2.9 人事档案管理

劳动关系、薪资福利、绩效考核、招聘、培训、日常人事管理等涉及公司人事资料的环节都需做好档案管理工作。例如，员工档案、劳动合同、工资相关资料、考核记录、培训记录、奖罚记录、社保公积金业务处理资料、离职资料等都是非常重要的，需要完整并妥善保管，以免给企业增加不必要的风险。

除了劳动合同、员工档案外，其他人事资料都可以按月度或年度来整理，资料多的可以分月度归档，资料少的就可以按年度来归档，并装进档案盒，每盒做一个目录，作为本盒档案的清单明细。还可以做得更细致一些，在每页打上页码，目录表上每个项目都标明对应的页码，这样更方便查找，同时目录应保留电子版。卷内文件目录表，见表2.27。

档案分类编码、归档范围和保管期限，见表2.28。

员工劳动合同也可用同样的方法进行整理，按劳动合同起止时间排序整理，装进档案盒，打上页码、附上目录，只要看目录就能查到谁的合同在第几页，然后翻到那页就找到了。同时目录要保留电子版，需要时可先通过电脑确定那份合同的具体位置，再去找纸质的就很方便了。

员工档案内资料较多，包括入职登记表、身份证复印件、各类证书复印件、照片等，所以要将每个员工的资料装进档案袋，并在档案袋上注明员工姓名、工号等信息，方便查找。

员工档案表模版，见表2.29。

员工档案可以按部门、入职日期、工号来整理。如果公司有员工工号，建议按照工号来整理归档；如果没有设置工号，则按照入职日期来整理归档，这样更便于查找。也有些公司按照部门来整理，这种整理方式稍微麻烦些，因为公司的组织架构不是一成不变的，员工也会遇到调岗换部门的情况，这样每次调整时都要调整档案，增加了工作量。也有些公司的劳动合同是装在员工档案里的，这样直接整理员工档案即可。

此外，每一个负责保管人事资料的员工都要注意资料的保密性，不可随意将资料交给员工个人或其他人。因工作原因需借阅的，必须做好登记并跟踪档案及时还回，还回时最好检查下档案是否有变动。