1.4 利用记录单输入数据

案例背景

当行数或者列数较多的时候，利用原始的方式输入数据会给用户带来很多的麻烦，例如常会出现串行或者串列等现象。如果利用记录单输入数据则可避免类似的情况发生。

用户可以使用记录单功能添加数据内容。记录单自动记忆已经输入的内容，经整理形成的一先一后、基础和提取的关系。使用该功能不仅可以方便地添加新的记录，还可以在表单中搜索特定的记录。

最终效果及关键知识点

系统默认情况下是没有记录单选项的，用户首先需要将其添加到自定义快速访问工具栏中。

1．添加记录单命令

将【记录单】按钮添加到自定义快速访问工具栏中的具体操作如下。

1 打开本实例的原始文件，单击自定义快速访问工具栏中的【自定义快速访问工具栏】按钮，从弹出的下拉列表中选择【其他命令】选项。

2 弹出【Excel选项】对话框，自动切换到快速访问工具栏】选项卡，在【从下列位置选择命令】下拉列表中选择【不在功能区中的命令】选项，然后在下方的列表框中选择【记录单】选项。

3 单击按钮，此时，【记录单】命令就添加在右侧的【自定义快速访问工具栏】列表框中了。

4 设置完毕，单击按钮返回工作表中，即可看到记录单功能已经添加到自定义快速访问工具栏中。

提示

如果用户不经常使用记录单功能，可以在【记录单】按钮上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择【从快速访问工具栏删除】菜单项，即可将【记录单】按钮从快速访问工具栏中移除。

2．添加新记录

假设本实例中新增加了一种产品，用户可以使用记录单功能添加新记录，具体操作步骤如下。

1 选中单元格区域A3:H13，单击“自定义快速访问工具栏”中的【记录单】按钮。

2 弹出【Sheet1】对话框，系统会自动将该工作表中的列标题作为记录单的字段名，单击按钮。

3 各字段名对应的文本框会自动变为空白，输入新记录的具体内容。

4 单击按钮，返回工作表中，此时新记录就添加在工作表中单元格区域的最后一行了。

提示

在记录单中输入数据记录时，可以按【Tab】键或者【Shift】+【Tab】组合键在各个字段之间切换，单击按钮或者按钮可以查看工作表中的上一条或者下一条数据记录。

3．查询记录

用户还可以通过记录单功能对输入的数据进行查询。

1 单击自定义快速访问工具栏中的【记录单】按钮。

2 弹出【Sheet1】对话框，然后单击按钮。

3 弹出【Sheet1】对话框，然后在【产品编码】文本框输入“01020010”。

4 按【Enter】键，即可看到查询结果。

5 用户也可以单击按钮和按钮，查看符合条件的记录，查看完毕，单击按钮即可。

4．删除记录

用户也可以使用记录单删除记录。

1 选中单元格区域A3:H14，按照前面介绍的方法打开【Sheet1】对话框，然后单击按钮或者按钮，也可以拖动滚动条查找到序号为“11”的有关信息。

2 单击按钮，弹出【Microsoft Excel】提示对话框，提示用户“显示的记录将被删除”。

3 单击按钮即可将该条记录删除，单击按钮返回工作表中，此时序号为“11”的记录就被删除了。

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