第1章 Word的简单功能

1.1 文档的新建与保存技巧

使用Word 2010可以进行文字编辑、图文混排及制作表格等多种操作，但前提是要掌握Word文档的基本操作技巧，主要包括新建、保存技巧等。

例1 根据现有模板新建文档

Word 2010为用户提供了多种模板类型，利用这些模板，用户可快速创建各种专业的文档。根据模板创建文档的具体操作步骤如下。

01 在Word窗口中切换到“文件”选项卡，在左侧窗格选择“新建”命令，然后在右侧窗格的“可用模板”栏中选择模板类型，如“样本模板”。

02 在打开的“样本模板”界面中选择需要的模板样式，然后单击“创建”按钮。

03 此时，系统将基于所选模板新建一个文档，根据操作需要对文档进行适当的更改后进行保存即可。

例2 快速打开最近编辑文档

Word 2010具有显示最近使用过的文档的功能，这样用户就可以在编辑过程中快速地打开使用过的文档，而不必按其路径一步一步地找到。

01 单击“文件”按钮，在弹出的“文件”菜单中单击“最近所用的文档”命令。

02 在右侧弹出的“最近使用文档”栏中选择需要打开的文档即可。

例3 保存文档的方法有哪些

对文档进行相应的编辑后，可通过Word的保存功能将其存储到电脑中，以便以后查看和使用。如果不保存，编辑的文档内容就会丢失。

无论是新建的文档，还是已有的文档，对其进行相应的编辑后，都应进行保存，以便日后查找。例如要保存新建文档，可按下面的操作步骤实现。

01 在新建的文档中，单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。

02 在弹出的“另存为”对话框中设置文档的保存路径和文件名，然后单击“保存”按钮即可。

除了上述操作方法之外，还可通过以下两种方式保存文档。

※ 切换到“文件”选项卡，然后选择左侧窗格的“保存”命令。

※ 按下“Ctrl+S”（或“Shift+F12”）组合键。

例4 一次性保存所有文档

在打开了多个Word文件的情况下，依次保存每个文档比较烦琐。我们可以一次性直接保存所有文档，具体操作如下。

01 切换到“文件”选项卡，然后单击“选项”按钮。

02 打开“Word选项”对话框，切换到“自定义功能区”选项卡，在“从下列位置选择命令”下拉框里面选择“不在功能区中的命令”，并在命令列表中找到“全部保存”，单击“添加”按钮，然后单击“确定”按钮。

03 此时Word窗口最右侧将新增一个“全部保存”按钮，单击该按钮即可对打开的文档设置全部保存。

例5 将文档保存为其他版本

如果需要将制作的Word文档在其他电脑中打开，为了避免出现其他电脑没有安装Word 2010不能打开文档的情况，可将文档保存为Word 2003低版本文档，具体操作方法如下。

01 在当前文档中单击“文件”按钮，在弹出的文件菜单中选择“保存”或“另存为”命令。

02 打开“另存为”对话框，在其中选择文件的保存位置并设置文件名称，然后在“保存类型”下拉列表中选择“Word 97-2003文档”选项，最后单击“保存”按钮。

03 此时生成的文件扩展名为．doc（默认生成的Word 2010的文档扩展名为．docx）。

例6 设置文档保存选项

Word 2010文档保存有多个选项设置，要设置Word 2010保存选项，需要执行以下步骤。

01 切换到“文件”选项卡，然后单击“选项”按钮。

02 打开“Word选项”对话框，切换到“保存”选项卡，在该选项卡中即可设置文档的保存选项。

“保存文档”下各选项的说明如下：

※ “将文件保存为此格式”：选择文档保存的默认格式，通常情况下设置为兼容模式，以便所保存文档能被Word 2007以前版本兼容。

※ “保存自动恢复信息时间间隔”：设置保存一次自动恢复信息的时间间隔，建议设置为3分钟左右。

※ “自动恢复文件位置”：设置自动恢复文档的保存位置。

※ “默认文件位置”：保存文档时，“另存为”对话框默认打开的文件夹，建议将其设置为常用文件保存的文件位置。