实施内部控制的基础。内部环境主要包括治理结构、组织机构设置与权责分配、企业文化、人力资源政策、内部审计机制、反舞弊机制等内容。

（2）风险评估。就是及时识别、科学分析影响企业战略和经营管理目标实现的各种不确定因素并采取应对策略的过程，是实施内部控制的重要环节和内容。风险评估主要包括目标设定、风险识别、风险分析和风险应对。

（3）控制措施。就是根据风险评估结果、结合风险应对策略所采取的确保企业内部控制目标得以实现的方法和手段，是实施内部控制的具体方式和载体。控制措施结合企业具体业务和事项的特点与要求制定，主要包括职责分工控制、授权控制、审核批准控制、预算控制、财产保护控制、会计系统控制、内部报告控制、经济活动分析控制、绩效考评控制、信息技术控制等。

（4）信息与沟通。就是及时、准确、完整地收集与企业经营管理相关的各种信息，并使这些信息以适当的方式在企业有关层级之间进行及时传递、有效沟通和正确应用的过程，是实施内部控制的重要条件。信息与沟通主要包括信息的收集机制及在企业内部和与企业外部有关方面的沟通机制等。

（5）内部监督。内部监督是企业对其内部控制制度的健全性、合理性和有效性进行监督检查与评估，形成书面报告并作出相应处理的过程，是实施内部控制的重要保证。内部监督主要包括对建立并执行内部控制制度的整体情况进行持续性监督检查，对内部控制的某一方面或者某些方面进行专项监督检查，以及提交相应的检查报告、提出有针对性的改进措施等。企业内部控制自我评估是内部控制监督检查工作中的一项重要内容。

内部控制的目标基本涵盖了企业经营活动的全部内容，而ERP作为信息系统，是为企业经营目标服务的。ERP实施前要求有关组织重新设计和改进其业务流程，进行业务流程再造，再造后的流程成为组织必须遵循的共同标准。在流程再造的设计过程中，设计人员集成某些管理思想，体现有效控制和高效配置企业资源的信息化优势。所以在ERP流程再造的设计过程中，可以把相关的部分内部控制要求加以考虑，以致这些要求最终成为组织内部所共同遵守的标准。

内部控制系统随着时间、环境条件、所应用的控制方法的变化而不断变化，ERP就是在内部控制系统发展历程中某个时点上的一种相对完美的控制工具和手段。内部控制五要素中控制活动的手段可以分为人工控制和自动控制，通过ERP实施控制活动就是典型的自动控制。对于一些不能通过自动控制来实现的控制活动，还要应用人工控制，如难以量化、需要以职业判断为主的“危险信号”，不在ERP线上的其他信息系统等。