第4章 写作的基本要求

文书写作

文书写作指的是对各种公务、私务文书的撰写。从一般意义上来看，通常所说的文书写作主要是指公务文书的写作。它是公务处理工作的基础环节，为文字秘书和机关负责人的基础性、经常性工作之一。

“秀才”

1958年党中央制定的《工作方法六十条》，其中有一条专门讲到，中央各部委、省、专区、县各级，都要培养“秀才”，没有知识分子不行，无产阶级一定要有自己的“秀才”。这个“秀才”就是对从事公文撰写的政策研究人员的通俗称呼。这份文件明确要求，这些人既要较多地懂得马克思主义，又要有一定的文化水平、科学知识和词章修养。

“秀才”的修养

指公文撰拟者在理论、知识、思想等方面达到的一定水平。首先，应较多地懂得马列主义基本理论。我们的国家是社会主义制度，实行的是社会主义政策。我们的社会制度及党的路线、方针、政策，都是以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论及“三个代表”重要思想、科学发展观为指导的。因此，公文撰拟者如没有牢固的马列主义理论基础，是很难胜任自己的工作的。要打牢马列主义理论基础，在范围上应当包括哲学、政治经济学和科学社会主义理论。其次，要掌握一定的语法知识、逻辑知识、修辞知识及专业知识。这些都是写好文件的基本功。一个公文工作者要增强公文写作的本领，没有捷径可走，只有艰苦地进行一些基本功的磨砺，从不知到知，从不行到行，从一般到熟练，从庸手到高手，最终成为党和国家一名合格的“秀才”。最后也是最根本的一条，即文以德为先，要有较高的思想觉悟和良好的素质，忠于党的事业，任劳任怨，勤奋工作，做一名真正的“无名英雄”。具体内容详见本书文秘人员的素质、文秘人员的思想修养条目。

文约事丰

把公文写得简短一些，中共中央很早以前就有过十分明确的指示：“凡文电必须认真压缩……写报告时必须注意文字的简明扼要，条理清楚，便于阅读。”

那么公文写作怎样才能做到文约事丰、短小精悍呢？

1.丢掉“怕”字

一些公文写得长，与思想上的“怕”字有关。怕什么？向上行文，生怕陈述的理由不充分，交代的根据不充足，生怕有些关键的提法不能引起领导的注意，因此就“多多益善”，本可以一处着墨就行了的，而在多处用墨，结果造成语言反复重叠；向下行文，生怕下级不明白，理解不透，就反过来掉过去地讲道理，致使语言累赘。

2.不要“八方照顾”

实践中往往有这样一种现象，在领导班子集体讨论稿件时，如研究讨论全年综合性的工作总结，分管某一方面工作的领导和具体负责某一方面工作的中层干部，不是从总体上（思想观点、结构布局、材料组织等）去研究这篇总结报告，而是从文中涉及各自分管工作的文字内容多少去考虑问题，这位要求“补充”繁细之事，那位又嫌例子“太少”，为了满足“八方人士”的要求，办公室不得不作各式各样的补充，结果使原来比较简练的总结报告一下子充塞得臃肿起来。这是一些公文搞得太长的一个重要原因。

3.避繁就简

这里讲的“繁”主要指现象拼凑、事实罗列、缺乏概括，也就是通常所讲的“流水账”；这里讲的“简”主要是指写公文要注意综合分析、寻求规律、讲究概括、显示本质。

4.厚积薄发

所谓“厚积”是指占有材料要多。我们撰写的工作总结、报告或写一篇情况通报、简报，事先必须充分地占有材料，在此基础上形成主旨。主旨一旦形成之后，具体起草的时候又必须对占有的材料进行筛选，把那些具有代表性（即说明问题本质的）的材料精选出来，写进公文里去。

5.摒弃“套话”

套话就是没有什么实际意义的话，它有损于公文的实用性。比如写起总结报告来，不论是什么具体情况，开头总是这样一个公式性的套话：“在……以来的大好形势下，在……会议精神鼓舞下，反复认真学习了……文件。通过学习，深刻认识到了……的重要性，进一步明确了……的重要意义，从而大大增强了贯彻执行……的自觉性。在提高认识的基础上，狠抓了……做到了……取得了……”当然，我们并不是说这种话一律不能使用，而是反对千篇一律的套话。因为这样不仅把公文写“死”了，而且使一些多余的文字占去了公文宝贵的篇幅，对这些文字理应压缩。

6.舍得删削

草稿写成后，要通过修改，把那些可用可不用的字、词，特别是句子删掉，删削叠床架屋的用语，化冗长的句子为短小精悍的句子。总之，要字斟句酌，力求精练，做到以少胜多。

篇前撮要

篇前撮要是公文写作的一条基本要求，也是一种显旨技法。篇前即篇头，撮是文字简短，要即要领，全篇文章的中心思想与基本内容。它的基本意思是指在一篇公文的开头处，用简明扼要的语言，把全文的结论、总的观点、中心内容加以概括表达出来，这样可使人首先得到一个总的概念，一下子抓住全文要领，便于阅读全文和掌握全文的精神实质，达到纲举目张、提纲挈领的目的。这是公文写作中的一种常用的开头方法，也叫倒悬法（即章法倒悬），它和新闻导语的写法很类似。倒悬法与明清时的“贴黄”有类似之处，所谓“贴黄”，就是摘取奏疏中的要点，粘附于奏疏之上，以引起皇帝阅批公文的注意，后来公文的摘要、摘由都是从“贴黄”演变而来的。撰写公文讲求篇前撮要，早在1951年2月中共中央颁发的《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》一文中就十分明确地强调，公务文书写作要讲究“撮要”，其中规定“除简短者外，一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句说明全文的目的或结论（现在新闻学上称为‘导语’，亦即中国古人所谓‘立片言以居要，乃一篇之警策’）”。例如，中共中央、国务院《关于清理整顿公司的决定》的开头：“近几年来，全国成立了一大批新的公司，在生产、流通领域中起了一定作用，但其中有相当一部分公司政企不分，官商不分，转手倒卖，牟取暴利。这些问题的存在和发展，损害国家和群众的利益，造成社会分配不公，扰乱经济秩序，败坏社会风气，严重干扰和阻碍改革。为了治理经济环境，整顿经济秩序，加强对商品流通的管理，保障改革的顺利进行，必须对各类公司进行清理整顿。”这段篇前撮要，直截了当地提出关于整顿公司的原因与目的，提出了基本观点，从而为阅者理解全文的中心思想提供了方便，大大增强了文章的表达效果。

贵在直笔

“贵在直笔”是公文写作的一条基本要求。直笔即直截了当地表达内容，公文应当提倡直笔写作。直笔是相对曲笔而言，文学写作中常说的“文似看山不喜平”，使用的是曲折的手法，也就是曲笔，而今日写作公文，除极少数文种（如有的外交文书）外，应以直笔为贵。公文写作之所以讲求直笔，主要是因为公文是讲实用的，只有直笔才能让人更好地了解文中所表达的内容，不致产生歧义，易于人们去办理；同时，公文的语体特点是庄重、简明、平实，这一语体特点也要求写作公文时要讲求直笔。要做到直笔写作，应注意把握三点：第一，在叙述时要平铺直叙，一般不搞倒叙和插叙，使人看了文章后，就立刻意识到事情的始末，知道做什么，不做什么；第二，在语言上要明白晓畅、浅显外露，既不含蓄，又不意在弦外；第三，在主题上要观点显明，做到“紧、透、露”，即紧扣主题、透彻思想、显露中心，直陈目的，主张鲜明，区别清楚。

文风

文风是指写作中所表现出来的文章的作风。优良文风的基本特征，就是毛泽东同志在《工作方法六十条》中指出的：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。”

准确性，是文章的科学性，即具有科学精神，要合乎实际，能够真实地反映客观事物的本来面目。要使文章具有准确性，应当认真把握三点：

（1）文章的观点要正确，即自觉地宣传党的路线、方针和政策，宣传积极向上的思想，反映事物的本来面目，加强对客观事物的反复分析与研究。

（2）文章的材料要正确，即真实可靠、准确无误；慎重使用第二手材料，引用材料时要核对。

（3）文章的语言要准确、字斟句酌，恰如其分。

鲜明性，是指文章的立场坚定、旗帜鲜明、观点正确、态度明朗。要使文章具有鲜明性，应当做到：

（1）倾向和态度要鲜明，即是非清楚、爱憎分明。

（2）观点要鲜明，即写文章要注意明确提出问题，然后靠深刻有力的分析，揭示事物的本质和内在联系，经过分析、综合使问题得到鲜明的解决或回答。毛泽东同志在《反对党八股》一文中，批评“甲乙丙丁，开中药铺”的写作方法，就是指文章写作中存在的只罗列现象，而不提出、分析和解决问题的不良文风，属于观点不鲜明。

生动性，是公文写作中不能忽视的问题。文章写得生动，讲究文采，使人爱看，才容易取得好的效果。要使文章具有生动性，应当做到：

（1）内容要新颖。

（2）增强文章的形象。

（3）要富于变化，克服和防止死板老一套的写法。

（4）要有创造性，从结构、表达方式到选词炼句，都应不断脱俗创新。

新鲜活泼

新鲜活泼是优良文风的主要特征之一，即内容新颖，观点鲜明，语言生动，形式活泼。新鲜活泼是毛泽东同志在世时所一贯倡导的马列主义文风的体现。毛泽东同志在《反对党八股》一文中，痛斥党八股的罪状，号召全党实行抵制。明确指出：“必须抛弃党八股，采取生动活泼、新鲜有力的马克思列宁主义的文风。这种文风，早已存在，但尚未充实，尚未得到普遍的发展。我们破坏了洋八股和党八股之后，新的文风就可以获得充实，获得普遍的发展，党的革命事业，也就可以向前推进了。”从抗战初期毛泽东同志提出“洋八股必须废止，空洞抽象的调头必须少唱，教条主义必须休息，而代之以新鲜活泼的，为中国老百姓喜闻乐见的中国作风和中国气派”的主张起，经过了整风运动，毛泽东同志一直与形式主义文风进行了坚决的斗争。到20世纪50年代中期，他在《合作社的政治工作》一文的按语里批评：“我们的许多同志，在写文章的时候，十分爱好党八股，不生动，不形象，使人看了头痛。也不讲究文法和修辞，爱好一种半文半白话的体裁，有时废话连篇，有时又尽量简古，好像他立志要让读者受苦似的。”他不无感慨地叹息：“哪一年能使我们少看一点令人头痛的党八股呢？”1958年9月2日，毛泽东同志在《对北戴河会议工业类文件的意见》一信中专门说，工业类文件写得不好，没有长江大河、势如破竹之势。他还生气地说：“讲了一万次了，依然文风不动，灵感如花岗之岩，笔下若玄冰之冻。哪一年稍稍松动一点，使读者感觉有些春意，因而免于早上天堂，略为延长一年两年寿命呢！”从中，我们不难看出，毛泽东同志对那种“花岗之岩，玄冰之冻”的死板文章是十分反感的，他喜欢有春意、有生气，形式新颖而又活泼的文章。譬如以《谁说鸡毛不能上天》这篇文章为例，读起来，就会觉得有一股春意，一股朝气，一股激情，讲得十分生动形象，而不是“语言无味，像个瘪三”式的死板说教。贫苦农民要办合作社，富裕中农就在一旁说风凉话：“穷光蛋想办合作社哩，没有见过鸡毛能上天”。毛泽东同志一下抓住富裕中农这句风凉话，展开了“春风杨柳万千条”般的议论：“几千年以来，谁人看见过鸡毛能够上天呢？这似乎是一个真理……富裕中农之所以敢宣传鸡毛不能上天一类从古以来的真理，就是因为合作社还没有增产，穷社还没有变成富社……就是因为党还没有在全国范围内，大张旗鼓地宣传合作社的好处……穷人要翻身了。旧制度要灭亡，新制度要出世了。鸡毛确是要上天了。在苏联，已经上天了。”

准确无误

准确无误是优良文风的主要特征之一，是指从文件的表达方式到所表述的内容都应做到准确，包括推理判断要准确无误，传递策令要准确无误，使用的语言要准确无误，陈述的各种事实要准确无误，哪怕是某些细节也不允许“夸张”、“缩小”、“调度”、“移花”、“接木”，不能“无中生有”、“谎报军情”、“隐瞒不报”、“掩盖事实”。要知准确是公文的生命所在，离开了准确奢谈公文的作用已无任何意义。看看近一个时期以来，一些地方对煤矿矿难事故的死亡人数隐瞒不报的情形，再看看一些地方在GDP数据上弄虚作假的现象，怎不令人忧心忡忡。它严重干扰了上级的决策和对重大紧急事件的妥善处置。在2005年召开的全国政协大会上，国家统计局局长李德水委员披露了一组数字令人吃惊：2004年各省区市上报的全年GDP——国内生产总值汇总数据，与国家统计局公布的GDP增速相比，高出3.9个百分点，总量差距高达26582亿元。虽然这里面固然有些因素是不可避免的，但总的来讲它是不正常的。难怪有些政协委员在会上编出一副对联来痛斥这种弄虚作假的现象。

上联是：“上级压下级，层层加码，马到成功。”

下联是：“下级骗上级，层层掺水，水到渠成。”

横批是：“数字出官，官出数字。”

这副对联在写作技巧上，也很值得我们学习，只有34个字，却是多种修辞格的集合，包括“对偶”（上、下联的头一句）、“顶真”（上、下联的后两句）、“反复”（横批），真乃妙趣横生。

言之有物

言之有物是党的优良文风的主要表现之一。所谓言之有物，即指写文件要坚持严肃的科学态度，不讲空话、套话，实事求是，以事证理，以理服人，而不是靠大帽子压人，装腔作势吓唬人，靠胡编滥造欺骗人。毛泽东同志在《反对党八股》这篇著名的文章中写道：“党八股的第一条罪状是：空话连篇，言之无物。我们有些同志欢喜写长文章，但又没有什么内容，真是‘赖婆娘的裹脚，又长又臭’。为什么一定要写得那么长，又那么空空洞洞呢？只有一种解释，就是下决心不要群众看，因为长而且空，群众见了就摇头，哪里还肯看下去呢？”1957年3月的《在中国共产党全国宣传工作会议上的讲话》中，毛泽东同志又说：“我们现在有些文章，神气十足，但是没有货色，不会分析问题，讲不出道理，没有说服力……我们应该老老实实地办事，对事物有分析，写文章有说服力，不要靠装腔作势来吓人。”总之，只有言之有物，才能写出有实际价值的好文件来，这正是毛泽东同志过去多年所一贯倡导的马克思主义的优良文风。

通俗易懂

公文用语要简单明了、浅显通俗、明白晓畅，为群众所喜闻乐见，具有强烈的人民性。倡导通俗化，是中国共产党理论联系实际、密切联系群众、一心一意为人民利益着想的作风的体现，也是使党的路线、方针、政策深入人心的实际需要。正如毛泽东同志在陕甘宁边区的一次参议会上说的“专制主义者利于人民愚昧，我们则利于人民聪明”。要达到通俗易懂，就不要生造谁也不懂的话，也不要专门使用那些生僻难懂的古代词语，更不要放着中国字不写而专门使用“ABC”之类让老百姓摸不着头脑而且绝对禁止的外国字充当代用词而形成“大拼盘”式的插花句子，好像这样才显示出撰稿者、讲话者“有学问，水平高”。要知我们的各级机关都是人民的机关，为人民服务是我们一切活动的宗旨，因此，机关文件的语言必须具备人民性，即为绝大多数人民群众所接受，所使用。请看下面一段话：“APEC的记者招待会后，我公司邀请了CCTV、STV的几名记者和MBA、MPA的研究生，讨论中国加入WTO后IT产业的发展前景以及IT业对GDP的影响。”这样的话出现在文件简报之中，很难明白是写给中国人看的还是写给外国人看的，是写给多数人看的还是写给少数人看的。此外，像有些文书中把“对”写作“VS”，把“表演”写作“作秀”，把“小型”写作“迷你”，把“喝饮料”写作“洗胃”；以及时下颇为时髦的副词加名词的“太中国”、“也历史”、“最中国”、“很阳光”、“很大款”；还有类似“酷”、“冰OR火”、“冲浪”、“打太极”、“老公”、“二奶”、“下课”、“BT”、“PMP”、“TMD”、“巴士”、“曲奇”、“白领”、“蓝领”、“粉领”、“卡民”、“险民”、“科盲”、“股盲”、“导览”、“彩市”、“面的”、“摩的”、“驴的”、“板儿的”、“扮靓”等口语、地方语、隐语和怪语进入我们的一些文件，致使不是表意不准，障碍信息交流，就是晦涩难懂，而这又显然都是违背通俗易懂的公文写作原则的。把文件写得简明易懂，群众才能接受，文件才具有它应有的生命力与创造力。

可读性

可读性是指文章写得具有活力，能感动人。

公文的可读性主要表现为：

（1）观点鲜明。

观点是一篇文章思想内容的集中概括，是文件的精神实质。一份文件要反映一个什么情况，解决一个什么问题，说明一个什么道理，达到一个什么目的，都必须旗帜鲜明，态度明朗，不能意在文外。

（2）材料实在。

文中所表达的事实、材料要详尽具体，并具有典型性、代表性，不能“随处可安”。所谓典型性、代表性的材料，是指经过深入调查了解而独自占有的，不仅具有个性，更具有反映问题的共性。

（3）语气恳切。

除判决书、命令、驳论、声讨之类的公文外，其他公文都应务求语气谦和、语言亲切，不要训斥、苛责、挖苦、讽刺。

（4）语言脱俗。

即不用“陈话”、“套话”，因为陈话毫无新意，听者厌烦；套话千篇一律，阅者乏味。比如写模范人物时总是“他是这样说的，也是这样做的”；写形势好时总是“东风劲吹，莺歌燕舞”；写总结开头总是“在××正确领导下，在××精神的指引下，在××决定和××号文件的要求下，在广大职工的努力拼搏下……”；写广告总是“畅销内外，誉满全球，物美价廉，欲购从速”等，这些都是应力求避免的。

思路

思路是指写公文时思考的线索。它是公文撰拟者与指挥者对客观世界如何观察、理解、认识的反映。思路不是凭空产生的，是以客观现实为基础的。客观世界反映到作者的头脑里，经过调查研究，思考判断，形成对这一事物的印象、看法、态度，把这些印象、看法、态度依照一定的逻辑理出一个头绪来，就是思路。

一文一事

在一份文件里，只讲一件事，以利于问题集中，方便处理。特别是向上级机关行文请示或报告事项，更应严格坚持“一文一事”制度，避免“一文数事”和在报告中夹带请示事项或在请示中掺杂报告内容。

事简

在撰写文件叙述问题时，要做到“一文一事”，问题集中，这是使公文内容达到简明的一个方面。

意简

在撰写文件说明问题、主张、意图时，要做到“内容单一确定”，这是使公文内容达到简明的一个方面。

字简

在撰写文件使用文字上，要惜字如金，尽量做到用比较少的文字说明较多的内容，这也是使公文内容达到简明的一个方面。

条理性

一切文章都应讲究条理，而公文尤应突出。它的条理性主要表现在层次和文理上的一目了然。具体地讲，主要是指：

（1）主旨的明白显露，多在标题的事由部分加以概括或在开头处进行篇前撮要。

（2）结构篇章上的分条列项、立章划节、划层列段及标明序号。

（3）语言的简明和逻辑的严密周全。

贴切

贴切是指在公文标题的拟制和选词中，面对几个可用的标题或词语时，要将最恰当、最得体的选择出来，把所要表达的意思恰如其分地表达出来。

概括性

概括性主要指公文用语要富于概括。一篇公文一般只有千八百字，要在这千八百字中做文章不得不靠概括来解决，舍此别无他法。所谓概括，就是把事物的共同特点归结在一起，以简明的语言加以表述出来。

求短求好

求短求好是指撰写公文要做到短而精，切忌又长又空。当前公文也面临着改革，要改革，就不能不搬倒“文山”。要达到此目的，首先就要解决公文写作中的“长”病，变“长”为“短”。

公文写作要短些再短些，古今中外的许多政治家，对此有着十分精辟的论述和坚定明确的主张。明太祖朱元璋有一次听中书朗王敏给他读上书，读到过半时，还没谈到正题，一怒之下，下令把写奏折的刑部主事茹太素打了一顿。转天，又叫人接着读，读到最后500字时才听出意思，而前面16500字都是多余的废话。于是，他下令，此后凡上书者均照这后500字的格式来写，违者治罪。

1920年，俄国《火星报》编辑部成立的协商委员会制定了一个社会民主党的统一纲领草案。其中有这样一段：“虽然在整个文明世界占统治地位的同一种生产方式给各国社会民主党人确定的共同的最终目的是统一的，但是他们对自己提出的最近任务是不同的，因此这种方式的发展程度不是到处都一样，它在各国发展的社会政治环境也有差异。”这是一个相当冗长的句子。列宁看后，批注：“能不能把这句话压缩成‘民族特点’四个字或其他等等呢？”（《列宁全集》第六卷第52页）可见列宁是多么注意文件的简短。

对于这个问题，中共中央早就有明确的指示：“凡文电必须认真压缩……写报告时必须注意文字的简明扼要，条理清楚，便于阅读。现在有很多文电，既嫌冗长，又嫌杂乱。其原因，是未经压缩，说了许多无须说的空话，或者没有分清条理，把杂乱无章的草稿随便往上送。”毛泽东同志一直提倡写短文件，要求报告文字每次1000字左右为限。不仅如此，毛泽东同志还身体力行，为我们树立了光辉的典范。以他为中共中央军委起草的致“辽沈”、“淮海”、“平津”三大战役我前线指挥者有关作战方针的4封电文为例，分别浓缩于600字至1700多字之中，其中有关辽沈战役作战方针的两封电文分别为900多字和600多字，淮海战役作战方针的电文为800多字，稍长一点的平津战役作战方针的电文也不过1700多字。即使将4篇电文加起来也只有4000字，不如当今有些“通知”和“意见”的文字多，确实值得我们认真地加以学习和借鉴，要努力做到“长话短说”。

公文写作所以如此强调要短，是有其深刻道理的：

（1）只有短，才能真正剔除一些公文“长而空”的积弊。因为写得非常短，才能使一篇公文的字字句句都说到点子上、讲到实处，这有利于对上反映情况，对下指导工作。

（2）只有短，才能做到节约，省纸、省工、省物，特别是节省了秘书人员和领导干部的许许多多宝贵的时间和精力，以使他们从“文山”的压迫下解放出来，获得指挥工作的主动权和充足的宝贵时光。

（3）只有短，才能促使我们的秘书和领导人员真正树立“时间就是金钱，效率就是生命”的观点，养成“少说空话，多办实事”的良好作风。总之，公文写作“求短”的好处是很多的。

数目字

公文写作离不开数字。数字与一些量词结合，用以表示人和事物的数量。目前在我国通用的数字，主要包括大写的汉字、小写的汉字及阿拉伯数字。数目字在公文写作中的运用，不但是一个严肃细致的工作作风问题，也有一个运用方法的问题。数字运用得当，有利于提高公文写作的质量；运用得不好，因为公文是办理公务的一个文字工具，其后果是不堪设想的。

公文写作中对于数目字的运用，一般应掌握以下两点：

1.阿拉伯数字的用法

公文中使用的数字，凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，均应以使用阿拉伯数字为宜。在表示数量、长度、高度、面积、体积、重量时，要使用阿拉伯数码，即把1994年前公文中常见的小写汉字的数字改用阿拉伯数字。

2.汉字数字的用法

在公文写作中，有些地方又不能不使用汉字。主要包括：

（1）部分结构层次的序数。

《国家行政机关公文处理办法》第二十五条规定，公文中的结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。这样，在表述结构层次时，一、二层次的序数是用小写汉字来表达的。

（2）数字作为词素构成定形的词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句时，应使用汉字。

诸如“一国两制”、“一个中心、两个基本点”、“三八作风”、“三大法宝”、“四平八稳”、“五湖四海”、“六神无主”、“七上八下”、“八面玲珑”、“九死一生”、“十年树木、百年树人”、“千山万水”等缩略语、成语和具有修辞色彩的语句；“一刀切”、“两面派”、“三不管”、“四不像”、“五线谱”、“春打六九头”、“七月七”（“天河配”）、“小九九”、十、百、千、万、亿等词、词组、惯用语。

（3）邻近两个数字（一二三四五六七八九十）并列连用用以表示概数时。例如一二月、三四天、五六种、七八个、十之八九等。

主旨

任何文章写作，都有一个确立主旨问题，即写作主体通过文章全部内容所表现出来的一种贯穿全文的基本观点与中心思想。它是写作主体对客观事物的感受、认识和理解的集中表现，具有控制全篇、决定文章成败的关键作用。因此，人们通常把主旨比做文章的“灵魂”。古语说“意犹帅也”，道理就在于此。

公文写作与文学写作一样，都要解决主旨的确立问题。主旨确立了，下笔才有方向，起草才有所遵循。否则，想到哪儿就写到哪，何处该起、何处该收，何处该详、何处该略，一概无章可循，这样写出来的公文不能不是一份别人看不懂、自己说不清的“杂文”。

公文的主旨，一般也叫“立意”、“主题”、“观点”、“中心思想”，意思基本一样，只是叫法不同。内容比较复杂一点的公文，不但全篇文章有一个总的观点，即相当于其他文章的主题，而且还有许多具体的观点，即有关某一方面的观点，总观点统帅具体观点，具体观点说明总观点。

主旨的特点

公文主旨的形成，具有自身固定的特点：

（1）从产生的过程看，多数酝酿时间比较短，形成过程也比较单纯，不像写其他文章特别是文学作品，要经过较长时间反复思考才能孕育成熟。

（2）从公文主旨包含的基本内容看，它除包括与其他文章一样要有原委、背景和中心思想这样的内容要素外，还包括写作的目的。对于写作的目的，公文中一般都采取“自我说明”的方法，直陈文中，表露于外。

（3）从公文主旨的表现形式看，它主要受公文行文规则的约束，它的主旨必须紧密适应公务活动的客观规律要求，就这一点来说，公文就不像其他文章在主题的确定方面表现得那样自由、灵活。

（4）从公文主旨与标题的关系看，绝大多数的公文标题都直接揭示主题，两者关系十分密切，这与其他文章有着明显的不同。

（5）从公文主旨的来源看，公文主旨是党、政、军及经济、文化、教育、科技等方面公务活动客观情况反映。一篇公文不论其篇幅长短、文字多少，其主题思想必须完整，这种完整性是受公务活动必须是“提出问题——分析问题——解决问题”这一客观规律所决定的。因为公文的目的性很明确，就是为了解决实际问题，只提出问题而不解决问题的公文是不成其为“公文”的，这一点与一些文学体裁的作品相比是大不相同的。

（6）从公文主旨的制作者看，它是集体智慧的结晶，一般是由公文撰写者、机关单位的领导成员、上级的意图、下级情况等多方面意志的会合，公文主旨的这种属性是其他文体的文章比较少有的。

主旨的内容

一篇完整公文主旨的确立，应包括以下三个要素：

一是中心思想要素。全文的中心思想，是指文件中通过议说方式所表示的意见、要求、办法、措施和主张等内容。公文是以解决公务活动中的现实存在问题为己任，为了解决问题，必须要有意见、要求、办法、措施和主张，而这些正是公文中心思想的体现。

二是原委、背景要素。公文的原委、背景，是指文件中通过叙述方式所提出的问题，也可以说是行文的原因或制文活动的“燃烧点”。一篇公文主旨的产生，是公务活动的客观需求所引起的，而这种需求正是一篇公文产生的原委与背景。

三是写作目的要素。公文的写作目的要素，是指文件中通过“自我说明”的方式所表达出的公文作者的写作目的。它一般都是直陈文首，表露于外。如法规性文件的“总则”或第一条，指令性文件的开头，通报、简报的按语部分等。也有的把写作目的的“自我说明”置于第二层次的首部，如请示通常就是如此。

公文主旨的三要素组成形式是：

中心思想，原委、背景和写作目的三要素，是一篇公文主旨的完整体现。一些内容比较复杂的决定、决议、报告、通告、指示性通知、指导性通报、综合性的工作总结、大型工作会议的纪要、综合情况的调查报告和文字稍长的讲话材料等，均采取“三要素”的组合形式来确立公文主旨。

是不是每篇公文主旨的确立都必须由三个要素来组合呢？这要视公文的具体内容而定。除在一般情况下，公文主旨的体现要靠三个要素外，有时还有以下一些情形：

（1）一个要素。

即某一公文通篇只有写作目的或中心思想一个要素。例如内容比较简单的批转、转发、公布性的通知，全文只有写作目的一个要素；内容比较单一的命令、令、公告、通告及批复等，全文也往往只有中心思想一个要素。

（2）两个要素。

具体情况有二：一是有的公文仅从正面提出要求，直陈其言，没有谈及问题的引起。例如，一般性的通知、周知性的公函、一般性的指示及内容比较简单的通告等，它们在全文只有写作目的与中心思想两个要素，通过这两个要素来体现公文的主旨。二是“请示”在一般情况下，只有背景（即“为什么要请示”）和中心思想（即“请示什么问题”）两个要素，往往没有写作目的。

总之，原委、背景要素构成了公文主旨的前因，目的要素反映了公文主旨中的期望成分，中心思想是公文主旨的核心。它们从各自不同的侧面服务于主旨的确立。

主旨确立的要求

公文主旨的确立，应注意符合以下七点。

1.一文一旨

即一篇公文以表达一个思想、提出和解决一个问题、沟通一个情况为宜，不要出现两个中心，以致更多的中心，防止主旨分散。

2.篇前撮要

凡是有条件的均应在公文的开端，用非常简明文字，提示出公文的主旨，明确该文的主要内容与中心思想，它有利于主旨的明白显露。

3.立足于法

一篇公文主旨的确立，必须符合党和国家的方针政策，做到观点明确、符合原则。要保证主旨的正确性，作者必须严守法制，有正确的立场、观点和思想方法，所提出、分析与解决的问题，所反映的情况，所提出的主张，都必须符合四项基本原则，符合法律、政策要求。否则，一份有错误的内容的文件一旦制发出去，其后果是不堪设想的。据新华社武汉2006年4月7日电，湖北省汉川市日前发生一桩怪事：市政府办公室下发红头文件，给市直机关和各乡镇农场下达喝酒任务，全市各部门全年喝“小糊涂仙”系列酒价值总目标为200万元，完成任务的按照10%奖励，完不成的通报批评。人们讽刺说，这是喝“糊涂酒”，办“糊涂事”。

4.行之有效

公文中所提出的意见、要求、措施、办法和主张等，要立足于贯彻执行。否则，高谈阔论，夸夸其谈，不从眼下的实际工作出发，即使你的主张再好，一办不到，二行不通，都是无济于事的，也不符合公文实用性的要求。

5.态度明确

对公文主旨的表达，应力求明确无疑，赞成什么，反对什么，允许什么，禁止什么，清清楚楚，毫不含糊。

6.旨文相符

公文的主旨，是统帅全篇的纲，是内容的精要，文中内容必须紧扣在主旨上，紧紧围绕主旨的要求去写作，半步也不离开这个中心线索。如果不是这样，就患了旨文不符症。旨文不符这种毛病，一般又具体表现为旨大意小症、旨小意大症、旨意分离症。

7.与时俱进

事物是无时无刻不在变化的。一切事物的变化、发展都是绝对的，静止是短暂的、相对的。反映公务活动客观情况及其规律的公文主旨，也应当随着公务活动日新月异的变化而变化，万万不可停止在一个水平上。这就要求我们在确定总结、计划、工作报告、调查报告、通报等文种的主题时，要研究新形势，归纳新经验，总结新方法，提出新要求，做到与时俱进，只有这样，这篇公文的主题才具有新鲜感，对指导今后的工作才有价值。

提炼主旨

在正确把握了领导同志意图开始草拟公文的时候，首要的问题就是要确定好该篇公文的主题语，并把它用简约宜读的语言在标题中表述出来。然后根据主题语的需要，在已有的材料中，提炼出切合题意的基本观点，以及围绕这个基本观点而行文的各个分观点。如《关于党内政治生活的若干准则》（中国共产党第十一届中央委员会第五次全体会议通过），其观点的提炼就十分典型。全文有12个部分，即12个分旨，但都是依据主旨句“党内政治生活的准则”，围绕着全文的总观点“为了全面恢复和进一步发扬党的优良传统和作风，健全党的民主生活，维护党的集中统一，增强党的团结，巩固党的组织和纪律，提高党的战斗力”展开的。如第一部分“坚持党的政治路线和思想路线”，开始就提出这部分内容的论点“坚持党的政治路线和思想路线，是党内政治生活准则中最根本的一条”。显然，这个论点，既是全文总论点的延伸和展开，又与主旨句的意旨十分贴切，在表述用语上亦前后一致。这样来提炼主旨的方法，很值得我们在公务文书写作中效法。

其次，提炼公文主旨要着眼于全局，使具体的政策规定和理论观点，与党在一个时期的总路线、总目标、总政策吻合起来。因为撰写一份公文，制定某项具体政策，发表某种具体策见，对于全局来说，它总是一个局部，只有把它置于全局中加以衡量，使之与全局吻合起来，才能避免具体政策及其策见思想的偏颇，具体政策及其策见思想才不致与总政策、总目标发生抵触。

为了更好地从全局着眼，提炼好具体公文的主旨，要认真学习以至十分熟悉党和国家的方针、政策，经常从党和国家的重要文件中，揣摩、体会其决策的战略意向，体察政策调整方向的脉络。这样，在拟写某项具体公文时，所阐述的具体观点，就可以在全局中与总策见恰当地吻合起来。如果胸中无全局，夸大了具体策见的作用，就会冲击全局性的策见及中心工作；而具体的策见达不到应有的高度，也就不能发挥具体政策服务于全局性工作的作用。如果胸中无全局，具体策见应该发布在前而未发布在前，就会贻误时机；具体策见应该发布于后，而抢在前面发布，就会打乱中心工作的步骤，造成全局性工作的被动。如果胸中无全局，不考虑具体策见与全局中其他部门策见的关系，应该联署发布的却单独发布，就会造成政出多门，影响党的总政策的实施；而过分强调具体工作策见从属于其他政策，也难以开创新局面，有损于全局工作。所以，公文写作在提炼主旨时，一定要将具体策见放在大局中去衡量，使具体公文的策见与党的总政策一致起来。

再其次，提炼公文主旨，要采用向前看的分析方法，使之具有前瞻性、发展性。制定政策的目的，是指挥和实施办理国家的公务，其策见如果没有预见性、前瞻性、发展性，是处理不好国家事务的。政策具有调整社会各方面关系的作用，但这种调整，是促进问题的解决，推动社会向前发展，而不是让政策成为束缚人们行为的框框。这是我们提炼公文策见时必须予以注意的。如我们在制定农村联产承包责任制政策、发表策见时，就要预见到实施这一政策后，农村将发生怎样的变化以及如何处置，如将会节余下大批劳动力，这些劳动力可以去做工，去搞乡镇企业等。预见到了这些，你的策见就有超前性、发展性，政策就能发挥促进社会发展的作用。

要做到自觉地运用向前看的分析方法，提炼公文主旨，并非易事。它要求公文撰写人员在平时就要十分留心掌握社会变革中出现的新情况，诸如新的社会关系，新的经济形式，新的社会矛盾，人民群众新的社会需求等等。这样，有了丰厚的积累，在拟写公文提炼主旨时，就可以将这些新因素融入构思之中。同时，还要广泛接触、精心筛选、善于吸收新的观点。这样，才有可能在提炼公文主旨时，产生具有科学性、预测性的策见。

最后，提炼公文主旨，要采用比较的方法，使之具有辩证性。金无足赤，人无完人，治国治民亦无万全之策。但是，我们拟写公文，应该力求制定较为完善的政策，发布较为精辟的策见。这就要采用比较的方法，提炼具有辩证观点的策见。所谓比较的方法，就是在思索问题时，能广泛听取各种不同的意见。对任何事物都能从多方面分析、综合、比较，既要看到一般，也要看到特殊；既能看到现象，又能看透本质；既能看到其利，又能看清其弊。在科学的比较中，经过综合分析，从而较好地确定公文的主旨。

显旨艺术

公文不同于文学作品，它的主旨需要由作者直陈文中，做到明白显露，这就是公文写作上通常讲的“显旨”。在“直陈文中”这一显旨的基本要求下，公文显旨的具体形式却是多姿多态的。综合起来，主要有以下几种。

1.起句立意，开门见山

所谓“起句”、“开门”，即公文的第一句话；所谓“立意”、“见山”，即表明主旨、点明中心。联结起来的意思是：阅者一看公文的开头即首句，就明确意识到该文的主旨所在。这是指令性、法规性文件显旨的通常形态。例如：

（1）“为了加强报国务院审批的城市总体规划的审查工作，规范审查工作程序，提高审查工作质量和效率，制定本细则。”（建设部《城市总体规划审查工作规划》）

（2）“棉花是关系国计民生的战略物资，是产棉区农民收入的基本来源，是纺织工业的主要原料。做好棉花购销工作，对于稳定农业大局，保证纺织行业正常生产，安排好人民生活，增加出口创汇具有重要意义。为切实做好棉花购销工作，特通知如下……”（《国务院关于切实做好棉花购销工作的通知》）

上述两例，第一个是法规性文件，第二个是指令性文件。两文都是一开头就进行“显旨”，向阅者直陈该文制发的目的、依据、意义及中心思想，以求达到“唤起阅者的注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去”（引自1951年2月1日《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》），亦即我国古人讲的“立片言以居要，乃一篇之警策”。在具体表现形式上，上述两例又可以分作两类：一是以“为”、“为了”作为全文首句，直接引出行文的目的、依据及总的要求，二是首句不使用介词做句首，而是单刀直入，直接阐述意义、主张和基本观点。

2.交代缘由，引出主旨

有些文件不便起句立意，开门见山，往往采取在开端处先陈述制发文件的缘由，即背景，然后顺笔而下，自然而然地引出公文的中心思想、结论或行文的目的、依据、意义等，以显露文件的主旨所在。这是请求性、指令性文件显旨的主要形态。例如：

（1）“新的财税体制今年年初出台以来，运行基本正常，国家财政收入和支出均有较快增长，预算执行情况比原来预料的要好。但与此同时，也出现了一些新的矛盾和问题，其中一个突出问题是企业欠缴税款逐月增加。企业欠税的不断增加，严重妨碍了国家财政预算收入任务的完成。为了确保国家今年预算收入的任务，各地区、各部门要采取有效措施，把清理企业欠税作为当前一项重要工作来抓，务求取得显著成效。”（财政部、中国人民银行、国家税务总局、海关总署上报国务院《关于抓紧清理企业欠税的紧急请示》的开头）

（2）“今年以来，由于上年度棉花减产，棉花流通领域秩序混乱，棉花及纱、坯布价格暴涨，致使大中城市国有棉纺企业原料紧张的矛盾相当突出，针织、复制、印染等后道纺织工业企业生产、经营十分困难。为了妥善处理好目前存在的问题，并进一步推进纺织工业的发展，在合理组织纺织工业生产的同时，必须抓住机遇，进一步加快纺织工业的结构调整和技术改造。为此，现对有关问题通知如下……”（《国务院关于搞好纺织工业生产和调整工作的通知》的开头）

上述两例，一是请示，一是通知，开端处均是先讲背景、交代缘由，在此基础上，顺流而下，通过介词“为了”自然而然地引出行文的目的、中心思想与总的要求，使主旨明白显露。

3.画龙点睛，点轴扇开

有些文件在开端处不便深刻显露主旨，如综合性工作总结、调查报告、情况通报等陈述性的文件，它们显露主旨的方法显然要区别于指令性、请求性文件，而是采用在开端处先使用对某一问题、工作、事件作出结论性的一两句话，然后，再由文中划层点题、分段设题、段头立句等方法，从整体的综合上显示全文的主旨所在。我们如果把开端处的结论性语言看做是一把折扇的“轴”，那文中所点设的“题”与“段首句”就是折扇的骨架，其形态很似一把张开的折扇。

例如有一篇题为《大兴安岭恢复生产重建家园工作的总结报告》，开头处在叙述了重建基本情况之后，有这样一句话：“按照常规，在大兴安岭地区完成以上工程任务需3～5年，这次恢复重建工程总共用了三个多月的时间，而且工程质量较好。可以说，恢复重建工作，是在扑灭特大火灾取得胜利之后的又一胜利。”

上述这段话中，“恢复重建工作，是在扑灭特大火灾取得胜利之后的又一胜利”是该文开头一句带有结论性的话，然后，该文就重建工作取得胜利的主要原因分作四个层次做了回答，每个层次的开头都有一个显示段旨的小标题：

“一、以对灾区人民负责和实事求是的精神制定恢复重建方案。”

“二、克服官僚主义作风，推动恢复重建工作高效率运转。”

“三、加强领导，精心组织，精心指挥。”

“四、发挥改革精神，按照经济方法，搞好恢复重建工程。”

这四个层次的小标题，分别从组织、思想、作风、措施等方面全面总结了大兴安岭恢复生产重建家园工作的经验与做法，在开头结论性语句的统率下，全面显示了这份总结报告的中心内容。

4.头尾呼应，显示中心

一些内容比较复杂的决定、决议、讲话稿、意见、报告等，由于文字较长，问题较多，既有总的阐述，又有细致的说明，既涉及大政方针，又牵扯到具体的方法步骤，故这类文件的显旨方法通常要采用头尾相互呼应的做法。如在头部先提出一个令人关注的问题，而在尾部对此作出明确回答，或在文件开端处对某一情况作出多种解释，而将其正确的结论置于文尾。毛泽东同志于1945年8月13日在延安干部会议上的讲演，开头使用两个较短的自然段，说明日本投降的大势已定，随即提出了一个全国人民十分关心的问题，即在这种形势下，中国的政局将会出现什么变化。当讲演结束时，毛泽东同志为了使思想连贯，头尾照应，从整体上突出讲演的中心，于结尾处以一位伟人的智慧高瞻远瞩地指出：“中国的时局发展到了一个新的时期。新时期和抗日战争时期之间有一个过渡阶段。过渡阶段的斗争，就是反对蒋介石篡夺抗日胜利果实的斗争。蒋介石要发动全国规模的内战，他的方针已经定了，我们对此要有准备。全国性的内战不论哪一天爆发，我们都要准备好。早一点，明天早上就打吧，我们也在准备着。这是第一条。现在国际国内形势，有可能把内战暂时限制在局部范围，内战可能暂时是若干地方性的战争。这是第二条。第一条我们准备着，第二条是早已如此。总而言之，我们要有准备。有了准备，就能恰当地应付各种复杂的局面。”毛泽东同志在讲演的结尾处对抗战胜利后我党应当坚持的正确方针作了总括性的说明，那就是对蒋介石发动全国规模内战的反革命计划要有充分的准备，对帝国主义和反动派不抱幻想，不怕威吓，坚决保卫人民的胜利果实。这一总括性的回答与开头所提出的问题遥相呼应，从而完整地体现了全文的中心思想。

5.标题揭旨，一锤定音

在公文中，除一部分文件的标题与主旨没有什么关系外（如《湖南农民运动考察报告》、《2009年度工作总结》、《2009年上半年工作计划》、《××同志在××会议上的讲话》等），可以说较多的公文都是采用标题显旨的，而标题基本上又是一个短句，故形成“一锤定音”之势。

公文通过标题显露主旨又与开头相照应，即靠开头作补充，如标题设问、开头作答，标题点旨、开头进解等。例如，《人的正确思想是从哪里来的？》一文，就是标题设问，开头对此作了肯定性的结论与回答，使开头与标题相辅相成，以此来显示主旨。《国务院办公厅关于加强粮食市场管理保持市场稳定的通知》，这个标题已经点明了该文的中心思想，随即在开头处又对标题所点的中心问题作了进一步的解释：

“粮食是具有战略意义的特殊商品。粮食市场的稳定，事关大局。加强粮食市场管理是国家对粮食进行宏观调控的重要内容和必要措施。为了维护正常的粮食流通秩序，保持市场粮油价格的基本稳定，经国务院批准，特作如下通知……”这个开头对标题所点的主旨作了紧密补充，亦称“进解”。

材料的占有

公文材料是公文写作的基础。从内容上说就是公务活动中需要人们去解决的客观存在的形形色色的问题，又是人们在改造社会、改造大自然中所取得的一个个进步。从形式上看，既有理论材料，又有事实材料。没有材料，就无法写作公文，即使勉强写出来，这篇公文只能是胡编滥造、捕风捉影而成，用这样的公文来办理公务后患无穷。

在公文写作中，如何获取材料呢？首先，要在公务实践活动中，通过作者的直接观察来获取材料。观察是人类认识客观事物的重要方法，它是人脑通过感觉器官有意识、有目的地感知社会或自然现象的过程。它既有感性认识，又有理性认识。我们写公文的大部分材料是通过“观察——解释——结论”这样一个自然顺序而获得的。其次，通过调查、采访和阅读有关文件资料加以获得。最后，要占有大量的写作材料，必须进行长期的积累。积累的方式有一般积累（是在日常工作中对材料经常随时性的积累）与专题积累（按已确定的专门题目有选择地积累资料）；积累的形式包括提纲、摘录、札记、手册、卡片、照相、复印等。

（1）从时间角度来看，既要占有以前的，又要占有最近的。

这样在写公文时就可以运用前后对比的方法，写出事情的前后发展变化，给阅者一种具体的认识。

（2）从性质角度看，既要占有正面的材料，又要占有反面的材料。

工作中的正确与错误，成绩与缺点，好与坏，总是相比较而存在的。只有占有正反两方面的材料，才能在公文中正确反映事物的本来面目。

（3）从类别角度来看，既要占有点上的，又要占有面上的材料。

前者能够反映事物的深度，后者能够反映事物的广度，把两者结合起来所写出的公文，才能既突出重点，又反映了全貌。

（4）从来源上看，既要占有直接的（即第一手材料），又要占有间接的材料。

从公务活动来说，直接材料主要是单位领导和秘书人员直接进行调查研究，接触人民群众和进行社会考察而得的材料，这类材料大都是带有一定典型意义的点的材料。日常公文写作，使用的大量材料是间接的，如下级的书面报告、口头汇报、座谈纪录等。直接材料当然很可贵，但间接材料也必不可少。

材料的筛选

可供筛选的材料来源有三：一是机关资料室经过整理的现成的材料；二是文秘人员自己平常积累的各种材料；三是通过专题调查研究获得的丰富材料。不论通过哪种渠道来的材料，在用于公文写作时，都必须经过精心的筛选。筛选的标准有五条，即切题、真实、客观、典型、概括。

1.切题

因为选取的材料都是用来反映、阐述、论证公文策见的，所以，材料要与观点一致，要切合公文题意，不能离题。如果筛选出来的材料不符合题旨，不能说明政策观点，那么即使再真实、再客观、再典型、再概括，也是无用之材。

2.真实

如果选用的材料不真实，那么，用以说明或论证的策见也就缺乏可信的基础。要做到筛选材料的真实，从筛选者的态度上讲，应有实事求是的作风，要尊重事实，既要报喜也要报忧，要敢于反映客观事物的本来面目。从工作方法上讲，要认真地去鉴别材料的真伪，对来自客观渠道的现有材料，都要做“去伪存真”的工作，要尽可能地查对原始材料和第一手材料，花较大的精力，做大量的考证工作，考证其真伪程度，然后才去决定取舍。譬如说，要在公文中引证马克思的一段话（理论根据）去阐述现实中的某一问题，就应该不仅仅停留在马克思是如何说的，而且还要考察马克思当时说这番话的背景情况、社会现实情况，这段话的现实针对性，以及被历史发展检验的情况等等，以便鉴别引用马克思这段话用来说明现实问题的确切性。道理很简单，因为马克思主义本身就是不断发展的，更何况并非马克思本人的每句话都能成为马克思主义的内容观。

3.客观

与真实密切相关的，是筛选的材料要客观。所谓客观，就是材料筛选者在筛选材料时，切忌带有主观随意性。也就是不能根据筛选者本人的意愿、口味、感受来决定材料的取舍，不能以偏赅全。在材料筛选过程中，由于一些原因，本人可能对某份材料不喜欢，或者对这份材料所体现的观点不赞成，但这份材料真实准确，又典型新鲜，还是应该把它挑选出来，用之于公文写作中，这就是尊重了材料的客观性。

4.典型

筛选的材料要有典型性，也就是在材料切题、真实、客观的基础上，进一步挑选，好中选好。所谓材料的典型性，也就是材料的代表性。有代表性的材料，才能反映事物的本质，才最有说服力。

5.概括

材料筛选的概括性，是说筛选出切题、真实、客观、典型的材料之后，不能将材料原原本本地引入公文，而是要加以提炼、融合，用概括的语言，反映在公文写作之中。公文语言贵在概括，在表述材料时亦然。譬如《中共中央关于建国以来党的若干历史问题的决议》，在讲到毛泽东思想的形成时，使用了二三十年代同教条主义作斗争的材料，就概括得很好：

“靠背诵马克思列宁主义一般原理和照搬外国经验，不可能解决这些问题。主要在本世纪二十年代后期和三十年代前期在国际共产主义运动中和我们党内盛行的把马克思主义教条化、把共产国际和苏联经验神圣化的错误倾向，曾使中国革命几乎陷于绝境。毛泽东思想是在同这些错误倾向作斗争并深刻总结这方面的历史经验的过程中逐渐形成和发展起来的。”

可以设想，如果在选取这个材料时不加以提炼和概括，那就不是能用简短的150个字所能表述的了。而会使公文变得冗长、拖沓，甚至会导致材料淹没策见，削弱公文应有的作用。

结构

结构是指公文内容的组织和构造，它根据主旨的需要，合理地去安排和展开材料，使文章成为一个有机的整体，亦叫谋篇布局、立格定局。由于公文具有自己的特殊性，这就决定了公文结构的原则和要求与其他文章有所不同。

（1）它必须准确反映公务活动这一客观事物的内在本质和联系。

一切公务活动和所有现实社会活动一样，都有其发展过程和内在联系，公务活动的发展和内在联系是确定公文组织结构的客观依据，也就是说基本是按照首先提出问题、然后分析问题、最后解决问题的顺序来安排的。当然，一篇公文结构的形成，不是对公务活动的机械反映，而是经过公文作者大脑的思维加工，是公务活动客观规律和作者组织全篇的思路在公文中的有机统一和集中表现。例如中共中央办公厅、国务院办公厅1985年11月《关于解决当前机关作风中几个严重问题的通知》，文章开头首先提出问题：“最近以来，在各级党政机关，一些中央曾三令五申加以制止的不正之风不但没有完全刹住，而且在新形势下又有所发展，出现了一些性质十分严重的新问题，比如……”然后分析问题：“所有这些腐败现象，都是同社会主义精神文明背道而驰的，虽然发生在少数机关和少数工作人员身上……”最后，“为改进作风，清除一切腐败现象，要求各级党政机关在今冬明春要扎扎实实解决好六个严重问题”。

（2）它必须服务于公务文书主旨的需要。

主旨是一篇公文的灵魂。在起草公文时，如何组织安排材料，包括先写什么，后写什么，材料的主次详略及相互联系，怎样划分层次段落，怎样过渡照应，开头结尾怎样交代等，都必须紧密围绕公文的主旨或基本观点这条主线去组织安排，使结构更好地为公文的主旨服务。如毛泽东同志1939年为党中央起草的《大量吸收知识分子》一文（见《毛泽东选集》第二卷，人民出版社1991年版，第581页），共分为四个层次，第一层讲知识分子在中国革命中的作用；第二层讲我党知识分子工作的成绩和存在的问题，分析了问题产生的原因（五个“不懂”）；第三层讲大量吸收知识分子应注意的事项；第四层讲各级党委应注意贯彻知识分子的正确政策。显然，这个决定的四个层次是围绕着“没有知识分子的参加，革命的胜利是不可能的”这一主旨组织安排内容的。这样安排的结构，层次清楚，主旨突出，观点鲜明。

（3）它必须适合公文的不同体式。

公文的结构组织，同公文的不同文种有一定关系。从公文结构的整体分析，其外部结构形式一般是“开头—主体—结尾”。其逻辑形式表现为“总—分—总”。其内容的详略表现为“凤头猪肚豹尾”。这是就公文结构组织的一般情况而言的，但由于公文的内容繁杂，文种很多，在组织材料的时候，还必须从所写的内容实际情况出发，采用恰当的结构方式，以适应公文不同文种的特点，做到内容与形式相统一。如综合性的工作总结、工作情况报告、经验介绍等，一般是采取基本情况概述一做法（经验或体会）——存在问题和今后打算（或只讲不足）的结构；通知、通报、指示等，一般是采取提出问题——分析问题——解决问题的结构；决定、规定、章程、条例、办法等法规性的文件，一般是采取总则——分则——附则的结构；公告、通告一般采取首先简要概括地提出问题，然后把解决问题的结果或意见分项列出的结构；批复基本是采取对解决问题的结果予以答复这样单一的结构。

（4）它必须符合公务活动认识上的思维逻辑。

主要是：一要有序。表达公文主旨应按照人们认识公务活动的一般规律是由开端到结尾，由总到分，由远到近，由局部到整体，由特殊到普遍，由原因到结果，由过去到现在，由主到从，当然也不排除个别情况所出现的相反方向。但是无论按照哪种顺序表达公文思想，总要有条理地排列，防止忽远忽近、忽主忽从、忽明忽今，这样势必思路不清，结构混乱。二要连贯。在公务文书的逻辑结构上，不但讲顺序，还要注意结构的顺序（层次与层次、段落与段落、开头与结尾之间）具有必然性，使全篇思路畅通、前后衔接、语意连贯、浑然一体，千万要防止上下语意断止、跳跃和互相对立的现象出现。三是区别。对相反的意思，一定要区别开来，要对相同的意思加以集中，以做到界限清楚，避免混淆不清，妨碍公文主旨的表达。四要周密。在结构的安排上，防止顾此失彼，要坚持两点论，切忌肯定一切或否定一切。

按照上述原则所形成的公文，才有可能达到严谨、自然、完整、统一，即精当细密、顺理成章、匀称饱满、通篇和谐，更好地表达公文的思想。

夹叙夹议

夹叙夹议即以叙述为主结合议论的表达方式，也就是一边摆事实，一边讲道理。摆事实是叙，事实就是我们通常所说的“材料”；讲道理是议，道理就是我们通常所说的“观点”。事实是产生认识、观点的基础，而只有在一定认识、观点的统帅下，公务活动中的客观事实才能得以充分地表达和解决。摆事实与讲道理是紧密联系、相辅相成的，是客观存在与主观认识的对立统一。正是这种辩证统一，才使我们的许多公文，脱离了空洞的说教与事实现象的罗列、堆砌，变得有血有肉。

夹叙夹议可以说是公文写作中最主要的表达手法。除法规性、计划性、请求性、商洽性公文较少或不适宜使用这种方式外，其他如综合性工作总结、综合或专题性工作报告、行政令、指示、指示性通知、指导性通报以及讲话稿等陈述性、指挥性公文，都要较多地运用这种方式。因为这类公文的特点是不仅在言事，而且还要明理，即言事明理，以理证事，事理结合，相辅相成。这里讲的“事”即指事实、根据、原委、背景等；这里讲的“理”，即主张、意图、想法、观点和措施。要在一篇公文中运用事实材料来说明观点的正确性，陈述背景、原委来证明主张的针对性，明确根据来讲清意图、想法、措施的必要性，就势必需要一边摆事实，一边讲道理，把叙述和议论紧紧联系在一篇公文之中。单纯地运用叙述或者议论的公文是很少见的。

夹叙夹议方式的具体运用，主要表现为：

（1）在一段话中夹叙夹议，即边摆事实、边讲道理，以增强语言的立体感及深刻的表达效果。以毛泽东同志的《将革命进行到底》一文为例：

“敌人是不会自行消灭的。无论是中国的反动派，或美国帝国主义在中国的侵略势力，都不会自行退出历史舞台的。正是因为他们看到了中国人民解放战争在全国范围内的胜利，已经不能用单纯的军事斗争的方法加以阻止，他们就一天比一天地重视政治斗争的方法。中国反动派和美国侵略者现在一方面正在利用现存的国民党政府来进行‘和平’阴谋，另一方面则正在设计使用某些既同中国反动派和美国侵略者有联系，又同革命阵营有联系的人们，向他们进行挑拨和策动，叫他们好生工作，力求混入革命阵营，构成革命阵营中的所谓反对派，以便保存反动势力，破坏革命势力。”（《毛泽东选集》第四卷，人民出版社，1991年6月第2版，第1347页）

这段话开头是讲道理，即“议”；之后的两句话是摆事实，即“叙”，使“议”与“叙”紧密地融于一段话中。

（2）在一个层次中，分开段落，有的段落是叙，有的段落是议，或者是先叙后议，或者是先议后叙，形成一个夹叙夹议的完整层次。例如毛泽东同志为党中央起草的《三个月总结》的前五段，是对七、八、九三个月作战情况的概括小结部分，其中一、二两段是“议”：

七月二十日中央对时局的指示上说：“我们是能够战胜蒋介石的。全党对此应当有充分的信心。”七、八、九三个月的作战，业已证明此项断语是正确的。

除了政治上经济上的基本矛盾，蒋介石无法克服，为我必胜蒋必败的基本原因之外，在军事上，蒋军战线太广与其兵力不足之间，业已发生了尖锐的矛盾。这种矛盾，必然要成为我胜蒋败的直接原因。（《毛泽东选集》第四卷，人民出版社，1991年6月第2版，第1205页）

第三、第四、第五段，叙述了打击、歼灭敌军的具体情况。

通过以上五段文字，从事实与道理相结合上全面概述了三个月敌我作战的情况，这种方法给人的印象是完整、全面，令人信服。

（3）夹叙夹议的表达方式，不仅表现在组句构段和层次的组织安排上，而且还可以运用它进行谋篇，以体现一篇公文的整体。以毛泽东同志的《向全国进军的命令》一文为例，开头“由中国共产党的代表团……所拒绝”的这一段是叙述；接着从“南京国民党政府的负责人员之所以拒绝这个国内和平协定”开始，到“就没有理由拒绝根据这些基础条件所拟定的而且是极为宽大的各项具体办法”结束，是一段较长的议论文字；由“在此情况下，我们命令你们”起到全文结束，使用的是说明性的文字。叙述与议论就是如此紧凑地融于一篇公文的整体之中。

在公文写作中，要运用好夹叙夹议的表达方式，首先，要掌握好“叙”的手法。对这里的“叙”千万不要理解为文学写作中一般讲的“叙述”，它不能是精雕细刻，不能是细腻的表达，更不能是由头至尾、由边沿到中心的全面介绍，而是采用高度概括的手法，着重事件整体性的勾画，说明事情的原委、背景、根据，点到为止，否则，就使文章显得文字累赘，事实罗列，冲淡了要讲的道理。

其次，还要掌握好“议”的特性。这里讲的“议”，千万不要理解为议论文那种完整的议论手法。公文中所讲的议，基本是指包含一些议论性的表达成分。这种成分在具体表达上，只是原则性地表达事理，不做多方面、多层次，多角度完整性的论证；在手法上是直接加以议论，即一针见血，一语道破，有时只是一两句结论性的话，是直接说明的简单逻辑论证方法。

再其次，要坚持辩证唯物主义的科学方法，夹叙夹议要切中事物的本质。公文是一种办事工具，它不是供人欣赏的艺术品，而是实实在在的一种指导工作、办理公务、联系事务、交流经验、请示答复问题的文字工具。我们在公文写作中所叙述的事实，应当是反映当前公务活动的一种倾向或具有普遍意义的客观存在，切不可把那些个别的、零碎的，并不占有重要位置的一些枝节性问题，人为地上升到普遍的、完整的、主导的地位上来，也就是我们常说的以偏赅全，以个别代替一般。因为公务活动所面临的对象是非常广泛而复杂的，俗话说“天地之大，无奇不有”，如果我们不能坚持辩证唯物主义的科学态度，善于透过现象看本质，那么，随便都可以找到一些非本质的个别事实，大都可以随便地以这些事实作根据而毫不负责地讲出一些不具有普遍指导意义的“道理”，这就极易把我们自己的思想搞乱，扰乱我们的视线。用它来向上反映情况，对上级的决策指挥是一种干扰；用它来指挥下级，会使下级误入歧途。

最后，要注意事实与道理的完全一致性，防止出现事大理小或事小话大的不协调现象。前者是事情的性质本属严重，而议论的道理不痛不痒，其实不如不说；后者是事情的性质较为一般，而道理讲得却十分惊人，实为小题大做，说了一些多余的和过分之词。当然，事实与道理两张皮的情况更属杜绝之列。

综合上述，要写好公文，就要切实掌握公文写作的基本表达方式——夹叙夹议；运用好夹叙夹议，又要掌握叙、议的特殊性，坚持科学的态度与方法。可以说，这是公文写作的一条基本规律。

遵守思维规律

遵守思维规律是撰写公文的逻辑要求之一。思维规律主要有以下几种。

1.同一律

即在同一思维过程中，每一思想的本身是同一的，或者说，在表述任何事物或问题时，在同一时间、同一关系、同一意义下，要自始至终保持一个说法。例如一份公文的标题事由是“更换小汽车”，而文中内容却讲的是“添置小汽车”，把不同的概念混为一谈，这就没法判断和推理，违背了同一律。

2.矛盾律

即在统一思维过程中不能有两种相互矛盾的说法，保持首尾一贯。如一份工作总结，开头讲“全面完成各项生产指标”，结尾处又说“部分生产指标尚未完成”，前后矛盾，即属违背矛盾律。

3.排中律

即对同一事物或问题作出判断时，是肯定还是否定，肯定或否定到什么程度，在同一思维过程中只有一个是正确的，只能选取其中正确的那一个，不能选取两个或两个以上，也不能是非不分，不加可否。例如“实践是检验真理的唯一标准”、“实践不是检验真理的唯一标准”、“实践不是检验真理的标准”，关于真理标准问题的这三个判断，按照排中律，其中必有一个是正确的，只能选取正确的那一个，也就是第一判断。

4.充足理由律

即对任何对象作出判断，都必须有充分的根据，其根据又是实实在在的，能经得起实践的考验，在任何时候、任何情况下都能站得住脚。

遵守同一律

同一律是逻辑思维的基本规律之一，是关于思维准确性的规律。在公文写作方面，要求我们在一篇公文中，其主张、思想、解释、要求等要保持一种说法，否则，就是违背了同一律。

在公文写作中，要做到遵守同一律，必须注意以下几点：

（1）公文格式中的同一项目或相关项目之间要保持同一性。

公文格式中的一些项目是密切相关的，如版头中的“文件作者”与文尾处的“落款”，紧急程度、机密程度与文中的内容，标题中的“事由”、“文种”与正文，发文字号中的“年份”与制文日期，阅读范围与贯彻要求等，必须保持同一性，否则，不仅不利于公文的贯彻与执行，并且会给工作带来混乱。

（2）标题与正文内容要保持同一性。

公文的标题一般是用来揭示正文内容，即中心思想与基本观点的，标题是主旨的浓缩，因此，它们之间必须保持严格的一致性，否则，就叫题文不符，是违反同一律的。

（3）公文的中心思想与具体思想要保持同一性。

一些内容较多的公文，在一篇文章中不但有总的观点即中心思想，还包括一些分观点即具体思想。作为一篇公文，在同一思维过程中，总的观点、中心思想与分观点、具体思想必须完全一致，以总统分，以中心带具体，分观点之和恰好等于总观点。否则，总大于分，属于“漏题”；分大于总，则为“跑题”。

（4）公文的头尾，前后内容要保持同一性。

一篇公文的头与尾、前与后要处在同一思维过程中，头尾要呼应、前后要和谐，这样才有利于公文的贯彻与执行，维系发文者与受文者在思想认识上的一致性，否则，必将给公文的办理带来认识上的混乱。

（5）使用概念要保持同一性。

公文中使用概念要确定，不能偷换，在一篇公文或密切相联的一组公文（如在某一问题上的上级指示、通知与下级贯彻执行情况的报告，下级的请示与上级的批复，下级的计划、总结、报告与上级的批示等）中所使用的概念必须始终如一，中间不得任意变更。

（6）运用判断要保持同一性。

判断是对事物情况有所断定（即肯定或否定）的一种思维形式。在写公文中，当我们对某一事物的属性作出明确判断后，不能再作出另外一种判断，否则就是违反同一律，亦称偷换判断。比如某行政公署办公室的一份通知中，有这样一段文字：“……电传通知，是上级机关对下级机关传达领导的指示与决策，部署和指导工作的一种快速办公方法，它比一般公文更有产生直接效果的实际作用。电传通知当然也易于造成失泄密，不利于保密工作。”上述文字对“电传通知”作用的判断开始是肯定的，但随即又加以否定，出现了两种相反方向的判断。“电传通知”上出现的失泄密，不是其本身造成的，而是办公人员违反保密原则、利用普通电传传递机要事件所致，把失泄密归咎于“电传通知”这个事物本身是不正确的，如此偷换判断显然违反同一律。

遵守矛盾律

矛盾律也叫不矛盾律，是关于思维一贯性的规律。对矛盾律的含义是：在同一思维过程中，从同一方面对同一事物，不能有逻辑矛盾，即不能作出自身矛盾的判断。矛盾律的公式是：“甲不能是非甲”（“甲”代表一个判断）。这个公式表明甲与非甲不能都是真的，两个互相否定的思维必有一假。

在公文写作中要做到遵守矛盾律，应当注意以下三点：

（1）在公文时间表述上，前后要一致，避免出现矛盾。

如“自去年八月四日正式投产到今年八月十四日将近一年多的时间里……”这句话，在时间上就自相矛盾。

（2）在公文数字的表述上，要符合事实，避免出现矛盾。

如“今年全县工业总产值为3亿7千万，与去年1亿9千万相比，几乎超过一倍以上”这段话，在数字的表述上有矛盾。

（3）在事物的范围、程度、性质等表述上，要合乎情理，避免出现矛盾。

例如：“今年我厂的总产值虽然低于去年，部分产品未能如期完成总公司下达的计划指标，但是从生产的整体性能及职工的精神状态看，一年的成绩仍然是主要的，形势是大好的，主流是不错的……”这段话的讲法是自相矛盾。

遵守排中律

排中律是关于思维明确性的规律。排中律的含义是：对两个相互矛盾的判断，要作出不是这个就是那个的鲜明选择，不能两者都否定；在是与非、真与假之间，要旗帜鲜明，不能含糊，模棱两可。排中律的公式是：“是甲或者是非甲”。这个公式中的“甲”和“非甲”表示一对互相矛盾的判断。只肯定其中一个，就是遵守排中律，同时把两个都否定，就是违反排中律。

公文写作中要做到遵守排中律，一般应在判断、表述某一问题、某一政策主张、某一事物时，要旗帜鲜明、立场坚定，内容明确，不得含糊其辞、折中调和。如：“说用公款请客送礼是不可避免的显然不妥当，但是在目前条件下想真正解决这个问题也的确存在一定的难度……”这段话，就是违反了排中律。

遵守充足理由律

充足理由律是关于思维根据性的规律。它的含义是：任何一个正确的思想，都应该是有真实的事实材料或已经在人们实践中被证实了的其他思想作为根据。充足理由律要求在公文的判断、推理、论证中都要理由正确充足，要同结论有必然联系，做到“言之有理，持之有故”。为此，在表达意见、提出要求时，要有根据；在交代理由时，要注意真实可靠，充足有力；在理由与结论之间要有必然的关系。

庄重平实

庄重平实是指公文用语的基本要求。这是公文用语与文学写作用语一个带有根本性的区别。公文用语所以特别强调庄重、平实，是由公文的特殊性质决定的。因为公文是党和国家用以传递策令、指挥工作、沟通信息、完成公务的一个重要工具和手段，具有很强的政策性和实用性，所以要求它的用语在准确、简明的前提下，务求庄重、平实。看看《毛泽东选集》中那一篇篇“声明”、“命令”、“指示”和“公告”，特别是1949年4月21日发布的《向全国进军的命令》和1949年10月1日发布的《中华人民共和国中央人民政府公告》，使我们深深感到它那庄严郑重的气势，而这显然是文学用语无法相比的。公文用语怎样才能做到庄重、平实呢？

1.使用书面语言

少用或不用口语、俗语。书面语言是指书面交际使用的语言，它区别于口语。文字记录语，逐渐形成比口语精确、严密的书面语，又称“笔语”、“文字语”。口语是人们口头交际使用的语言，与书面语相对称。书面语本身即具有庄重的风格，口语恰恰不具备这一点。比如：“母亲”一词有很多称谓，包括“母”、“母亲”、“妈妈”、“娘”、“娘娘”等；“妻子”一词包括“妻”、“妻子”、“媳妇”、“婆姨”、“夫人”、“太太”、“屋里”、“内人”等；“死亡”一词包括“死”、“死亡”、“牺牲”、“逝世”、“断气”、“见阎王”、“上西天”、“上路”、“一命归西”、“呜呼哀哉”、“命归黄泉”、“咽了气”等。像上面这些词语，公文中可选用的是非常狭窄的，只能是“母”、“母亲”、“妻”、“妻子”、“夫人”、“死亡”等，假若选用其他那些语词，由于它们是口语、俗语，就违背了公文用语的基本风格，有失庄重，甚至显得有些俗气。

2.使用标准语言

要使用现代汉语的标准语，不使用大多数人无法弄懂的方言土语及含义模糊不清的社会流行语。如北方方言的“脑壳”（头），粤地方言的“马蹄”（荸荠）、“番枧”（肥皂），湘地方言的“里手”（内行）；还有通行于某一个地区的土语，如东北的“老屯”、“忽悠”、“头晌”、“一抹黑”；天津的“小玩闹”、“爷们儿”、“大铜壶”、“二百五”、“混混”、“楞子”、“吃二磨”；河北的“伙计”；广东的“打的”；以及近些年流行的一些若明若暗、半文半白、含义模糊的“大腕”、“大蔓”、“酷”（她好酷啊）、“族”（工薪族、大款族、玩犬族、银发族、玩股族）、“炒”（炒鱿鱼、炒房产、炒股票）、“打”（打工仔、打工妹）等，都不应引入公文。因为它妨碍公文信息的准确交流，容易引起误解错用，同时也有损于公文的庄重性。

3.避“虚”就“实”，切忌滥用文学语言

如写某石油公司的一位领导同志坚持深入群众、深入实际时，这样写道：“渤海湾的每座钻井台上都留记着他的脚印，他的胸中装着整个波涛奔腾的渤海湾。”又如写某一位人物的高尚品格时说：“他的风格之高，高过喜马拉雅山；他的精神之美，美过富春江。”还有一篇反映公路上发生重大交通事故的简报，在谈到事故发生当时的情形时写到：“……大客车翻下公路边的大沟内，如坠万丈深渊……车内乘客鬼哭狼嚎滚作一团。”这些都是由于把文学用语引进公文中来，故使所表达的内容显得有些虚华欠实，读后不免给人一种虚夸的感觉。

4.语言实在，言之有物

介绍事物提出要求，凡可以用具体标准表达的尽量不使用“猴皮筋”式的语言，以使用语实实在在，具有可接受性。比如，前几年，我们常听到因工作需要公费用餐要坚持“四个菜、一个汤”的标准。这个提法实际上很缺乏可操作性。“四个菜”是什么菜？是“四素”、“四荤”还是“四鲜”？“一个汤”是什么汤？是“清汤”、“番茄汤”还是“燕窝汤”？由于提法缺乏严格的科学性，可大可小、可长可短、可高可低，所以到后来被少数“嘴馋”的同志“创造性地发展”为“四个盆，一个缸”。事实证明，公文在表述事物，特别是提出一个政策主张时，一定要言之有理、言之有物、语言朴素、实实在在、避“虚”就“实”，让人看得见，摸得着。

5.少用“特大调”

什么是“特大调”？即公文中一些过分修饰的词语，它有损于公文的庄重与平实的风格。具体地说，有这样几种情形：一是由“特”字而引起的“特大调”，如公文中常见的“特大盗窃案”、“特大贪污案”、“特大受贿案”、“特大杀人案”、“特大文艺晚会”、“特大交通肇事”等。什么是“特大”？至少在《辞海》中查不到。由于它缺乏明确的界限，内容往往相差很大，像个“猴皮筋”，在哪儿都能套得上，所以用在公文中，显得不够实际。二是由“最”字引起的“特大调”，如“最著名的……”、“这本书在全国最有影响”、“这是一种最有特效的解决办法”等。“最”字表示某种属性超过同类的人或事物，把这样的一个字用在一个人或一个事物、一种办法、一项措施上显然有些过分。正确的做法应当是实事求是，不采用高耸入云、耸人听闻的手法，该是什么情况就是什么情况，不是非用不可的修饰词尽量不用。

6.不要“学生腔”

由于过多的渲染和不必要的抒情，致使公文失去了朴实、庄重，一般称这样的病态为“学生腔”。如某工厂在作全年总结的开头时，这样写道：“‘滴答’、‘滴答’！时间如白驹过隙，一年的时间在转瞬间消失了。这一年中，在党的改革、开放方针的指引下……我厂面向辽阔奔腾的大渤海，背靠日夜火车如梭的京山铁路大动脉，紧把着首都、天津的大门口……”这是典型的“学生腔”。充满文学味道，用语又欠朴实。按拟稿者的本意，也许是想使公文语言华丽多姿、词汇丰富一些，或者偏爱“文学韵味”，而这恰恰违背了公文写作注重实用的原则。语言要实实在在，任何一点浮华之词都是应当力求避免的。