学一学 1.4 启动与退出Office 2010

Office 2010包含众多的应用程序，但各个应用程序的基本操作方法大体一致，如启动、设置环境及退出等。

1.4.1 启动Office 2010

Office 2010的各个应用程序的启动方法基本相同，下面以Word 2010为例，介绍程序的启动方法。

单击桌面左下角的“开始”按钮，在弹出的“开始”菜单中依次单击“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Word 2010”命令。

如果操作系统桌面上创建有Word 2010的程序图标，双击图标即可启动该程序。

提示

Windows系统提供了应用程序与相关文档的关联关系，安装了Word 2010以后，双击任何一个Word文档图标，不仅能启动Word 2010程序，还会打开相应的文档内容。

1.4.2 设置工作环境 >> >

使用Office 2010工作前，还可以对其设置工作环境，如自定义快速访问工具栏、设置文档显示比例等，以便符合自己的使用习惯。下面以Word 2010为例，介绍如何设置工作环境。

自定义快速访问工具栏

在编辑文档的过程中，为了提高文档编辑速度，可以将常用的一些操作按钮添加到快速访问工具栏中，其方法为：单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中可将频繁使用的工具按钮添加到快速访问工具栏中，如图1.31所示。若在下拉列表中单击“其他命令”选项，可在弹出的“Word选项”对话框的“快速访问工具栏”选项卡中添加其他工具按钮，如图1.32所示。

提示

若要将快速访问工具栏中的某个按钮删除掉，可使用鼠标右键对其单击，在弹出的快捷菜单中单击“从快速访问工具栏删除”命令即可。

设置文档显示比例

默认情况下，Word文档的显示比例为100%，根据个人操作习惯，用户可以对其进行调整，具体操作步骤如下。

01 在要设置显示比例的文档中，切换到“视图”选项卡，然后单击“显示比例”组中的“显示比例”按钮，如图1.33所示。

02 弹出“显示比例”对话框，在“显示比例”栏中选择需要的比例，或者通过“百分比”微调框进行自定义设置，设置完成后，单击“确定”按钮即可，如图1.34所示。

技巧

当前文档的显示比例不为“100%”时，单击“显示比例”组中的“100%”按钮，可快速将文档显示比例设置为100%。

设置最近使用的文档的数目

默认情况下，最近使用过的文档会自动记录在“文件”选项卡的“最近所用文件”界面中，以便用户能快速打开最近使用过的文档。

默认情况下，“最近所用文件”界面中显示了最近使用过的20个文档，如果需要更改显示的个数，可按下面的操作步骤实现。

01 在任意Word窗口中，切换到“文件”选项卡，然后单击左侧窗格中的“选项”命令，如图1.35所示。

02 弹出“Word选项”对话框，切换到“高级”选项卡，在“显示”选项组中，通过“显示此数目的‘最近使用的文档’”微调框设置文档显示数目，然后单击“确定”按钮即可，如图1.36所示。

技巧

如果将“显示此数目的‘最近使用的文档’”微调框的值设置为“0”，则“最近所用文件”界面中将不再显示最近使用过的文档。

修改自动保存时间间隔

在编辑文档的过程中，为了防止停电、死机等意外情况导致当前编辑的内容丢失，可以使用Word 2010的自动保存功能，每隔一段时间自动保存一次文档，从而最大限度地避免文档内容的丢失。

默认情况下，Word会每隔10分钟自动保存一次文档，如果希望缩短间隔时间，可在“Word选项”对话框中进行更改，具体操作方法为：在“Word选项”对话框中切换到“保存”选项卡，在“保存文档”栏中，“保存自动恢复信息时间间隔”复选框默认为勾选状态，此时只需在右侧的微调框中设置自动保存的时间间隔，例如设置为“6”，然后单击“确定”按钮即可，如图1.37所示。

注意

自动保存的时间间隔不宜设置得过长或过短，如果设置得过长，容易因为各种原因不能及时保存文档内容；如果设置得过短，频繁的保存会影响文档的编辑，从而降低电脑的运行速度。因此，将自动保存的时间间隔设置为5～10分钟为宜。

通过上述设置后，Word会每隔6分钟自动保存一次文档，若文档在非正常关闭的情况下，再次启动Word程序时，Word窗口左侧将显示最近保存过的文档，单击某个文档选项，会打开自动保存过的内容，此时可对其进行保存操作，从而把损失降低到最小。

1.4.3 退出Office 2010

当不再使用Office 2010的某个组件时，可退出该应用程序，以减少对系统内存的占用。与启动Office 2010一样，退出Office 2010各个组件的方法也大致相同。下面以Word 2010为例，讲解程序的退出方法。

关闭当前所有打开的文档（关闭文档的方法将在2.2.4节中进行讲解），便可退出Word 2010程序。

在任意一个Word窗口中切换到“文件”选项卡，然后单击左侧窗格中的“退出”命令，可快速关闭所有打开的Word文档，从而退出Word 2010程序，如图1.38所示。