第三章 时间管理是一项基本技能

不要再为昨日的任务而忙碌

精彩阐释

德鲁克认为，管理者应尽可能减少为了修补错误而浪费属于今天或明天的时间。只有做到这一点，企业及管理者才有足够的时间投入到更有潜力的事情上去。

美国贝尔电话公司为什么能多年称霸市场？尽管电话系统是一项典型的公用事业，但在20世纪初到20年代中期，贝尔担任该公司总裁的20多年时间里，贝尔电话成为了一家世界上最具规模、发展得最快、最大的私营企业。个中秘诀是什么？贝尔认为这归功于公司作出的“四大决策”。

第一大决策是实行“公众管制”。不能把一项全国性的电讯事业看成是一种传统的“自由企业”。公司领导者认为要想避免政府的接管，在管理上唯一的办法就是实行“公众管制”。所谓“公众管制”，就是坚持有效、诚实、服务的原则，这是符合公司利益而且事关公司生死存亡的关键所在。公司把这一目标交付给各地子公司总经理，使公司从高层领导到普通员工，都能朝着这一目标共同努力。

第二大决策是要求贝尔公司满足社会大众的服务要求。美国的贝尔电话公司是家私营企业，要想保持它的自主经营而不被国家接管，必须预测和满足社会大众服务的需求，所以公司提出了一个“本公司以服务为目的”的口号。根据这一口号的精神，贝尔公司树立了一个全新的标准：衡量一个经理的工作成绩，应该是服务的程度，而不是赢利的程度。

第三大决策是发行股票开拓大众资金市场。贝尔设想发行了一种AT&T（美国电话电报公司）股票，来开拓着眼于社会大众的资金市场，可以避免通货膨胀的威胁。正是得益于这项决策，贝尔公司长期以来始终保持着源源不断的资金来源。

第四大决策是建立“贝尔研究所”。电讯事业的生存与发展，领先技术具有决定性意义。为此必须建立一个专门从事电讯技术研究的“贝尔研究所”。目的是为了摧毁“今天”，创造一个美好的“明天”。

四大决策确保了贝尔在通讯市场上持续领先。很多管理者一直不明白自己为什么一直在为昨日的任务而忙碌，其中的主要原因就是因为昨日的决策存在着失误，而今天只好通过修补行动来为失误埋单。显然，贝尔四项决策的出台，并不是公司的老板拍脑袋定下来的，而是通过集体的民主决议，最大限度地保证了决策的正确性，从而使公司的管理者每天都行走正确的道路上。

实用指南

决策的最高境界是精准性、科学性，面对竞争激烈的年代，管理者要尽可能降低在决策实施过程中的不确定性因素。但不可避免的是，任何企业的管理者都曾碰到过决策失误或偏离的情况，遇见这种情况，德鲁克给出的建议就是放弃，不要再为昨天不产生任何效益的事而做无用功，浪费了时间和精力。

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有效地管理时间

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德鲁克认为，卓有成效的管理者非常注意管理自己的时间。因为时间是个人最重要也是最基础的资源。然而很多人并不认为浪费时间就是在增加成本。其实，关于时间的认识是最基本的，每个人的时间都是有限的且具有不可逆性。因此，管理者能做的只能是珍惜时间，并使之产生最大的效能。

在美国现代企业界里，与人接洽生意能以最少时间产生最大效率的人，非金融大王摩根莫属。他甚至因为珍惜时间而招致了许多怨恨，但实际上人人都应该把摩根作为这一方面的典范，因为人人都应具有这种珍惜时间的美德。

摩根每天上午9点30分准时进入办公室，下午5点回家。有人对摩根的资本进行了计算后说，他每分钟的收入是20美元，但摩根认为不止这些。所以，除了与生意上有特别关系的人商谈外，他与人谈话绝不超过5分钟。

通常，摩根总是在一间很大的办公室里，与许多员工一起工作。摩根会随时指挥他手下的员工，按照他的计划去行事。如果你走进他那间大办公室，是很容易见到他的，但如果你没有重要的事情，他是绝对不会欢迎你的。

摩根能够准确地判断出一个人来接洽的到底是什么事。当你对他说话时，一切转弯抹角的方法都会失去效力，他能够立刻判断出你的真实意图。这种卓越的判断力使摩根节省了许多宝贵的时间。

做好时间管理，合理利用自己的时间，是提高工作效率、提升工作价值的重要方法。歌德曾说：“我们都拥有足够的时间，只是要好好善加利用。一个人如果不能有效利用有限的时间，就会被时间俘虏，成为时间的弱者。一旦在时间面前成为弱者，他将永远是一个弱者。因为放弃时间的人，同样也会被时间放弃。”成功学家卡耐基也说过，只有善于把握时间的人，才能走向成功。

实用指南

德鲁克说，时间是最宝贵的资源，不懂时间管理，那就什么都无法管理。要赢得时间，应该把注意的重点放在以下几个方面：

1．预先做好计划。从长远来看，计划附上时间，可以大大节省时间，更可做到运筹帷幄，是十分值得的。

2．减少电话骚扰。集中并有选择地处理来电，回复电话时尽可能针对要点简明扼要，切忌把时间花在不着边际的闲聊上。

3．不要犹豫不决。犹疑寡断最费时间，谨慎决定，敢于负责，远胜于犹豫不决，要训练和改善自己的决策能力和技巧。

4．留有时间余地。在计划工作表上，预留少许时间作为休息或处理突发事件之用，以防万一。

5．改善阅读工作。有选择性地阅读文件，除练习速读与决策能力外，可考虑将一些例行性及次要文件交由下属处理。

6．适当下放权力。不必凡事躬亲，小事应当假手于人，多训练几个好帮手，自己从旁观察与控制。

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时间没有替代品

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德鲁克说，管理者的工作时间往往只属于别人，而不属于自己。时间完全没有代替品，最大限度的利用好时间的意义是创造了更多的价值，这是一个管理者应该努力学习的课程。现实工作中，每个人都可以跑来占用管理者的时间，而管理者本身对此显得毫无办法。他无法像内科医生那样可以伸出头去对护士说：“在接下来的半小时里，请不要让人来打扰我。”管理者办公桌上的电话铃一响，他就得拿起电话与公司的重要客户通话，要不就与市里的高级官员或自己的上司说话，于是，接下来的半个小时就泡汤了。

美国近代诗人、小说家和出色的钢琴家艾里斯顿善于利用时间。他在文章中写道：“当时我大约只有14岁，年幼疏忽，对于爱德华先生那天告诉我的一个真理，未加注意，但后来回想起来真是至理名言，从那以后我就得到了不可限量的益处。

“爱德华是我的钢琴教师。有一天，他给我教课的时候，忽然问我每天要练习多少时间钢琴。我说大约每天三四小时。他又问我每次练习时间长吗，我如实地告诉他我每次都在一个小时以上。

“‘不，不要这样！’他说，‘你将来长大以后，每天不会有长时间的空闲。你可以养成习惯，一有空闲就几分钟几分钟地练习。比如在你上学以前，或在午饭以后，或在工作的休息余闲，五分钟、五分钟地去练习。把短的练习时间分散在一天里面，如此，弹钢琴就成了你日常生活中的一部分了。’

“当我在哥伦比亚大学教书的时候，我想兼职从事创作。可是上课、看卷子、开会等事情把我白天、晚上的时间完全占满了。差不多有两个年头我一直不曾动笔，我的借口是没有时间。后来才想起了爱德华先生告诉我的话。到了下一个星期，我就实验起来。只要有五分钟左右的空闲时间我就坐下来写一百字或短短的几行。

“出乎意料的是，在那个星期的终了，我竟积累了相当一部分稿子准备做修改。

“后来，我用同样积少成多的方法，创作长篇小说。我的教授工作虽一天繁重于一天，但是每天仍有许多可资利用的短短余闲。我同时还练习钢琴，发现每天小小的间歇时间，足够我从事创作与弹琴两项工作。”

没有任何东西可以替代已经失去的时间，所以当前的时间是最宝贵的，应该最大限度的利用好。卡尔森坚持先把最重要的事情完成，从另一个角度说也是把时间的不可代替性和效率第一性联系在了一起，从而获得了巨大的成功。

实用指南

德鲁克认为，任何一个管理者，不管他是否是经理，往往不得不在那些对组织不产生任何好处的事上花费很多时间。很多时间不可避免地被浪费掉了。在组织中的位置越高，他在这方面所感到的压力就越大。对于管理者而言，如果想取得绩效，那他必须将精力集中到整个机构的工作成果和绩效目标上来。这也就是说，他必须省出时间来做这些事情。

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别把时间浪费在会议上

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德鲁克说，一位管理者的时间，绝不能让开会占用太多。会议太多，表示职位结构不当，也表示单位设置不当。如果你的公司动不动就用开大会小会来解决问题，说明你的公司在职位设置上有问题，而且职责混乱，不能将信息及时传达给需要的人。

所以，作为管理者，在召开任何会议之前，要先把以下这些问题考虑清楚。

1．真有召开这个会议的必要吗？除非你能给自己一个明确的答案，否则就可以免了。很多会议都只是前人遗留下来的陋规，你当然没有必要萧规曹随，照单全收。

2．召开会议的目的是什么？确定讨论的主题与题目：野心不要太大，讨论三项就够了，否则会议会拖很久。

3．要请哪些人来参加？该来的来，不该来的不要来。

4．要在何时举行？选择一个大家都方便的时间，至少在一天前就发出通知。

5．要在何地举行？要确保场地不但够大，而且不会受到外界干扰。

那么，究竟什么情况下才开会呢？专家提出的建议是：

当某件事情要众人讨论、决定，而非单凭一特定人士即可决定时；

当某件事情涉及层面极广，需要多种专业知识才能判定时；

当某件事情关系到部门内全体成员，必须所有人都参与决策时；

当某件事情需要经过众人讨论，才能避免可能产生的失误时；

当某件事情所披露的信息，将使所有与会者同感受惠之时。

接到开会通知时，第一件事情就是衡量究竟有无参加的必要？倘若有，再去索取议程表，并妥善规划应付的对策。为了节省时间，假使会议相当长，而当中只有少数一些议程与你有关，则可考虑选择性地参与。在会场上，你应注意的事项有：

如果没什么话要说，就保持沉默；

发言时务必简洁明了，切勿拖泥带水，或是语焉不详；

注意聆听他人的发言，仔细观察会场的动静与气氛；

在与他人争辩时，态度要坚定。但若是大势已去，则无需再做困兽之斗；

倘若对某项问题不甚确定，则质问主席“你认为……”，而不是说“我认为……”。

“会无好会”，既折磨人又浪费时间，但要是事先能妥善地规划并予有效的安排，则不但能看到脑力激荡的热烈场面，更不难有丰硕的成果。

为了达到会议目的，在会议召开前你必须做好相关准备。如会场所需的设备，事先须布置妥当；要有一个称职的主席来主持会议；必须让所有与会者都畅所欲言，而不是在台下当观众。假如这一切你都能妥善处理，那么会议一定会成为你提高工作效率的有力武器。

为了减少不必要的会议，首先应该健全制度，明确分工。制度确定，可照章办事；职责明确，可各负其责。如此可免去许多不必要的会议。另外，一定要精简机构。因为管理机构多，人员数量多，开会次数就多。如果上下级关系紧张，缺少沟通，产生心理障碍，一些事情就不得不拿到会议上解决。而协调也是减少会议的有效方式。协调当然是口头协调，切不可召开会议进行协调，以免“此地无银三百两”。

为了使会议有效而具体，会议前要对会议讨论的问题、会议的程序、到会人员有详尽了解。如果事先心中没数，尽管会议准时召开，到会成员认真积极发言，但都将不能解决实际问题。因此，会前掌握好你的对手或与会者的个性，对会议的成功十分有益。

一种人是“直肠子”，这种人心直口快，不玩弄心计，他们的意见值得参考与采纳；一种人是“殉难者”，这类人急于表明自己的谦虚和友善；一种人是沉默无语者，他们把自己的想法闷在心里，也有可能在大家离开后单独与老板谈；一种人是善言者，这类人属“啦啦队长”，对这种人要么认真对待，要么就干脆不去搭理；另外一种人则是“反派人物”，任何建议对他们来说都是值得怀疑和不可信的。这种人往往占去会议的大量时间。了解以上对手或与会者的个性，采取相应对策，将更有效地推动会议顺利进行。

另外，会议的组织也影响着会议的效率。在现实情况下，我们应减少会议人数。苏联心理学家认为7～9人的会议能最好地交流经验。所有会议应尽量不超过2小时，在会前做好情况通报和信息输送，使有关单位和人员有相应准备。每次会议议题不可太大，但也不可将小事情纳入会议议程。在必要时限定发言时间。会议期间不允许会客，不接电话，尽可能避免干扰。另外，要扮演好会议主持人角色，主持人应是会议的引导者，而不是主讲人，主持人提出问题后，应尽可能不再干扰发言人的讲话。

在会议讨论阶段，应明确向成员提出，严禁私下交谈，如果确实需要个别交流，可采用递条子的办法来进行，切不可因此使整个讨论一发而不可收。每个与会人员都应注意聆听他人的高见，吸收他人观点中的闪光点。

经过充分讨论，要提出解决问题的方案。这时，应尽量通过共识来做出决策，而尽力避免投票表决的方式，因为这样会无形中形成两派，其中肯定有一派是赢家，一派是输家，使组织面临分裂的危险，至少减少了团队的凝聚力。不管采取什么样的决策方式，应该注意的是，最后决策必须反映全体团队成员的看法或至少是大多数人的看法，一旦决策通过，整个团队都应尽力给予支持。

在会议结束时，会议主持人须进行一次总结，将整个会议的成果再次向全体与会人员作一通报，并根据会议精神安排工作，规定期限，明确责任。

实用指南

开会原本是件好事，目的在于集思广益，开拓新局面，然而这种例行公事却变成许多主管沉重的负担。所以，德鲁克认为，为了减少不必要的会议，首先应该健全制度，明确分工。

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不要放过任何零碎时间

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任何事物都有它的独特之处，时间也不例外。如果你抓住了时间的特点，并善于利用它，那你就把握了运用时间的要领。卓有成效的管理者正是利用时间的这种特性，不断充实时间的容量，充实自己的生命的容量的。

阿杰在一家公司做主管，每天从早晨8点一直工作到下午5点，经常是下班的时候已经累得精疲力竭了。他对这份工作不很满意，为了有更好的工作，他想去考注册会计师。他以前从未接触过会计学的知识，所以难度很大。

起初，阿杰对于时间的管理也毫无头绪，不知道该怎么办。但他很快就发现：有大量的时间无意识之间就从自己身边溜走了。

他是早晨6点起床的，在他做早餐等水开这段时间，他就经常是站在厨房等待，有时候是在屋子里来回转悠。于是，他利用这段时间复习一下昨天学过的知识，效果好极了。

他原来从住处到公司需要1小时，后来为了节省时间，他搬到距离公司较近的地方去了，这样只需要20分钟就可以到了。于是他又省下了40分钟。

原先他上班时在车上就是等待到达，现在他把这段时间也充分地利用了起来。这段时间他可以看10页书。

中午公司有90分钟的吃饭时间，阿杰只要花15分钟就可以吃完了，于是他把这段时间也利用起来。

原来下班回到家，阿杰就强打精神坐在桌子前面看书。现在，阿杰的做法是：先躺在床上听15分钟的音乐，然后再开始学习，待学习累了，就去做晚饭，这样一边做饭一边休息。吃完饭，他又接着学习。

不久，阿杰已取得了注册会计师资格，并去一家会计事务所上班了，工资也涨了好几倍。

时间就像海绵里的水一样，是靠挤出来的。时间的弹性很大，善于挤时间的人，就比别人得到更多的时间。那么怎样去寻找躲在角落里的时间呢？你不妨参照下面的方法。

一、节省途中时间

这么多时间耗费在毫无意义的往返路途上，不如想想其他的方法。如果你有能力出得起钱的话，为什么不把家搬到一个离公司近的地方呢？或者你也可以在离家不远的地方找一个工作。

二、不允许别人来打扰

如果有某个人走进了你的办公室，并不在日程安排之内，他想和你谈谈与他自己有关的某些事，那么就毫不客气地立刻拒绝。

三、我们每天都有许多时间在等待中度过

等车、等人、排队缴费等，认真算起来，你会发现平均每天光是用在等待上的时间，就不下30分钟。而一般人以为那只是短暂的时间，于是每天把不少的零碎时间白白地浪费了。

四、充分利用睡前时间

如果你觉得自己缺乏思考问题的空闲时间，不妨试着坚持每天睡前挤出十几分钟的时间，一旦形成了习惯，就很容易长期坚持。

五、从你的办公桌上找出隐藏的时间

你可以在许多不同的地方进行重要的思考，比如企划、组织以及时间安排等工作，可是，你一天中的例行工作，很可能是必须集中在办公室的一张办公桌，或工作场所的某个定点完成的。如果能把办公桌布置成一个具有相当效率的个人工作站，并使它高度配合你的需要，那么，你的时间可能就会因此节省很多。

不要认为零碎时间只能用来办些不大重要的杂务。最优先的工作也可以在这少许的时间里去完成。如果你照着“分阶段法”去做，把主要工作分为许多小的“立即可做的工作”，你随时可以做些费时不多却很重要的工作。这给你带来的好处是不言而喻的。

有人曾做过一个调查，总结出了百年来活跃于世界企业界人士成功的关键，那就是他们都善于利用闲暇时间不断地学习。

闲暇时间指的是什么呢？通常来说，所谓的闲暇时间就是可以供我们自由支配的时间，也就是人们常说的业余时间。从严格意义上说，真正的闲暇时间应该是排除了用于工作、家务、饮食等事务性的时间，也就算完全由个人支配的时间。

在可以自由支配的闲暇时间中，人们为了满足自己的需要，可以选择去大量从事自己喜欢的有价值、有意义的活动。

要善于利用闲暇时间，首先要确立闲暇时间就是一笔宝贵财富的观念。法国著名的未来学家贝尔特朗·德·古维涅里曾经提出这样的观点：在未来社会中，人们感到最重要的不是能够买到一切的余钱，也不是层出不穷的商品，而是业余时间——正是业余时间给了人们继续学习文化知识的机会。

我们可以这样算一下，对于正在工作和学习的人来说，在一天里，闲暇时间几乎等同于工作时间。但是从一生来看，闲暇时间几乎四倍于工作时间。因此，闲暇时间是有志向者实现志向的大好时光，是创业者艰苦创业的黄金时段。

闲暇时间是宝贵而惊人的。据一所商业调查中心的调查报告：一个70岁的人，一生用来工作的时间是16年，用来睡眠的时间是19年，剩下的时间就是闲暇时间，足足有35年，相当于生命的一半！

优秀的管理者，一定是个会利用闲暇时光，善于利用一切零碎但有用的时间的员工。只有学会利用零碎时间，你才可以抓住一切能够成功的机会。

实用指南

在职场竞争日趋激烈的今日，要想有所作为就必须掌握对零碎时间的运用。你可以把零碎时间用来从事零碎的工作，从而最大限度地提高工作效率。比如在车上时，可用于学习，用于思考，用于简短地计划下一个行动，等等。充分利用零碎时间，短期内也许没有什么明显的感觉，但经年累月，将会有惊人的成效。

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在行动前规划好时间

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德鲁克认为，一个成功者往往懂得计划时间。时间的价值非比寻常，它与我们的发展和成功关系非常密切。同样的工作时间、同样的工作量，为什么有时候我们总不能像别人那样在第一时间完成？计划时间，就是要制定目标，使自己明白自己是如何利用时间的。

1976年冬天，19岁的迈克尔在休斯敦大学主修计算机。他是一个音乐爱好者，同时也具有一副天生的好嗓子，对他来说，成为一个音乐家是他一生最大的目标。因此，只要有多余时间，他就把它用在音乐创作上。

不久，迈克尔又找了一个名叫凡内芮的年轻人来合作。凡内芮了解迈克尔对音乐的执著。然而，面对那遥远的音乐界及整个美国陌生的唱片市场，他们无计可施。

有一次闲聊，凡内芮突然从嘴里冒出了一句话：“想象你5年后在做什么，”迈克尔还来不及回答，他又说，“别急，你先仔细想想，完全想好，确定了再告诉我。”迈克尔想了想，开始说，“第一，5年后，我希望自己能有一张唱片在市场上发行，而这张唱片很受大众欢迎；第二，5年后，我要能天天与一些世界一流的音乐家一起工作。”

凡内芮听完后说：“好，既然你已经确定了，我们就把这个目标倒过来看。如果第五年，你有一张唱片在市场上，那么第四年，一定要跟一家唱片公司签约。那么第三年，一定要有一个完整的作品，可以拿给很多很多的唱片公司听，对不对？那么第二年，一定要有很棒的作品开始录音了。那么第一年，就一定要把你所有要准备录音的作品全部编曲，排练好。那么第六个月，就是要把那些没有完成的作品修饰好，然后让你自己可以一一筛选。那么第一个月，就是要把目前这几首曲子完工。那么第一个礼拜，就是要先列出一个清单，排出哪些曲子需要修改，哪些需要完工。”

凡内芮一口气说完，停顿了一下，然后接着说：“你看，一个完整的计划已经有了，现在你所要做的，就是充分利用时间，并按照这个计划去认真地准备每一步，一项一项地去完成，这样到了第五年，你的目标就实现了。”说来也巧，恰好在第五年，迈克尔的唱片开始在北美畅销起来，他一天24小时几乎全部都忙着与一些顶尖的音乐高手在一起工作。

从这个故事可以看出，制定目标，给自己规划时间早多么重要。

实用指南

很多管理者总是抱怨时间不够用，然而，他们是否想到给自己的工作制订一个详尽的计划，并且充分按照计划的要求去执行呢？德鲁克认为，与其把时间浪费在没有用的争吵、抱怨、牢骚中，还不如制订自己的计划，立即行动起来。卓有成效的管理者往往都是时间管理上的小气鬼，绝非是在不知不觉间浪费时间的糊涂人。

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做好时间记录可以提高工作效率

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在德鲁克看来，卓有成效的管理者都善于做时间记录，并对这些记录每月定期进行检查。每次检查完记录之后，他们就会发现自己又曾在一些无关紧要的琐事上浪费时间。其实这就是一种管理时间的练习，只有通过反复练习才能学会有效地使用时间，也只有不断地练习才能避免时间使用的偏离。

福特二世的书桌上总是放着一张记录重要事件的卡片，他把它作为管理系统的中心：“每当我踌躇、犹豫的时候，我就会看着这张表，思考这件事情是否需要着手去办。”通常在福特二世的卡片上大约有20件事，包括电话、信件、传真，以及他口述的小段专栏文章。他说过：如果你用一个较为固定的记事本来记录你想做的事，那事情将永远搁置在那里，卡片能够时刻提醒他哪些事情还未办。

很多管理者还曾有这样的工作经验：每当分配工作给下属时，如果要求他们把所交代的事情记在工作计划表上，在随后的会议中，也要要求他们带计划表来开会，并以此作为推进报告的根据。那么，一般而言，团队的任何人都不会遗漏工作中的任何环节，并且知道哪些环节是异常重要的。

《菁华》杂志的主编苏珊·泰勒不但规划了自己的计划表，还给她的属下制作了日程表。在通常情况下，泰勒周末便躲到新英格兰的度假区去思考企业规划方案，读文章、报纸、杂志，理清头绪。当她星期一回到工作岗位后，总会带着重要人员的日程表，上面写有指派给每个人的工作。应该优先须知的事会有红色的记号，第一要做的事情则有两个记号。另外，完成工作所需的资料，例如名片或相关的信件等，都会附在日程表上。

有一位善于利用时间的经理则将部门的日程安排写在白板上，这样有利于随时根据事情发展变化进行调整，改变事情的优先顺序，而且也让部属明白他如何看待一项企业计划方案的重要性。另外，还有一些人甚至会预估他们长期计划表上的每一个计划需要花多少时间完成，然后再利用周计划或月计划或年计划制定日计划。

《薪水阶级》月刊的主编黛博拉·沙蓝，她以归档方式规划每年、每月的时间安排。每月的前两周固定是写评论时间；在第三、四周则为其他活动时间，例如演讲，回复谢函，做公关联络并计划未来的时间。她总是预先计划未来一年的工作：几个月写本书、几个月开个研讨会，其余的两个月安排来尝试新奇的事物。沙蓝利用这种方式创作了数量惊人的作品，并且获得了众多的拥护者。

由此可以看出，如果认真去努力，时间是可以管理的。作为管理者，应该时刻警醒，什么事是应该做的，什么事浪费精力，然后选择重要的事去完成。

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德鲁克说，要想进行卓有成效的时间管理，就需要找出自己哪些活动是浪费时间、不产生效果的，并尽可能将这些活动从时间表上排除出去。德鲁克为此开出了“诊断”方案：

首先，必须发现并排除那些根本不需要去做的事情和那些纯粹浪费时间而又不产生效果的事情。为此，需要对记录上的所有活动进行仔细审察：“如果根本不做这件事，将会怎么样？”假如审察下来的结果是“没有关系”的话，那么结论很明白：以后就不要再做这件事了。

其次，看记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果的。每位管理者都被告知要当一名合格的“授权委托人”，把那些可以由别人来做的事情统统交给别人去做，将自己的时间完全集中于绩效和那些容易出经济成果的事情上。

通常来认为，浪费时间往往发生在管理者可以控制的范围之内，他自己完全能够消除这种浪费现象。卓有成效的管理者常常会询问他们的下属：“我常做哪些浪费你们时间而又不产生效果的事情？”从下属的回答中，找出自己浪费时间的事务。

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浪费时间的因素，是信息功能不健全

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德鲁克认为，信息功能不健全，是浪费时间的一个重要因素。管理者们是否经常在抱怨时间不够用？如果你经常做着事倍功半的事情，那就要观察自己团队中是否存在信息功能不健全等等浪费时间的因素。

某医院的院长，多年来一直为应付院内医生们的电话而苦恼。医生们打电话给他，要求他为病人安排一个床位。住院部都说没有床位了，但这位院长几乎每次都可以找到空床位。原因是在病人出院时，住院部不能直接接到通知。当然，有没有床位，各病房护士长们都清楚，主办出院结账手续的出纳台也能随时知道。住院部的人是在每天清早5点办理“床位调查”工作，而病人大多是在上午医生查房之后才办出院手续。像这样的问题，只要各病房护士长在填写出院通知单给出纳台，多填一份副本送住院部就解决了。

制造部门通常遭遇的一项困扰，是生产数字无法直接供生产作业部门使用。例如产量，报表中往往只列出会计部门所需的“平均产量”。可是直接作业人需要的却不是平均数字，而是范围和大小，包括产品的组合、产量的变动和每批生产的时间等。所以，当他们需要这类资料时，每天都得花费几小时来推算，于是就在本单位内设置了一个自己的秘密统计组。当然这种资料在会计部门一定都有的，可是通常谁也不想去会计部门，说自己需要的是怎样的信息。

信息功能不健全造成的时间浪费是可以改善的。上述例子中医院的院长和制造部门，都是因为信息的不健全而导致工作效率下降。有成效的管理者应该及时发现这种问题，并尽快修复这个漏洞。

实用指南

德鲁克说，这种存在的缺陷，有时轻而易举就可以改善，但有时也要花费许多时间和耐心才能改善。不过，只要你肯付出努力，这种改善的效果是很大的，特别是可以帮你省出许多时间来。时间对于一个管理者、一个企业来说是至关重要的，节省了时间就是提高了效率，就是创造了财富。

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没有人会因为浪费时间而成功

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德鲁克认为，不管是出于时代变化的需要，还是企业变革的需要，管理者学会如何管理自己的时间已经变得越来越重要。时间资源极其容易流失，如果不能管好时间，任何管理者都将变得极其平庸。

美国著名作家杰克·伦敦的房间，有一种独一无二的装饰品，那就是窗帘上、柜橱上、衣架上、床头上、镜子上、墙上……四处贴满了各色各样的小纸条。他非常偏爱这些纸条，几乎和它们形影不离。这些小纸条上面写满各种各样的文字：有美妙的词汇，有生动的比喻……

睡觉前，他默念着贴在床头的小纸条；第二天一觉醒来，他一边穿衣，一边读着墙上的小纸条；刮脸时，镜子上的小纸条为他提供了方便；在踱步、休息时，他可以到处找到启动创作灵感的语汇和资料。外出的时候，他把小纸条装在衣袋里，随时都可以掏出来看一看，思考一下。

与之相类似的还有英国文学史上著名女作家艾米莉·勃朗特。艾米莉在年轻的时候，除了写作小说，还要承担全家繁重的家务劳动，如烤面包、做菜、洗衣服等。她在厨房劳动的时候，每次都随身携带铅笔和纸张，一有空隙，就立刻把脑子里涌现出来的想法写下来，然后再继续做饭。

时间从我们眼前不经意地流走，而且永不回头。

莎士比亚说：“时间是无声的脚步，是不会因为我们有许多事情要处理而稍停片刻。”在时间面前，所有的荣辱得失都会变得黯然失色。

实用指南

德鲁克说，没有任何一名管理者会因为浪费时间而获得卓越业绩，时间无可代替且不可逆转。浪费时间看似只是没有工作效率，但其实质是在增加了成本。管理者应时刻为如何高效利用时间找到好方法，这样才能实现卓有成效的管理。

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