发邮件也是在做产品

每个公司都有自己内部的交流方式，比如说当面沟通、微信沟通、电话沟通、发邮件等。每种交流方式都有自己的优缺点，如果搭配着使用，效果会更好，不过这里主要讲的还是关于邮件。很多公司推行邮件文化，特别是外企。邮件能让人清晰、有条理地表达出自己的想法，节省不必要的交流时间，尤其是在一对多人的时候，群发邮件比微信、QQ沟通更正式、更有效率，且能留底保存。

邮件的便利性很强，但发邮件也没有想象中那么简单。给公司同事发邮件，不管他是你的上级、下级或者同级，你都不应该随随便便传个文件或写几句话就完事。如果你这样随意地对待邮件沟通，只会显得你的态度不端正。

同事之间发邮件多数都是为了沟通工作，这个时候就应该用正式的书面表达。发邮件其实也是做产品，需要认真负责，而不是随便了事。专业、认真的态度，才能给对方留下好的印象。在什么样的场合就应该说什么样的话，这样才是认真做产品的态度。

认真的态度会让你的效率不断提高，做事事半功倍。那么如何认真发邮件呢？

首先，要确定邮件的主要收件人是谁，要抄送给谁，又有哪些人会阅读这份邮件。例如你给自己的下属发邮件，分配任务的时候，要清楚任务分配的对象，是给单独一个人分配任务，还是给一个团队分配任务。明确之后，在邮件的开头就应该有一个称谓。

其次，要清楚发邮件的目的是什么。比如这样一个发邮件的流程：（1）分配任务；（2）陈述成果，汇报任务；（3）与同事讨论，分享有价值的文件、信息；（4）申请批准；（5）奖励或者批评。不管是发哪一类的邮件，都应该思路清晰、条理分明地把它们表达出来。这里可以用到逐条列明的方式，而不是随随便便写几个字，含糊表达，让收件人感到云里雾里，不清楚你要表达的意思。这样的邮件既不能表达出你的想法，也是对双方时间的浪费。

根据个人习惯，多数人认为越前期的工作越重要，这就使得在执行任务的时候，多数人会从头开始做起。事实上，情况与想象的有些不同，也存在重要工作在后期的情况。所以，我们应该对自己的邮件进行“产品设计”。邮件设计要注重以下几大板块：

一、标题

应该在标题中写明你所要表达的主题，这里用使动词最佳，最好能一句话概括你要表达的内容；若是要发送资料，也不要干瘪地写“会议资料”“仅供参考”“周报”“报表”之类，这样的标题会减弱阅读者的阅读欲望。

标准的格式应该是“时间+地点+人物+明确的目标（可以是请求，也可以是会议名或资料名称等）”。这样，你才能明确地让对方知道你所发送的内容是什么。另外，在必要的时候，还可以加上“紧急”之类的字眼，或者任务的时限。若是非常紧急的内容，也可以在发完邮件之后电话沟通，以免对方不能及时看到邮件。

二、内容

除了上面所说的直接罗列内容的方法，其实还可以用多种形式表达，比如图表、有格式层次的文字、无格式文字。在这里，越能清晰表达内容的形式越受推崇，做个排列的话便是：图表＞数字＞有格式层次的文字＞无格式文字。

但要注意，在表达内容的时候尽量不要长篇大论，应该简明扼要。特别是在写英文邮件的时候，要注意表达清晰，不要有歧义；语法和拼写一定要正确；慎用缩写和简拼。

为什么要这么重视内容？要知道，邮件沟通并不仅限于内部成员之间，联络客户也会用到邮件的方式。面对客户，你代表的就是公司的形象，一封优质的邮件能够起到加分的作用。

周到、认真、负责的态度也很重要。比如在写完正文的内容之后，也可以根据情况添加上“请阅后24小时内回复”“仅供参考，可不必回复”等提示语，与收件人沟通。在提示语处理这方面，你还得明确邮件的收件人是谁。一般来说，有三类收件人存在：收件人——默认要求回复；抄送人——可以不回复；密（暗）送——不应回复。

在做完这些之后是否就可以直接发送了呢？不是的。建议在文章的末尾加上自己的签名，可以是一段文字，也可以是一张图片，应包括自己的名字、职位、联系方式。内容简单明了，要让人一眼知道你的信息，避免繁复，以造成喧宾夺主的感觉。

三、回复

从礼貌上来讲，邮件中涉及的人都应该回复，并且包含原文。除非是密送的人，否则都应该表态。

四、已读回执

一封邮件发出去，对方是否打开过、是否阅读过，这很重要，毕竟你发的不是垃圾邮件，也不是群发内容。如果发送的邮件收件人并没有阅读，那这封邮件就是毫无意义的，对方并没有接收到你所要表达的信息。

细节决定成败，只有把控好了细节，才能更好地走向成功。在写邮件的时候，尤其要注意小细节。一封邮件发出去，说小了是代表自己的形象，说大了是代表公司的形象。打造公司邮件文化，有利于公司中上级和下级的平等交流，减轻当面沟通的压力，让公司内部更加扁平化、更加和谐。